Juridische bewijskracht elektronisch opgeslagen documenten is zwak

De elektronische archivering zal de komende jaren waarschijnlijk een hoge vlucht nemen. Met name de snelle, niet locatiegebonden toegankelijkheid biedt grote voordelen. Maar hoe ga je om met vertrouwelijke stukken, wat is de juridische bewijskracht van digitale documenten, en wat zijn de fiscale eisen? In dit tweede deel gaat Frits Timmerhuis onder meer in op deze aspecten, en belicht hij de randvoorwaarden bij digitale opslag.

Bij elektronische dossiers zijn de stukken veel toegankelijker dan bij een papieren archief. Ze zijn op ieder aangesloten beeldscherm te raadplegen. In het geval van papieren dossiers moet iemand letterlijk over de drempel heen om in de kasten met mappen te kunnen kijken.
Over het aspect ‘vertrouwelijk’ wordt echter heel verschillend gedacht. Zo is het interessant te zien dat bij sommige organisaties alle binnenkomende post met het opschrift ‘persoonlijk’ of ‘vertrouwelijk’ ongeopend naar de geadresseerde gaat, terwijl er ook voldoende bedrijven zijn waar eenvoudigweg alles wordt geopend.
Ten aanzien van de elektronische archivering zijn er grofweg twee mogelijkheden.
Bepaalde soorten stukken, waarvan een duidelijke lijst dient te komen, krijgen de beveiliging ‘vertrouwelijk’. Alleen degenen die daartoe geautoriseerd zijn kunnen de inhoud van deze stukken op hun beeldscherm bekijken. Veel programma’s voor elektronische archivering bieden tevens diverse specifieke beveiligingen, zoals ‘personeelszaken’ en ‘directiezaken’.
Een andere benadering gaat ervan uit dat alles als vertrouwelijk is te beschouwen en dat van de medewerkers die in de elektronische dossiers kunnen kijken mag worden verwacht dat ze zorgvuldig met de informatie omgaan. In de praktijk raakt iedereen die bij een organisatie gaat werken, ongeacht de positie, al snel op de hoogte van allerlei zaken. Het is binnen de kortste keren niets bijzonders en dus niet interessant meer. Waarom moeilijk doen over beveiliging als het misschien niet nodig is? Het toevoegen van beveiligingen kan juist de nieuwsgierigheid wekken. Anderzijds bestaat de kans dat ook allerhande gewone stukken ten onrechte van een beveiliging worden voorzien en vervolgens voor bijna niemand toegankelijk zijn.
Uiteraard ligt het voor de hand bepaalde typen gevoelige dossiers, zoals personeeldossiers, toch af te schermen met een beveiliging.

Juridische bewijskracht

Alleen documenten, opgemaakt door of ten overstaan van een openbaar ambtenaar, hebben een gegarandeerde bewijskracht. Voor alle andere documenten geldt dat het aan de rechter is daaraan bewijskracht te ontlenen. Met de handtekening van gescande documenten is, net als bij een fotokopie, uitstekend te sjoemelen. De juridische bewijskracht van elektronisch opgeslagen stukken is in principe dus vrij zwak.
De beste garantie geeft een opslagmedium waarbij de informatie in ieder geval niet meer gewijzigd kan worden, zoals de worm-schijf en de éénmalig beschrijfbare cd-rom. Desondanks gebruiken de meeste organisaties nu een server voor de opslag van het elektronische archief, vanwege een steeds grotere opslagcapaciteit, dalende aanschafprijs en snelle toegankelijkheid.
Voor de juridische problematiek zijn er drie oplossingen mogelijk.
Neem bewust een risico en bewaar alle documenten slechts in digitale vorm. Er zijn organisaties die zo werken en ervan uitgaan dat het met de financiële risico’s rond het verliezen van een rechtszaak wel zal meevallen. Doorgaans staat een ondertekend document niet op zich, maar is deze onderdeel van een hele geschiedenis. Bovendien wordt het mogelijke financiële risico gecompenseerd door de besparing op arbeidsloon en kantoorruimte, doordat er geen papieren stukken meer opgeborgen en bewaard hoeven blijven.
Een tweede oplossing betreft het handhaven (naast het elektronische archief) van de papieren dossiers, met daarin alleen de juridisch belangrijke stukken, zoals contracten en ondertekende akkoordverklaringen. Vanwege de ordening van de dossiers zijn deze stukken altijd weer terug te vinden, wat er ook met het elektronische archief gebeurt. Een duidelijk nadeel is dat er een papieren archiefsysteem in stand blijft met dikwijls toch nog een flinke omvang, doordat de mappen zelf ook ruimte innemen.
De derde mogelijkheid is om de juridisch belangrijke stukken op te bergen in ordners, op volgorde van scandatum. Hierbij fungeert het elektronisch archief als index: eerst zoek je het digitale document op, en vervolgens het papieren.
Het voordeel is dat er een compact en geleidelijk groeiend bestand van ordners ontstaat, dat slechts een fractie van het archiefbestand inneemt als bij de hierboven beschreven oplossing. Het nadeel is dat de papieren stukken alleen maar zijn te vinden, zolang de elektronische variant beschikbaar is.

Fiscale eisen

Digitaal opgeslagen documenten van administratieve aard dienen acceptabel te zijn voor de belastingdienst. Voor bedrijven en instellingen bestaat de wettelijke verplichting de administratie zeven jaar zodanig te bewaren dat een belastingcontrole ervan binnen een redelijke termijn kan worden uitgevoerd. In oktober 1999 heeft de belastingdienst de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ gepubliceerd. Hieronder volgt een greep uit de inhoud.
In principe moet u de gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen factuur moet dus het papieren origineel worden bewaard. Ook gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, moeten in principe in dat computersysteem bewaard blijven.
Onder bepaalde voorwaarden is het echter toegestaan de gegevens op een andere manier op te slaan. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer u gegevens overzet op een ander computersysteem, papieren documenten inscant of gegevens overzet op microfiche.
Deze voorwaarden zijn: u zet alle gegevens inhoudelijk juist over. U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is. U kunt de overgezette gegevens binnen redelijke termijn (re)produceren en leesbaar maken. U zorgt er ten slotte voor dat een controle van de overgezette gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Indien aan de bovengestelde voorwaarden is voldaan, hoeft u de originele gegevens niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren.
In principe is het niet toegestaan computerbestanden af te drukken om vervolgens de digitale gegevensbestanden te verwijderen. Alleen als de administratie van geringe omvang is, zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke termijn kan worden gedaan, mag u de digitale gegevensbestanden verwijderen. Hierover dient eerst contact te worden opgenomen met de belastingdienst.
Dit leidt tot de volgende conclusie. Als een document volledig inhoudelijk en met behoud van de uiterlijke kenmerken wordt gedigitaliseerd, mag de digitale ‘image’ in plaats van het originele document worden bewaard. Wanneer er slechts sprake is van het in de administratie invoeren van documentgegevens, zoals het inboeken van een ingekomen factuur, moet het originele papieren document echter wél bewaard blijven.

Duurzaamheid

Momenteel is er veel aandacht voor digitale duurzaamheid. Hoe valt te garanderen dat digitaal opgeslagen gegevens ook over twintig jaar nog leesbaar zijn? Het is een dankbaar onderwerp voor tal van seminars en workshops, waarin doorgaans het belang van een zorgvuldige conversieprocedure wordt benadrukt.
Digitale opslag is per definitie echter nìet duurzaam. Het is inherent aan het medium. Probeer maar eens een disk-drive te vinden waar nog een 5� inch diskette in past. Doordat gedigitaliseerde documenten alleen zichtbaar zijn met de juiste, bij elkaar passende apparatuur en programmatuur, én door de voortdurende opeenvolging van nieuwe hard- en software, met telkens de noodzaak van conversie, komt er een moment dat documenten om de een of andere reden niet meer te raadplegen zijn. Iedereen maakt op zijn tijd fouten, dus ook bij een conversie. Of er zijn alweer vijf nieuwe versies geweest van de ‘retrieval’-software en de gebruiker heeft toevallig de laatste twee gemist.
Het is zinvol te beseffen dat er binnen de organisatie en het management nu misschien veel aandacht is voor de aspecten digitale duurzaamheid, conversies en dergelijke, maar dat dit in de toekomst misschien anders kan liggen. Het goed doortimmerde rapport met voorschriften ligt dan wellicht onder in de bureaulade van een opvolger te verstoffen.
Niemand zal dus kunnen garanderen dat opgeslagen gegevens over twintig of dertig jaar nog allemaal leesbaar zijn. In dit opzicht wekt de term ‘digitale duurzaamheid’ zelfs valse verwachtingen.
Digitale opslag leent zich dan ook met name voor stukken die hoogstens zo’n tien jaar blijven bewaard. In die periode vindt slechts een beperkt aantal conversies plaats, zodat het risico beperkt blijft. Voor lang te bewaren documenten is eigenlijk alleen een ‘hard copy’ op papier of microfilm verantwoord. Tenzij er heel bewust een risico wordt genomen.

Conversie papieren dossiers

Wat gaat er na de start van de elektronische archivering gebeuren met het huidige papieren archief? Afhankelijk van waar de prioriteit wordt gelegd, zijn er drie mogelijkheden.
Niet scannen. Er wordt een duidelijke datum vastgesteld tot wanneer stukken zijn te vinden in het papieren archief. Alle documenten vanaf die datum zitten in het elektronisch archief. Men neemt de mogelijke hinder voor lief met de gedachte dat de papieren dossiers steeds minder nodig zullen zijn.
Het voordeel ligt op financieel gebied. Er is geen kostbare conversieoperatie nodig.
De nadelen zijn dat er nog jarenlang met twee archiefsystemen wordt gewerkt, het huidige papieren archief al die tijd in complete vorm gehandhaafd moet blijven en het nieuwe elektronische archief de eerste tijd uit vrijwel lege mappen zal bestaan, hetgeen doorgaans niet bevorderlijk is voor de acceptatie door de organisatie.
Gefaseerd scannen. De huidige papieren dossiers worden niet allemaal ineens gescand, maar bijvoorbeeld op het moment dat een dossier na raadpleging weer moet worden opgeborgen. Er zou een medewerker speciaal met deze klus belast kunnen worden, zodat het de overige werkzaamheden niet doorkruist. Na verloop van tijd zijn de meeste dossiers op deze wijze verwerkt en kan de rest worden aangepakt.
Het voordeel is dat er geen grote scanoperatie nodig is, terwijl het papieren archief toch langzamerhand gaat verdwijnen. Het nadeel is een jarenlange onduidelijkheid over waar een dossier is te vinden: elektronisch of in het papieren archief. Die onduidelijkheid zal de acceptatie van het elektronisch archief niet bevorderen.
Volledig scannen. Dit is hoe dan ook een zeer arbeidsintensieve klus. Na afloop is er echter een compleet elektronisch archief waardoor de huidige papieren dossiers naar het statisch archief (en vervolgens de prullenbak) kunnen en de ruimte beschikbaar komt voor andere doeleinden.
Een mogelijk struikelblok vormen de hoge personeelskosten van deze klus. Per document is dit niet alleen de tijd van het scannen zelf (enkele seconden), maar ook het voorafgaand opschonen van dossiers, het verwijderen van nietjes en paperclips, het eventueel opplakken van kleine briefjes, het bijstellen van de apparatuur bij moeilijk scanbare documenten én het tijdrovende toekennen van de indexeringskenmerken. Bovendien moet er rekening mee worden gehouden dat degenen die dit doen niet continu zullen werken, maar ook af en toe een kop koffie drinken en een praatje maken en naar het toilet gaan. De conversiekosten vallen doorgaans hoger uit dan de aanschafkosten van de nieuwe apparatuur en software.
Dikwijls is het raadzaam de documenten niet ieder apart te scannen en te indexeren, maar zoveel mogelijk tezamen als één document. Anders kan het verwerken van elk dossier meerdere uren vergen. De stukken worden bijvoorbeeld onder de verzamelnaam ‘conversiedocumenten’ als één document elektronisch gearchiveerd. Er is dan wel het nadeel dat men bij het weer opzoeken van een bepaald stuk vaak eerst allerlei andere documenten moet doorbladeren.

Aanpak

Archiefautomatisering wordt doorgaans gekenmerkt door een veelvoud aan kleine details en kleine problemen, zowel computertechnisch, archieftechnisch, als in de organisatorische sfeer. Wanneer er in het begin te veel hooi op de vork wordt genomen is de kans op mislukken reëel aanwezig.
Meestal gaat de voorkeur uit naar een fasegewijze aanpak, waarbij stap voor stap ervaring wordt opgedaan die nodig is voor de volgende fase. Elke fase krijgt een duidelijke startdatum en duurt niet langer dan noodzakelijk. Hierbij is het raadzaam te beginnen bij een duidelijk afgebakend archiefonderdeel. Bij voorkeur een bestand waarvan de dossiers relatief eenvoudig van opzet zijn en vaak worden geraadpleegd.

Randvoorwaarden

Aan het succesvol opzetten van een elektronisch archief is een aantal belangrijke randvoorwaarden verbonden, die hieronder volgen.
Met name in de beginfase staat de ict-afdeling voortdurend ‘stand-by’ in verband met mogelijk problemen.
Minimaal twee snelle doorvoerscanners worden aangeschaft, waarvan één voor permanente ‘stand-by’. De eenvoudige ‘flatbed’ scanners, die tegenwoordig haast niets meer kosten, zijn voor dit soort toepassingen af te raden. Ze werken omslachtiger en zijn eigenlijk alleen geschikt voor incidenteel gebruik. Voor een conversieproject zijn meestal extra scanners nodig.
De aanschaf van 19- of 21-inch beeldschermen zijn noodzakelijk voor degenen die worden belast met het elektronisch archiveren. Dikwijls moeten op het scherm verschillende documenten met elkaar worden vergeleken.
De lijnverbindingen hebben voldoende capaciteit. Een digitaal dossier neemt veel geheugenruimte in beslag en vergt dus het nodige van een lijnverbinding. Er moet worden voorkomen dat gebruikers ‘eindeloos’ moeten wachten voor de documenten op hun beeldscherm verschijnen.
Er is voldoende opslagcapaciteit voor de eerstkomende tijd. Wellicht is al dadelijk een aparte server noodzakelijk.
Vanaf de start vindt dagelijks een ‘back-up’ plaats, die wordt opgeslagen in een brandvrije database.
Van meet af aan zijn er voldoende aansluitingen om mogelijke frustraties bij de gebruikers te voorkomen.
Dikwijls is er een onderscheid tussen ‘dedicated’ en ‘concurrent’ licenties. Bij een ‘dedicated’ licentie is sprake van een één-op-één situatie. Met name bij degenen die worden belast met het elektronisch archiveren is dit type aansluiting vereist. Bij een ‘concurrent’ licentie is het aantal gelijktijdige gebruikers beperkt tot het aantal licenties. Als vijf ‘concurrent’ licenties gelijktijdig werken zal nummer zes moeten wachten tot één van de vijf andere gebruikers de toepassing afsluit.
Er is voldoende budget voor het inrichten van een professionele organisatie die de post scant, indexeert, verspreidt en elektronisch archiveert. De aanschaf van de benodigde hard- en software alleen is niet voldoende. Het aan te schaffen dis-programma is slechts een geavanceerd stuk gereedschap. De elektronische postverwerking en archivering zal doorgaans meer aandacht en tijd vergen dan de papieren situatie. Dikwijls is de aanstelling van een archivaris aan te bevelen, mede met het oog op verdere uitbreidingen van het elektronische archief.
Er wordt een ‘supergebruiker’ aangesteld, bij voorkeur de archivaris, die als taken krijgt: nieuwe gebruikers op het systeem toegang verlenen; het toekennen van wachtwoorden; beheer van de indextools; het in de gaten houden van de beschikbare opslagcapaciteit, en het aanmaken van nieuwe elektronische archiefkasten.
Tot slot is er voldoende aandacht voor de instructie van de gebruikers van het elektronisch archief.
 
Het eerste deel van dit artikel verscheen in Computable van 2 maart.
 
Voor- en nadelen verschillende achiveringsmedia
Voordelen papier

• met het blote oog leesbaar
  
• prettig leesbaar
  
• snel door te bladeren
  
• meerdere documenten vergelijken gaat makkelijk