Goed gereedschap is vaak het halve werk; voor klussen thuis, maar ook voor ICT-projecten. Bij projecten van enige omvang kan software voor projectmanagement (PM) dan ook goede diensten bewijzen. Hoe selecteer je zulke software? Cok de Zwart bezocht de Project Leadership Conference, las een onderzoek van Bloem & Rosendaal en keek op http://www.PSAplaza.nl. Het schijnt allemaal te gaan om een beetje visie, een beetje gezond verstand, een beetje inzicht in de markttrends en heel veel geluk.
ICT-projecten waarbij PM-software wordt ingezet, hebben meer kans van slagen dan projecten waar men niet met dergelijk gereedschap werkt. Jim Johnson, directeur van The Standish Group is daarover heel stellig. Op de Project Leadership Conference van november, voor de vijfde achtereenvolgende keer in Parijs gehouden, presenteerde hij de resultaten van het nieuwste Chaos-onderzoek. Sinds 1994 onderzoekt The Standish Group een kleine 30.000 applicatie-ontwikkelprojecten in de Verenigde Staten. Het bureau vergelijkt dan de belangrijkste succes- en faalfactoren. Daarbij maakt het een onderscheid in succesvolle projecten, dat wil zeggen projecten die op tijd en binnen budget een systeem opleveren, en die bovendien nog de functies herbergen die waren afgesproken. De tweede categorie zijn de ‘challenged’ projecten. Dat wil zeggen de projecten die boven het budget en te laat worden opgeleverd en minder functionaliteit in zich hebben dan was afgesproken. De derde categorie bestaat uit projecten die tijdens de rit zijn stopgezet.
Uit de jongste cijfers blijkt dat 28 procent van de onderzochte projecten als ‘succesvol’ kan worden betiteld. Bijna de helft van alle projecten (49 procent) krijgt het predikaat ‘challenged’. "Maar wanneer we kijken naar de projecten waar expliciet een methodologie en projectmanagementsoftware zijn ingezet, dan zien de percentages er heel anders uit. Dan is 46 procent van de projecten succesvol, terwijl 30 procent boven budget en te laat wordt opgeleverd. Praktisch eenzelfde percentage (29 procent) van de projecten mislukt. Kennelijk zijn dat projecten die tot de categorie ‘death march’ of ‘mission impossible’ behoren."
Verkeerd gereedschap
Volgens Ted Tzirimis, onderzoeker en analist bij Spex, een onderdeel van de Meta Group, is er ook nog wel een kans dat dergelijke projecten mislukken omdat het verkeerde gereedschap wordt gebruikt. "Hoe vaak gebeurt het niet dat je eigenlijk een softwarepakket koopt op aanraden van de verkoper in plaats dat je zelf vertelt aan de verkoper wat je wilt hebben. En dat is niet zelden erg lastig. Want dikwijls ben je al een hele tijd bezig met de voorbereidingen en heb je je buik vol van het vergaderen, het lezen van allerlei dikke en weinig ter zake doende offertes en het bijwonen van allerlei presentaties die net niet interessant genoeg zijn om je aandacht lang vast te houden. Het gaat allemaal te lang duren, je hebt het idee dat er geen schot in zit en je forceert uiteindelijk een beslissing. Je kiest dan voor een pakket dat wordt aangeprezen door een verkoper in wie je het meeste vertrouwen stelt. Helemaal verkeerd, want de gevolgen van deze beslissing kunnen desastreus zijn."
Realistische verwachtingen zijn volgens Tzirimis hierbij essentieel. "Wat wil je: software die zijn waarde inmiddels heeft bewezen, stabiel is en zich richt op standaarden? Dan weet je wat je in huis haalt. Er zijn immers voldoende referenties te bezoeken en ‘best practices’ te bestuderen. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een heel nieuw en geavanceerd pakket. Dat kan helemaal verkeerd uitpakken. Maar je kunt er ook mee boffen. Dan heb je een pakket in handen waarmee je projecten beter dan voorheen kunt managen. Dat vertaalt zich terug in kortere doorlooptijden en dus in kostenbesparingen. Neem bijvoorbeeld Professional Service Automation (PSA), een nieuw gebied dat pas sinds twee jaar een naam heeft. Zaken als standaarden en stabiliteit zijn nog niet ingeburgerd. De producten zijn nog niet echt marktrijp. We weten niet wat er met de leveranciers gaat gebeuren die nu op deze markt actief zijn. We verwachten dat de kleintjes wel zullen verdwijnen. Maar we weten eigenlijk nog niet wie klein blijft en wie groter zal groeien. Er is dus een zeker risico om met PSA-tools in zee te gaan. Maar als het lukt, dan kun je op termijn best voordelig uit zijn. Met gevestigde desktop-pakketten weet je dat je je geen buil zult vallen. Microsoft Project is hier wel de winnaar. Met andere woorden: doe wat marktonderzoek zodat je in staat bent om een goed evenwicht te vinden tussen datgene wat je wilt bereiken met je pakket en de beschikbare alternatieven."
Trends en leveranciers
De traditionele pakketten voor projectbeheer hebben veel functionaliteit. Soms te veel. In lang niet elk project worden die functies gebruikt. In het algemeen gaat het om het optimaal inzetten van de beschikbare middelen en mensen, het plannen, het inschatten van risico’s, het berekenen en volgen van zowel de kosten als het tijdverloop van het project en het opslaan en toegankelijk maken van de kennis die de individuele medewerkers tijdens het project opdoen. De meeste software voor projectmanagement hebben deze functionaliteit. Er is echter een aantal trends waar te nemen die bij het beoordelen van de pakketten een grote rol gaan spelen. Niet alle traditionele aanbieders zijn wellicht in staat deze trends te volgen. De meeste PM-pakketten stammen uit het client/server-tijdperk. Of zijn zelfs nog ouder. De software moet ‘web-enabled’ worden gemaakt. Daarnaast zie je dat projecten vaker in een groter verband worden beschouwd en aangepakt. Het fenomeen ‘programmamanagement’ is de laatste twee jaar sterk in opkomst.
Voor de leveranciers van PM-software voor de stand-alone desktop betekent het dat ze nieuwe functionaliteit aan hun producten moeten toevoegen. Met name op het gebied van ‘knowledge’- en ‘resource’-management. Maar ook zullen ze meer moeten doen aan een goede architectuur, de onderliggende ‘repository, analysetools’ en de integratie met zowel de ‘backoffice’ (erp-systemen) als de ‘frontoffice’. Naarmate de pakketten groter en uitgebreider worden, worden ook zoek- en opvraagmachines relevanter. Er zijn dus forse investeringen nodig en niet iedereen is in staat om daarvoor de gelden vrij te maken. En dat terwijl de concurrentie fors is toegenomen op de markt van PM-software.
De concurrentie komt van verschillende kanten. In de eerste plaats zijn daar de traditionele erp-leveranciers, zoals Oracle, SAP, Peoplesoft en Lawson. Voortdurend op zoek naar nieuwe markten, nu de erp-markt enigszins verzadigd lijkt, zijn ze bezig om PM-tools aan hun software toe te voegen. Ook leveranciers van frontoffice-software – Tzirimis noemt met name Siebel – doen voorzichtige pogingen PM-software uit te brengen. Zij doen dat via de omweg van de Professional Services Automation tools. Tzirimis is ietwat sceptisch over deze pogingen. "Of dat ooit wat zal worden is de vraag. We zullen de bewegingen nauwlettend volgen", aldus de Spex-analist. Hij denkt dat de gevestigde leveranciers van PM-software weliswaar last krijgen van de nieuwe concurrenten, maar dat ze niet per se het loodje hoeven te leggen. De vooruitzichten van met name Planview, Primavera, Artemis, Microsoft (met Project) en Niku (dat ABT Corporation heeft overgenomen, met Project Workbench een van de belangrijkste PM-softwareleveranciers) zijn volgens hem vooralsnog goed te noemen.
Opvolger van ERP
Naast de erp-leveranciers vormen de aanbieders van PSA-software een tweede categorie waarmee de PM-aanbieders terdege rekening moeten houden. Professional Services Automation is een kreet die net twee jaar bestaat. Er wordt software mee bedoeld voor professionele dienstverleners. Naast projectmanagement, richt deze PSA-software zich ook op resource-, portfolio- en financieel management. Kortom PSA is een softwarecategorie waarmee zowel professionele projectgestuurde dienstverlenende organisaties als kleine adviesbureaus hun voordeel kunnen doen.
Omdat het een vrij nieuwe loot is aan de softwarestam, zijn de meeste pakketten ‘state-of-the-art’. Het is volgens analisten een groeimarkt. Deze informatiesystemen voor projectgestuurde organisaties worden door internationale ICT-onderzoeksbureaus ook wel de opvolgers van ‘enterprise resource planning’ genoemd. Dat is tegelijkertijd een verklaring voor het optreden van de traditionele erp-leveranciers op deze markt. Aberdeen Group zegt dat er dit jaar voor 264 miljoen dollar aan licenties wordt omgezet, maar dat dat bedrag in 2003 zal zijn opgelopen tot 1,3 miljard dollar. Veel PSA-tools worden zowel in licentie als in een zogenoemde ASP-module aangeboden. Een Application Service Provider verhuurt software die ook weer apart afgerekend wordt.
De architectuur van de producten en de onderliggende technologie maken dat mogelijk. Ze zijn allemaal ‘web-enabled’, waardoor ze in zowel een ’thin client’- als een ‘fat browser based client’-configuratie kunnen worden gebruikt. Steeds meer aanbieders brengen een versie van hun software uit, die geschikt is voor draadloze communicatie. Tzirimis ziet als belangrijkste spelers Evolve, Niku, Novium, Changepoint, Portera Systems en Quick Air. Het Nederlandse bedrijf Augeo ontbreekt in zijn rijtje. Vreemd, aangezien het bedrijf een leiderspositie claimt op de Europese markt. Het vlaggenschip is Intelligent Planner, volgens Augeo "een volledige PSA-oplossing die binnen Professional Service Organisations (PSO’s) fungeert als ‘enterprise backbone’, waardoor deze betere resultaten kunnen bereiken, zoals een nauwkeuriger inschatting van opdrachten en budgetten, betere benutting van resources, betere tijdscontrole en een hogere tevredenheid bij klanten en medewerkers".
Nederlandse markt
Er ontbreken wel meer leveranciers op het lijstje van Tzirimis. Dat is niet zo vreemd, want hij concentreert zich met zijn analyses en adviezen voornamelijk op de Amerikaanse markt. De meeste bedrijven waarvan hij gewag maakt zijn misschien veelbelovend, maar in ieder geval klein. In Europa zijn ze slechts bij specialisten bekend. Bijvoorbeeld het bureau Bloem & Rosendaal Organisatie Adviseurs uit De Bilt. Dit bureau heeft in november een eigen onderzoek gepubliceerd naar het gebruik van PSA-software in Nederland. Zij komen met een lijst van meer dan zestig aanbieders in Nederland. Omdat er zo langzamerhand veel overlap is ontstaan in functionaliteit van die (nieuwe) PSA-software en de traditionele PM-software, hebben ze de producten in hun onderzoek op één hoop gegooid.
De marktsituatie geeft daartoe ook wel aanleiding. Nu al vinden fusies en overnames plaats. Vorig jaar werd ABT Corporation bijvoorbeeld overgenomen door Niku, een bedrijf dat PSA-software ontwikkelt en daarvoor op het hoogtepunt van de dotcom-hype tientallen miljoenen dollars binnenhaalde. ABT Corporation bracht Project Workbench PMW op de markt, geroemd om zijn resource-optimalisatiemodule. Het bedrijf had moeite geld bij elkaar te sprokkelen om de software in een modern jasje te gieten en werd uiteindelijk overgenomen door Niku die de ‘high end’ PM-software van ABT Corporation nu wil gaan integreren in zijn eigen aanbod. En dan de acquisitie van Artemis door Proha.
Proha is een Fins bedrijf met een omzet van 15 miljoen dollar, en de distributeur van Artemis-producten in Scandinavië. Met de overname van Artemis willen de Finnen hun eigen draadloze telecommunicatieproducten integreren in de View-suite van Artemis. Overigens vinden Bloem & Rosendaal die concentratietendens wel begrijpelijk, want hoewel ze in hun onderzoek de twee begrippen (PSA en PM) door elkaar gebruiken, zijn er ook wel degelijk verschillen. Nieuw in PSA is bijvoorbeeld de ‘marketplace’. Dat begrip is relatief nieuw en deze functionaliteit wordt vooralsnog vooral geboden door Amerikaanse spelers, zoals Niku, Peoplesoft, Changepoint, Novium, Thrulogic en Evolve. Voor de Nederlandse markt is het nog even afwachten op wat voor termijn deze functionaliteit zal aanslaan.
Aanschafprijzen
De aanschafprijzen van de software variëren van duizend gulden tot ver boven het miljoen. Volgens Bloem & Rosendaal ontstaat een steeds grotere groep systemen in de prijscategorie tussen 25.000 en 150.000 gulden. Net als Tzirimis constateren de organisatieadviseurs dat voor het gebruik van een pakket doorgaans twee soorten bedragen in rekening worden gebracht: een bedrag per gebruiker per periode in geval van een ASP-overeenkomst en een licentieprijs. Door hosting via ASP kan software voor lagere kosten aan gebruikers beschikbaar worden gesteld. Hoewel meer dan zestig procent van de softwareaanbieders in Nederland zegt een ASP-optie te bieden, zijn de ervaringen nog beperkt. Ook de tarieven voor hosting lopen nog sterk uiteen.
De licentieprijzen lopen ook sterk uiteen, maar de organisatieadviseurs wijzen erop dat de prijs van de licentie op zich nog niet zoveel zegt, zonder dat er een relatie wordt gelegd naar aspecten als aantallen en typen gebruikers, invoeringskosten, consultancy, opleiding, kosten van alternatieven en baten. En wat te denken van het jaarlijks onderhoudsbedrag dat moet worden betaald waarvoor men nieuwe versies krijgt en een beroep mag doen op de helpdesk. Dat bedrag varieert van vijf tot tien procent van de licentieprijs.
Bloem & Rosendaal komen het in de praktijk herhaaldelijk tegen dat er een matige ‘fit’ is tussen de gekozen software en de te ondersteunen bedrijfsprocessen. Daarom moeten veel extra kosten worden gemaakt om uiteindelijk aan alle eisen te kunnen voldoen. "Om nog maar niet te spreken van de situaties waarin de invoering niet slaagt of wordt stopgezet", aldus het adviesbureau.
Strategische selectiecriteria
Tzirimis pleit er dan ook voor om bij de pakketselectie de complexiteit te reduceren door alleen de strategische selectiecriteria te nemen. Hij denkt dan aan de kosten en de tijd die je nodig hebt om de software goed in te voeren. Daarmee doelt hij niet alleen op het implementatietraject, maar ook op de opleidingsinspanningen. Er zijn pakketten waarvoor haast standaard een specialist van de leverancier moet worden bijgenomen die maandenlang bezig is om de gebruikers de eerste beginselen van de software bij te brengen. Bij de vertaling van het programma van eisen die aan de leveranciers wordt voorgelegd, kan gebruik worden gemaakt van het principe ‘must have, should have, nice to have & not to have’.
En leg de leveranciers gerust het vuur na aan de schenen. Bel ze desnoods op hun vakantieadres. Ze kunnen dat vakantiehuis huren dankzij jouw opdrachten. Eis antwoorden op je vragen. Dat lijkt misschien een gekke opmerking. Maar denk eens na: hoe vaak komt het niet voor dat een leverancier op alle vragen ja en amen zegt, maar – wanneer het puntje bij paaltje komt – de gevraagde functionaliteit net niet kan bieden. ‘Maar in de volgende release wel. Dat kan ik u verzekeren. En die nieuwe versie komt heel binnenkort op de markt, meneer’. Er zijn verschillende manieren om deze problemen te ondervangen.
Een welbekende is door ‘business cases’ te schrijven en die door de leveranciers te laten oplossen. De resultaten van de demo’s kunnen in een evaluatiematrix worden samengevat. Dat maakt het besluitvormingstraject wat gemakkelijker, want objectiever. "Maar hoe u het ook wilt aanpakken, volg uw eigen agenda en niet die van de aanbieders. Raak niet onder de indruk van een mooie prijsstelling, de functionaliteit die de software binnenkort gaat leveren of de mooie ogen van de verkoper of verkoopster. Het gaat uiteindelijk om de waarde die de software aan uw organisatie kan toevoegen", aldus Tzirimis.
Het enorme aantal aanbieders, de verwachte shake-out en de voortdurende ontwikkeling van nieuwe functionaliteit maken dat de selectie van het juiste pakket niet alleen afhangt van een beetje visie, een beetje gezond verstand en een beetje inzicht in de markttrends, maar vooral van veel geluk.
Cok De Zwart Freelance Medewerker
