Oorlogsgravenstichting digitaliseert namenbestand

Meer dan twintig kasten staan er, gevuld met duizenden archiefkaarten. Elke kaart staat voor een persoonlijk drama. Sinds 1945 beheert de Oorlogsgravenstichting de graven van slachtoffers uit de Tweede Wereldoorlog. De 180.000 namen van Nederlanders die vielen zijn de afgelopen maanden stuk voor stuk opnieuw ingetikt. Doel: het vormen van een modern databeheersysteem, gebaseerd op Microsofts SQL-Server en Office2000-software. Auke Schouwstra constateert na een bezoek dat de stichting met een gerust hart de nieuwe eeuw in kan. ,,De belangstelling voor ons werk neemt alleen maar toe."

Typemachines, balpennen en archiefkaarten. Die vormden tot een paar weken geleden de belangrijkste hardware voor de invoer van gegevens bij de Oorlogsgravenstichting. Bijna vijftig jaar lang hield deze configuratie het vol. De kantoorautomatisering die in Nederland de afgelopen vijftien jaar een grote vlucht genomen heeft, leek het archief van de Oorlogsgravenstichting voorbij te gaan.
Het heeft even geduurd, erkent ook het hoofd Archief & Necrologie J. Teeuwisse van de Oorlogsgravenstichting. Maar sinds 1 januari 2001 is de situatie totaal anders. Toen werden de kaartenbakken in het statige Haagse kantoor aan de Zeestraat voor de laatste keer dichtgeschoven. Twee harde schijven van 9 gigabyte elk vormen nu officieel het nieuwe archief van de Oorlogsgravenstichting. De personalia van Nederlanders die omkwamen – ‘metterdaad de vijand bestrijdende, dan wel als gevolg van hun houding ten opzichte van die vijand’ – kunnen dan sneller en via meer ingangen opgezocht worden in het omvangrijke gegevensbestand. Omdat het nieuwe systeem een intranet-applicatie is, staat de weg naar het wereldwijde web ook open voor de Oorlogsgravenstichting. De typemachines kunnen de deur uit.

Ontoegankelijk

Nu had het automatiseerdersgilde de afgelopen jaren wel al een voet tussen de deur gekregen bij de stichting. Sinds 1990 draait er op het kantoor een klein netwerkje van zeven computers en een server van Compaq. De desktopcomputers, draaiend onder Windows NT 4.0, worden onder andere gebruikt voor het beheer van contacten met nabestaanden.
Maar het hart van de dienst, het 180.000 kaarten tellende archief met gegevens van oorlogsslachtoffers, blijft decennia lang zoals het is. Een ontoegankelijk bestand, dat slechts twee ingangen kent: de achternaam van het slachtoffer en de plaats waar hij of zij begraven zou moeten liggen. Teeuwisse: ,,Als een willekeurige gemeente in Nederland wil weten hoeveel oorlogsslachtoffers uit die plaats in de strijd gevallen zijn, kan de stichting die informatie bijvoorbeeld niet leveren. Een militair die wil weten hoeveel jongens van zijn regiment nu eigenlijk omgekomen zijn, kunnen we ook niet helpen. En de belangstelling voor ons werk neemt alleen maar toe”.
Bovendien worden bepaalde werkzaamheden langzamerhand toch wel als erg omslachtig ervaren. Voor het veranderen van de personalia van iemand uit het bestand moeten soms op drie plekken met de hand wijzigingen opgeschreven of getikt worden. Teeuwisse: ,,We vroegen ons af of we in de toekomst nog wel mensen konden vinden die dat werk wilden doen”.

Conservatieve organisatie

Als men rond 1990 de wens tot automatisering in de markt neerlegt, komen er al snel wat offertes binnen. Bij de stichting ontstaat de indruk dat men de klus ‘wel even zal klaren’. ,,Voor ons, als een toch wat conservatieve organisatie, ging dat wat te snel. We zochten een meer adviserende instelling. We wilden het eigenlijk sámen doen."
De stichting komt in 1991 terecht bij de Haagse Hogeschool. De afdeling automatisering van de school verzorgt ook opdrachten voor buitenstaanders. ,,Met behulp van studenten zou er een database gebouwd worden op basis van onze wensen”, aldus Teeuwisse. Vol goede moed beginnen beide partijen aan het project. Een paar jaar later en vijftienduizend gulden armer neemt de stichting gedesillusioneerd afscheid. Het project is dan in een klassieke valkuil terechtgekomen. Tijdens het ontwerp van de database komen er telkens nieuwe wensen op bij de Oorlogsgravenstichting, waar de uitvoerder niet voldoende weerstand tegen biedt. Dat komt onder andere omdat de groep studenten die de opdracht uitvoert, vaak wisselt van samenstelling. Het project verloopt steeds stroperiger, totdat in 1997 de Oorlogsgravenstichting de opdracht intrekt.
Omdat de noodzaak tot automatisering niet verdwijnt, zoekt de stichting een andere partner. Dat wordt uiteindelijk automatiseerder UCC in Nieuwegein. Het bedrijf krijgt de opdracht een nieuwe database te ontwikkelen en daarnaast zorg te dragen voor het digitaliseren van het kaartenbaksysteem. Projectleider Matthijs den Haan: ,,De stichting wilde een systeem dat makkelijk te beheren zou zijn en niet al te groot. We hebben daarom een database ontwikkeld die die basisbehoefte dekt. Het is eigenlijk een webapplicatie die draait op een webserver. De applicatie wordt vanaf de werkstations benaderd via een browser. Dat heeft als voordeel dat je op de werkstations geen installatie- en beheersperikelen hebt. Voor een nieuwe versie hoef je niet alle stations af." De gebruikersinterface van het Slachtoffer Registratie Systeem (SRS) werkt met Microsofts Active Server Pages-techniek. De database zelf werd ontworpen met behulp van SQL.
Teeuwisse: ,,Wij wilden kunnen opzoeken op welk ereveld iemand begraven ligt. Vroeger konden we alleen maar op achternaam zoeken, nu ook op voornaam. Dat is handig als iemand een veel voorkomende achternaam als ‘Jansen’ had. En als je nu ‘IJsselstein’ intikt, krijg je een lijst wie van de 180.000 slachtoffers daar geboren is, wie in die plaats overleden is en wie er daadwerkelijk begraven ligt We kunnen zoeken op alle schermvelden die er zijn. Dat is een enorme vooruitgang die het systeem veel toegankelijker maakt."

Laatste eer

Door het samenvoegen van verschillende bestanden kan de stichting voortaan voldoen aan een door gemeenten veel gestelde vraag. Zij willen de laatste jaren steeds vaker weten welke inwoners er tijdens de oorlog omgekomen zijn door verzet tegen de nazi’s en hun bondgenoten. Met behulp van de computer kan de stichting die vraag nu door het combineren van gegevens binnenkort wel beantwoorden.
Opmerkelijk is dat veel van deze verzoeken gedaan worden omdat oud-Indiëgangers in gemeenten een plek willen waar hen de laatste eer bewezen wordt. Die behoefte is sterk toegenomen na de publicatie van de bestseller ‘De eeuw van mijn vader’ van publicist Geert Mak. In de eerste druk schreef Mak dat het vooral voormalige Nederlandse SS’ers waren die na de oorlog naar Indië werden gestuurd om daar als een soort strafoefening de orde te gaan herstellen. In latere drukken corrigeerde Mak de opmerking omdat hij niet op waarheid bleek te berusten. Maar het kwaad was toen al geschied.

Scannen op locatie

UCC begon het opbouwen van het gedigitaliseerde namenbestand met het scannen van alle 180.000 archiefkaarten. Het bedrijf besteedde dat werk uit aan de afdeling Data Services van de Wegener Direct Marketing Groep. Vanwege de omvang van het papieren archief en omdat de stichting door wilde kunnen gaan met haar werk, was het gewenst dat het scannen op locatie kon gebeuren. Wegener was daar toe in staat. Het bedrijf plaatste een Kodak-scanner met randapparatuur in het Haagse kantoor en had minder dan drie weken nodig om alle kaarten in te scannen. Die aanpak bracht de omvang van het archief terug tot een stapeltje van twintig cd-rom’s.
De archiefkaarten zijn opgeslagen als digitale foto op Tiff G-4 formaat, in een resolutie van 200 dpi. Ze zijn voorzien van acht indexen: op achternaam, voornamen, troepenonderdeel, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum, overlijdensplaats en kaartnummer.
Na het scannen volgde het opnieuw intikken van de gegevens, waarna UCC ze converteerde naar de database. Bepaalde belangrijke gegevens op de archiefkaarten werden dubbel ingevoerd, door verschillende typisten. Door deze methode claimt Wegener een foutenmarge van slechts 3 promille.

Monument op internet

Voor buitenstaanders was het grote namenbestand van de stichting tot nu toe nog niet in zijn geheel toegankelijk. Alleen de namen van slachtoffers van wie de laatste rustplaats onbekend is, zijn in de jaren zestig afgedrukt in een 42-delige serie gedenkboeken. De boeken zijn in een zeer kleine oplage van enkele tientallen stuks gedrukt. Ze zijn in te zien op de verschillende erebegraafplaatsen in Nederland en op het kantoor van de stichting.
"De boeken zijn eigenlijk een soort monument voor al die mensen van wie geen graf bekend is", vertelt Teeuwisse. Binnen afzienbare tijd wil de stichting dat monument ook op internet oprichten, met de lancering van een website waarop de namen van de 180.000 omgekomenen te vinden zullen zijn. ,,Daarmee volgen we onze Engelse en Duitse zusterorganisaties, die al vergelijkbare websites op internet hebben."
 

Auke Schouwstra Freelance Medewerker
Eindelijk erkenning
De Oorlogsgravenstichting is in 1946 opgericht, met als doel het Nederlandse oorlogsgraf ‘in te richten en in stand te houden’. Er is toen een inventarisatie gemaakt van de slachtoffers om een necrologisch bestand op te zetten. Het namenbestand van de Oorlogsgravenstichting wordt nog steeds regelmatig aangevuld. Dat komt niet alleen omdat de stichting sinds 1986 ook het graf registreert van slachtoffers die vallen bij VN-vredesoperaties. Het komt ook omdat mensen die stierven tussen ’40 en ’45 op basis van nieuwe feiten of getuigenverklaringen alsnog tot officieel oorlogsslachtoffer verklaard worden.
Een van de eerste ‘recente’ WOII-slachtoffers wiens gegevens rechtstreeks ingevoerd worden in het nieuwe Slachtoffer Registratie Systeem van de Oorlogsgravenstichting is Minne Keestra. Zijn neef Hendrik Minne Keestra (47) constateerde dat zijn oom niet genoemd werd in het Verzetsmuseum in Leeuwarden. Ten onrechte, volgens vage geruchten die in de familie rondgingen. Het Friesch Dagblad zocht de zaak tot de bodem uit en reconstrueerde Minnes dood. Minne Keestra bleek in augustus 1942 op 24-jarige leeftijd standrechtelijk geëxecuteerd te zijn, toen hij een opvliegende Duitse soldaat niet wilde vertellen waar hij zijn radio verstopt had.
Vierenvijftig jaar na dato belde neef Hendrik Keestra de Oorlogsgravenstichting. "Die erkenden hem alsnog als oorlogsslachtoffer. Voor mij persoonlijk is het een soort overwinning. De waarheid is nu boven tafel. Vlak na de oorlog was al eens geprobeerd hem officieel erkend te krijgen, dat lukte toen niet. Het woog best zwaar bij mij dat iemand zijn leven had gelaten voor het vaderland, terwijl dat niet erkend werd. Het is een stukje eerbewijs voor mijn oom. Momenteel ben ik degene die zijn graf verzorgt. Het is prettig om te weten dat de stichting die zorg eventueel over kan nemen".