De inkoopoplossingen van softwarebedrijven als Ariba, Commerce One, SAP en Oracle sluiten niet goed aan bij de praktijk. Ze zijn gemaakt vanuit een technologische invalshoek, waarbij geen gebruik is gemaakt van de kennis uit het inkoopvak. Dat zegt Cees Ubink, directeur van het inkoopoplossingenbedrijf Emeritor.
Cees Ubink (oud-directeur inkoop bij Unisys en KLM) richtte eind 1998 samen met marketeer Caroline van den Bosch Emeritor op. Het bedrijf uit Nieuwkoop adviseert organisaties over inkoopprocessen, heeft een eigen e-procurement-oplossing en biedt trainingen aan. Emeritor heeft inmiddels 200 medewerkers in negen landen, waaronder de Verenigde Staten. De mede-oprichter doet geheimzinnig over omzet, winst en de klantenkring van Emeritor (Randstad is een klant), naar later blijkt in verband met een mogelijke beursgang. Het bedrijf levert zijn oplossingen ook via partners, zoals Cap Gemini Ernst & Young, EDS, Getronics en Scala Business Solutions.
Emeritor heeft diverse inkopers en softwareontwikkelaars in dienst. Opvallend is dat het bedrijf over een R&D-afdeling in Budapest beschikt die het van Scala Business Solutions heeft overgenomen. Ubink geeft hoog op van de deskundigheid van deze Hongaarse ontwikkelaars.
De inkoopwereld bevindt zich momenteel in een automatiseringsslag. Door de opkomst van internet en intranet kunnen bedrijven en instellingen hun inkoopprocessen eindelijk automatiseren en forse besparingen behalen. De spectaculaire toename van elektronische marktplaatsen, waar klanten inkooporders kunnen plaatsen, spreekt het meest tot de verbeelding. Maar bedrijven kunnen ook eigen zogeheten e-procurement-oplossingen implementeren. Door de populariteit van dit soort IT-toepassingen ontstaat de indruk dat de inkoopafdelingen tot nu toe weinig efficiënt opereren. Ubink ergert zich aan dit beeld. "In inkoopland is men al jaren bezig met het omlaag brengen van de totale kosten." Hij geeft toe dat partijen als Ariba en Commerce One erin geslaagd zijn het inkoopvak onder de aandacht te brengen van de beslissers in een organisatie. "Dat probeerde de traditionele inkoop ook, maar het is ons nooit gelukt."
Krakend
De directeur van Emeritor voorziet echter problemen. Hij vindt dat de IT-bedrijven het inkopen teveel associëren met bestellen en te weinig oog hebben voor de voorbereidingsfase, waar ook besparingen te behalen zijn. Ubink noemt als voorbeeld het inkopen van PC’s. "Dat gebeurt nog veel te eenzijdig. Een organisatie zou juist van iedere medewerker moeten weten wat voor soort PC deze nodig heeft. Dat hoeft namelijk niet direct het laatste model te zijn. Wanneer de inkoop beter aansluit op de bedrijfsprocessen, zijn betere afspraken te maken met leveranciers en gaan de kosten omlaag."
De standaard softwareoplossingen kunnen vaak te weinig aan de praktijk worden aangepast, beweert hij. "Dan lopen ze krakend vast. Standaardisatie kan maar tot een bepaald niveau." Ubink wijst bijvoorbeeld op de oplossing van Ariba die Philips vorig jaar voor zijn niet-primaire producten heeft ingevoerd. De software zou niet kunnen omgaan met de verschillende typen uitzendkrachten die het elektronicaconcern inhuurt. Zowel Ariba als Philips was niet in staat hierop commentaar te geven. Volgens de Emeritor-directeur ontstaan zulke knelpunten omdat de technologisch georiënteerde softwarebedrijven geen flauw benul hebben van het inkoopvak. "Zij verkopen standaardoplossingen, maar er bestaat niet één inkoopproces. Het inkopen van vliegtuigen is totaal anders dan potloden of uitzendkrachten. Sommige goederen en diensten zijn van strategisch belang, bij andere gaat het om basisvoorzieningen."
Verder voorspelt hij dat veel van de huidige elektronische marktplaatsen zullen verdwijnen, omdat ze alleen interessant zijn voor kleinere ondernemers. "De grote industrieën zitten er niet op de wachten. Die willen slechts met een beperkt aantal leveranciers in zee. Waarom zou BP gaan inkopen bij een door concurrent Shell opgezet inkoopportaal?"
D.O.A.
Emeritor pretendeert wel het totale inkoopproces te omvatten. Ubink: "Wij maken een analyse van de inkoopsituatie bij een organisatie: wat voor soort inkoopbehoefte is er, hoeveel leveranciers lopen er rond en bestaan er afspraken over volumecontracten, garantie- en retourregelingen en death on arrival’s? Aan de hand van praktijkvoorbeelden en beslismodellen bekijken we hoe we dit soort aspecten kunnen verbeteren en hoe we dit kunnen verankeren in een pasklare e-procurement-oplossing."
