Flow is iets anders dan de ons welbekende ‘workflow’ (werkstroom). Het is een begrip uit de psychologie dat gaat over de gelukservaring van mensen, waardoor zij zich beter voelen en meer presteren. Flow werd zo’n dertig jaar geleden beschreven door de Hongaars-Amerikaanse onderzoekspsycholoog Mihaly Csikszentmihalyi (spreek uit: tsjik-sent-mie-ah-haai). Hein van Steenis had een gesprek met hem, toen hij november vorig jaar in Nederland was.
Dat mensen beter werken naarmate zij meer plezier in hun werk hebben, is nog niet zo lang vanzelfsprekend. In het begin van de industriële revolutie richtte de aandacht zich vooral op de werkprocedures (Taylor: scientific management). Bij toeval bleek tijdens een experiment van E. Mayo in de jaren dertig in een fabriek van Western Electric te Hawthorne bij Chicago, dat klimatologische omstandigheden nauwelijks van invloed waren. Tot ieders verrassing steeg de productiviteit met de aandacht die medewerkers kregen!
Na de tweede wereldoorlog is de zoektocht naar optimale arbeidsomstandigheden doorgezet. Termen als empowerment en medezeggenschap deden hun intrede; ‘scientific management’ werd management science: hoe kan een manager zijn mensen het best leiden? Csikszentmihalyi heeft aan de universiteit van Chicago nu zo’n veertig jaar onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de menselijke ervaring: wat maakt voor iemand het leven de moeite waard? Een jaar of dertig geleden definieerde hij daarvoor het begrip flow dat na al die jaren nu wordt opgepakt voor het ontwerp van optimale arbeidsomstandigheden.
Flow is het gevoel dat alles vanzelf gaat, wat leidt tot hoge productiviteit en grote tevredenheid. Het is een individueel gevoel, maar het kan zeker beïnvloed worden door collega’s en omstanders, denk maar aan teams in de sport en het belang van publieke toejuichingen.
Waarom is de kwaliteit van de menselijke ervaring belangrijk voor het bedrijfsleven? Csikszentmihalyi geeft hiervoor twee redenen. De kwaliteit van de ervaring straalt af van de geleverde producten en diensten. Uitstraling wordt een steeds belangrijker, zo niet het belangrijkste onderdeel van deze producten en vooral van diensten. Een medewerker van een helpdesk of callcenter die plezier in zijn werk heeft, is goud waard.
Verder zijn medewerkers met plezier in hun werk belangrijke activa voor een bedrijf, zeker in deze tijd van arbeidsschaarste waarin het veranderen van baan aan de orde dag is.
Voorwaarden
Flow ontstaat niet vanzelf; de voorwaarden daarvoor moeten aanwezig zijn in de organisatie van het werk. Csikszentmihalyi vond na langdurig onderzoek een vijftal voorwaarden:
Doelstellingen en regels moeten duidelijk zijn. Iedereen weet wat hij moet doen.
Er is directe terugkoppeling over hoe goed het werk wordt uitgevoerd.
De uitdaging moet goed in balans zijn met de vaardigheden. Anders wordt iemand angstig of gaat hij zich juist vervelen.
Er zijn niet veel afleidingen die de concentratie verstoren.
Men heeft de uitvoering in eigen hand; het werk kan naar eigen inzicht gedaan worden: zelfmanagement.
Dit zijn weliswaar noodzakelijke voorwaarden waaronder flow kan ontstaan, maar flow is niet af te dwingen. Dat is een zaak van het individu zelf. Csikszentmihalyi heeft zijn onderzoek in diverse landen over de hele wereld gedaan en de resultaten zijn vrijwel identiek. Interessant is dat het menselijk geluk nauwelijks afhangt van de geldelijke beloning. Natuurlijk is geld belangrijk in alle landen, maar het is geen voorwaarde voor flow – ook vrijwilligers kunnen heel goed flow ervaren.
In zijn eigen woorden: flow is weinig nieuws, het idee bestaat al eeuwen. De theorie is niet mystiek of bovennatuurlijk. Het onderzoek destijds was wetenschappelijk bedoeld, niet om populair te worden. (In die tijd deed A.H. Maslow onderzoek naar de rangorde van menselijke behoeften; hij heeft daarmee veel publiciteit gekregen en er zelf ook veel mee gedaan.)
Flow is geen grote ontdekking, maar organisatiebureaus beginnen er nu op in te spelen en hun klanten ervaren de voordelen – getuige een onlangs gehouden congres van het Nederlands Studie Centrum en een bijeenkomst van de FEM Executive Club. Vorig jaar zijn drie boeken van Csikszentmihalyi in het Nederlands verschenen. Flow past in ieder geval goed in de lijn naar open organisatorische systemen en zelfmanagement, de trends van vandaag.
Flow in de praktijk
In bedrijven waar ‘flow’ in de praktijk is ingevoerd, ging het vooral om zelfmanagement van de afdelingen om de motivatie te bevorderen.
Wat betekent flow nu voor de medewerkers?
Die vinden het vaak prettig als ze zelf hun werk kunnen regelen. In deze tijd heeft iedereen toegang tot vrijwel alle informatie; de baas hoeft hen niet te vertellen hoe ze iets moeten doen. In die context komt flow op natuurlijke wijze aan de orde: hoe werk je het prettigst en zo productief mogelijk, en hoe kunnen mensen hun creatieve vermogens zo goed mogelijk realiseren? Door in teamverband het werk te regelen, ontstaat vertrouwen, zelfvertrouwen en vervolgens flow.
Maar als manager blijf je wel verantwoordelijk! Medewerkers regelen in principe hun eigen zaken, maar tijdens rapportagebijeenkomsten worden afspraken gemaakt en de voortgang gecontroleerd. En als het niet klopt, moeten de afdelingen zelf bepalen hoe ze dat willen corrigeren.
Hoe worden dergelijke grote veranderingen ingevoerd?
Meestal begint het met een workshop van bijvoorbeeld twee dagen, waarna men probeert de ideeën in te voeren. Dat vraagt de nodige aandacht, want je moet van elkaar leren hoe je zo’n grote verandering invult. Bij de ene afdeling gaat dat vlotter dan bij de andere. Bij nog een andere afdeling kan er van worden afgezien omdat zij op dat moment onder hoge tijdsdruk staan.
Het lijkt niet gemakkelijk, noch voor een afdeling (die plotseling allerlei zaken onderling moet uitvechten om consensus te bereiken), noch voor de manager (die maar moet afwachten of het lukt)! De ervaring wijst dat ook uit. Vaak duurt het wel vier tot zes weken voordat het nieuwe proces goed op gang is. In het begin zal er veel misgaan, maar dat zijn goede momenten om verder te komen – wij leren van onze fouten.
Wat zijn de resultaten tot nu toe?
Dit varieert. In ieder geval ontstaat er meer plezier in het werk. De productiviteit is meestal wat verbeterd, maar belangrijker is vaak dat de voorspelbaarheid erg vergroot wordt: het werk wordt veel beter op tijd uitgevoerd. De software-industrie lijkt dus een goed toepassingsgebied voor flow en zelfmanagement!
Wat zijn voorwaarden voor een succesvolle invoering van flow?
Duidelijk is dat de mensen het met de invoering eens moeten zijn. Als iedereen het idee heeft dat het zo niet langer gaat, is men rijp voor zelfmanagement. Verder is het belangrijk dat een afdeling één focus heeft, zodat alle mensen dezelfde doelstelling hebben. Ten slotte is het erg belangrijk dat het topmanagement de verandering ondersteunt, want die kunnen het veranderingsproces makkelijk in de war schoppen…
Hein Van Steenis Freelance Medewerker
Literatuur
M. Csikszentmihalyi: De weg naar Flow, Boom (1999), ISBN 90.5352.535.1; een vlot leesbare introductie.
Flow: psychologie van de optimale ervaring, Boom (1999), ISBN 90.5352.508.4; het oorspronkelijke boek uit 1990.
Creativiteit, Boom (1998), ISBN 90.5352.373.1; over flow en creativiteit.
Website: http://www.flownetwork.com
