Pggm is een grote administratiefabriek. Kat in ’t bakkie voor automatiseerders, want ict is uitermate geschikt om administratieve processen te ondersteunen. De it’ers bij het pensioenfonds staan voor de uitdaging om alle legacy-systemen in drie jaar tijd te vervangendoor een nieuw, uniform hard- en softwareplatform. Een mammoetproject waaraan de nodige risico’s kleven.Cok de Zwart ging op bezoek bij ict-directeur Wim Walter.
Wim Walter is sinds begin 2000 in dienst van het pensioenfonds Pggm als it-directeur. Hij kwam van het Sociaal Fonds Bouwnijverheid dat dezelfde activiteiten uitvoert als het Pggm. Maar dan voor de bouwsector. Daar heeft hij geleerd hoe een goed functionerende ict-infrastructuur en -afdeling op poten te zetten. Die ervaringen komen hem nu goed van pas in zijn nieuwe werkkring.
Met ruim duizend medewerkers verzorgt Pggm pensioenen voor 1,5 miljoen (oud) werknemers bij ruim 15.000 instellingen in de sector zorg en welzijn. Voorbeelden van deze instellingen zijn: zieken-, verpleeg- en bejaardenhuizen, welzijnswerk, huisartsen, sportbonden en wetenschappelijke bureaus van politieke partijen. Ruim 120.000 mensen ontvangen als pensioengerechtigde op dit moment een pensioen van Pggm. Ongeveer 25.000 mensen maken gebruik van een overbruggingsuitkering (OBU), terwijl 63.000 mensen een invaliditeitspensioen ontvangen. Pggm beheert een pensioenvermogen van ruim _ 52,5 miljard. Dit vermogen is op (inter)nationale markten belegd in aandelen, vastrentende waarden, vastgoedfondsen en, sinds kort, in grondstoffen – niet beursgenoteerde, vaak jonge ondernemingen.
Ruim vijftig jaar geleden waren diverse bedrijfstakpensioenfondsen actief in de sector ‘zorg en welzijn’. Deze pensioenfondsen onderscheidden zich door hun levensbeschouwing en door verschillen in de pensioenregelingen. Het laatste was een gevolg van het feit dat er geen uniforme arbeidsvoorwaarden bestonden op pensioengebied. Toen rond 1960 de jaren van ontzuiling aanbraken, kwam de wens naar voren om een einde te maken aan die verschillen in arbeidsvoorwaarden. Zo werd op 19 juni 1969 de Stichting Pensioenfonds voor de Gezondheid, Geestelijke en Maatschappelijke Belangen, nu Pggm, opgericht. Dat gebeurde door een aantal werkgevers- en werknemersorganisaties. Diverse pensioenfondsen zijn vervolgens in de loop der jaren opgegaan in Pggm dat nu na het ABP het grootste pensioenfonds van Nederland is, en de twintigste van de wereld.
Ratjetoe
De ontstaansgeschiedenis van het pensioenfonds weerspiegelt zich in de ontwikkelingen op ict-gebied. Een ratjetoe van hardwareplatforms, ontwikkeltalen, applicaties en databases. Dat alles gekoppeld aan een gebrekkige documentatie. De Pggm onderscheidde zich in dit opzicht nauwelijks van andere spelers in de financiële sector, die tot nu toe wordt gekenmerkt door enerzijds het ontbreken van duidelijke beleidskaders en anderzijds door een overvloed aan geld. De noodzaak om een goede architectuur op te zetten werd daardoor nauwelijks gevoeld. Er was geld voldoende voorradig op allerlei ‘leuke dingen’ te doen. Krappere marges die het bedrijfsresultaat onder druk zetten, zijn veelal een belangrijke drijfveer om de ict wat efficiënter in te richten. Of de komst van een nieuwe generatie managers die van oordeel is dat ook voor ict bepaalde bedrijfsmatige en architecturale normen en waarden gelden.
"Ook de Pggm heeft de it-functie in de jaren negentig gedecentraliseerd. Ik bedoel daarmee dat er teveel verantwoordelijkheden voor de automatisering bij de gebruikers zijn gelegd. De decentralisering is te ver doorgeslagen omdat ook it-professionals in de lijn zijn neergezet. Daardoor gingen de bedrijfseenheden niet alleen antwoorden zoeken op de ‘wat’-vragen van de ict (wat een goede zaak is), maar ook op de ‘hoe’-vragen. Die ‘hoe’-vragen zijn echter onderwerpen die onder de expliciete verantwoordelijkheid van de ict-afdeling vallen. Laat zij deze liggen, dan heeft zij geen verantwoordelijkheid meer in de organisatie." Ict-directeur Walter heeft bij zijn aantreden enkele maatregelen genomen om die macht weer bij de ict-afdeling te leggen.
Reorganisatie
Walter heeft zichzelf en zijn medewerkers de indringende vraag gesteld waar zij over drie jaar zouden willen staan gelet op het ambitieniveau van de Pggm. Het pensioenfonds wil niet rustig achteroverleunend gelden innen, beleggen en uitkeren, maar een actieve en vooraanstaande rol spelen in de pensioenwereld. De inzet van ict speelt daarbij een hele belangrijke rol en fungeert in een aantal gevallen ook als ‘aanjager’. Er werden twee doelstellingen geformuleerd: de ict-afdeling wil in 2003 marktconform opereren en op basis van een transparante en inzichtelijke architectuur de spaghetti aan systemen vervangen hebben door een nieuw, uniform hard- en softwareplatform.
In het eerste jaar van die driejarige periode heeft Walter sterk de nadruk gelegd op het herinrichten van de ict-organisatie en het opkrikken van het kennisniveau van de ict-medewerkers. "Jarenlang is er onvoldoende in de mensen geïnvesteerd. Ze zijn voor het grootste deel ingezet in onderhoudsprojecten, waarbij ze bovendien heel veel steun kregen van externen. Vorig jaar was zestig procent van alle automatiseerders die hier intern rondliepen, afkomstig van tientallen externe bureaus. Dergelijke aantallen zijn natuurlijk veel te hoog. Vandaar dat we nu met een aantal ‘voorkeursleveranciers’ werken, zoals Cap, Ordina, Roccade en Getronics, en we van alle overige afscheid hebben genomen. Tegelijkertijd zijn we begonnen om de scheve verhouding tussen in- en externe medewerkers recht te trekken. Momenteel bestaat de afdeling uit 380 mensen, van wie er 240 een arbeidsovereenkomst met Pggm hebben. Dit jaar willen we in totaal honderd mensen binnenhalen die de plaatsen van de externe medewerkers moeten gaan innemen", aldus Walter.
Sanering
Nadat een kennisinventarisatie was gemaakt – enkele tientallen mensen moesten uitstromen omdat hun kennisniveau om een of andere reden niet kon worden opgewaardeerd – zijn opleidingsplannen opgesteld en is het opleidingenbudget fors verhoogd. "Een noodzakelijke voorwaarde om met marktconforme tarieven te kunnen werken", aldus Walter, die dit principe sinds het begin van dit jaar hanteert. "Het bestaansrecht van een interne ict-afdeling ligt niet in de mogelijkheid goedkoper te werken dan een externe dienstverlener. Het gaat vooral om de diepgaandere kennis die je van de bedrijfsprocessen hebt. Toch hebben we, gemeten in functiepunten, nog niet de productiviteit van een extern bureau. Dat komt enerzijds vanwege de spaghettiarchitectuur van de systemen en anderzijds omdat de kennis en vaardigheden van de mensen nog niet helemaal op peil zijn. De komende jaren zullen we dus ook die productiviteit marktconform zien te krijgen, zodat we als afdeling quitte kunnen draaien."
Nu de organisatie van de ict-afdeling redelijk op poten lijkt, kunnen de systemen worden aangepakt. Sanering van de bestaande systemen staat hoog op het prioriteitenlijstje. Walter heeft zichzelf drie tot vijf jaar de tijd gegeven om de systemen gebaseerd op Cobol/VME en Oracle/Unix te saneren. Ook de ontwikkelomgeving Cool Jam (van Sterling Software, nu CA) zal verdwijnen en plaats moeten maken voor Visual Studio. Pggm hangt zich volledig op aan het .Net-concept dat Microsoft vorig jaar heeft geïntroduceerd. Het is de familienaam voor producten en diensten die voorheen bekend stonden als Next Generation Windows Services (NGWS). Hoewel .Net van Microsoft nog niet meer is dan een concept en de bijbehorende producten en diensten nog volop in ontwikkeling zijn, is Walter enthousiast over datgene wat nu geboden wordt en wat nog in de pijplijn zit. Hij baseert zich daarbij op opmerkingen van Gartner Group, die hij veelvuldig inschakelt om zijn ict-strategie te toetsen.
Architectuurdenken
"We hebben een architectuurnota gemaakt waarin we alle onderdelen van onze hard- en software in een logische samenhang hebben beschreven. Daarbij hebben we een aantal uitgangspunten gehanteerd. De belangrijkste is wel dat we de logica van onze architectuur volledig baseren op componenten, die gegevens uitwisselen door middel van XML-boodschappen. We maken een onderscheid tussen generieke en specifieke functionaliteit. De componenten die generieke functionaliteit bieden, willen we gewoon op de markt kopen. Ik denk dan aan desktop-integratie, ‘imaging’-systemen en werkstroompakketten. Ook in de verwerking van pensioenen zijn onderdelen die standaard zijn. Ik noem de incasso en excasso en – eventueel – het facturatiegedeelte. Voor die elementen willen we pakketten komen. Of in te passen in ons erp-pakket. Die standaard software moet wel voldoen aan de eisen die we stellen aan de applicatiearchitectuur. We hanteren het drielagenmodel en brengen een strenge scheiding aan tussen de presentatie, de business logica en de data", aldus Walter.
Daar waar geen componenten op de markt te koop zijn, gaat de Pggm zelf bouwen. Dat gebeurt in Microsoft Visual Studio. Bij de zelfbouwcomponenten wordt ook het drie-lagen-model gehanteerd. Hoe groot die componenten zouden moeten zijn, is nog een punt van discussie. Duidelijk is wel dat een bibliotheek van duizenden componenten onbeheersbaar is. Walter denkt aan grote, logische eenheden, zoals ‘Bereken pensioen’ of ‘Registreer dienstverbanden’. Zo komt hij tot een componentenbibliotheek van misschien vijftig eenheden. Walter: "Er is wel degelijk een verschil tussen een ‘component’ en een ‘module’. Softwaremodules maken deel uit van een groter softwarepakket, afkomstig van één leverancier. Ze werken niet samen met modules van andere pakketten en draaien slechts op één hardwareplatform. Componenten zijn echter zelfstandige eenheden die op verschillende machines kunnen draaien. Ze kunnen samenwerken met componenten die in een andere ontwikkelomgeving zijn gebouwd, mits het drie-lagen-model is gehanteerd en de ‘lijmlaag’ XML is."
Componenten
Volgens Walter biedt het .Net-platform van Microsoft de architectuur, het raamwerk, de gereedschappen en bouwstenen om de nieuwe Pggm-systemen te bouwen. Dit platform werd vorig jaar gelanceerd door Bill Gates. Sindsdien is het vrij stil geworden rond ‘de eerste, in hoge mate distribueerbare dienstenarchitectuur voor het Internet, die ervoor zorgt dat dezelfde applicaties gebruikt kunnen worden op locale systemen, binnen datacentra en voor internetdiensten, via het ‘federation’-proces. Met .Net heeft Microsoft zich ten doel gesteld ‘de huidige wereld van individuele websites achter ons te laten, en te komen tot een internet van uitwisselbare componenten waarin apparaten en diensten kunnen worden samengesteld tot samenhangende, door gebruikers gedreven ervaringen.’ Aldus Gates in zijn bekende wollige stijl tijdens de presentatie van het concept, dat voor Walter echter alle ingrediënten heeft om enthousiast te worden.
.Net heeft volgens de ict-directeur niets exotisch. Het is een omgeving waarin Microsoft als marktleider veel r&d-inspanning en -geld investeert. De markt zal ongetwijfeld volgen en voldoende standaard softwarecomponenten leveren die als legostenen aan elkaar geklikt kunnen worden. Walter is dan ook niet bang de ict-toekomst van het bedrijf aan Microsoft op te hangen. En bovendien, het componentenmodel, de drielagenarchitectuur en het gebruik van XML zijn voldoende waarborgen om niet volledig afhankelijk te worden van Microsoft. In principe kunnen volgens Walter ook Java-componenten in het bouwwerk worden opgenomen. Dit jaar is binnen de Pggm het Piramide-project van start gegaan. In zes maanden tijd moet de volledige .Net-omgeving zijn ingericht waarin ontwikkelaars en systeembeheerders aan de slag kunnen. "We willen beginnen met een aantal pilot-projecten en laboratoriumproeven. Veiligheid staat voor alles. Dus gaan we onder andere de schaalbaarheid goed testen. Ook willen we onderzoeken hoe het leerproces bij de ontwikkelaars verloopt en op welke wijze het gebruik van het platform bijdraagt aan de gewenste verhoging van de arbeidsproductiviteit." Walter geeft aan dat de vervanging van de legacy-systemen gefaseerd zal geschieden. Stukje bij beetje zullen de bestaande applicaties worden uiteengerafeld. Om tijdens het hele migratietraject toch de data uit de bestaande en nieuwe systemen te kunnen gebruiken, wordt een koppeling gelegd tussen de oude databases en een nieuwe operationele database gebaseerd op SQL Server. De oude data worden dan voortdurend over- en teruggepompt.
Risico’s
Het conversietraject is omvangrijk en daarom niet zonder risico’s. Toch zegt Walter dat de risico’s beheersbaar zijn. Belangrijke voorwaarde is wel dat er draagvlak is bij het topmanagement en het lijnmanagement. Dat draagvlak is er volgens de it-directeur: "Het management heeft leergeld betaald en gezien wat er kan gebeuren wanneer de ict niet goed wordt aangestuurd. Ook vanuit de business ondervinden we geen weerstand. Integendeel, men ziet dat het ook mogelijk is om ict als een ‘enabler’ in te zetten. Ik durf te stellen dat de organisatie eraan toe is. Het intellectueel vermogen is groot en ik verbaas mij over de snelheid en het begrip waarmee bijvoorbeeld het architectuurdenken is opgepikt. Overigens worden de investeringen in het saneren van de oude systemen en het bouwen van de nieuwe systemen betaald uit een apart potje. De bedrijfseenheden worden er niet direct voor belast. Op managementniveau lopen we niet zoveel risico’s. Tenzij natuurlijk de hele top in één keer wegloopt. Maar dat is niet het geval. Het bestuur vormt binnen de Pggm een hele stabiele factor."
Een ander afbreukrisico vormen wellicht de automatiseerders. Zij worden immers geacht een forse ommezwaai te maken, waarvoor de nodige geestelijke flexibiliteit is vereist. Oracle-, VME- en Cobolspecialisten zullen zich moeten omscholen naar een pc-omgeving. Er zijn organisaties waarin dat proces de nodige moeite heeft gekost. Sterker, er zijn organisaties waar de mainframeboys nog steeds niet of nauwelijks met de ‘pc-cowboys’ praten.
"Het is zeker een punt van aandacht. Een en ander betekent heel veel communiceren met de mensen. Je moet voortdurend proberen de mensen bij de gang van zaken te betrekken. Vorig jaar hebben we bij de reorganisatie bijvoorbeeld het fenomeen accountmanagement ingevoerd en een scheiding aangebracht tussen ontwikkel- en exploitatiewerkzaamheden enerzijds en de klantcontacten en het opstellen van projectspecificaties anderzijds. Dat heeft veel moeite gekost. Maar ik denk dat de ict-afdeling nu weer het nodige zelfvertrouwen heeft gekregen. Men was natuurlijk niet blij met de bedrijfsbrede kritiek die er was op de afdeling. Nu ziet men langzaam maar zeker dat de tevredenheid bij de gebruikers toeneemt. Bovendien ervaren de automatiseerders het als een uitdaging om te werken aan en in een nieuwe ict-afdeling. Daarbij zorgen we er wel voor dat het juist de interne mensen zijn die nauw betrokken zijn bij de nieuwe projecten", aldus Walter.
De tijd ziet Walter als het grootste risico. Er ligt volgens hem een duidelijke visie en een strategie. Het architectuurdenken is inmiddels zo verankerd dat de ict-ontwikkelingen op koers kunnen blijven. Nu is het zaak om het tempo er in te houden. ‘Kort, snel en hevig’ dat is voor Walter het parool als het gaat om het doorvoeren van ingrijpende veranderingen in de organisatie en ict-infrastructuur. Vandaar dat hij zo hamert op de verhoging van de arbeidsproductiviteit binnen zijn afdeling. En zo blijkt ook bij Pggm automatiseren weer gewoon een activiteit te zijn waarvan het succes afhangt van de meest onzekere factor die er in het economisch bestel bestaat: de mens.
Cok De Zwart Freelance Medewerker
