Wie over ICT praat, praat over kosten en wie over kosten praat, praat steeds vaker over ICT. Met de nadruk op de c. Want net nu de algemene IT-kosten zich enigszins lijken te stabiliseren, al was het alleen maar in relatie tot de omzet, blijken de communicatiekosten bij veel bedrijven met tientallen procenten per jaar te stijgen. Het is menig financieel directeur – pardon, cfo – een doorn in het oog. De grootste boosdoeners zijn mobiele telefoons, netwerkaansluitingen en telewerkverbindingen.
Neem die mobieltjes, waaraan vaak honderden guldens per medewerker per maand worden gespendeerd en waarvan de toegevoegde waarde niet onmiddellijk zichtbaar is in de resultaten. Uit overzichten blijkt dat er vrijwel geen verband bestaat tussen de productiviteit van een medewerker en zijn of haar belkosten. Die kosten lijken veel eerder te worden bepaald door de samenstelling van de populatie communicatiepartners en het karakter van de beller. Je bent wie je belt, en omgekeerd. Er schijnt ook nog een verband te zijn met het aantal afgelegde kilometers. De excessen spreken het meest tot de verbeelding. Berucht zijn degenen met een klantenkring dan wel vriendin in het buitenland: het gsm-verbruik kan in die gevallen oplopen tot enkele duizenden guldens per maand. Er zijn zelfs calculerende medewerkers die hun vaste telefoonaansluiting thuis opzeggen op het moment dat ze een mobieltje van de zaak krijgen. Treurig, maar waar.
Dan de netwerkaansluitingen. Surfen en mailen is bepaald verslavend. Er treedt ook gewenning op. Gebruikers hebben een dringende behoefte aan steeds meer aansluitingen en een schreeuwende honger naar steeds meer bandbreedte om al die plaatjes en mailtjes met ‘attachments’ binnen te halen. Dat betekent niet alleen extra en zwaardere Isdn-lijnen en ‘leased lines’, maar ook extra en zwaardere ‘routers’ en ‘switches’. Hogere investeringen en ook hogere exploitatiekosten, want dit spul moet allemaal beheerd worden.
Tenslotte de telewerkers. Het wordt steeds aantrekkelijker om de eerste anderhalf uur van de dag thuis door te brengen met een kop koffie, een laptop en een snelle inbelverbinding. Het alternatief – files, volle treinen, vertragingen – stemt niet elke dag tot vreugde. Om een uur of tien ’s morgens zijn de meeste files wel opgelost en rijden de treinen weer een beetje op tijd. Bellen in de file gaat weliswaar prima, maar telewerken is leuker. Welke variant je ook kiest, de baas is hoe dan ook de klos. Hij betaalt of de inbelverbinding, of de mobiele telefoon, of allebei. Mensen die mobiel bellen tijdens het surfen tijdens het telewerken: ze bestaan. Tel uit je kosten.
Niet vreemd dus dat genoemde chief financial officers en onderliggende managers naarstig op zoek zijn naar manieren om deze kosten onder controle te krijgen. Bijvoorbeeld door het opvoeden van de gebruikers. Vaak kun je met succes een beroep doen op de redelijkheid van de beller, surfer of telewerker. De doorsnee gebruiker is de beroerdste niet. Als je hem vraagt iets te minderen, zal hij daar best aan mee willen werken. Helaas weet hij zelf niet altijd hoeveel geld hij opmaakt. Dat moet je hem wel kunnen vertellen. Vaak ontbreekt dat inzicht, omdat er geen interne registratie is en de facturen niet gespecificeerd zijn.
De gemakkelijkste manier om kosten te besparen is en blijft met gezond verstand inkopen. Toch is het bij veel bedrijven nog steeds zo dat verschillende organisatieonderdelen hun communicatiediensten onafhankelijk van elkaar aanschaffen. Elk onderdeel onderhandelt op eigen houtje, vaak met dezelfde leverancier. Binnen zo’n onderdeel is de ICT-organisatie verantwoordelijk voor het inkopen van datacommunicatieverbindingen, terwijl de facilitaire dienst zich bezig houdt met de telefooncentrale en mobiele telefonie. En maar klagen over die stijgende kosten. De leverancier lacht in zijn vuistje. De oplossing? Samen winkelen. Het bundelen van inkoopkracht leidt al sinds mensenheugenis tot een betere onderhandelingspositie, hogere kortingen en dus uiteindelijk lagere kosten. Hoe meer je aan communicatie uitgeeft, des te groter het voordeel.
Centraal inkopen geeft je het beste uitgangspunt om te profiteren van de concurrentie in de communicatiemarkt. Het heeft daarnaast ook andere voordelen. Je krijgt direct een beter inzicht in de communicatiekosten van verschillende organisatieonderdelen en de mensen die daar werken. Je kunt eindelijk iets doen aan het stroomlijnen van die lawine aan communicatiefacturen die je crediteurenadministraties elke maand over zich heen krijgen. En het is een goed moment om telefooncentrales, mobieltjes en alles wat daarbij hoort eindelijk eens van de facilitaire dienst naar de ICT-organisatie te verhuizen. Want daar hoort communicatie natuurlijk thuis.
Edo Roos Lindgreen, partner bij KPMG Information Risk Management, en docent IT & Auditing aan de Universiteit van Amsterdam.
