Cisco Systems voorzag in 1999 en 2000 als geen ander bedrijf de recessie en de daaropvolgende opleving van de Japanse economie. Het kon daardoor zijn marktaandeel in het land van de rijzende zon met vijftig procent opvijzelen. Waarom weet Cisco meer van economische trends dan gewone stervelingen als u en ik? Volgens Cisco’s ‘chief financial officer’ Larry Carter komt het allemaal door ‘real-time accounting’.
Managers van Cisco Systems kunnen het traject van bestelling, voorraad, en verkoop real-time, zeg maar onvertraagd, volgen. De rimpels die aan een crisis in de economie voorafgaan, worden zo à la minute opgemerkt door het stagneren van de bestellingen. Fantastisch toch? Waarom voorzag Cisco dan niet de recessie in het westen en zit het nu met een onverkoopbare inventaris van 2,5 miljard dollar?
In het aprilnummer van de Harvard Business Review (je moet overigens van goede huize zijn om met de redactie te mogen telefoneren ) slaat Larry Carter zich geweldig hard op de borst in een artikel over Cisco’s real-time boekhouding. De ‘chief financial officer’ schrijft dat Cisco’s bedrijfsvoering in de afgelopen vijf jaar zo is gestroomlijnd en gestandaardiseerd dat het iedere dag mogelijk is de boeken af te sluiten om kwartaal-, maand-, week-, ja zelfs dagcijfers op papier te krijgen.
De introductie van het real-time boekhouden bij Cisco betekent niets anders dan dat de managers van het bedrijf real-time en online de ontwikkeling van bestellingen en verkopen per regio en bedrijfssector kunnen volgen.
Carter: "We kunnen onze boeken letterlijk binnen een aantal uren afsluiten om geconsolideerde financiële overzichten te produceren op de eerste werkdag na het einde van iedere maand, of van ieder kwartaal of jaar waarover we een financieel verslag nodig hebben. Het belangrijkste is echter dat beslissers die verkoopcijfers moeten halen, kosten moeten beheren en dagelijkse besluiten moeten nemen, nu toegang hebben tot gedetailleerde data over de bedrijfsexploitatie."
Je kunt wel zeggen dat cfo Carter en ceo Chambrs bij Cisco een bedrijfsvoering hebben geïntroduceerd die verdomd veel lijkt op wat Bill Gates in zijn boek Business and the speed of thought uiteen heeft gezet. Gates beschrijft daarin namelijk hoe ict gebruikt moet worden om een digitaal zenuwstelsel te bouwen dat de basis is voor moderne en bliksemsnelle bedrijfsvoering. Wanneer alle bedrijfsprocessen zijn te standaardiseren en digitaliseren, dan kunnen besluiten worden gebaseerd op real-time ontwikkelingen. Waarmee niet gezegd is dat Cisco gespiekt heeft bij Gates. Volgens Carter is zijn bedrijf al vijf jaar geleden begonnen met een rigoureuze stroomlijning van de bedrijfsprocessen. Het boek van Gates verscheen in 1999.
Carter schrijft dat de leiding van Cisco in 1999 in de gaten had dat het bergafwaarts ging met de Japanse economie. Die conclusie konden ze trekken uit het eigen real-time orderboekingssysteem. Het bedrijf kon de nadelige gevolgen hiervan opvangen door de verkopen in andere regio’s op te vijzelen. Tegelijkertijd werd het aantal verkopers in Japan uitgebreid, zodat het bedrijf als enige profiteerde toen de Japanse economie weer opleefde. Het resultaat was, zo schrijft Carter, dat Cisco’s aandeel in de Japanse markt met 50 procent groeide.
Mooi toch? Dus zal Cisco met zijn real-time boekhouding de economische verslapping van 2001 hebben zien aankomen? Als dat zo is, dan heeft het niet echt geholpen. Toen het aprilnummer van de Harvard Business Review verscheen met het artikel van Larry Carter, was het aandeel van Cisco beland op een dieptepunt van 13,63 dollar (vanaf een piek van 80 dollar in maart 2000). John Chambers meldde dat 8500 werknemers ontslag kregen en dat Cisco voor 2,5 miljard dollar aan voorraden moest afschrijven.
Als real-time boekhouden één ding zou moeten voorkomen, dan is het wel een onverkoopbare inventaris. Real-time boekhouden en ‘just-in-time’ productie zijn twee handen op één buik. ‘Just-in-time’ leverantie van onderdelen – het zo klein mogelijk houden van de inventaris – is van levensbelang in een sector waarin producten snel verouderd zijn.
Waarom hebben de managers van Cisco de naderende recessie niet opgemerkt en de toevoer van onderdelen van leveranciers stil gelegd?
Het antwoord is voer voor psychologen. Het is waarschijnlijk dat het zeer rationele real-time boekhouden van Cisco heeft geleid tot irrationele beslissingen. Dat denkt tenminste Robert Teitelmann in een verhaal in Ieee Spectrum, het blad van de Amerikaanse elektrotechnici. Teitelman veronderstelt dat de bedrijfsleiding bij Cisco wel in een vroeg stadium geconstateerd heeft dat de verkopen en bestellingen terugliepen. In plaats van gas terug te nemen – zoals de meeste bedrijven die nu geen onverkoopbare inventaris hebben – besloot de leiding juist zijn verkopers extra op te jutten.
Waarom? Waarschijnlijk probeerde de top van het bedrijf de naderende crisis af te wenden door extra gas te geven. Ceo Chambers gelooft kennelijk zelf in de door de media opgepoetste mythe dat Cisco een uniek bedrijf is dat zich niet – zoals gewone bedrijven – hoeft te storen aan de wetten van de economie. In plaats van het aanpassen van de bedrijfsvoering aan de zachtere verkoopcijfers, ging Cisco achter zijn eigen staart – in dit geval een jaarlijkse groei van 60 procent- aanjagen.
Het gevolg is nu dat het bedrijf met 2,5 miljard aan onverkoopbare inventaris zit. Of? Het kan ook zijn dat die inventaris wat minder onverkoopbaar zal blijken te zijn dan de kwartaalcijfers suggereren. Het zal niemand verbazen als straks een groot deel van die voorraad zijn weg naar de klanten toch nog weet te vinden. Wanneer de kwartaalcijfers desondanks slecht zijn, is dat het beste moment om een flinke afschrijving in de boeken te pennen. Dat plaatst de cijfers van het volgende kwartaal immers in een beter daglicht en zal Cisco helpen zijn beschadigde imago als de kampioen van de nieuwe economie op te poetsen.
Teake Zuidema, Correspondent van Computable in de VS.
