De werkgevers mogen naast het internetgebruik, ook het gebruik van privé-email op de werkplek controleren.
Wel moet hier van te voren een duidelijk beleid over zijn opgesteld en moet dit gecommuniceerd zijn. Controle van privé-email moet wel zoveel mogelijk worden ontzien. Werknemers beroepen zich er op dat ook op de werkplek het recht op privacy geldt. Daarnaast zien veel werknemers het privé-gebruik van bedrijfsfaciliteiten als een secundaire arbeidsvoorwaarde. Een vergelijking met de telefoon of auto van de zaak kan hierbij gemaakt worden. Maar in tegenstelling tot deze (bedrijfs)middelen bestaat er in veel bedrijven (nog) geen beleid voor het gebruik van email en internet voor privé-doeleinden.
De Registratiekamer stelt dat de werknemer op de werkplek een deel van zijn privacy inlevert. Dit betekent dat de werkgever controle kan uitoefenen op het gebruik van email en internet op de werkplek. Het liefst ziet de Registratiekamer een scheiding tussen zakelijk en privé-email. Dit kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door de werknemer twee emailadressen aan te bieden waarbij er één voor privé-gebruik kan dienen. Indien deze scheiding niet gemaakt kan worden, dient de werkgever er rekening mee te houden dat er privé-berichten worden ontvangen en verstuurd. Hoewel de werkgever het recht heeft om privé-gebruik te verbieden, moet worden aangenomen dat hij ook in dat geval geen recht heeft om alle email inhoudelijk te controleren. Met name ontvangen privé-email dient men te ontzien vanwege het feit dat de werknemer daarover weinig controle heeft. Duidelijk komt uit het rapport naar voren dat de werkgever te allen tijde terughoudend moet zijn bij controle van privé-email. De maatregelen moeten in een redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. Het woord gerechtvaardigd komt vele malen voor in het rapport.
Internetgebruik leidt tot andere risico’s voor de werkgever. Zo kan het gaan om de beveiliging van het netwerk, het tegengaan van `verboden gebruik’ of het beschermen van andere bedrijfsbelangen zoals bedrijfsgeheimen of de goede naam van de organisatie. Hieruit ontstaat de behoefte aan controle. De werkgever is hierbij bevoegd om voorwaarden te stellen aan het gebruik, zoals bijvoorbeeld tijd en plaats. Ook bestaat de mogelijkheid om bepaalde delen van Internet geheel te verbieden. Zo kan gedacht worden aan sites met porno of discriminerende sites. Ook hier moeten de genomen maatregelen in een redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer en de gebruikte middelen mogen niet een verdergaande inbreuk maken op die belangen dan strikt noodzakelijk.
Maar voor welke controle een werkgever ook kiest, de maatregelen vallen of staan bij een helder beleid. Regels moeten duidelijkheid geven over wat wel en wat niet mag met email en internet.
In een aantal zaken hebben rechters werknemers een hand boven het hoofd gehouden, omdat de werkgever van te voren geen regels had opgesteld. Dit blijkt uit het onderzoek `Goed werken in netwerken’ van de Registratiekamer, de toezichthouder op de privacy. Deze studie is tot stand gekomen naar aanleiding van de hoeveelheid vragen die zij binnenkregen over deze kwestie. Vragen van werknemers en werkgevers, maar ook ondernemingsraden zijn de basis voor de studie geweest. Het rapport is vandaag gepubliceerd en te vinden op de websitehttp://www.registratiekamer.nl. Het bevat een set van 17 vuistregels die de werkgever een handvat biedt om een behoorlijk en zorgvuldig beleid vast te stellen.
