‘Hoe overleef ik een project? Tien valkuilen in een project en hoe ze ontweken kunnen worden’, zo luidt de titel van een uit het Duits vertaald boek van de hand van Klaus D. Tumuscheit.
Het kernprobleem waar het in het boek allemaal om draait is kort maar krachtig. Of het nu gaat om de oplevering van een IT-systeem, de installatie van een nieuwe machine of de uitvoering van een reorganisatieproject: er is altijd teveel project en te weinig management.
Tumuscheit is in het grijze verleden automatiseerder geweest. Tenminste in het boek staat dat hij ‘organisatieprogrammeur en adviseur voor gegevensverwerking’ was. Tegenwoordig is hij zelfstandig organisatie-adviseur in Heidelberg. Tumuscheit heeft het afgelopen decennium meer dan 2000 projectmanagers getraind en de fijne kneepjes van het vak bijgebracht. Het waren tot op het bot gefrustreerde projectmanagers, van wie velen toch op een of andere manier weer wat zin in hun leven hebben gekregen. Het valt ook niet mee om projectmanager te zijn. Vanaf het allereerste begin zit het zo iemand tegen en binnen de kortste keren is hij gefrustreerd. Die frustraties rusten op vier pijlers: onduidelijk doelstellingen, te weinig tijd en geld, geen samenwerking en overbelasting.
Het streven van elke projectmanager is erop gericht om die frustraties te minimaliseren. Hij gaat daarom wanhopig op zoek naar strohalmen waaraan hij zich kan vastklampen. Hij koopt boeken en schrijft zich in voor een cursus projectmanagement. Hij komt zo in het bezit van staafdiagrammen, netwerktechnieken, PC-tools, documentatie, kritieke paden en nog meer managementlatijn. De vraag rijst dan: wat moet-ie ermee? En wat moet-ie met projectmanagementsoftware? Om daarmee te leren omgaan kost je weken, En die tijd heeft-ie niet.
De schrijver relativeert op deze manier zijn eigen bijdrage aan de oplossing van het frustratieprobleem dat bij zoveel projectmanagers leeft. Dat relativeringsvermogen werkt ontwapenend en in het voordeel van het boek dat zich niet alleen op projectmanagers richt, maar ook op de bedrijfsleiding. Het boek is in drie delen onderverdeeld. Het eerste deel heet ‘Projecten van begin tot eind’. Hierin maakt Tumuscheit duidelijk dat niemand die bij een project betrokken is, van zijn hart een moordkuil mag maken. Verschaf als opdrachtgever duidelijkheid en vraag het als projectleider. En denk erom: elke topmanager krijgt de projectmanager die hij verdient en elke projectmanager krijgt het project dat hij verdient. Wanneer onduidelijkheden en wensen bij het begin van een project zijn doorgenomen, kan het project starten: met een gedetailleerde planning. Samen met de meest betrokken afdelingen. Zorg voor goede terugkoppeling, voorkom rooskleurige schattingen en leg duidelijke commitments vast. Houd er rekening mee dat niets vanzelf gaat. Mensen werken tegen of willen zich aan hun taken en verantwoordelijkheden onttrekken en tijdbuffers worden overschreden. Kortom: blijf op het project zitten als een bok op een haverkist.
Het tweede deel van het boek bestaat uit praktische tips voor het dagelijks werk van projectmanagers. Ook hier geeft Tumuscheit zijn tips aan de hand van de vier frustraties. Hoewel van een ezel gezegd wordt dat hij zich in het algemeen niet twee keer aan dezelfde steen stoot, schijnen projectmanagers dat voortdurend wél te doen. Tumuscheit noemt tien valkuilen waar projectmanagers steeds weer invallen. De optimisme-valkuil, dichtgeslibde besluitvormingskanalen, het tyrannosaurus-effect (de hoogste bazen vragen u constant om extra onsjes toe te voegen aan het project), de sociale-vaardigheden valkuil, de parkeerplaatsvalkuil, de expertvalkuil, de querulantenvalkuil, de instrumentenvalkuil, zinloze vergaderingen en de bedrijfsmiddelenvalkuil.
Wat opvalt bij de bespreking van de valkuilen en de vraag hoe deze te vermijden, is de overdreven respectvolle benadering van de ‘baas’, in het boek ook wel superieur, afdelingschef of topmanager genoemd. Er wordt de projectmanager dan ook tal van adviezen gegeven over de vraag hoe hij met zijn meerderen moet omgaan. Voor een Duitse onderneming lijkt projectmanagement een ietwat vreemde eend in de hiërarchische bijt. Dat komt bijvoorbeeld duidelijk naar voren in het hoofdstuk over de valkuil van de dichtgeslibde besluitvormingskanalen. Tumuscheit bespreekt hier een aantal methoden en technieken om de bureaucratie te lijf te gaan. Hij spreekt van ABS (anti-blokkadestrategieën). ‘Speelruimte is een haalschuld. Haal die dan ook. Maar pas op: niet op hoge toon, want dan voelen de topmanagers zich bedreigd en worden ze knorrig.’ Of elders: ‘Het komt ook vaak voor dat een hoger geplaatste manager tegen u zal zeggen dat de directeur per se wil dat iets gebeurt. Of de directeur belt u zelf op! (sic!) Wat moet u nou als eenvoudig projectmanager beginnen tegen de hoogste baas?’
Het laatste deel van het boek heeft als titel ‘Meervoudig projectmanagement voor topmanagers’ en behandelt de vraag hoe de bedrijfsleiding overzicht kan houden over de projecten die in een organisatie lopen en de medewerker blijvend kan motiveren om projecten aan te pakken. Hier komen onderwerpen aan de orde als: hoe stel je prioriteiten, hoe kan een bedrijfscultuur worden gecreëerd waarin projectmanagement kan gedijen en hoe leidt je stuurgroepvergaderingen.
Voor IT-projectmanagers moet het een schrale troost zijn om te lezen dat niet alleen automatiseringsprojecten dikwijls de mist ingaan. Ook projectmanagers uit andere disciplines lijden aan frustraties die worden veroorzaakt door onduidelijke doelstellingen, overbelasting, te weinig tijd en budget, en gebrek aan samenwerking.
De vraag is of boeken als die van Klaus Tumuscheit projectmanagers helpen bij het verwerken van hun frustraties. Waarschijnlijk niet. Tumuscheit is er echter wel in geslaagd om de oorzaken van de frustraties op een rij te zetten. En dat op een tamelijk luchthartige wijze. Voor een Duitser is dat geen geringe prestatie.
Hoe overleef ik een project? Tien valkuilen in een project en hoe ze ontweken kunnen worden. Door Klaus D. Tumuscheit, uit het Duits vertaald. ISBN 9055941425. Uitgegeven door Scriptum Management, Schiedam. Prijs: f 45,-
