In de bouwwereld weet iedereen wel wat een architect is en doet. In de ict-wereld lopen ook architecten rond. Informatiearchitecten wel te verstaan. Wat hun werkzaamheden precies zijn, is echter niet zo duidelijk. Die onduidelijkheid heeft te maken met de ruis van de marketinghype. Eric Vlietinck ging op zoek in de Benelux naar bedrijven die informatiearchitecten leveren. Hij kwam een keur van specialisten tegen.
Een architect tekent een bouwplan voor een huis of een kantoorgebouw. Hij heeft daarvoor een opleiding genoten die duidelijk omlijnd is en die al even duidelijk de componenten bevat die nodig zijn om een gebouw te ontwerpen dat voldoet aan de normen van veiligheid, esthetica en stevigheid. De architect bouwt in het algemeen niet zelf. Het bouwen laat hij over aan een aannemer. Die leest en interpreteert de plannen en maakt van wat op papier staat een constructie in steen, beton, glas en staal.
Eenvoudig, niet? In de wereld van huizen en gebouwen verstaat iedereen hetzelfde onder het woord ‘architect’. Geen twijfel mogelijk. Maar in de ict-wereld is dat beslist niet het geval. Daar blijkt iedereen weer zijn eigen interpretatie te geven aan een woord dat toch vrij eenduidig is. Een eenvoudige transpositie van ‘architect’ vanuit de bouwwereld naar de ict-wereld zou moeten neerkomen op de volgende definitie: een informatiearchitect is iemand die informatieconcepten en -stromen uittekent op een niet-uitvoerend niveau. Zo’n informatiearchitect weet voldoende van de technologie, maar heeft eigenlijk een managementopleiding.
Helaas gaat het er heel anders aan toe in het bekende wereldje van de informatietechnologie. Ondanks de bovenstaande definitie borrelen bij velen wellicht allerlei beelden op vanuit het onderbewustzijn, wanneer de kreet ‘informatiearchitect’ valt. De één denkt daarbij aan een databasespecialist, de ander aan iemand die netwerken uittekent. Nog een ander denkt aan een peperdure consultant die de informatie- en kennisstroom efficiënter zou moeten maken.
Marketinghype
Het probleem in de ict-industrie is dat definities vaak gebukt gaan onder de ruis van marketinghype. Zo vergaat het ook de informatiearchitect. Even controleren wat de industrie er zelf van vindt, levert steevast een aantal totaal verschillende antwoorden op. Maar één ding is zeker: hoezeer al die leveranciers ook denken dat ze elk hun eigen unieke omschrijving en invulling van een informatiearchitect hebben gegeven, aan het einde van de dag doet deze meneer of mevrouw maar één ding. De informatiearchitect tekent de informatiestromen, -concepten en -behoefteninvulling uit op zo’n manier dat een bedrijf en zijn gebruikers daar beter en efficiënter mee kunnen omgaan.
De instrumenten waarmee de informatiearchitect werkt, zijn eigenlijk vooral zijn eigen hersens. Een opleiding op managementniveau en zijn eigen kennis van en ervaring met de technische aspecten van ict, zijn een ‘conditio sine qua non’.
Leveranciers schetsen een beeld van een informatiearchitect die sterk wordt beïnvloed door de branche waarin ze actief zijn. Alles hangt af van de functie van het systeem waarmee zij te maken krijgen. En dus zijn er eigenlijk twee niveaus waarop je van een informatiearchitect kunt spreken. Enerzijds is er het zuiver technische niveau, anderzijds het managementniveau. Een mooi voorbeeld van de overtuiging dat informatiearchitecten eigenlijk data-architecten zijn – en dus inherent technische mensen – vindt men bij Datedge, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het structureren en opzetten van databases.
Data-architecten
Bij Datedge spreken ze van data-architecten en stellen ze dat dat nauwkeuriger is dan de term ‘informatiearchitecten’. Datedge is een Belgisch bedrijf, en CEO Jean-Paul Schupp is van mening dat ‘informatiearchitect’ een Noord-Nederlandse term is. "In België spreken we eerder van data-architect," luidde het.
De realiteit is dat een bedrijf als Datedge al meteen aangeeft dat zijn dienstverlening zich eerder op een technisch vlak afspeelt dan op managementniveau. Voor Datedge is een data-architect verantwoordelijk voor de planning, het ontwerp, de implementatie, het beheer en het onderhoud van het datamodel van een bedrijf. Daarmee wordt duidelijk dat Datedge zich bezighoudt met databases. Bedrijven als Datedge gaan er vanuit dat de informatie die in databases ligt opgeslagen ofwel slecht is gestructureerd, ofwel slecht wordt onderhouden. In beide gevallen is het uitgangspunt dat bestaande databases een groot potentieel aan kennis herbergen die ontsloten kan worden door de database met een nieuwe, betere structuur te onderbouwen.
Opvallend en karakteristiek voor zulke bedrijven is bijvoorbeeld dat ze wellicht vanuit marketingoogpunt spreken over kennis en kennisontsluiting, maar dat ze daarbij uit het oog verliezen dat databases niet alle informatie en kennis bevatten die een organisatie rijk is. Bij Datedge is een ideale data-architect dan ook iemand die een diepgaande kennis heeft van SQL, DB2, Oracle, XML en andere aanverwante talen en protocollen die zich vrijwel volkomen op het technische programmeerniveau bevinden.
Beperkte insteek
Terwijl de insteek van een bedrijf als Datedge wel erg beperkt is om een sterke en ongehinderde, creatieve informatiestroom te creëren, heeft de data-architect binnen zo’n bedrijf natuurlijk wel een hoge toegevoegde waarde omdat hij de informatiestromen binnen het beperkte deelgebied van de database weet te ontwerpen en optimaliseren.
Maar Datedge weet niet goed weg met de kennis en de informatie die worden gegenereerd door bijvoorbeeld collaboratiesoftware (groupware). Daarvoor zijn informatiearchitecten van een andere orde nodig (overigens is de term wel degelijk ingeburgerd in de Vlaamssprekende ict-wereld). Hoewel het volgende niveau van informatiearchitecten ook op een technisch niveau werkt, en deze mensen dus geen globaal plan maken voor de doorstroming van datgene wat uiteindelijk de kennis in een bedrijf moet vergroten, zijn ze wel degelijk te betitelen als informatiearchitecten.
Zij werken immers met instrumenten die het midden houden tussen workflow en documentbeheer. Een goed voorbeeld van zulke mensen zijn zij die de informatiestromen tekenen bij de klanten van leveranciers van cpc-producten (Collaborative Product Commerce). Voorbeelden van cpc-bedrijven zijn Celestica en Matrixone. Met name die laatste beschikt volgens Gartner Group over een systeem dat productontwikkeling en – opvolging op een ingrijpende wijze kan verbeteren. Het systeem dat een onderneming als Matrixone op de markt brengt, is bruikbaar voor alle soorten producten – ook serviceproducten – en rafelt deze uiteen in kleine componenten die vervolgens in verschillende combinaties opnieuw te gebruiken zijn.
Hoger niveau
Cpc-leveranciers komen oorspronkelijk uit de productontwikkelsfeer, waar ze nog steeds de software leveren aan fabrikanten die er hun assemblageprocessen mee automatiseren. De projectleider van een cpc-implementatie kan beschouwd worden als een informatiearchitect op een wat hoger niveau dan de data-architect van Datedge. Om zo’n systeem op te zetten heeft hij immers een goed inzicht nodig in de samenstelling van het eindproduct en de processen die de productie – ook van service producten zoals verzekeringspolissen en bankdiensten – definiëren. Die processen zijn nog belangrijker geworden nu de eerste ‘c’ in cpc zo prominent doorklinkt.
Het ‘collaboratieve’ element heeft in de cpc-markt de behoefte aan een echte informatiearchitect enorm vergroot. Het heeft ervoor gezorgd dat degene die een cpc-systeem uitwerkt niet alleen meer inzicht moet hebben in de productieprocessen, maar ook in de uitwisseling van informatie en componenten met leveranciers.
Cpc-software maakt immers productieketens mogelijk die via extranetten lopen naar leveranciers en klanten. De sterkte van bedrijven als Matrixone of Celestica ligt er volgens analisten in dat ze deze hele keten grafisch kunnen beheren, met een mogelijkheid om op diverse niveaus in te zoomen en daarnaast informatie opnieuw te gebruiken in andere ‘rules-based contexts’.
Ongestructureerd
Een vergelijking met documentbeheer dringt zich op, en dat is niet onbelangrijk in het kader van dit onderwerp. Immers, negentig procent van de informatie en van het kennispotentieel in een organisatie ligt helemaal niet in databases, maar wel in de uitwisseling van ideeën en concepten en in ruwe informatie tussen mensen en bedrijven, en vooral in documenten.
Daar waar Datedge-architecten de ongestructureerde informatie bewust buiten beschouwing laten omdat het hun markt niet is, gaan bedrijven als Matrixone al een forse stap verder. Zij nemen het samenwerkingsaspect en de ongestructureerde informatiestromen tot op zeker niveau mee in hun architectuur.
Maar ook de benadering van bedrijven als Matrixone loopt op een bepaald ogenblik tegen zijn beperkingen aan – hoewel dergelijke leveranciers hard werken aan een volledige uitwisseling van gestructureerde en ongestructureerde informatie door middel van XML. Op dit ogenblik creëren al die afzonderlijke informatiearchitecten echter wellicht informatie-eilanden.
Ze lopen elkaar voor de voeten en er is weinig of geen informatie-uitwisseling tussen hen onderling omdat ze te technisch en te productgericht denken. Bedrijven die al menig informatiearchitect over de vloer kregen, weten dat de man of vrouw zelden in staat is om de informatiestroom beter te laten verlopen. Precies omdat ze de zaken niet aanpakken op een globaal, managementniveau. Dat besef leeft bij sommige leveranciers, maar niet voldoende.
Kennisbeheer
Maar soms blijkt dat besef bij een leverancier te leven bij wie niemand het verwacht. Microsoft beweert al jaren een architectuur te willen uitbouwen waarin kennisuitwisseling en -beheer een centrale rol spelen. Tot nu toe was daar vrij weinig van te merken. Met Exchange 2000 kwam Microsoft al wat dichter bij het doel, maar helemaal ‘KM’ is Exchange nog steeds niet, om van ‘dashboards’ maar te zwijgen.
Omdat Microsoft weinig vertelt over architecturen op managementniveau – meestal blijft het bedrijf steken bij een uiteenzetting over besturingssystemen – wordt de indruk gewekt dat ook de kreet ‘kennisbeheer’ bij Microsoft een marketingstunt is. Uit een interview met Milo Schaap, productmanager server applications – niet bepaald de functie waar je veel kennis en interesse over kennisbeheer en informatiearchitecten zou verwachten – blijkt echter al snel dat het Microsoft wel degelijk menens is met informatiearchitecturen.
Microsofts opvatting over wat een informatiearchitect precies is, blijkt erg goed aan te sluiten bij de vereiste dat het gaat om een managementfunctie. Volgens Schaap moet zo iemand eigenlijk een manager zijn met een gedegen kennis van ict en van informatiestromen zoals we dat kennen uit het kennisbeheer. Blijkbaar heeft Microsoft goed nagedacht over de informatiearchitect, want Schaap weet te vertellen dat zo iemand de sleutelpositie houdt om kennis binnen een organisatie te verdelen en aan te maken.
Daarbij vindt Schaap dat zo’n architect zowel op bedrijfscultureel vlak als op management- en instrumentaal niveau (instrumentaal in de zin van het hele ‘it-lichaam’ in een bedrijf, dat bestaat uit alle verschillende systemen) moet kunnen aangeven hoe de dingen optimaal in elkaar moeten haken opdat een ‘kennisbroeikas’ ontstaat.
Op het niveau dat Schaap schetst – en dat dus Microsofts opvatting reflecteert – is de informatiearchitect volkomen in staat informatie-eilandjes uit te sluiten. Paradoxaal genoeg kan de taakomschrijving daarbij vager worden. Bovendien is het ook moeilijker om op managementniveau oude gewoonten en cultureel bepaalde procedures te wijzigen.
Abstracte zaken
Het in technologie omzetten van de concepten en uitgetekende stromen is nog het minste. Bedrijven als Barco, Swift en Sony Europe hebben evenwel informatiearchitecten ingeschakeld op een permanente basis omdat zij beseffen dat de nieuwe manieren van zakendoen meer zijn dan een tijdelijk verschijnsel. Ze realiseren zich dat fenomenen als ‘e-business’ en ‘e-commerce’ een volkomen andere klant aanspreken. Het naar de zin maken van die nieuwe klant vereist een heel ander soort organisatie waarin kennisbeheer een centrale rol speelt.
De informatiearchitect op dit niveau heeft het over abstracte zaken als organisatieontwikkeling, horizontale organisaties, decentralisatie, teamprestaties en afdelingsoverstijgende kennisstromen. Terwijl een bedrijf als Microsoft zulke informatiearchitecten vanwege zijn omvang als bijna vanzelfsprekend inschakelt, valt het niet mee kleinere bedrijven te vinden die op dit niveau een zinnige invulling kunnen geven aan informatiearchitectuur.
Wetenschappelijk
Op zoek naar informatiearchitecten vond ik er in de Benelux één die zich nadrukkelijk op een wetenschappelijke onderbouw beroept. Icms (Information, Creation and Management Solutions) baseert zich op psychologisch onderzoek voor het ontwerpen van kennisstromen.
Het bedrijf stoelt zijn architectuur vooral op een combinatie van contextgegevens en cognitieve eigenschappen. Het gebruikt het inzicht dat psychologische processen altijd gepaard gaan met associaties van begrippen. Als iemand bijvoorbeeld zware dieselolie ruikt, denkt hij wellicht aan een welbepaald schip waarop hij als kind een maand lang een droomvakantie doormaakte. Dat soort associaties vertaalt Icms in een product waarmee naar ongestructureerde informatie kan gezocht worden door middel van een tijdelijk clustering van verwante begrippen – vergelijkbaar met de manier waarop mensen zich dingen herinneren.
De Icms-architectuur en de mensen die bij een klant eerst gaan kijken in welke context en cognitieve omgeving hun producten zullen moeten werken, baseren zich echter in belangrijke mate op managementbegrippen als re-engineering en teamwork in plaats van interne concurrentie. CEO Hans Van Heghe: "We proberen mensen te helpen minder werk te doen in dezelfde tijd door een systeem uit te dokteren dat tot op zekere hoogte ‘nadenkt’ over de informatie die mensen nodig hebben bij het uitvoeren van hun opdracht." Dat ‘nadenken’ bestaat uit het leggen van de associaties, waarbij Icms een soort netwerk van categorieën opstelt voor elk bedrijf afzonderlijk (hoewel het meestal een hele industrie betreft). Associaties van begrippen worden gelegd binnen deze Knowledge Reference Tree.
Het ultieme doel is natuurlijk – net als dat het geval is bij Datedge, Matrixone en Microsoft – het verbeteren van de efficiency en het verhogen van de productiviteit. De slaagkans van een bedrijf met een benadering als die van Microsoft of Icms is echter globaal gezien groter dan de anderen. Icms benadrukt immers dat een kennisarchitectuur alleen maar zinnig kan zijn als de hele bedrijfscultuur wijzigt. Zo moeten mensen bijvoorbeeld niet bang zijn om kennis te delen. Een juiste atmosfeer de angst voor het delen van unieke kwaliteiten daarom weg nemen.
Uiteraard kunnen systemen als dat van Icms niet optimaal functioneren als ook de andere systemen als databases en groupware niet goed zijn gestructureerd. De taak van de data- en informatiearchitecten op dat niveau is dus even belangrijk als de taak van de Icms-architect. Zonder hen geldt het aloude gezegde in de ict-wereld: ‘garbage in, garbage out’.
Erik Vlietinck Freelance Medewerker
