Richtlijnen ter ondersteuning van het databasebeheer

De stap van een ‘procesgerichte kijk’ op de beheerorganisatie naar een meer ’taakgerichte kijk’ van de gegevensbankbeheerder, levert richtlijnen op die de beheerder in staat stellen zijn taken gestructureerd te verrichten. Met behulp van Itil is dit te realiseren én zijn de kosten beter in de hand te houden, aldus een consultant.

Invoering van Itil-concepten leidt tot een gestructureerde werkwijze en een hogere effectiviteit en efficiëntie. Een gestructureerde werkwijze maakt bovendien een meer bedrijfsmatige aanpak van diensten mogelijk, waardoor ook het inzicht in de kosten toeneemt. In eerste instantie is dit echter niet gericht op het reduceren van kosten, maar vooral op een betere procesvoering van IT-beheer.
‘IT Infrastructure Library’ is een referentiekader van waaruit verbeteringen in het IT-beheer zijn aan te brengen. Waagt men de stap van de ‘procesgerichte kijk’ op de beheerorganisatie naar de ’taakgerichte kijk’ van de gegevensbankbeheerder, dan levert dit richtlijnen op die deze beheerders in staat stellen taken op een gestructureerde manier uit te voeren. Deze taken kunnen onderdeel van een Itil-proces zijn, maar de richtlijnen zijn ook goed bruikbaar voor organisaties die niet volgens Itil werken. De richtlijnen zijn geschreven voor gegevensbankbeheerders bij Oracle, maar kunnen als leidraad dienen om richtlijnen op te stellen voor databasesystemen van andere leveranciers.
De spil van de IT-beheerorganisatie is de gegevensbankbeheerder (‘database administrator’, DBA, ofwel databasebeheerder). Hij is degene die alles afweet van de werking en het gebruik van een database-managementsysteem. De databasebeheerder bevindt zich in het gezelschap van een aantal specialisten: de gegevensbeheerder, de metagegevensbeheerder en de coördinator informatievoorziening. Figuur 1 vermeldt waar deze functionarissen verantwoordelijk voor zijn.

Meten en beheren

Een beheerorganisatie maakt afspraken met een afnemer van diensten over het niveau van de te leveren diensten. Itil biedt daarbij de mogelijkheid om de efficiëntie van beheerprocessen te verhogen doordat op een procesgerichte manier naar de (beheer)organisatie gekeken wordt. Itil geeft aan hoe deze processen op de juiste manier zijn in te richten.
De databasebeheerder maakt onderdeel uit van die beheerorganisatie en vervult taken binnen de Itil-processen en levert dus diensten aan de beheerorganisatie. Daarom kan er ook een ‘service level agreement’ (sla) bestaan tussen de databasebeheerder en de beheerorganisatie. Deze service-overeenkomst omschrijft welke diensten de databasebeheerder kan leveren en aan welke criteria deze diensten moeten voldoen. Aan de hand hiervan is het mogelijk de diensten van de databasebeheerder meetbaar en beheersbaar te maken.
Voor een optimaal functioneren binnen de Itil-processen, dient de taak van beheerder (ofwel: de dienstverlening) goed te worden omschreven. Hierbij hoort overigens ook een beschrijving van de nodige bevoegdheden, bijvoorbeeld om gegevens te lezen uit de ‘data dictionary’ van het database-managementsysteem. Naast de taakomschrijving moet de databasebeheerder bovendien de juiste middelen krijgen om zijn taak uit te voeren. Deze ‘middelen’ omvatten niet alleen apparatuur en programmatuur maar ook standaarden en richtlijnen.

Bevoegdheden en werkwijze

Itil onderkent processen en de daarbij behorende activiteiten. Derhalve is het raadzaam een verbinding te zoeken tussen de processen die rondom en binnen de beheerorganisatie spelen en de taken die een functionaris binnen de organisatie uitvoert. Dan kunnen richtlijnen gegeven worden voor het uitvoeren van deze taken. Zie voor de processen die in Itil worden beschreven figuur 2.
Itil geeft echter geen specifiek raamwerk voor databasebeheer. Het beschrijven van technische- en leverancierafhankelijke richtlijnen valt overigens ook niet binnen de doelstellingen van Itil. Dit houdt dus in dat er niet wordt omschreven hoe de beheerder in zijn taakgebied, met een bepaalde database omgeving, precies te werk moet gaan.
In Itil wordt databasebeheer slechts genoemd als het onderdeel uitmaakt van een Itil-proces. Als bijvoorbeeld een wijzigingsvoorstel van een gebruiker een database-wijziging tot gevolg heeft, komt de databasebeheerder in beeld. De taken, bevoegdheden en de werkwijze van de gegevensbeheerder binnen de Itil-processen moeten daarom elders worden beschreven. In deze beschrijving zal vooral een taakgerichte in plaats van een procesgerichte aanpak worden gekozen, maar beide dienen elkaar aan te vullen. Door deze ‘vertaalslag’ van processen naar taken te maken kan een beheerafdeling inzicht verkrijgen en geven over de concrete uitvoering van de taken die nodig zijn voor het afgesproken serviceniveau.

Van ITIL-proces naar DBA-taak

Om de databasebeheerder te ondersteunen is het van belang database-afhankelijke richtlijnen op te stellen. Een databasebeheerder zonder inzicht in de componenten van het databasebeheersysteem kan immers niet onderkennen of er componenten zijn die een negatieve of positieve invloed hebben op de prestaties en de stabiliteit van het systeem. Ook in database-managementsystemen is het dus van belang om aan configuratiebeheer te doen.
In de praktijk komt het voor dat de databasebeheerder bij een nieuwe versie van de databaseprogrammatuur aan de slag moet om achter de nieuwe functionaliteit binnen de nieuwe versie te komen. Na het volgen van ‘new features’-cursussen bij de leverancier en het lezen van de ‘release notes’ komt het moment waarop de beheeromgeving moet worden aangepast om de nieuwe faciliteiten te kunnen gebruiken. Dit betekent onder andere dat de beheer-tools (vaak door de databasebeheerder zelf geschreven) moeten worden aangepast.
In standaarden en richtlijnen ligt vast hoe de taken die zijn onderkend in de Itil-processen in figuur 2 behoren te worden uitgevoerd. Beschreven wordt hoe de databasebeheerder in een Oracle-omgeving aan configuratiebeheer moet doen. Daarbij worden middelen (programmatuur) ter beschikking gesteld om de definitie en het gebruik van systeemcomponenten te inventariseren en te bewaken. Met deze programmatuur – en bijbehorende richtlijnen – heeft de databasebeheerder dus de beschikking over een middel ter ondersteuning van configuratiebeheer volgens Itil. Hiermee is dus de vertaalslag gemaakt van een proces naar een taak die daadwerkelijk in een bepaald databasebeheersysteem kan worden uitgevoerd. De richtlijnen beschrijven de handelingen en geven aan welke gereedschappen nodig zijn om deze uit te voeren.

Opzet van de richtlijnen

Bij het opstellen van de richtlijnen is uitgegaan van de continuïteit van beheer en applicatie, van efficiëntie en van meetbaarheid.
Continuïteit van beheer. Het databasebeheer moet onafhankelijk zijn van personen. Er moet een systeem komen dat geïmplementeerd kan worden in elke beheerorganisatie. Daardoor moet het mogelijk zijn dat elke databasebeheerder, die de richtlijnen kent, het beheer kan doen binnen die organisatie.
Continuïteit van applicaties. Verlaag het risico op productieverstoringen door het definiëren van een standaard database-omgeving. Deze omgeving moet volgens een stappenplan worden ontworpen en ingericht. Er moeten richtlijnen komen voor (onder andere) opslagbeheer, beveiliging en versiebeheer. Tools dienen pro-actief beheer ter voorkoming van verstoringen te ondersteunen.
Efficiency-verbetering. Verhoog de efficiëntie van databasebeheer door het definiëren en inrichten van een standaard werkplek voor de databasebeheerder. Deze werkplek moet repetitieve acties automatiseren en de technische omgeving (database en besturingssysteem) controleren en bewaken. De richtlijnen moeten niet afhankelijk zijn van één beheer-tool. Er moet ondersteuning zijn voor een pakketselectie-traject. Naast de tools die de databasebeheerder nodig heeft, hoort bij diens werkplek een standaardmethode om de database-omgeving te inventariseren en documenteren.
Meetbaarheid. Ontwikkel een methode om te meten in hoeverre de beheeromgeving zich conformeert aan de richtlijnen. Als de richtlijnen zijn toegepast moet worden vastgesteld of deze correct zijn geïmplementeerd. Daarnaast is de meetmethode te gebruiken om bestaande systemen te beoordelen. De meetmethode stelt vast wat de afwijkingen zijn van de gewenste situatie en welke correctieve acties nodig zijn om de omgeving conform de richtlijnen te laten voortbestaan.
De richtlijnen zijn geschreven vanuit het gezichtspunt van de databasebeheerder. Overigens moeten deze richtlijnen ook toepasbaar zijn in een omgeving waar geen Itil-organisatie is opgezet. De richtlijnen beschrijven bijvoorbeeld hoe ‘recovery’ (herstel) van een Oracle-database moet worden aangepakt. De richtlijnen zijn geen vertaling van de Oracle-handboeken waarin reeds wordt uitgelegd hoe herstel precies moet worden uitgevoerd, maar geven aan waar de databasebeheerder rekening mee moet houden tijdens het herstel. Daarnaast is beschreven hoe een backup-scenario er uit moet zien om herstel succesvol uit te voeren. In een handboek voor de databasebeheerder, door de richtlijnen gedefinieerd, wordt de daadwerkelijke implementatie van de herstel-procedures beschreven. Dit handboek ondersteunt de databasebeheerder bij het uitvoeren van een daadwerkelijke recovery’. Verder sluit het handboek ook aan bij de gekozen tools, in tegenstelling tot de richtlijnen die tool-onafhankelijk zijn geschreven.

Functie van databasebeheerder

Aan de hand van de op te leveren beschrijvingen van de technische (standaard)inrichting van de Oracle-databases en een handboek voor de databasebeheerder, moet voor (nieuwe) databasebeheerders en ook voor beheerders met weinig ervaring met Oracle-databases, duidelijk zijn welke taken op welke manier moeten worden uitgevoerd. Het doel is om vanaf het begin een professionele databasebeheerder-organisatie te hebben en om een zo hoog mogelijk rendement van diens inspanningen te verkrijgen. Dit zal zich moeten uiten in pro-actief databasebeheer, een hoge beschikbaarheid en prestatie van de database, verminderde inspanningen voor operaties als opslagbeheer en dagelijks beheer, en een goede dienstverlening naar de afnemers (gebruikers- en ontwikkelorganisatie) in zijn algemeenheid.
Met de richtlijnen beschikt de databasebeheerder over een ‘kennisdatabase’ waarin alle eerdere ervaringen met de productiedatabases zijn opgeslagen, evenals de praktische ervaringen van andere databasebeheerders. Dergelijke richtlijnen en de bijbehorende beheerprogrammatuur bevatten een schat aan kennis en ervaring die in de loop van de tijd is opgedaan.
De beheeromgeving genereert en slaat historische informatie op, waardoor op basis van gegevens uit het verleden een betrouwbare prognose is te geven ten aanzien van het gedrag van de productiedatabase. Daarnaast kunnen beter onderbouwde aanbevelingen worden gedaan voor eventuele aanpassingen van de infrastructuur waarbinnen de database opereert. Het is immers van belang om bij problemen te kunnen vaststellen welke componenten in het systeem de oorzaak zijn.

Meetbaarheid

Volgens de richtlijnen voert een onafhankelijke partij ‘reviews’ of controles uit in Oracle-omgevingen zodat vastgesteld kan worden of wordt voldaan aan de richtlijnen. In zo’n controleslag wordt bijvoorbeeld gekeken of de opslag-parameters binnen de database correct zijn ingesteld. Er wordt ook gekeken naar organisatorische aspecten, zoals of vastligt wie verantwoordelijk is voor de back-up van de database, en in hoeverre vastgestelde prestatie-criteria worden gehaald en gerapporteerd.
Een onafhankelijke partij kan beoordelen hoe de technische omgeving en de beheerorganisatie functioneert. Als de organisatie of de technische aspecten niet voldoen aan bepaalde criteria, worden in het controle-rapport correctieve acties aanbevolen. De beoordeling is ook een uitstekend moment waarop kennisuitwisseling tussen databasebeheerders kan plaatsvinden.
Het volgen van standaarden en richtlijnen is dus van fundamenteel belang voor het professioneel uitvoeren van gegevensbeheer. De databasebeheerder kan dan immers duidelijkheid krijgen – en verschaffen – over zijn rol binnen de beheerprocessen. Door bij de richtlijnen programmatuur te leveren die de implementatie en de bewaking ervan ondersteunt, kan de databasebeheerder op een adequate manier zijn beheeromgeving inrichten. Door de beheeromgeving en de database-infrastructuur te toetsen aan de richtlijnen, kan zowel de leverancier van diensten als de klant inzicht krijgen in de status van de te beheren componenten en de mate waarin de gemaakte afspraken rondom de dienstverlening worden nagekomen.
 
Bas Varkevisser, consultant en werkzaam bij het Oracle Research and Development Centre van CMG.

Literatuur

Martijn van Oorschot en Wouter de Jong: Gegevensbeheer en ITIL (Itil is een verrijking van taakgericht denken). Database Magazine – Nummer 8 – december 1997.
Eric Boden (CMG): How we solved the DBA deadlock. Proceedings European Oracle User Group 1998, Wenen.