Onderzoeksbureau Giarte bestempelt Max Rens als de eerste chief information officer in Nederland. Rens werkt bij de KLM op hoog niveau aan het uitstippelen en bewaken van het IT-beleid. Maar hoe ziet de rol van zo’n directeur IT-zaken er nu precies uit?
Max Rens (53) werkte in diverse commerciële functies in de transportsector (Fokker, Volvo, DAF en NS). Luchtvaartmaatschappij KLM trok hem medio 1997 aan om de grootschalige vernieuwing van haar automatisering door te voeren. "De automatisering bij de KLM functioneerde in de jaren zeventig en tachtig goed, maar gold daarna als grootste interne vijand", zegt Rens. "Door de decentrale organisatiestructuur beschikte elke divisie over zijn eigen architectuur en definities en ontstonden er twaalf koninkrijkjes op IT-gebied die niet met elkaar communiceerden. Dit stond een verdere succesvolle bijdrage van de automatisering aan de bedrijfsvoering in de weg."
De KLM-top stak vervolgens zijn licht op bij grote firma’s in de Verenigde Staten om te zien hoe zij de IT inrichten. De conclusie luidde dat het IT-beleid op hoog niveau ingevuld moest worden door een chief information officer op of net onder directieniveau. Rens: "In mijn geval is dat als executive vice president & chief information officer. ‘Mijn opvolger zit in de raad van bestuur’, zeg ik dan altijd maar."
KLM-breed
Een van de eerste acties betrof het aanpassen van de decentrale IT-organisatie. Rens koos vervolgens niet voor een centrale opzet, waarbij de verantwoordelijkheid bij de IT-organisatie ligt, maar voor een, zoals hij het zelf noemt, federaal besturingsmodel. "Hierbij zijn de business managers verantwoordelijk voor hun eigen automatisering. KLM is als logistiek bedrijf vergeven van de informatietechnologie. Wij willen voorkomen dat er in de divisies geroepen wordt: ‘We kunnen niet slagen want de IT deed het niet’."
"Ik zet als cio de algemene IT-strategie uit", vervolgt Rens. "Ik bemoei me met zaken die voor iedereen binnen KLM van belang zijn, zoals een eenduidige standaardisatie en architectuur. De divisies beslissen over de functionaliteit die ze nodig hebben, bijvoorbeeld de aanschaf van een toepassing voor e-ticketing of een financieel managementsysteem."
De divisiemanagers dienen zich in de praktijk te houden aan de regels die het cio-office opstelt. Dit betekent bijvoorbeeld dat een gekozen toepassing een open systeem is dat in de voorgeschreven infrastructuur moet passen. Een investeringscommissie toetst dit soort zaken en onderzoekt tevens de soliditeit van een voorstel.
Verder voert het IT-hoofdkwartier KLM-brede zaken uit, zoals de eerdere aanpak van het millenniumprobleem en het aanleggen van de elektronische snelweg voor alle vierhonderd kantoren in de wereld. Daarnaast ontwikkelt het technologische programma’s, waarbij het streven erop gericht is de hele IT bij de KLM in vijf tot acht jaar te vernieuwen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een modernisering van de databases en om het koppelen van legacy-systemen door middel van middleware. Ook is Unix als webomgeving gekozen uit het oogpunt van betrouwbaarheid en schaalbaarheid. Het principe van open standaarden geldt bij alle programma’s en projecten als devies. De IT-directeur stelt nadrukkelijk dat zijn bedrijf geen laboratorium is. "Laat anderen maar nieuwe dingen testen."
KLM spendeert zo’n 650 tot 700 miljoen gulden per jaar aan automatisering. Informatietechnologie is daarmee de grootste kostenpost na personeel en kerosine. Er werken op IT-gebied zo’n 1600 medewerkers. Het cio-kantoor telt twintig strategen en bij de divisies bevinden zich ongeveer vijfhonderd IT’ers. Dan is er nog de derde laag: de interne IT-fabriek KLM Information Services. Hierbij werken inclusief rekencentrum 1100 mensen. Rens bereidt een migratie voor waarin enkele honderden medewerkers van de divisies naar Information Services worden overgeplaatst. "In deze huidige opzet werken er bij divisies nog mensen die daar niet thuishoren", stelt Rens. "Het gaat dan bijvoorbeeld om IT-architecten en technisch beheerders. Bij de divisies behoren functioneel beheerders, analisten, programmamanagers en strategen te werken. Zij moeten de contacten onderhouden met het cio-office en leveranciers."
Onzekerheid
Als chief information officer heeft Rens ook personeelszaken in zijn portefeuille. Wat hem zorgen baart, is de hoge uitstroom en de lage instroom van IT’ers. De uitstroom bedroeg een paar jaar geleden zo’n 6 procent. Inmiddels scoort KLM even hoog als het landelijk gemiddelde (10 à 15 procent). Om hier iets tegen te doen heeft Rens binnen de cao een eigen beloningsregime voor de automatiseerders weten toe te voegen met extra salarisschalen. Het liefst zou hij voor het binnenhalen van personeel nog meer speelruimte krijgen middels een aparte cao of bv.
Volgens de cio barst het bij de KLM van het werk voor IT’ers. Dat de Koninklijke in april vanwege slechte resultaten de bezuinigingsronde Operation Baseline afkondigde met een bevriezing op IT-investeringen en een stop op inhuurkrachten, doet hier in zijn ogen niets aan af. "Dat is een KLM-brede bezuinigingsoperatie, waarbij iedereen de buikriem moet aanhalen. Alleen de investeringen in e-business en de continuïteit van ons vernieuwingsprogramma blijven onaangetast. Het betekent voor ons een minder ambitieus jaar, maar het houdt niet in dat we niets aan IT doen."
Rens erkent dat de maatregelen een gevoel van onzekerheid onder de automatiseerders hebben veroorzaakt. Datzelfde geldt voor de pogingen een Europese fusiepartner te vinden. Hij hoopt zijn medewerkers uit te kunnen leggen dat allianties en fusies ook uitdagingen kunnen bieden. Een van de redenen dat luchtvaartmaatschappijen met elkaar samenwerken is dat informatietechnologie zo duur geworden is. De IT-directeur voert regelmatig overleg met de cio’s van de KLM-partners Northwest Airlines en Continental Airlines om te kijken of er efficiencyvoordelen te behalen zijn. Mocht de alliantie met British Airways doorgaan, dan ontstaan er vier grote partijen. Dat biedt perspectieven voor schaalvoordelen en kostenbesparingen. "Dan blijft er geld over om mooie dingen te doen", aldus Max Rens.
