Er is voor de ict-jurist tegenwoordig geen gebrek aan interessante, bijna modieuze onderwerpen: e-handel, privacy, computercriminaliteit, noem maar op. Ik schrijf in deze krant ook regelmatig over die onderwerpen. Maar er is ook nog steeds wat bij ons op kantoor wel het ‘klassieke’ computerrecht wordt genoemd.
Het gaat daarbij bijvoorbeeld om de juridische consequenties van mislukte automatiseringsprojecten. De laatste weken kreeg ik kort achter elkaar een aantal van die klassieke dossiers onder ogen, waarin de partijen het bovendien op een klassiek punt met elkaar oneens waren. Zij verschilden namelijk van mening over de vraag of er wel of niet sprake was van meerwerk waarvoor extra betaald zou moeten worden.
Vaak zie je bij geschillen over meerwerk dat de betrokkenen elkaar gebrek aan professionaliteit verwijten: de opdrachtgever zegt dat de ict-dienstverlener heel andere (en veel duurdere) diensten levert dan was afgesproken, terwijl de ict-dienstverlener de opdrachtgever verwijt dat die zijn eigen zaakjes niet op orde heeft en zijn eisen keer op keer bijstelt. Als zulke verwijten worden gemaakt, zit de andere partij in mijn ervaring al gauw in de gordijnen.
Maar wat de verschillen ook zijn: zowel opdrachtgevers als ict-dienstverleners gebruiken de term meerwerk. Meer dan wat? Meer dan oorspronkelijk is afgesproken, zou je zeggen. Jammer genoeg is vaak helemaal niet zo duidelijk wat nu de exacte omvang is van de overeengekomen dienstverlening. Is een vaste prijs overeengekomen, dan is meestal wel omschreven waar die vaste prijs betrekking op heeft. Maar worden de diensten afgerekend op basis van nacalculatie, dan is de opdracht vaak minder goed gedefinieerd, waardoor het lastig is om te beoordelen of bepaalde werkzaamheden er nu wel of niet binnen vallen. En dan heb je nog ict-dienstverleners die van mening zijn dat bij afrekening op basis van nacalculatie strikt genomen eigenlijk nooit sprake kan zijn van meerwerk.
Opdrachtgevers en dienstverleners kijken contractueel ook heel verschillend tegen het onderwerp aan. Zo bepalen de Fenit-voorwaarden – toch representatief voor wat de branche zoal aan voorwaarden hanteert – dat extra werkzaamheden moeten worden vergoed, mits die extra werkzaamheden zijn verricht op verzoek of met instemming van de opdrachtgever. In meer opdrachtgevervriendelijke voorwaarden kom je wel de bepaling tegen dat meerwerk alleen wordt vergoed als de opdrachtgever schriftelijk een aparte offerte voor het meerwerk heeft aanvaard. En juist als dat is overeengekomen, ontstaan problemen.
Hoe gaat dat dan? In het heetst van de projectstrijd wordt besloten om het project bij te stellen. Soms wordt een dergelijke wijziging vastgelegd in de notulen van een vergadering van een stuurgroep of projectgroep, maar meestal niet. Zelden wordt de contractueel voorgeschreven weg gevolgd van een formele offerte, gevolgd door schriftelijke acceptatie daarvan. En dus wordt het lastig als de opdrachtgever zich vervolgens beroept op het contract. Daarin staat immers dat meerwerk alleen wordt vergoed na aanvaarding van een aparte offerte. Je zit dan in de merkwaardige situatie dat de opdrachtgever volgens de ict-dienstverlener heeft gekregen waarom hij zelf heeft gevraagd (dat blijkt voorbeeld uit de genoemde notulen), terwijl hij daar vervolgens niet voor zou hoeven te betalen, louter en alleen omdat de contractuele procedure niet is gevolgd. Uit arbitrale vonnissen van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering blijkt dat de waarheid vaak in het midden ligt: meestal moet de opdrachtgever in een dergelijk geval toch in ieder geval �ets betalen voor de verrichte meerwerkzaamheden.
Als jurist moet je je natuurlijk wel achter de oren krabben als blijkt dat contractueel voorgeschreven procedures veelvuldig worden genegeerd: kennelijk sluiten de door juridische afdelingen bedachte contractuele procedures niet aan bij de alledaagse werkelijkheid van projecten. Die werkelijkheid is dat vaak in informeel onderling overleg en onder grote tijdsdruk wijzigingen in aard en omvang van het project worden doorgevoerd. De vraag is of die kloof tussen werkelijkheid en juridische fictie kan worden gedicht.
In de eerste plaats is deskundig projectmanagement voor het welslagen van ieder ict-project natuurlijk van groot belang. En uiteraard moet projectmanagement een goede ‘change control’-procedure vaststellen en gebruiken. Het gebruik van die procedure zou vervolgens weer contractueel moeten worden overeengekomen, ook voor gevallen van meerwerk. Moet dat dan altijd een zware, schriftelijke procedure zijn? Nee, helemaal niet. Het is goed denkbaar dat gebruik wordt gemaakt van bevestigingen per e-mail of, nog moderner, van workflow-toepassingen. Zou dat laatste gebeuren, dan levert het oplossen van meerwerkproblemen meer werk op voor ontwikkelaars, en minder voor juristen. En deze jurist zou het helemaal niet erg vinden om minder meerwerkdossiers te hebben.
Joost Linnemann is advocaat bij Kennedy van der Laan in Amsterdam en behartigt de it-belangen en het elektronisch zakendoen van grote multinationals.
