Wanneer u een nieuw colbertje koopt, bevindt u zich aan het eind van een keten. Deze begint met het vaststellen van modetrends, waarna een proces van ontwerp, productie en distributie volgt. Modeontwerper en leverancier Mexx beschikt over een eigen systeem voor toeleveringsketenbeheer en draagt het B2B- en B2C-concept hoog in het vaandel.
Mode is uitdagend en grillig, en vormt een riskante keten. Wanneer de nieuwe collecties er zijn, is het voor de consument watertanden, passen, kopen, en showen op het werk, in de disco, bij het sporten of in het restaurant. Aan die gelukzalige momenten van de consument gaat bij modeontwerper en leverancier Mexx een jaar van informatieverzamelen, wegen, wagen en beslissen vooraf. Mexx voegt aan zijn collecties een extra dimensie toe; door mode te maken die past bij het beroep of de vrije tijd. ‘Fashion models’ zijn vervangen door ‘role models’. Mexx’s internationale hoofdkwartier is ondergebracht in de uit de negentiende eeuw daterende zilverfabriek van het voormalige Kemper en Begeer in Voorschoten. De Amerikaanse postmoderne architect Robert A.M. Stern reconstrueerde het inwendige van het onder Monumentenzorg staande gebouw schitterend. Licht, vorm en kleur – modern met een zweem van het vooroorlogse modernisme – zorgen voor een inspirerende werkomgeving. Hierin werken 150 mensen voortdurend aan de nieuwe collecties die tweemaal per jaar uitgebracht moeten worden in eigen winkels via grossiers en retailers in veertig landen. Totaal worden zo’n 12 miljoen stuks kleding verkocht. De daaruit voortvloeiende omzet bedraagt 350 miljoen dollar. Die omzet wordt gegenereerd door 1500 medewerkers.
Collecties
Een minder geslaagde collectie betekent veel kleren in de uitverkoop. Een schot in de roos levert snel lege rekken. Even aanvullen is alleen mogelijk wanneer er nog voorraad is bij de retailer, maar ook daar wordt uiterst voorzichtig met voorraden omgesprongen. Flexibel aanvullen is nauwelijks mogelijk. Wanneer een collectie immers eenmaal is vastgesteld, volgt er een gecompliceerd proces van detailleren tot op het niveau van de stof, de maat en de accessoires; van stoffen maken en laten verwerken tot kleding, en van distribueren. Geen proces dat van de ene op de andere dag kan worden aangepast.
Aan de detailleer-, maak- en distributieprocessen is dan al een heel proces voorafgegaan: het formuleren en ontwerpen van de collectie.
De keten begint met het vaststellen van modetrends. Trendbureaus leveren de nodige informatie, die wordt aangevuld met het eigen gevoel en indrukken die zijn opgedaan op modebeurzen. Uit die informatie wordt een concept voor de diverse collecties samengesteld. Retailers geven de collecties daarna de locale kleur. Doel is het vervaardigen van dames- en herenkleding in het betere genre, vooral voor de wat meer modegevoelige twintigers en dertigers. Die groep wil in het dagelijkse leven herkenbaar zijn, ongeacht of dat in het beroep of in de vrije tijd is. De rol moet uitkomen in de kleding. Mexx ontwikkelt daarom ‘role models’. Alleen voor de dameskleding zijn er binnen dit concept al twaalf collecties, voor de herenkleding een paar minder. Voor de pasgeborene tot de adolescent zijn er de baby-, kleuter- en kindercollecties.
Lange logistieke keten
Het ontwerpen van die collecties vindt in Voorschoten plaats en gebeurt conventioneel schetsmatig; vervolgens worden de schetsen gescand en de ontwerpen gedigitaliseerd met behulp van computer, pen en tablet. De oudere ontwerper kiest nog vaak voor potlood en papier. Zijn jongere collega ontwerpt elektronisch. Ontwerpen worden vastgelegd en gespecificeerd in ‘style sheets’.
Ontwerpen is een doorlopend proces; niet alleen doordat er elk jaar weer een reeks zomer- en wintercollecties moet worden ontwikkeld, maar ook doordat collecties tijdens het ontwerpen groeien. Conceptbepaling en ontwerpen zijn de eerste stappen in de lange logistieke keten. Wie die keten heeft ervaren, weet dat het gehele proces van trendbepaling tot en met verkoop aan de consument spannend is. Een collectie moet op de juiste plek vallen, niet te vroeg of te laat, maar ook de juiste ‘look and feel’ hebben. De trend vertaalt zich niet alleen in modellen, maar daaruit voortvloeiend ook in specifieke stoffen, stiksels, sluitingen en accessoires. De combinatie van dessins en stofstructuur is ieder seizoen voor elke collectie steeds weer anders. Te verwerken stoffen zoals wol en katoen zijn natuurlijke materialen die afhankelijk van herkomst en jaar sterk in kwaliteit kunnen variëren. Het spinsel uit kunststof is homogener. Uit die materialen wordt een enorme varieteit aan stoffen geweven. Weven en in mindere mate textiel bedrukken zijn – ondanks de hoge kwaliteit van de processen – nog in sterke mate ambachtelijke processen. Ondernemingen in deze branche hebben daardoor veelal hun eigen specialiteiten en kwaliteiten. Wanneer een collectie om andere stoffen vraagt, moeten veelal ook andere wevers worden benaderd. Die producenten bevinden zich vooral in de Oost-Europese landen en in Oost-Azië.
Doorlooptijd
Voordat een collectie in productie gaat, worden er eerst monsters van de stof gemaakt. Monsterproductie – kleinseriefabricage – is kostbaar en vertraagt de doorlooptijd. Het is echter noodzakelijk om zekerheid te krijgen over de uitkomst van het ontwerpproces.
De monsterproductie is beperkt. Niet van alle stoffen uit de collecties worden monsters gemaakt. De monsters dienen wel representatief te zijn en bovendien mogelijke knelpunten in dit deel van de keten aan te geven.
Niet alleen de grondstoffen en de fabricage, maar ook de opslag van de stoffen is wispelturig. Stof aan de rol is kwetsbaar. Een rol moet zorgvuldig horizontaal worden opgeslagen en vervoerd naar de kledingfabrikant. Een vertikaal opgeslagen rol kan vervorming van het weefsel, en later van het kledingstuk tot gevolg hebben.
De productie van de kleding vindt eveneens plaats in Oost-Europa en in het Verre Oosten. De fabrikanten leveren aan de distributiepunten in Nederland en Duitsland en vandaar aan de winkels of retailers.
De totale doorlooptijd voor het ontwikkelen van een collectie bedraagt een jaar. Enige jaren geleden is die doorlooptijd verkort. Direct na het vaststellen van de collectie, dus voorafgaand aan de monsterproductie, kregen retailers reeds de stoffen en de ontgwerpen van de collectie getoond en werd hen de gelegenheid gegeven voorlopige orders te plaatsen. De in de kledingwereld gebruikelijke gang van zaken is om pas te kiezen wanneer de collecties zijn aangemaakt. De stap naar de vervroegde keuze is mogelijk geworden doordat het vertrouwen in de collecties is gegroeid.
Ketenbeheer
Een groot deel van de logistieke keten vindt plaats binnen de Mexx-organisatie. De keten begint met het vaststellen en ontwerpen van collecties. De productie wordt vervolgens uitbesteed aan wevers, textieldrukkers en textielfabrikanten. Daarna zijn er weer activiteiten in eigen huis; opslag en expeditie in drie distributiecentra in respectievelijk Nederland en Duitsland voor verkoop in een van de tweehonderd eigen winkels of naar de grossiers in diverse landen. De dagelijkse verkoop door de tweehonderd eigen winkels en de levering door de retailers worden ’s nachts via een edi-bericht doorgegeven en centraal verwerkt; de verkoopinformatie van de overige distributiepunten wordt nog handmatig ingegeven.
Voor het beheer van de keten beschikt Mexx over een eigen systeem voor toeleveringsketenbeheer, dat is geïntegreerd met andere systemen en dat snel verder wordt ontwikkeld. Het opnemen van toeleveranciers in die keten is moeilijk vanwege de fabricage in veelal wisselende bedrijven.
Kern van het besturings- en informatiesysteem is het PDM-systeem. Het logistieke systeem wordt binnenkort vervangen door het Movex-systeem van het Zweedse Intentia. Voor het ontwerpen wordt een cad-applicatie gebruikt. Daarnaast draaien er diverse applicaties voor specifieke toepassingen. Het informatiebeleid van Mexx is gericht op ketenintegratie door koppeling van hoogwaardige applicaties, die enerzijds de gebruikers op hun wenken kunnen bedienen en anderzijds effectief met elkaar kunnen communiceren.
Het nieuwe Movex-systeem kent een speciale versie Fashion-versie voor de IBM AS/400. Mexx implementeert deze versie momenteel. De onderneming plant op de middellange termijn op collectieniveau en gebruikt daarvoor de trendgegevens, de informatie over de voorverkopen, de voorraad- en verkoopgegevens en de financiële gegevens. Al deze informatie komt uit verschillende systemen en wordt in PDM vastgelegd. Zo gauw als het transactiesysteem Movex is geïmplementeerd, worden deze gegevens door de applicatie gebruikt voor de termijnplanning. Movex heeft onder meer modules voor werkstroomplanning en kwaliteitsbeheer volgens ISO 2000.
De applicatie is webgeoriënteerd. Informatie kan in diverse edi-formaten worden uitgewisseld. Aan een website wordt gedacht. Het is niet eenvoudig om modieuze kleding, die tweemaal per jaar verandert, te verkopen via een website. Spijkerbroeken, zoals die van Levi-Strauss, waarvan de modellen gedurende lange jaren dezelfde blijven, kunnen wel via het Web worden verkocht. Voor collecties met een minder tijdelijk karakter, zoals de conventionele blazers, vesten, broeken, enzovoort wordt aan aanbieding via een website gedacht. Op korte termijn lijkt de verkoop van accessoires het meest aantrekkelijke startpunt.
Voorbij 2000
Elektronische communicatie speelt in toenemende mate een hoofdrol. Het informatieconcept ‘Mexx beyond 2000′ is volledig gericht op de business-to-business- en business-to-consumerconcepten van vandaag en morgen. Het gedefinieerde IT-model is opgebouwd uit zes lagen; een hardware-laag met de AS/400e, SCO Unix, Compaq Proliant Server, Dell PC’s en Apple Macintoshes. De communicatie wordt geregeld over een lan 16 Mb token ring, 100 Mb Internet, wan-frame relay, met gebruik van TCP/IP. De communicatie is voornamelijk gebaseerd op Windows NT en Microsoftapplicaties, en op Active Voice Acrive Mail.
Het integrale veranderingsproces wordt geanalyseerd en bestuurd met Pillar van Hyperion. Met Pillar zijn context-analyses te maken en wordt de ontwikkeling van scenario’s – van ontwerpen, prototypes, implementatie tot eindgebruikers – geactiveerd. Interne informatie uit spreadsheets en databanken en externe informatie worden gebruikt om het ontwikkelde ondernemingsmodel tot leven te brengen. Dat model zelf, dat financieel georiënteerd is, is voortdurend aan kritische beschouwing onderhevig.
De transactielaag is toebedacht aan Movex, met transactiebesturing voor inkoop, ‘resourceplanning’, distributiebeheer, klantorderbeheer, boekhouding, personeel, en is geschikt voor edi- en webtoepassingen. Gerber is de applicatie voor PDM. Deze toepassing is gericht op het manipuleren met en het opslaan van patronen, op kostprijzen en verkoopprijzen van retailers en managementinformatie. Daarnaast wordt een reeks applicaties gebruikt voor informatiebeheer, verkoop en management-ondersteuning. Al deze geïntegreerde systemen vormen de basis voor een intelligent en flexibel management. De eerste nieuwe facetten zijn inmiddels zichtbaar geworden in Coventry Garden in Londen. Daar zijn twee nieuwe Mexx-winkels geopend volgens een geheel nieuwe formule. De klant wordt er omgeven door een sfeer van muziek en licht, die zich aanpast aan de klant, het seizoen en de weersomstandigheden.
Cees van Heijkoop , freelance medewerker
