Organisaties lijden aan geheugenverlies. Dat niet alleen, het wordt erger naarmate meer digitale informatie beschikbaar komt. Tot nu toe zijn er nog maar weinig mensen die zich daarover echt zorgen maken. Cok de Zwart ging op zoek naar ze. En vond hen in het keurige Haagse hotel Des Indes bijeen.
Dit voorjaar kwamen bijna honderd keurige dames en heren bij elkaar in het statige Haagse hotel Des Indes. Onder hen bevonden zich opmerkelijk veel overheidsdienaren. Er liepen ook veel vertegenwoordigers van ict-bedrijven rond. Dan moet er wat te verdienen zijn geweest, zou je zo denken. Nou nee, zo ligt het niet helemaal. De representanten zagen het meer als een tijdsinvestering voor de langere termijn. Helemaal ongelijk hebben ze niet, want op den duur valt er heel veel geld te verdienen aan records management. Want dat was het onderwerp waarover die dag werd gesproken. Ofwel: het geheugen van een organisatie.
Dat geheugen is cruciaal, omdat het niet alleen de kennis en ervaring vertegenwoordigt waaraan een organisatie haar bestaansrecht ontleent, maar ook de informatiebron voor de dagelijkse gang van zaken. Tal van organisaties dreigen te gaan dementeren. Een belangrijke oorzaak hiervan is de toenemende digitalisering. Veel digitaal materiaal, denk maar aan e-mail, wordt niet systematisch beheerd en toegankelijk gemaakt. En wat te denken van de leesbaarheid van digitale documenten, die op langere termijn in gevaar komt, omdat er steeds nieuwere versies software worden geïntroduceerd.
Verantwoording
De bedrijfsvoering van iedere organisatie wordt steeds meer ict-afhankelijk. Dat heeft – zo staat te lezen in een beleidsnotitie ‘Het geheugen als actieve kracht; de archieffunctie binnen de digitale overheid’ – ook zo zijn nadelen en risico’s. De automatisering is nog lang niet altijd betrouwbaar. Software en systemen laten het bij tijd en wijle afweten. Veel werkmethodieken en werkprocedures zijn ook nog helemaal niet afgestemd op het digitale tijdperk. De archieffunctie is bijvoorbeeld op zijn best slechts gedeeltelijk aangepast aan de toenemende digitalisering. Documenten worden steeds vaker volledig digitaal gemaakt, verstuurd en ontvangen. Hoe gaat het intussen met de neerslag hiervan in het oorspronkelijke papieren archief, of in een digitaal archief? Is goed afgesproken wat er hoe wordt gearchiveerd van de digitale informatiestroom? ‘Bestuurders en managers in overheidsorganisaties kunnen zich steeds minder goed verantwoorden. Simpelweg doordat een complete en correcte archivering van het totaal (papier plus digitaal) ontbreekt. Oude informatiestructuren worden in de praktijk rechts ingehaald door snellere digitale systemen als bijvoorbeeld e-mail met attachments. Een begrip als digitale duurzaamheid staat nog in de kinderschoenen. Niet-digitale middelen en werkwijzen zullen in toenemende mate tekort schieten bij het vervullen van de archieffunctie. Want één ding staat vast: de opkomst van het digitale tijdperk is niet tegen te houden. Op zijn minst moet de archieffunctie vernieuwd worden voor de nieuwe digitale omgeving. Zo kan het verantwoordingsprobleem worden aangepakt. Tegelijkertijd moet een situatie worden gecreëerd waarin de archieffunctie het bedrijfsproces beter kan ondersteunen. Dit komt tot uitdrukking in een snellere, meer actuele en efficiënte informatievoorziening, die direct in het bedrijfsproces kan worden gebruikt’, zo schrijven Paul Baak en Kees Koenen in de notitie die in oktober 1999 is uitgebracht. Beide auteurs zitten overigens nu in het bestuur van de Records Management Conventie.
Geheugenverlies
Volgens velen is het nu meer dan ooit nodig om verder ‘geheugenverlies’ te voorkomen en om te werken aan randvoorwaarden waarbinnen een goed (ook digitaal) organisatiegeheugen gevormd en onderhouden kan worden. Het hele spectrum van maatregelen gericht op de realisatie van deze randvoorwaarden en de vorming en het onderhoud van het organisatiegeheugen kan worden samengevat met de term ‘records management’. En daarover spraken die honderd keurige dames en heren in Den Haag. De bijeenkomst was georganiseerd door RMC, de Records Management Conventie, een platform dat eind vorig jaar is opgericht en is ontsproten aan het brein van Eric Ketelaar, hoogleraar in de Archiefwetenschap in Leiden en Amsterdam. Jan Möller, werkzaam als beleidsadviseur voor de archieffunctie bij het ministerie van Verkeer & Waterstaat, is medebedenker en -oprichter. Het initiatief wordt in de aanloopperiode extra ondersteund door een aantal sponsors: Compaq, Getronics, KB en Partners, Microsoft, Pinkroccade Sociale Zekerheid, TAB en sinds kort ook Cap Gemini, Info Opleiders en het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij.
De RMC (http://www.RMConventie.nl) profileert zich als een platform waarop mensen en organisaties hun kennis over en ervaring met ‘records management’ kunnen uitwisselen. Records management – het beheren van de stukken – omvat het hele spectrum van maatregelen gericht op het vormen en het onderhouden van het organisatiegeheugen, zodanig dat organisaties zich kunnen verantwoorden over hun handelen. Met ‘records’ wordt hier bedoeld: het bewijs van het handelen van een organisatie. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om transacties van particulieren met hun bank, om besteding van projectbudgetten of om bijzonderheden in de voedselketen bij het zoeken naar de bronnen van BSE. Er zijn nu een kleine honderd mensen lid van de Conventie die zich richt op iedereen die op een of andere manier werkt aan de kwaliteit van het organisatiegeheugen. Dat kan de financiële man zijn, maar ook kunnen dat informatiemanagers, archivarissen, bibliothecarissen, documentalisten, marketingmensen of gegevensbeheerders zijn. Kortom iedereen die zich inspant om het geheugen van de organisatie te vormen, te ordenen en in stand te houden – uit hoofde van zijn functie of omdat hij het belang ervan inziet. ‘Records Manager’ is in wezen een nieuwe titel voor een oud beroep.
Kennismanagement
Er bestaan volgens de deskundigen duidelijk verschillen tussen het opslaan en het archiveren van gegevens. Zo heeft opslag als belangrijkste doel het bewaren van documenten om deze snel te kunnen terugvinden. Er zijn tal van manieren om documenten op te slaan en te ordenen. Dat kan bijvoorbeeld naar eigen inzicht van degene die de informatie moet bewaren. Archiveren van informatie heeft een heel andere doelstelling: het gaat er om de documenten zo vast te leggen in hun context dat de organisatie daarmee verantwoording kan afleggen voor haar handelen. De manier waarop de gegevens worden geordend, ligt dan ook vast in organisatiebrede afspraken conform bestaande wet- en regelgeving. Het zal duidelijk zijn dat een digitaal archiefsysteem, in modern jargon een records management applicatie (rma), iets anders is dan een grote gestructureerde of ongestructureerde database. En er is meer nodig dan zo’n rma. De archieffunctie vraagt – naast software – ook om procedures en bepaalde rollen in de organisatie: een record keeping system (rks). Voor de omschrijving van een rks verwijst de RMC naar de website van het programma Digitale Duurzaamheid van het ministerie van BZK: ‘Een geheel van maatregelen en hulpmiddelen dat nodig is om archiefbescheiden zodanig te bewaren dat er verantwoording (bestuurlijk, financieel, juridisch, politiek enz.) mee kan worden afgelegd en cultuurhistorische belangen verzekerd worden.’ Het klinkt enorm streng en saai, maar dat valt allemaal best mee. Vooral wanneer een ‘record keeping system’ in relatie wordt gebracht met kennismanagement, iets wat veel organisaties toch hoog in het vaandel hebben staan. Wanneer de archieffunctie op de juiste manier in het totaal van de informatiehuishouding is ingebouwd, ontstaat een goed beschikbare cumulatieve verzameling relevante kennis. Het archief kan zo een dynamische spil vormen in het kennismanagement (KM) van de organisatie. Veel KM-projecten zijn immers gericht op het in kaart brengen en leren delen van de informatie en kennis die in de organisatie aanwezig is. Om deze projecten succesvol te laten verlopen worden ze ondersteund door archiveringsoplossingen.
Pilotprojecten
Tot nu toe zijn het nog voornamelijk overheidsinstanties die zich met records management bezig houden. Op de bijeenkomst van de Records Management Conventie werd een aantal projecten behandeld. Onder meer het Digidoc-project bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Hier willen de ambtenaren in de loop der jaren komen tot een digitale documenthuishouding. Het is een langdurig proces, waarbij belanghebbenden intensief betrokken moeten worden en blijven. Vooral om de belangstelling levendig te houden en de ‘drive’ om het project tot een goed einde te brengen in stand te houden. Daarom worden ook steeds weer zogeheten ‘etalages’ gerealiseerd, waarin iedereen kan zien hoe geautomatiseerde hulpmiddelen de nieuwe situatie ondersteunen. Concrete voorwerpen die nu in de etalages liggen uitgestald, zijn onder meer: creatie en ontvangst van documenten, routering en parafering, zoeken wordt vinden en autorisatie & beveiliging. Ook de archiveringsproblematiek wordt in het Digidoc-project aangepakt. De pilot loopt binnen de Directie Bestuursondersteuning in combinatie met de Directie Sport. In 2002 zal het project worden verbreed tot het gehele departement.
Ook op het ministerie van Financiën lopen enkele projecten. Zo heeft het Kerndepartement Financiën een beeld laten ontwikkelen dat aangeeft wat de karakteristieken van een ‘record keeping system’. In het verlengde daarvan is eerst een capaciteitsonderzoek uitgevoerd en vervolgens een implementatieplan opgesteld. Omdat mede naar aanleiding van deze projecten de volle breedte van de problematiek zichtbaar werd, is nu een programma Digitale Duurzaamheid Financiën gestart. De Belastingdienst is een onderdeel van het ministerie van Financiën dat zich ook met digitalisering en archiefbeheer bezig houdt. Sinds een jaar is er de ‘Regiegroep Archiefbeheer’, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de nota ‘visie op archiefbeheer’. Zo stelt de regiegroep juridische kaders op, zet ze een bestandsadministratie op, licht ze het archiefbeheer door, ontwikkelt zij een documentair archiefplan en werkt zij een digitaal archiefbeheer uit.
Uit elkaar groeien
Het probleem waarmee organisaties worstelen, is dan ook niet gering. Zo zijn de meeste bedrijfsprocessen afhankelijk geworden van digitale hulpmiddelen. Vanuit die bedrijfsprocessen is grote behoefte ontstaan aan ‘archiefachtige’ digitale zoek- en opslagmiddelen. Die behoefte wordt veelal pragmatisch ingevuld, zonder inbreng vanuit de formele archieffunctie. Zo hebben we nu de ‘afdelingsschijf’ om de digitale variant van de ‘formele’, papieren stukken te kunnen hergebruiken. Er zijn documentbeheersystemen aangeschaft, zodat medewerkers, naast papieren documenten – zoals aanwezig in hangmappen en afdelingsarchieven – ook kunnen beschikken over een enigszins geordende digitale omgeving. Al dan niet door schade en schande wijs geworden zijn betrouwbare digitale backup-systemen en procedures ingevoerd. Allemaal goede zaken die het werk hebben veraangenaamd. Maar bij het ontwerpen en beheren van deze hulpmiddelen is niet nagedacht over een mogelijke archieffunctie. In de eerder gemelde notitie ‘Het geheugen als actieve kracht; De archieffunctie binnen de digitale overheid’, schrijven Paul Baak en Kees Koenen: ‘Dit leidt ertoe dat dergelijke oplossingen niet, of slechts beperkt, gebruikt kunnen worden voor het afleggen van verantwoording. Bovendien zijn hierdoor in veel gevallen de beheerswereld rond de bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld het beheer van een document managementsysteem) en de wereld van het formele archiefbeheer -nog gebaseerd op papier- uiteen gedreven. Gevolg: problemen met het zoeken van de digitale versie van een stuk; problemen met versiemanagement. Maar ook: dubbel werk en dubbele opslag.’
Kortom: de digitalisering heeft tot nu toe het bedrijfsproces en de archieffunctie niet dichter bij elkaar gebracht. Hieraan ligt volgens Baak en Koenen een klassieke oorzaak ten grondslag die alles te maken heeft met het paradigma van waaruit de mens de wereld beziet: ‘Innovaties worden vaak ingevoerd vanuit oude paradigma’s – we weten immers nog niet beter. Een leuk voorbeeld zijn de eerste wasmachines. Hierbij werden in een stilstaande tobbe de handbewegingen van de wassende huisvrouw nagebootst. De eerste vliegtuigen leken op vogels en de eerste kranten op internet zagen er net zo uit als de papieren versie, bijvoorbeeld nog zonder gebruik te maken van hyperlink-functionaliteit. Pas zodra deze innovaties vanuit het juiste nieuwe paradigma worden toegepast komen ze tot wasdom en kan men er ten volle profijt van trekken. Het (toenemend gedigitaliseerde) bedrijfsproces en de archieffunctie worden in het heersende (oude, papieren) paradigma bezien als twee aparte werelden, elk met hun eigen beheersfuncties en elk met hun eigen digitale hulpmiddelen. Hierdoor groeien de wereld van de bedrijfsprocessen en de wereld van de archieffunctie dagelijks verder uit elkaar. Er is tot nu toe slechts zelden sprake van een intensieve koppeling of een integratie op het niveau van de digitale hulpmiddelen; iets waar nu juist de kracht ligt van die digitale wereld. Doordat digitale archiefinnovaties vanuit het oude paradigma zijn ontwikkeld en ingevoerd, is in toenemende mate een aantal specifieke knelpunten ontstaan.’
Dualisme
Baak en Koenen geven een duidelijk voorbeeld van deze knelpunten die zij vooral bij overheidsinstanties ontdekken, maar natuurlijk ook in andere kennis- en informatie-intensieve organisaties voorkomen. Zo wordt er in de dagelijkse praktijk binnen de overheid intensief gewerkt met niet-digitale documenten in een niet-digitale omgeving en met digitale documenten in een digitale omgeving. In de bedrijfsprocessen spelen deze twee werelden beide een rol. Zo wordt voor de informatievoorziening een beroep gedaan op beide werelden: het persoonlijk werkarchief in hangmappen; internet; e-mail. Hoewel nu bijna alle documenten digitaal worden aangemaakt, worden ze meestal nog omgezet naar papier alvorens ze worden beschouwd als ‘neerslag van het handelen’. Door dit dualisme zijn er twee soorten beheer. De ene soort beheer is gericht op de niet-digitale documentenhuishouding, waarvan het beheer is belegd bij een afdeling ‘Archief’, ‘Div’ (documentaire informatievoorziening) of ‘IB’ (informatiebeheer). Digitale hulpmiddelen worden bij deze vorm van beheer wel gebruikt, maar hun rol is veelal beperkt. Ze zijn functioneel vaak niet geïntegreerd in de overige digitale faciliteiten van de organisatie.
De andere soort beheer is gericht op de digitale documentenhuishouding en kent een heel ander referentiekader, namelijk dat van de automatisering. Men spreekt van ‘functioneel’ en ’technisch’ beheer, en gebruikt termen als ‘gegevensmanagement’ en ‘Itil’ (IT Infrastructure Library). Het beheer is veelal belegd bij een afdeling automatisering.
Het naast elkaar bestaan van deze twee totaal verschillende benaderingen van ‘beheer’ leidt tot inefficiëntie en misverstanden, omdat ze organisatorisch, procedureel, functioneel-inhoudelijk en technisch elk vanuit een eigen begrippenkader zijn ingericht en opereren. Een geïntegreerde infrastructuur ontbreekt.
Archiveren van e-mails
Het beheer van de digitale archiefachtige functies in de bedrijfsprocessen (opslag op de eigen harde schijf of op de ‘afdelingsschijf’, beheer van digitale documenten in een documentbeheersysteem) wordt veelal niet volgens archivistische principes uitgevoerd. Zo worden dikwijls vele versies van documenten op verschillende plaatsen in de (digitale) beheersstructuur opgeslagen, zonder dat duidelijk is wat de status is van elke versie. Als aanpassing van de archivistische ordening nodig is, bijvoorbeeld door wijzigingen van processen, wordt deze vaak niet of niet correct doorgevoerd. Een andere potentiële bron van digitale chaos is ‘electronic mail’. Deze vorm van uitwisseling van informatie (ook in de vorm van documenten) maakt een onstuimige groei door. Hoewel veel e-mailberichten op dit moment gekwalificeerd kunnen worden als ‘niet-archiefdocumenten’ (bijvoorbeeld bij persoonlijke e-mail), zal steeds vaker ook de ‘neerslag van het handelen’ verpakt zijn als een digitaal document dat onderdeel uitmaakt van een e-mailbericht.
Binnen de Records Management Conventie is er een werkgroep opgericht die zich specifiek met het thema ‘elektronisch berichtenverkeer en de archieffunctie’ bezighoudt. Op de bijeenkomst in hotel Des Indes werd een hele simpele en doeltreffende oplossing van het probleem getoond door Stan Bosch en Dick van Gaalen van Compaq en Eric Gubbels van Microsoft. Aan Outlook kan een functie worden toegevoegd, waarmee een classificatie aan e-mailberichten kan worden toegekend. Afhankelijk van die classificatie gaat een kopie van het binnenkomende of uitgaande bericht naar een aparte archiefserver. Daar ligt het bericht – niet meer te veranderen – vast, terwijl het toch via een archiefportal te benaderen is. Het is een vrij simpel scenario, waarbij de keuze ‘wel of niet archiveren’ wordt overgelaten aan de individuele gebruiker die aan de hand van eenvoudige criteria beslist of een bericht gearchiveerd moet worden of niet. Het kan een opstap zijn naar een volgend scenario, dat heel veel consequenties heeft voor een organisatie. Compaq en Microsoft noemen het ‘Archiveren als integrale toepassingscomponent’. Uitgangspunt is dat het behandelen van e-mail als archiefstuk alleen zin heeft als ook de corresponderende proceshistorie mee gearchiveerd wordt. De keuze voor dit scenario heeft tot gevolg dat de e-mail pas wordt gearchiveerd op het moment dat het proces waarvan de e-mail deel uitmaakt, een fase heeft bereikt waarin het gewenst en zinvol is. Het implementeren van oplossingen volgens dit scenario heeft grote gevolgen voor de werkwijze van een organisatie, aangezien e-mails nu niet meer als losstaande communicatie-eenheden worden gezien, maar als integraal onderdeel van een bedrijfsproces. Het fysiek archiveren van in- en externe e-mailberichten vindt dan plaats binnen de context van een dossier met daarin alle relevante procesdetails.
Vooruitziende blik
Eén van de sprekers op de conventie was Hans Simons van het ministerie van Financiën. Hij sloot zijn presentatie af met een ‘cri de coeur’: "Betrek de archiefafdelingen vanaf het begin bij de ontwikkeling van elk (geautomatiseerd) informatiesysteem". Maar wat moeten organisaties die geen archivaris hebben? Gelet op de voortschrijdende digitalisering zal het probleem van records management de komende jaren alleen maar toenemen. Er is geen gebrek aan opslagmedia; geheugenruimte kost niets meer. Dus dat is het probleem niet. Maar de discussie over de vraag hoe documenten – en in toenemende mate ook beeld en geluid – moeten worden gearchiveerd, is nog maar net losgebarsten. Geven de ict-leveranciers bijeen in hotel Des Indes blijk van een vooruitziende blik?
Cok De Zwart Freelance Medewerker
