Digitaal opslaan van documenten: hoe en waarom?

Het papierloze kantoor is er nooit gekomen. Maar met elektronische archieven kunnen kantoren wel papierarm worden. De voordelen van elektronische archivering liggen vooral aan de gebruikerskant. Met een ‘druk op de knop’ komt alle informatie beschikbaar. Klanten ervaren bovendien dat ze sneller worden geholpen. In een serie van twee artikelen laat consultant Frits Timmerhuis zien wat er allemaal komt kijken bij het digitaal opslaan van documenten, en belicht hij voor- en nadelen.

Bij een elektronische wijze van archiveren worden de documenten in de vorm van digitale gegevens opgeslagen op een magnetische of optische drager. Ze zijn te raadplegen via de aangesloten pc’s. Afdrukken op papier worden gemaakt met de printer en zijn doorgaans natuurgetrouw.
Een elektronisch archief wordt vaak aangeduid met de benaming dis: documentair informatiesysteem. ‘Officieel’ valt microfilm ook onder de categorie dis, maar in de praktijk wordt met dis meestal alleen digitale opslag bedoeld. Een computerprogramma voor digitale opslag heet een dis-programma. Andere regelmatig gebruikte benamingen voor een elektronisch archief zijn documentmanagementsysteem (dms) en ‘electronic document management’ (edm).
Documenten kunnen op twee manieren in het elektronische archief terecht komen.
De eerste manier is scanning, ook wel ‘imaging’ genoemd . De documenten worden met behulp van een scanner (beeldaftaster ter grootte van een klein kopieerapparaat) omgezet in een digitale gegevens. De gegevens worden doorgaans als een ’tiff’-document opgeslagen, een ‘image’ (beeld; plaatje) waarvan de tekst niet meer gewijzigd kan worden. Doorgaans wordt voor dit soort werk een scanner met automatische documentdoorvoer gebruikt, waardoor ook het scannen van een document dat meerdere pagina’s telt slechts enkele seconden vraagt. Hierna vindt echter nog het tijdrovende toekennen van de indexeringskenmerken plaats.
Met name de binnenkomende post wordt op deze wijze gedigitaliseerd, soms ook de uitgaande post.
De tweede manier doet zich voor in de situatie dat het document al in digitale vorm bestaat. Het wordt dan vanuit een ander programma overgeheveld naar het dis-programma ter archivering. Het kan gaan om tekstverwerkingsdocumenten van uitgaande brieven of intern opgestelde stukken, maar ook om e-mails en faxen.

Bont aanbod opslagschijven

Aan het begin van de jaren tachtig verschenen de eerste systemen voor digitale opslag. De brochures beloofden een ruimtebesparing van meer dan 95 procent, een papierloos kantoor en nog veel meer. Meestal ging het om een op zichzelf staand (‘stand-alone’) systeem. Het bestond uit een scanner, een pc, een printer en een disk-drive met een optische schijf.
Een voordeel van de ‘stand-alone’ systemen was hun betrekkelijke eenvoud. De opgeslagen documenten waren echter slechts op één plaats raadpleegbaar. Ze werden al snel op opgevolgd door aan het computernetwerk verbonden systemen.
Gelijkertijd ontstond er een bont aanbod van opslagschijven. Ze kwamen in alle soorten en afmetingen. Een aantal benamingen: beeldplaat, optische schijf, ‘optical disc’, dor (‘digital optical recording’), draw (‘direct read after write’), worm (‘write once, read many’) en mo (magneto-optische schijf).
Iedere zichzelf respecterende fabrikant hanteerde bovendien zijn eigen methodieken waardoor van enige standaardisatie geen sprake was. Bovendien volgden de technische ontwikkelingen elkaar in een razend tempo op.
Wanneer je voor een kapitale som het archief op schijven van 1 GB had vastgelegd en vervolgens ontdekte dat er alweer goedkopere schijven waren van 10 GB, kon je toch wel een beetje boos worden. Het maakte veel potentiële gebruikers in ieder geval kopschuw.
De introductie van de cd-rom (compact disc – read only memory), de door jezelf beschrijfbare versie van de bekende cd, heeft voor stabilisatie gezorgd. Eindelijk was er een opslagmedium dat in ieder geval qua formaat redelijk gestandaardiseerd was. Bovendien hing er een vriendelijk prijskaartje aan. Door zijn eenmalige beschrijfbaarheid wordt deze cd nu ook in juridische zin als bewijsmateriaal geaccepteerd. Bij de ‘rewritable cd’ ligt dit anders. Deze kan als een floppy worden gewist en opnieuw beschreven. Hij is in principe niet geschikt voor documenten die worden bewaard om hun juridische bewijskracht, maar heeft verder veel toepassingsmogelijkheden.
Dikwijls wordt er gebruik gemaakt van een jukebox met enkele tientallen of honderden cd-rom’s, waardoor sprake is van een aanzienlijke opslagcapaciteit.

Ontwikkelingen

Inmiddels gaan de technische ontwikkelingen razendsnel. Tegen de tijd dat u dit leest is er misschien weer iets heel anders op de markt. Hierbij speelt onder andere het aspect dat producten voor de consumentenmarkt vaak ook een toepassing krijgen op kantoorgebied en daar een kostenverlaging veroorzaken.
Zo is er nu ook de dvd, het broertje van de ‘digital video disc’ die de videobanden aan het opvolgen is. Ofschoon de dvd hetzelfde formaat heeft als een cd, is er plaats voor zo’n 6 GB aan informatie, oftewel negen keer zoveel als op een cd past. Ook van de dvd bestaat zowel een eenmalig beschrijfbare als een herbeschrijfbare versie.
Verder wordt er gewerkt aan een fmd (‘fluorescent multi-layer disc’), ter grootte van een cd, waar maar liefst 140 GB op kan. De voortdurende capaciteitswedloop laat zich overigens makkelijk verklaren. Naarmate minder schijven nodig zijn voor de opslag van het archief, hoeft er bij het raadplegen ook minder van schijf te worden gewisseld. Het wisselen van schijven in een juke-box gaat redelijk snel, maar vraagt hoe dan ook altijd wachttijd. Het handigst is om alles op één schijf te hebben.
Ongeveer gelijktijdig met de opkomst van de cd-rom heeft zich ook een revolutie voorgedaan in de opslagcapaciteit en aanschafprijs van servers. Deze wijze van opslag was vanwege de kosten voorheen niet interessant voor bulkinformatie. Een compleet digitaal archiefbestand kan nu makkelijk op één server snel online toegankelijk zijn, tegen heel acceptabele kosten.
Verder is er de veelzeggende ontwikkeling dat dis-programma’s in toenemende mate worden geleverd door de grote leveranciers van software als onderdeel van het totaalpakket. Voorheen had je voor dis-programma’s voornamelijk aparte leveranciers, met hun eigen jaarlijkse dis-beurs. Digitale opslag is nu niet langer een op zichzelf staande actie vanuit de afdeling archief, maar is als ‘documentautomatisering’ steeds meer geïntegreerd in de totale automatisering van een organisatie. Dit geeft onder andere meer garantie dat het dis-programma aansluit bij de ‘hoofdprogrammatuur’ van de organisatie. In het hoofdprogramma aangemaakte documenten worden doorgesluisd naar het dis-programma en vervolgens digitaal gearchiveerd. Elektronisch archiveren is op die wijze niet langer iets heel bijzonders, maar gewoon een onderdeel van het dagelijkse werk.

Voordelen

De apparatuurkosten van digitale opslag zijn dramatisch gedaald en vormen nauwelijks nog een belemmering. Veel organisaties zijn dan ook bezig de meest gebruikte archiefonderdelen te automatiseren. De belangrijkste argumenten zijn de handige decentrale raadpleging vanaf ieders pc en de snelle toegankelijkheid.
Het medium waarop de digitale informatie zich bevindt staat nu veel minder in de belangstelling. De opslag vindt dikwijls eerst gemakshalve plaats op de algemene server. Vervolgens wordt er meestal toch een aparte server voor het archief aangeschaft. Zaken die veel aandacht vragen zijn de mogelijkheden van het dis-programma, het indexeren, het opschonen, het converteren van de papieren dossiers en de procedures die de compleetheid van het digitale archief moeten waarborgen.
De voordelen van elektronische archivering liggen vooral aan de gebruikerskant. Met een ‘druk op de knop’ komt de informatie beschikbaar. Men hoeft het werk niet te onderbreken omdat bepaalde gegevens ontbreken of elders gehaald moeten worden. Meerdere personen kunnen gelijkertijd hetzelfde dossier raadplegen.
De informatie kan in principe op iedere plaats worden opgevraagd, waardoor de medewerkers niet meer gebonden zijn aan een werkplek of locatie. Het past daarom uitstekend bij de nu erg populaire filosofie van de flex-plek.
Een ander belangrijk aspect is het klantvriendelijk werken. De klanten ervaren dat ze sneller, in de eerste lijn, geholpen worden omdat de medewerker achter zijn pc gelijk over alle informatie beschikt. Informatie die compleet en actueel is.
En dan is er natuurlijk het voordeel van ruimtebesparing. De kostbare kantoorruimte die nodig was voor de archiefkasten komt beschikbaar voor andere doeleinden.

Nadelen

De nadelen liggen vooral aan de beheerkant. Elektronische archivering stelt hogere eisen dan het beheer van papieren dossiers. De stukken zijn uit zichzelf niet zichtbaar terwijl het al snel om honderdduizenden documenten kan gaan. Een goed beheer van de documenten en het indexsysteem is de belangrijkste voorwaarde voor succes. Anders ontstaat er geleidelijk een chaos.
Van tevoren dient er bij veel dossiers een duidelijke standaardindeling te komen. Ze kunnen anders na verloop van tijd onoverzichtelijk worden door de grote hoeveelheid documenten, en daardoor onbruikbaar.
Het tijdrovende opbergen van papieren stukken is bij de elektronische archivering vervangen door het scannen en toekennen van indexeringskenmerken. Elk document, hoe onbenullig ook, dient te worden voorzien van een aantal kenmerken om het terug te kunnen vinden. Het vereist allemaal veel aandacht en nauwgezetheid. Alle stukken betreffende een zaak zullen steeds hetzelfde indexeerkenmerk moeten krijgen. Van een brief kunnen verschillende versies bestaan. Tekeningen worden vaak aangepast. Een polis kan een aanhangsel krijgen met gewijzigde voorwaarden. Verouderde stukken dienen te worden verwijderd om het geheel overzichtelijk te houden. Afgesloten dossiers worden verwijderd, of overgezet naar een ander bestand of een andere informatiedrager.
Verder plaatst een organisatie die overgaat op elektronische archivering zich in een afhankelijke positie. Bij een storing zijn de archiefdossiers niet meer te raadplegen. Hierbij zal men wellicht merken dat de belangstellingshorizon van de leveranciers doorgaans aanzienlijk korter is dan de afschrijvingstermijn van eenmaal aangeschafte systemen. Apparatuur en software gaan doorgaans niet langer dan zo’n drie à vijf jaar mee. Daarna heeft men telkens te maken met vervangingskosten en conversieperikelen.
Naar verwachting zal het aspect ‘afhankelijkheid’ steeds minder als knelpunt worden ervaren. Wanneer je thuis al dagelijks zit te surfen op internet, wil je ook op kantoor gebruik kunnen maken van alle mogelijkheden.

Programmatuur

Geen enkel programma voor archiefautomatisering zal volledig tegemoet komen aan alle wensen. De neiging om special aanpassingen te laten aanbrengen is dikwijls groot. De ervaringen wijzen er echter op dat enige terughoudendheid met het laten maken van speciaal maatwerk wenselijk kan zijn.
Allereerst zijn er natuurlijk de extra kosten. Belangrijker is echter dat speciale aanpassingen dikwijls ontwerpfoutjes bevatten. Deze kunnen veel ergernis én veel tijdverlies bij de start van het automatiseringsproject veroorzaken. Bij de standaardpakketten zijn doorgaans weinig problemen meer te verwachten, aangezien de kinderziekten er al zijn uitgehaald. Verder zouden de speciale aanpassingen misschien problemen kunnen geven bij de koppelingen met andere programma’s. Tot slot zijn de dossiers bij een toekomstige overstap naar nieuwe programmatuur wellicht lastiger te converteren.

Levensduur

Bij digitale opslag is de levensduur van de apparatuur en de informatiedrager nauwelijks van belang. Tien jaar gegarandeerde levensduur zal in de praktijk meer dan voldoende zijn. Binnen die periode wordt de informatie vrijwel zeker een of meerdere keren overgezet op een nieuwer type drager. In de automatiseringsbranche staat vijf jaar trouwens al gelijk aan een eeuwigheid. Garanties dat een cd-rom vijftig of honderd jaar meegaat zijn dus eigenlijk weinigzeggend. Ik sluit niet uit dat er al over zo’n twintig jaar niet eens meer cd-rom drives in de handel zullen zijn.

Tijdstip van digitale opslag

Afhankelijk van de archiefprocedure kan de digitalisering van een document op verschillende tijdstippen plaatsvinden. In de ideale situatie worden de binnengekomen stukken dadelijk na ontvangst ingescand en geïndexeerd. Vervolgens wordt de post via het computernetwerk, en bij thuiswerkers eventueel via internet, verspreid naar de behandelaars. Van elk stuk gaat bovendien een digitale ‘kopie’ in het centrale elektronische archief.
De papieren stukken gaan in de prullenbak, of worden tijdelijk als schaduwarchief op eenvoudige wijze op datum in ordners opgeborgen. Er zijn ook scanners die elk document gelijktijdig op microfilm vastlegt, zodat er ook zonder papieren stuk een goede juridische waarborg is.
Zo is sprake van een integraal systeem van postregistratie en digitale archivering. Indien alle binnenkomende documenten van belang op deze wijze worden verwerkt, en er ook van alle uitgaande post een kopie digitaal wordt verwerkt, kan er tenslotte sprake zijn van een papierarm kantoor. Uiteraard dienen in- en uitgaande faxen en e-mails van belang ook in het verhaal te worden betrokken. De organisatie ontvangt en verzendt papieren stukken, maar de behandeling en archivering binnen de organisatie zelf gebeurt helemaal digitaal.
Er zijn ook voldoende organisaties die ervoor kiezen de binnengekomen post eerst in papiervorm af te handelen en pas daarna, eventueel samen met de uitgaande brief digitaal te archiveren.
Een voordeel hiervan, althans voor sommigen, is dat er met papieren documenten wordt gewerkt. Ook kunnen stukken nu eerst worden geschoond van overbodig gebleken documenten of bijlagen, terwijl die bij eerstgenoemde mogelijkheid al gescand waren en zo voor bestandsvervuiling zorgen. Bovendien kunnen veel documenten nu als één set worden gescand en van indexeerkenmerken worden voorzien, hetgeen tijd bespaart.
Daar staat tegenover dat binnengekomen brieven nog steeds zoek kunnen raken en men geen gebruik maakt van eerdergenoemde integratiemogelijkheden.

Werkstroombeheer

Door het dadelijk inscannen van de ingekomen post is het mogelijk direct vanaf de werkplek toegang te krijgen tot alle documenten die onder behandeling zijn. Moest voorheen een document fysiek langs bijvoorbeeld vijf werkplekken om het te bewerken of te paraferen, nu kan het gedigitaliseerde document eventueel een vaste route van beeldscherm naar beeldscherm maken, afhankelijk van de procedure die wordt gevolgd. Zelfs kunnen twee of meer personen gelijkertijd aan een document werken.
De afhandeling van het proces wordt dan door dit werkstroombeheersysteem bestuurd en gecontroleerd. Ook kan het systeem signalerend optreden als bijvoorbeeld behandeltermijnen overschreden dreigen te worden. Het dis-programma moet hiertoe wel beschikken over modulen voor werkstroommbeheer. Bovendien dienen de werkprocessen duidelijk te zijn.

Benodigde opslagruimte per document

Gewoonlijk worden de beelden van de gescande documenten automatisch gecomprimeerd. Dat kan aardig wat opslagruimte schelen.
Een A4-document dat met een fijnheid van 300 dpi is gescand, zal ongecomprimeerd ongeveer 1 MB groot zijn. Wanneer dit beeld wordt gecomprimeerd volgens de Tiff groep 4 standaard, de meest voorkomende standaard voor zwart-wit beelden, is de benodigde opslagruimte te reduceren tot 35 KB. Documenten met illustraties, logo’s en dergelijke zijn doorgaans echter minder te comprimeren en vragen dus (aanzienlijk) meer ruimte. Dikwijls wordt de vuistregel gehanteerd van 50 KB per gescand document.
Indien al bestaande digitale gegevens worden overgeheveld naar het dis-programma, is veel minder ruimte nodig. Ga uit van gemiddeld 20 KB voor een volgetypte pagina A4. Het kan dus handig zijn uitgaande brieven niet te scannen, maar in plaats daarvan rechtstreeks digitaal op te slaan. Op deze tekstverwerkingsdocumenten is echter niet te zien of er een handtekening op de uitgaande brief stond en zo ja, welke. Indien het gewenst is dat de handtekening en eventuele andere kenmerken van de uitgaande brief zichtbaar zijn, zou eventueel toch gekozen kunnen worden voor het scannen van de uitgaande post.

Dossierindeling

Voor omvangrijke soorten dossiers dient van tevoren een standaardindeling te worden ontworpen. Anders worden ze na verloop van tijd onoverzichtelijk door de grote hoeveelheid documenten, en daardoor onbruikbaar. Deze belangrijke valkuil wordt wel eens over het hoofd gezien. De indeling dient indien mogelijk ook zodanig te zijn, dat dossiers op een gegeven moment met een ‘druk op de knop’ kunnen worden gesaneerd. Dikke papieren dossiers kunnen eventueel nog vrij makkelijk worden doorgebladerd, terwijl bij een elektronisch archief de verschillende documenten stuk voor stuk op het beeldscherm worden opgeroepen. Dat doe je niet lang voor de lol.
Het maken van een bruikbare standaardindeling vraagt alle aandacht. Deze klus kan doorgaans beter worden uitgevoerd door iemand met een archiefachtergrond. Iedereen moet er eigenlijk moeiteloos mee overweg kunnen. Probeer hem vooral zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te houden.
 
In het tweede deel van dit artikel, dat volgende week verschijnt, komen onder meer aan de orde: vertrouwelijke stukken, juridische bewijskracht, fiscale eisen, duurzaamheid en randvoorwaarden van digitale opslag.
 

Frans Timmerhuis Consultant Documentenbeheer
Dit artikel is een voorpublicatie uit Handboek Documentmanagement van Frans Timmerhuis, dat in mei 2001 verschijnt. Uitgeverij Elmar.
ISBN 90-389-1154-8,
Prijs f 39,50.