Altijd al een eigen internetbedrijf willen hebben? Dat kan! Schud je spaarvarken leeg, praat met de bank, flirt met een informal investor en go for it. Ter lering ende vermaeck: het huishoudboekje van het virtuele bedrijfje Healtwatch.nl.
A. en C., nog maar net afgestudeerd (medicijnen en bedrijfskunde), hebben een gouden idee: zij starten met een eigen website: Healthwatch.nl, inclusief een e-mailnieuwsbrief.
Healthwatch moet uitgroeien tot een soort elektronische artsenbezoeker, met informatie over nieuwe medicijnen, voedingssupplementen en andere gezondheidsproducten. De doelgroep bestaat uit drogisten, apotheken en andere aanbieders zoals supermarkten (die zich in toenemende mate op de gezondheidsmarkt begeven). De inkomsten zijn vooral afkomstig uit abonnementsgelden – een gedeelte van de site is besloten – en advertenties van bedrijven in de farmaceutische industrie.
A. en C. zijn in dienst van Healthwatch BV, de holding waarbinnen alle bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Voor hun bedrijf huren ze een kantoor in een Twinning-achtig bedrijvencomplex. Het ontwerp van de site wordt uitbesteed aan een ontwerpbureau. A., de aangewezen Chief Content Officer doet zelf een gedeelte van het onderhoud; de rest wordt verzorgd door freelance medische journalisten. Algemeen directeur (Chief Executive Officer) C. houdt zich vooral bezig met acquisitie van adverteerders, met de financiële administratie en met allerhande organisatorische activiteiten. Om Healthwatch onder de aandacht te brengen van de doelgroep (40.000 bedrijven), verspreiden A. en C. maandelijks brochures. Ook adverteren ze in vakbladen en op sites.
De eerste twaalf maanden van Healthwatch.nl
| Creatieve inkoop | 240.500 |
| – Ontwerp site (eenmalig) | 158.000 |
| – Fotografie | 10.000 |
| – Journalistieke bijdragen | 65.000 |
| – Eindredactie | 7.500 |
| Werving en publiciteit | 202.000 |
| – Tekst copywriter (eenmalig) | 5.000 |
| – Opmaak brochure | 4.000 |
| – Lithografie en druk (40.000 brochures) | 69.000 |
| – Verspreiding brochures (1,50 per stuk) | 60.000 |
| – Advertenties in vakbladen | 60.000 |
| – Banners | 4.000 |
| Personeelskosten | 180.000 |
| – Chief Executive Officer | 90.000 |
| – Chief Content Officer | 90.000 |
| Vervoerskosten | 20.000 |
| – Auto (Alfa Romeo 156) | 14.000 |
| – Benzine | 6.000 |
| Technische inkoop | 2.030 |
| – Registratie domeinnaam | 30 |
| – Abonnement provider | 2.000 |
| Kantoor + kantoormiddelen | 42.600 |
| – Kamer van Koophandel | 140 |
| – Verzekeringen | 200 |
| – Huur (1.900 per maand) | 22.800 |
| – Afschrijving apparatuur (21.600, afgeschreven in 3 jaar) | 7.200 |
| – Afschrijving meubilair (24.000, in 5 jaar afgeschreven) | 4.800 |
| – Telefoon- en faxverkeer (600 per maand) | 7.200 |
| – GEB | 260 |
| Onvoorziene kosten | 10.000 |
Totaal | 697.130 |
Alle kosten in guldens, exclusief BTW.
Kosten: eerst in kaart brengen, dan killen
Veel starters komen in een vroegtijdig stadium in de problemen omdat ze de kosten niet in de hand hebben. Hoe kan dit worden voorkomen?
Kostenbeheersing is van belang, of het nu goed of slecht gaat met een bedrijf. Als het goed gaat, kan het de lage kosten doorgeven aan de consument en zodoende concurreren op prijs. Als het slecht gaat, is kostenbeheersing uiteraard van het allergrootste belang. Gebrekkige kostenbeheersing is een van de meest voorkomende oorzaken van ernstige problemen bij startende ondernemingen, aldus onderzoeker R. Blom van Graydon in ‘Leidraad startende ondernemer’. (Andere oorzaken van bedrijfscrises zijn: slecht management, een slechte financiële positie en een slechte aanpassing aan veranderende marktomstandigheden). Ook al ontwikkelt de omzet zich nog zo voorspoedig, als hier torenhoge lasten tegenover staan, blijft de winst uit. De voorbode van een surseance van betaling en – in het ergste geval – een faillissement. Killen die kosten, dus.
Om te voorkomen dat een bedrijf ten onder gaat aan hoge kosten, is een goede administratie van het allergrootste belang. Immers: hoe moet je als ondernemer je kosten beheersen als je geen enkel inzicht hebt in de hoogte en samenstelling ervan? De belangrijkste kostenposten zijn in het algemeen huur en personeel. Deze kunnen niet van de ene op de andere dag altijd worden teruggedrongen als het water de onderneming aan de lippen staat. Een vooruitziende ondernemer probeert dan ook te vermijden dat hij een molensteen van vaste kosten met zich mee moet slepen. Huren? OK, maar dan graag een kortlopend huurcontract (een jaar of nog minder), met een opzegtermijn van ten hoogste drie maanden. Personeel? Vooruit dan maar, maar bij voorkeur op uitzendbasis. Of anders op een karig vast salaris, met veel variabele en prestatiegerelateerde elementen zoals opties, aandelen en bonussen. Gaat het goed met het bedrijf, dan heb je hoge loonkosten – maar dat kan er ook vanaf. Gaat het minder, dalen de loonkosten vanzelf.
Tot slot een tip van Blom om ook te besparen op kleinere kosten, zoals kantoormeubilair: koop tweedehands spullen. "Geen bezoeker zal het verschil kunnen zien tussen (bijvoorbeeld) een nieuwe en een kort gebruikte kantoorkast of bureau."
