Noem het gerust een uitdaging: 39 miljoen boeken in opslag hebben, verdeeld over 71.000 titels, opgeslagen in meer dan tien verschillende magazijnen. Op piekdagen gaan 400.000 boeken afkomstig van 500 verschillende uitgevers per dag de deur uit richting een groep van zo’n 1600 zelfstandige boekhandels. En bestellingen van diezelfde boekhandels? Die dienen binnen 48 uur aan de klant te zijn geleverd. Bovendien worden namens de uitgevers facturen gestuurd aan de boekhandels. Enkele tientallen, zo niet honderden bedrijfsregels staan in het bedrijfsproces centraal en sturen – onder andere – de logistieke stromen. Robbert Hoeffnagel stak zijn neus in het Boekhuis.
Eén van de aardigste aspecten van een rondleiding door de magazijnen van het Centraal Boekhuis is het feit dat de abstracte terminologie van de informatievoorziening hier heel concreet wordt gemaakt. Na een uitgebreide discussie over bedrijfsregels (‘business rules’), het werken volgens ketens van jit (‘just in time’)operaties en tijdvensters waarbinnen plannings- en andere logistieke opdrachten van het ene systeem naar het andere worden overgebracht, liggen daar ineens de laatste Harry Potter, kookboeken, detectives en dichtbundels in bakken opgestapeld te wachten op verzending naar boekhandels en klanten.
De ‘pick robots’ die gebruikt worden om artikelen uit het hoogbouwmagazijn te halen versterken daarbij de massaliteit van de operatie. De hoeveelheid artikelen en de complexiteit van de goederenstromen waarmee in de logistieke operatie van het Centraal Boekhuis rekening gehouden moet worden, zijn er dan ook naar.
Statistiek
Per jaar worden 56 miljoen boeken en aanverwante artikelen – denk aan bij boeken behorende cd’s en dergelijke – verscheept. Gemiddeld gaan er ruim 200.000 artikelen per dag de deur uit. Op piekdagen is er sprake van een verdubbeling van dit aantal. Het assortiment bestaat uit zo’n 71.000 verschillende titels. Doordat het Centraal Boekhuis niet alleen een distributiefunctie heeft, maar ook opslagfaciliteiten aanbiedt, loopt het totale aantal exemplaren dat in de magazijnen ligt op tot gemiddeld maar liefst 39 miljoen.
Het bedrijf bestaat al meer dan een eeuw en is in de wereld redelijk uniek. "We bestaan dit jaar 130 jaar en zijn in 1871 opgericht op initiatief van de ‘Vereeniging ter bevordering van de belangen des Boekhandels’", vertelt Ronald Janssen, ‘senior manager automatisering’ van Centraal Boekhuis. "Het ‘Bestelhuis van den Nederlandschen Boekhandel’, zoals wij bij oprichting heetten, was gevestigd in Amsterdam en uitgevers en boekhandelaren zijn gezamenlijk eigenaar. Het idee was destijds eigenlijk heel simpel: waarom allemaal zelf het distributiewiel uitvinden? Waarom niet de krachten bundelen? Het klinkt als een simpel idee maar komt op deze schaal verder in de wereld nauwelijks voor."
Belangrijke drijfveer achter de groei van het Centraal Boekhuis was dat uitgevers van boeken de distributie van die titels naar verkooppunten steeds minder tot de kernactiviteiten rekenden. Gechargeerd gesteld: men gaf boeken uit en daar gingen alle energie en financiële middelen in zitten. Dat er een logistieke operatie nodig was om die boeken op de diverse verkooppunten te brengen, werd uiteraard wel onderkend, maar was toch eigenlijk een wezensvreemde activiteit. Door deze activiteiten samen te voegen, ontstond een bedrijf met een omvang dat deze logistiek en alle administratieve werkprocessen die daar bij komen kijken wél als kernactiviteit zag. Eind zestiger jaren groeide het Centraal Boekhuis dermate uit haar jasje dat tot verhuizing en nieuwbouw werd besloten. De (huidige) locatie in Culemborg is in 1973 in gebruik genomen.
Janssen splitst de uitgevers die Centraal Boekhuis bedient op in algemene, schoolboeken- en wetenschappelijke uitgevers. De eerste markt is duidelijk de omvangrijkste. Samen met concurrent Scholtens in Sittard beheerst CB in feite deze markt. CB heeft daarbij een marktaandeel van zo’n 90 procent. Ten aanzien van de studie- en wetenschappelijke uitgaven ligt het marktaandeel veel lager en bedraagt ‘slechts’ 35 procent. "Aan de ene kant spelen veel uitgevers in dit segment een veel actievere rol ten aanzien van de distributie omdat het afzetkanaal heel anders in elkaar zit. Anderzijds spelen de universiteiten met de eigen productie van dictaten hier ook een belangrijke rol."
Drie factoren
Behalve boeken levert CB inmiddels ook de nodige aanverwante artikelen. "Dat zijn ten eerste de cd-roms die horen bij een boekje, of de inleggers die gebruikt worden om de verkoop van andere titels te stimuleren. Daarnaast doen we in kantoorartikelen. Dat lijkt een heel andere branche, maar er zijn natuurlijk heel wat boekhandels die ook dat soort producten in hun assortiment hebben. Logistiek gezien is er sprake van de nodige synergie. We doen dan echter alleen het vervoer en niet – zoals bij boeken – ook het voorraadbeheer en de facturering."
Janssen benadrukt dat CB precies in het midden tussen uitgevers en boekhandels staat. "Beide partijen zijn voor ons even belangrijke klanten. Het is dus zeker niet zo dat wij bijvoorbeeld het distributiesysteem van de uitgevers zouden zijn. Er is bovendien geen sprake van verplichte winkelnering. Het staat beide partijen vrij om andere vormen van distributie te kiezen."
Dat betekent dat drie factoren erg belangrijk zijn voor het functioneren van Centraal Boekhuis. De eerste is de afspraak dat een boekhandel binnen 48 uur nadat een bestelling is geplaatst, deze ook daadwerkelijk in huis heeft. Daarnaast zijn efficiency en nauwkeurigheid essentiële factoren. "Het gaat bij ons om zeer grote aantallen en we werken met een fijnmazig distributienetwerk. We moeten onze werkprocessen dus zodanig inrichten dat de efficiency optimaal en het foutpercentage uiterst laag is." Gevraagd naar de hoogte van dit percentage zegt Janssen dat dat minder dan 1 promille bedraagt.
Complexiteit
De methodiek die gevolgd wordt bij de feitelijke distributie, lijkt- in ieder geval op papier – redelijk recht-toe-recht-aan. Het zijn echter de massaliteit van de bestellingen, de breedte van het assortiment en het geheel aan klantspecifieke afspraken die voor de nodige complexiteit zorgen.
Het eerste gedeelte van de werkwijze wordt gevormd door de relatie tussen uitgever en Centraal Boekhuis. Komt een nieuwe titel beschikbaar, dan wordt deze ter opslag en verzending aangeboden aan CB. De aantallen kunnen eventueel in overleg met CB worden vastgesteld. Hiertoe heeft het bedrijf een gegevenspakhuis ingericht waarin verkoopgegevens worden vastgelegd.
"Deze gegevens zijn uiteraard voor onszelf beschikbaar, maar kunnen ook door klanten via het internet worden geraadpleegd", vertelt Jules de Ruijter, manager systeemontwikkeling. "We leggen in het gegevenspakhuis de feitelijke transactiegegevens vast en dus niet alleen geaggregeerde informatie. Dat wil zeggen dat we één maal per 24 uur records kopiëren vanuit de productieomgeving en in het gegevenspakhuis plaatsen. Uitgevers kunnen aangeven welke analyses zij hierop willen uitvoeren. Die programmeren wij voor hen, zodat zij de resultaten vervolgens – bijvoorbeeld via een webapplicatie – kunnen opvragen."
De door Centraal Boekhuis verwachte verkoop van de titel bepaalt enerzijds hoeveel boeken door de uitgever worden aangeleverd en – minstens zo belangrijk – waar deze boeken vervolgens door CB worden opgeslagen. Het bedrijf beschikt over een systeem van ruim tien magazijnen. Aan de hand van de eerder genoemde bedrijfsregels wordt bepaald welke titel waar komt te liggen. Later meer over deze rekenregels.
Inbelprocedures
De procedure aan de kant van de boekverkoper start met het plaatsen van de feitelijke opdracht. Dit kan dagelijks tot 19.00 uur ’s avonds plaatsvinden. Boekhandels voeren de bestellingen in in een bestelapplicatie. Via een modemverbinding wordt vervolgens contact gelegd met Centraal Boekhuis waarna via bestandsuitwisseling de bestelling wordt ingeleverd.
Al deze bestanden worden verzameld en de ingevulde gegevens gecontroleerd. Janssen: "Iedere bestelling wordt door ons ordermanagementsysteem op geautomatiseerde wijze op een groot aantal punten gevalideerd. Hierbij wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de opdracht volledig en juist is ingediend, of duidelijk is wie de afnemende en de betalende partij zijn, of alle noodzakelijke gegevens daarvan bij het Centraal Boekhuis bekend zijn, en of de indiener gerechtigd is de betreffende order in te dienen (bijvoorbeeld commissionair)."
Kunnen transacties niet voltooid worden, dan wordt dit teruggemeld aan de klant. Kloppen alle gegevens wel, dan wordt de order doorgesluisd naar het productieplanningsysteem
Zo worden iedere avond tussen 19.00 en 20.30 uur grote aantallen bestellingen gecontroleerd. Hierna volgt een proces dat wat planning betreft nauw luistert. Door de massale gegevensverwerking die nodig is, dienen de diverse operaties namelijk binnen de vastgestelde tijdsgrenzen te blijven, omdat anders het gehele logistieke proces zou kunnen uitlopen.
Bedrijfsregels
Er is nu een tijdvenster van een uur beschikbaar (tot circa 21.30 uur) waarin alle orders in het productieplannings- en voorraadbesturingssysteem moeten worden verwerkt. Hierbij komen de ‘business rules’ van Centraal Boekhuis in actie. De Ruijter: "Wat we dan in feite doen, is het bepalen van de meest efficiënte wijze van uitlevering van de orders (op welke verwerkingsplaatsen de zendingen klaargemaakt moeten worden) en het plannen van de daartoe benodigde goederenstromen (optimaliseren van de voorraadposities van de magazijnen)."
"Dit is een complexe operatie die als resultaat een zodanige plaatsing van alle artikelen heeft, dat we zo efficiënt mogelijk kunnen uitleveren. Er dient hierbij dus een balans te worden gevonden tussen enerzijds de voor uitleversnelheid gewenste indeling van de magazijnen en anderzijds de kosten die met al die logistieke bewegingen gemoeid zijn", aldus De Ruijter. "Al dat soort afwegingen zitten verwerkt in de bedrijfsregels. Daarin ligt dus in feite onze volledige kennis en ervaring met de logistieke operatie vast. Het is dus ook logisch dat er zeer regelmatig aan die regels gesleuteld wordt om tot nog betere resultaten te kunnen komen."
In de loop der jaren is het aantal rekenregels dat CB op dit moment hanteert sterk gegroeid, vertelt De Ruijter. "In feite is het pure wiskunde. We hebben de opslag van artikelen verdeeld over een groot aantal magazijnen, meer dan tien in totaal. Sommige bevinden zich fysiek op een andere locatie en zijn bijvoorbeeld bedoeld voor de slechts mondjesmaat verkopende titels. Wat we willen bereiken, is een beheerste beweging van alle artikelen door de magazijnen zodat we klanten de juiste hoeveelheden binnen de afgesproken termijn kunnen leveren en we tegelijkertijd een bedrijfseconomisch verantwoorde operatie voeren. De diverse magazijnen zijn bedoeld om de logistieke operatie te kunnen optimaliseren."
De bedrijfsregels hebben betrekking op tal van aspecten. Dat varieert van de afmetingen en het gewicht van het artikel en de mate waarin dit invloed heeft op de uiteindelijke verpakking waarin bestellingen kunnen worden afgeleverd, tot de omloopsnelheid en de verwachting ten aanzien van de verdere ontwikkeling van de afzet. Daarnaast wordt bijvoorbeeld ook rekening gehouden met de fragiliteit van een artikel, die bepalen of het wel of niet over automatische sorteerinstallaties geleid kan worden.
"De rekenslag die iedere dag wordt uitgevoerd, heeft dan ook betrekking op meer dan alleen de op die dag binnengekomen bestellingen. Deze planning moet er uiteindelijk in resulteren dat met een minimum aan goederenverplaatsingen alle artikelen in de juiste hoeveelheden en op het juiste moment bij de voor verwerking efficiëntste verwerkingsplaats worden aangeleverd", zegt de Ruijter. "Dat levert enerzijds een enorme complexiteit op, maar – mits je het natuurlijk goed doet – kun je een volledig geoptimaliseerde logistiek realiseren. De hoogste aanleversnelheid, bij de laagste kosten en met een zo gering mogelijk aantal fouten."
Van Cobol naar Oracle
Om 21.30 uur is deze planning van alle logistieke bewegingen gereed. Nu volgt een nieuwe slag: de vertaling van deze planning naar concrete logistieke bewegingen. Hierbij worden de feitelijke opdrachten vervaardigd en doorgestuurd naar de diverse systemen voor de magazijnen en de verwerkingsplaatsen.
Janssen: "Voor het aansturen van de werkzaamheden in de magazijnen en op de verwerkingsplaatsen wordt vergaand gebruik gemaakt van automatisering. Hierbij worden met name (deels mobiele) werkstations gebruikt waarop opdrachten aangegeven worden die door mensen uitgevoerd en teruggemeld worden. Denk bij het terugmelden aan het langs een scanner halen van een artikel of het gereed melden van een handeling. Daarnaast hebben we een volledig geautomatiseerd magazijn, waar zonder enige directe menselijke tussenkomst goederenverplaatsingen worden uitgevoerd."
De systemen voor de verwerkingsplaatsen worden gevoed met opdrachten die door het centrale planningssysteem worden aangeleverd. Het feitelijk samenstellen van de klantzendingen start vervolgens om 06.00 uur. Vanaf dat moment worden de diverse opdrachten door de locale systemen doorgesluisd naar de diverse werkstations in de magazijnen zelf en begint het ‘order picken’.
Zoals zo vaak bij dergelijke grote systemen werd dit alles ondersteund met een reeks van Cobol-applicaties op een mainframe. Overigens zijn ook de nodige C-programma’s in gebruik, bijvoorbeeld op de truck-PC’s van de order-pick-trucks waar communicatie plaatsvindt via draadloze verbindingen.
Al een aantal jaren wordt binnen het Centraal Boekhuis gewerkt aan een overstap van Cobol op mainframe naar Oracle in een Unix-omgeving. Janssen: "We verwachten dat dit programma van projecten eind dit jaar zal zijn afgerond. Dan beschikken we over een geheel via Oracle-applicaties aangestuurde productie die wordt gehost door twee volledig gespiegelde RS/6000-omgevingen compleet met Enterprise Storage voor de opslag van gegevens."
Eerste grote gebruiker
De reden voor deze overstap is tweeledig: de behoefte aan meer flexibiliteit en verlaging van de kosten. Deze migratie is echter een ingrijpend traject aangezien de dagelijkse operatie niet verstoord mag worden. "Dus werken we met veel kleine stapjes", vertelt Janssen.
Bij deze migratie speelt softwarehuis Redwood Software & Service Nederland in Houten een opmerkelijke rol. Centraal Boekhuis hanteert een werkwijze waarbij tot en met het ontwerp van een applicatie de activiteiten voornamelijk intern plaatsvinden. De feitelijke bouw wordt uitbesteed. Redwood is één van de twee bedrijven die de bouw van de Oracle-applicaties (zie kader) voor hun rekening nemen.
Daarnaast heeft Centraal Boekhuis met Redwood een overeenkomst gesloten rond planningsprogrammatuur. "Centraal Boekhuis is de eerste grote gebruiker van Redwood/JCS", vertelt Bram Kolk, consulting manager bij het softwarehuis. "De ontwikkeling van dit planningsproduct heeft in belangrijke mate in samenwerking met Centraal Boekhuis plaatsgevonden."
De programmatuur van Redwood is bedoeld voor het aansturen van de batch-verwerking die in de nachtelijke uren bij Centraal Boekhuis plaatsvindt. Janssen: "Deze software stelt ons in staat om alle handelingen en alle bewerkingen die dan plaatsvinden te plannen, te volgen en te monitoren. Dat geeft ons een goed inzicht in de enorme hoeveelheid processen die zich afspelen. Belangrijk voordeel hiervan is dat we nu de kans kunnen minimaliseren op storingen doordat er iets fout gaat in de planning van de diverse bewerkingen
Robbert Hoeffnagel Freelance Medewerker
De techniek
Centraal Boekhuis zit momenteel in een overgangsfase tussen twee systeemomgevingen. Aan de ene kant de ‘oude’ Cobol-applicaties op een IBM-mainframe en aan de andere kant Oracle-applicaties op een UNIX-omgeving. Er wordt momenteel hard gewerkt aan het migreren van alle Cobol-applicaties naar de nieuwe Oracle-omgeving.
Basis voor de nieuwe IT-infrastructuur wordt gevormd door twee via een Fibre Channel-verbinding gekoppelde RS/6000-systemen. Deze zijn aangevuld met een Enterprise Storage-faciliteit. Beide systemen draaien hun eigen applicaties, maar zijn in staat om in geval van een storing taken en processen van de ander direct over te nemen. De beschikbaarheid van deze infrastructuur ligt boven de 99 procent, vertelt senior manager automatisering Ronald Janssen.
In de Unix-omgeving is een centrale Oracle-database geïmplementeerd. Hierin zijn gegevens over transacties, boektitels, boekhandelaren, contracten en dergelijke vastgelegd. In totaal maken circa tachtig applicaties gebruik van deze gegevens. Hieronder bevindt zich een aantal logistieke applicaties die de kernactiviteiten van Centraal Boekhuis ondersteunen. Dit zijn onder andere het centrale planningssysteem, een toepassing die ‘Productie Scheduling Systeem’ (PSS) heet en die de planning van de dagelijkse logistieke productie regelt, en de applicatie ‘Voorraad Besturingssystemen’ (VBS) die is bedoeld voor het optimaliseren van de voorraadbewegingen.
Ook in Oracle, maar dan als zelfstandige toepassing naast de productieomgeving, is het datawarehouse geïmplementeerd. Eén maal per dag wordt dit datawarehouse gevuld met gegevens die worden overgenomen uit de productiedatabase. Deze gegevens zijn beschikbaar voor klanten. Dit zijn tot nu toe met name de boekenuitgevers die uit deze data trendinformatie en dergelijke willen halen. Via webapplicaties zijn de overigens door Centraal Boekhuis (en dus niet ter plekke door de uitgevers zelf) geprogrammeerde analysefaciliteiten voor hen beschikbaar.
Voor de andere klantengroep – de 1600 aangesloten boekhandelaren – heeft Centraal Boekhuis een bestelapplicatie ontwikkeld. Lokaal kunnen boekhandels de leverbaarheid van titels opvragen, bestellingen invoeren en de status daarvan bekijken. Het doorgeven van opdrachten gebeurt via een inbelverbinding, waarna ‘file transfer’ plaatsvindt.
