Minder academisch en ook wat duurder

Zo'n anderhalf jaar geleden verkocht de universiteit Utrecht na moeizame onderhandelingen het computercentrum Accu aan Cap Gemini. Daarna verstomde het lawaai. Is het wel verstandig geweest het rekencentrum af te stoten? Twee hoofdrolspelers van toen maken de stand op.

Het Academisch Computercentrum Utrecht heet tegenwoordig University Services en maakt deel uit van Cap Gemini Ernst & Young's divisie Information Systems Management. Momenteel werken er nog zo'n zestig oud-Accu-medewerkers. Toen de overname definitief werd, gingen op 1 april 1999 uiteindelijk zo'n 90 van de oorspronkelijke 120 medewerkers over. Nadien zijn er dus nog zo'n dertig Accu'ers vertrokken. Ongeveer de helft heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid in het sociaal plan om naar de universiteit terug te keren; het andere part koos voor een loopbaan buiten of binnen Cap. "Een gemiddeld tot hoog verloop", stelt Ineke Molenaars. Zij is accountmanager University Services en was bij het Accu als marketing- en salesmanager lid van het managementteam. "Achteraf gezien hadden we de nieuwe organisatiestructuur van University Services eerder moeten invoeren dan in oktober 1999. Toen de overname rond was, koos Cap ervoor de medewerkers even met rust te laten. Maar zij hadden juist verwacht dat er een hoop zou veranderen. Er ontstond stille onrust."
Een van de grote bezwaren die de Accu-medewerkers tegen de verkoop uitten, was het verschil in cultuur: de commerciële bedrijfscultuur van Cap Gemini tegenover de academische sfeer bij het rekencentrum. Volgens Molenaars zijn botsingen uitgebleven, al hadden Accu-medewerkers moeite om zich aan te passen aan de minder hiërarchische Cap-cultuur met veel ruimte voor eigen initiatief. "Wij hebben dit veranderingsproces begeleid door het organiseren van cultuursessies en discussiegroepen."
Cap Gemini nam alle contracten over van het Accu. Het bedrijf zette daarna wel de dienstverlening aan kleine klanten stop, omdat daar de organisatie niet op is ingericht. Het verloop van het personeel kon voor een deel worden opgevangen door de ISM-divisie en de business-unit 'onderwijs', waarmee University Services samenwerkt.

IT-directeur

Accountmanager Molenaars onderhoudt veel contact met Peter Schelleman. Hij is anderhalf jaar geleden op centraal niveau aangesteld als chief information officer van de Universiteit Utrecht. De faculteiten runnen hun eigen IT-diensten. Schelleman buigt zich met twee stafmedewerkers over de invulling en het beheren van het outsourcingscontract met Cap Gemini, strategische zaken als ICT in het onderwijs, Gigaport en web-diensten, en het rechtstreeks adviseren van het college van bestuur over ICT-beleid. Het is niet toevallig dat zijn benoeming samenviel met de afstoting van het Accu. Schelleman – bekend met automatiseringsvraagstukken bij de faculteit Letteren – nam deel aan een adviesgroep over uitbesteding van het computercentrum. Toen de universiteitsraad akkoord ging met de vervreemding mits er op het hoogste niveau een informatiemanager zou worden benoemd, kwam hij in beeld. "Ik heb 'ja' gezegd onder de voorwaarde dat ik niet alleen opdrachtgever van Cap Gemini zou zijn, maar me ook kon bezighouden met het inrichten van de informatiseringslaag bij de universiteit."
"Het besluit om de IT de deur uit te doen, past bij het streven van de Universiteit Utrecht om financieel gezonder te worden", vertelt Schelleman. "Er bestaat bij universiteiten bijvoorbeeld erg weinig inzicht in de werkelijke IT-kosten. Door de verkoop van het Accu zijn de kosten in Utrecht transparanter geworden en krijgen faculteiten reëlere tarieven doorbelast." Daarbij had het Accu ook het imago-probleem van een sterk op de technologie gerichte, log opererende club. Het ontbeerde de macht om het college van bestuur te overtuigen van de noodzaak om als facilitaire dienst bij de universiteit te blijven. Het CVB vond dat een rekencentrum-op-afstand van evengrote waarde kan zijn, met bovendien als voordeel dat de IT-afdeling onder de vlag van een automatiseerder beter presteert. Dat de meeste IT-innovatie voor onderzoeksvragen reeds bij faculteiten gebeurde, en het Accu daarvoor niet echt nodig was, speelde ook een rol.

Wennen

De IT-directeur vindt dat de dienstverlening van het vroegere Accu door de verzakelijking is verbeterd. Wel is de relatie tussen de universiteit en haar automatiseerders door de ontstane klant/leverancier-verhouding formeler geworden. Zowel de oud-Accu'ers als de universiteit moeten daaraan wennen, constateert Schelleman. "Vroeger kon je bellen met Piet of Marie van het Accu die je meteen hielp. Nu lopen de afspraken volgens door Cap opgestelde servicecontracten. Daar hebben de faculteiten moeite mee. Ze klagen over de hogere tarieven die het commerciële Cap Gemini zou rekenen. Maar Cap hanteert gewoon marktconforme prijzen."
Er bestaat echter geen gedwongen winkelnering. Molenaars erkent dat sommige faculteiten na de verkoop van het Accu met andere leveranciers in zee zijn gegaan of werkzaamheden naar de eigen IT-afdeling hebben overgeheveld. Desondanks zegt ze dat University Services goed draait. Het Cap-onderdeel voert het overgrote deel van de activiteiten (netwerk- en applicatiebeheer) uit in opdracht van het bestuurscollege. Molenaars verwacht dat haar groep in de nabije toekomst vaker voor de faculteiten aan de slag gaat. "Dat zullen opdrachten zijn die voortvloeien uit het actieve ICT-beleid dat de universiteit nu voert."

Engelengeduld

Het college heeft ondanks aandringen van het personeel, de vakbonden en de U-raad destijds alleen maar met Cap Gemini gepraat. Uiteindelijk rolde er een contract met gesloten beurzen uit. Had daar niet meer ingezeten, wanneer er met andere IT-partijen zoals Pink Roccade of EDS was onderhandeld? Schelleman meent van niet. "Cap Gemini bleek bereid het risico te lopen dat het overnameproces lang zou kunnen duren. Dat onderschat het bedrijfsleven vaak. Ondernemers kunnen zich niet voorstellen dat besprekingen zoveel tijd in beslag nemen. Een CVB moet echter uiterst behoedzaam opereren, want het zou niet de eerste keer zijn dat het over dit soort zaken struikelt. Dan zijn er nog de overlegrondes en vergaderingen met faculteiten, decanen en vakbonden. Met als extra bijkomstigheid dat alle verwikkelingen in de universiteitskrant komen te staan. Cap had na weer een artikel in het U-blad zoiets van: 'Kan dat niet een keer stoppen'. Maar dat hoort er nu eenmaal bij."
Toch kwam aan het engelengeduld van de automatiseerder bijna een eind, toen een voorstel voor de vierde keer op de onderhandelingstafel belandde. "Desondanks", zegt Schelleman, "heeft Cap nooit geroepen: 'wij geven jullie nog één maand, anders springt het af. Dat zou het proces hebben verstoord."
Was er geen andere uitweg dan verkoop, bijvoorbeeld een reorganisatie? Schelleman: "Op papier wel. Reorganisaties duren echter lang en demotiveren medewerkers. Gekoppeld aan de huidige schaarste aan personeel zou het een mission impossible zijn geworden. Bovendien was de kloof tussen het Accu en het college te groot om daarover te praten." Ook Molenaars denkt dat verkoop de enige juiste ingreep was: "Het was een radicaal besluit, dat – net als bij een reorganisatie – mensen diep heeft geraakt. Maar het is wel een duidelijker stap geweest, met uiteindelijk meer mogelijkheden voor het Accu-personeel."
 
 
Accu in vogelvlucht

Accu en Surfnet
Het Accu groeide uit tot het grootste rekencentrum binnen de universitaire wereld. Het was ook actief buiten de eigen universiteit: in 1998 bedroegen die opbrengsten ongeveer een kwart van de totale omzet (1998: 33 miljoen). Vooral Surfnet was een belangrijke opdrachtgever. Deze onderwijsnetwerkaanbieder heeft echter het beheer en de innovatie van al zijn Surfnet-diensten (news-, e-mail- en directory-services, helpdesk, zoekdiensten, webhosting en inbelvoorzieningen) via een Europese aanbesteding per 1 januari 2001 ondergebracht bij het Nijmeegse Universitair Centrum Informatievoorziening (het beheer van het netwerk blijft bij Sara). Dat moet een domper zijn voor Cap Gemini, dat de via het Accu verkregen belangrijke klant in de onderzoeks- en onderwijswereld weer kwijtraakt.

De rekencentrum-loze Universiteit Utrecht geeft ruim 20 miljoen gulden uit aan standaarddiensten en specifieke projecten. De term rekencentrum is een geuzennaam geworden in de universitaire wereld. Directeuren rekencentra spreken er nog wel van, maar alleen in Groningen en Tilburg en bij Sara is het nog een officiële naam. Verder kunnen de instellingen onderling flink van elkaar verschillen. Zo beschikt het UVA-centrum over een heuse studio, werken in Delft automatiseerders samen met engineers en bevindt Wageningen zich in een fusieproces met de IT-afdeling van de Dienst Landbouwkundig Onderzoek. Een vergelijking tussen omzetcijfers is lastig, omdat deze ook worden beïnvloed door de grootte en de hoeveelheid locaties van de universiteit en de doorberekening van indirecte kosten.