De optimistische geluiden over ongebreidelde groei van elektronisch zakendoen zijn verstomd. Ze hebben plaatsgemaakt voor voorzichtige voorspellingen over traditionelere software. Zowel investeerders als analisten hebben hun aandacht weer gericht op bedrijven met klanten én omzet. Gartner-analist David Flint voorziet een doorbraak van inkoop-software, maar niet zonder groeistuipen.
Ondanks het instorten van de dotcom-branche is er geen gebrek aan hypes in de ict-markt. Op dit moment is een van de onderwerpen die volop in de belangstelling staat de ontwikkeling van software en dienstverlening voor elektronische samenwerking. Op een seminar van Peregrine Systems, vorige week in Brussel, liet research director David Flint van Gartner Group waarschuwende geluiden horen.
Veel ondernemingen overschatten zowel de complexiteit van elektronische samenwerking, als de financiële voordelen die het op korte termijn oplevert. Flint: "Het duurt minimaal twee tot drie jaar voor echte besparingen worden gerealiseerd, en dat is voor de meeste bedrijven nog optimistisch." De drijvende kracht achter samenwerking ligt bij bedrijven die effectiever willen inkopen, maar vooral daarover is Flint voorzichtig. Dit jaar zal bijvoorbeeld niet meer dan 5 procent van de dienstverlening elektronisch worden ingekocht.
Stoppen met roken
Voor andere categorieën dan diensverlening gaat elektronisch inkopen een mooie toekomst tegemoet, maar niet op korte termijn. De grootste hindernis is de interne organisatie van bedrijven. Flint wijst erop dat inkopers soms vergeten dat inkoop meer is dan het bedingen van de laagste prijs. De onderhoudskosten als de producten eenmaal binnen zijn (total cost of ownership) bedragen meestal een veelvoud van het aankoopbedrag.
Ook de interne communicatie laat nogal eens te wensen over, omdat regelmatig meerdere personen in één organisatie belast zijn met inkoop bij dezelfde leverancier. Dit verschijnsel is vrij bekend, waardoor het bepalen van een zogenoemde sourcing strategy een populaire bezigheid is. Flint: "Maar in praktijk is een sourcing strategy hetzelfde als stoppen met roken. Het aantal leveranciers gaat naar beneden. Dan wordt de sourcing strategy vergeten, en gaat het aantal leveranciers weer omhoog."
Bedrijfscultuur
Zo worden ondernemingen gedwongen niet alleen hun inkoop onder de loep te nemen, maar ook hun interne infrastructuur beter te organiseren. Gespecialiseerde leveranciers als Peregrine en Remedy maken daar software voor, daarnaast hebben grote ontwikkelaars als SAP en Oracle deze niche ontdekt.
Flint ziet weinig technologische problemen. Wel kan het implementeren relatief lang duren en zijn de investeringen hoog. Pas op lange termijn gaan de gebruikers geld verdienen. "Bij een heleboel bedrijven zal het management falen, voor ze het door krijgen." Bovendien moeten bedrijven hun processen in een vroeg stadium op elkaar afstemmen, zodat ze beschikken over de goede beschrijvingen, specificaties en prijzen.
Bij General Electric komt momenteel 40 procent van de elektronische orders met verkeerde gegevens binnen, zodat ze alsnog met de hand moeten worden bewerkt. "Mensen schamen zich soms voor het traditionele edi, maar daar is helemaal niets mis mee. Het is alleen niet het enige wat we nodig hebben."
Het grootste obstakel blijft bedrijfscultuur. Bij een groot bouwbedrijf kwam Flint de situatie tegen dat bij het kopen van één paar laarzen negen medewerkers betrokken waren, die 29 formulieren invulden en elf handtekeningen moesten zetten. In praktijk gingen de personeelsleden eerst naar de winkel, om vervolgens de documenten in te vullen en te antedateren.
Consolidatie
De beweging naar elektronisch inkopen gaat ondanks deze culturele hindernissen door. Gartner voorspelt dat in 2004 ondernemingen evenveel geld besteden aan software voor elektronische inkoop als aan erp. Dit zal echter niet zonder consolidatie gebeuren. Vooral van de elektronische marktpleinen op internet zullen er maar weinig overblijven."95 Procent van de elektronische marktpleinen zal falen. We zien de eerste e-markten nu al sluiten Soms worden ze zelf softwareleverancier, maar dan moeten ze concurreren met bestaande leveranciers."
Hij adviseert kopers om te beginnen met de elektronische inkoop van it, omdat de leveranciers van computerapparatuur en software het meest geneigd zijn om elektronische handel te stimuleren. Hij denkt dat vooral bedrijven die bereid zijn risico’s nemen (in Gartner-termen A-bedrijven) zich volledig op elektronische inkoop moeten storten. De anderen moeten eerst even de kat uit de boom kijken, omdat zij vanwege hun voorzichtige instelling het meeste risico lopen hun neus te stoten.
