De gemeente Arnhem is op it-gebied met een ware inhaalslag bezig. Had twee jaar geleden geen enkele ambtenaar e-mail, nu is er volop internet, een nieuw datacenter en een volwaardig opererende centrale it-afdeling. Uitbesteding behoorde niet tot de overwegingen.
In de oude situatie bestierden de zes gemeentelijke diensten hun eigen automatisering en data-opslag. Met oog op de nabije toekomst – OL 2000, e-government en het ambitieuze groeiplan 'Arnhem op weg naar 2015' – besloot de gemeente in 1998 dat er een gemeenschappelijk ict-aanpak moest komen. Gekozen is voor centralisatie van de gegevens en het beheer, waardoor de broodnodige integratie van gemeentelijke gegevensverzamelingen te realiseren valt.
Hierbij speelde mee dat veel systemen niet millennium- en eurobestendig waren en dat er geen fatsoenlijke kantoorautomatisering (ka) bestond. In 1999 startte de vernieuwingsslag met een nieuw ka-project, waarbij ambtenaren voor het eerst e-mail en internet-faciliteiten kregen. Vorige week werd het nieuwe datacenter geopend, waarmee in 2000 met hulp van it-partners Centric en Hewlett-Packard begonnen was in het kader van de centralisatie. Eind dit jaar moet er ook een uitwijk geregeld zijn voor calamiteiten.
Centralisatie
"De gemeente had ook kunnen kiezen voor het handhaven en uitbreiden van de decentrale systemen", zegt Martien van Wanrooy, sectorhoofd Centrale IT-afdeling gemeente Arnhem, kortweg Cita geheten. "Dat was ongeveer even duur als centralisatie. Maar één centraal datacenter biedt toch de meeste voordelen: een hogere beschikbaarheid, snelle en flexibele uitbreidingsmogelijkheden, een vereenvoudiging van beveiliging en beheer, en een hogere back-up en herstelsnelheid." Volgens Van Wanrooy is er met een schuin oog gekeken naar uitbesteding van het it-beheer, maar was de gemeente daar nog niet aan toe.
Tijdens de bouw van het nieuwe datacenter verving Cita de tien decentraal gestalde Unix-servers door drie zwaardere HP Unix-servers (type N-klasse) binnen één centraal Unix-centrum, gekoppeld aan een HP Surestore XP256 voor de opslag van alle data met een capaciteit van 1 terabyte (uit te bouwen tot 2,3 TB). Om de centrale opslag te realiseren, bouwde Cita een van de bestaande systemen uit.
Spil
Nu de gemeente over een heus rekencentrum beschikt, is Cita met veertig medewerkers de spil van de automatisering geworden. Het beheert het gemeentenetwerk met 2400 eindgebruikers en 1950 pc's. Dat betekent een grotere klantgerichtheid. "Twee jaar geleden was het geen ramp als iemands pc het een tijdje niet deed. Nu we weer bij zijn op ict-gebied mag zoiets niet meer voorkomen", zegt Van Wanrooy.
Er bestaat nog gedwongen winkelnering bij de gemeente. Diensten die wel zelf verantwoordelijk zijn voor hun toepassingen, nemen van Cita allerlei pc- en netwerkgerelateerde zaken af waar ze een bepaald bedrag voor betalen, bijvoorbeeld 3300 gulden per standaardwerkplek. Volgens Van Wanrooy hanteert zijn dienst concurrerende prijzen, "al hoeven wij niet met BTW en winst rekening te houden". Over een paar jaar bepaalt het gemeentebestuur of de gedwongen winkelnering wordt opgeheven.
De overgang van de systeembeheerders van de zes diensten naar Cita ging in het begin niet van harte. "Er bestonden cultuurverschillen. Men was ook niet gewend om met elkaar samen te werken. Maar we hebben er goed met elkaar over gepraat", vertelt Hans Portengen, afdelingshoofd systeembeheer van Cita. Hij maakte zich extra zorgen over de oudere medewerkers, maar ook hen is de nieuwe, semi-concurrerende manier van werken goed bevallen. Tot nu toe is er van het dozijn systeembeheerders slechts één persoon vertrokken. Een van de doelstellingen van de vernieuwingsslag was om de it-medewerkers meer perspectief te bieden, zodat ze niet naar een andere werkgever zouden overstappen. Portengen: "Ze kunnen zich nu meer verdiepen in de materie. We hoeven dan ook minder specialisten in te huren."
Centric en Arnhem
Automatiseerder Centric is al vijfentwintig jaar it-leverancier van de gemeente Arnhem. Het bedrijf sleepte kortgeleden ten koste van Civility opnieuw een opdracht binnen en mag een nieuw gemeentelijk heffingensysteem bouwen. Ondanks de innige relatie wordt niet elke opdracht aan het bedrijf Centric gegund. Zo koos Arnhem als nieuw financieel pakket de oplossing van Decade. De website werd zelfs ontworpen door East Side, een in de gemeentewereld onbekend internetbedrijf.
