De facilitaire dienst van het AMC (Academisch Medisch Centrum) werkt sinds begin dit jaar met de R/3-software van SAP. De implementatie, die slechts vier maanden tijd kostte, stelt het ondersteunende bedrijfsonderdeel beter in staat een eigen koers te varen.
Projectleider Jurriaan van der Hoek vertelt dat de Admf (Algemene Dienst Materiële Faciliteiten) in het verleden nauwelijks grip had op de eigen processen. "We werden als facilitair bedrijf niet zozeer door onszelf maar door de verschillende ziekenhuisdivisies gestuurd, die zeer autonoom functioneren. De ziekenhuisorganisatie boekte de kosten voor facilitaire diensten zelfs rechtstreeks op onze posten, wat budgettaire problemen veroorzaakte. Daar moesten we natuurlijk iets aan doen."
Millennium
Het vergroten van het inzicht in de eigen processen was de belangrijkste reden om R/3 te implementeren. Daarnaast was het in gebruik zijnde Tezis-systeem, een module uit het verouderde standaardpakket Zis (ziekenhuis informatiesysteem), niet millenniumbestendig. Vervanging was dus noodzakelijk. "Momenteel hebben we alle bedrijfsprocessen integraal in R/3 zitten", aldus Van der Hoek. Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld het beheer van de hele logistiek rond het onderhoud (inclusief het inplannen van monteurs en het inkopen van onderdelen) van OK-apparatuur (operatiekamer).
Voor de implementatie van de software gaf de Admf zichzelf slechts vier maanden tijd: van september tot en met december 1998. "Voor onze directie was de deadline van 1 januari een heilig moeten. We wilden graag het volledige boekjaar met dezelfde financiële rapportages werken." Het niet halen van deze deadline zou volgens Van der Hoek geen catastrofale gevolgen hebben, maar wel een administratieve rompslomp met zich meebrengen, vanwege de afwijkende rapportagesystemen van het oude en het nieuwe systeem.
Discussie
De snelheid waarmee R/3 geïmplementeerd moest worden, had een aantal organisatorische consequenties. Zo namen maar drie Admf-medewerkers deel uit van het projectteam, dat verder nog uit tien consultants van implementatiepartner SAP Nederland bestond. "Het officieel betrekken van veel medewerkers had teveel discussie opgeleverd, dat konden we met ons strakke schema niet gebruiken", zegt Van der Hoek. Middels informele contacten konden eindgebruikers echter wel degelijk invloed uitoefenen op de implementatie. Verder dwong het topmanagement de rappe gang van zaken af.
Door de snelle projectvoortgang kon geen gebruik worden gemaakt van de methoden en technieken van het Asap-programma (Accelerated SAP), waarmee het invoeren van R/3-software zes maanden duurt. "Daarom hebben we Asap slechts als leidraad genomen. We hebben prioriteiten gesteld, de belangrijkste zaken ingepland en de rest doorgeschoven naar een vervolgproject." Het implementeren van de HR-module (Human Resources) zit momenteel in de eindfase. Het configureren van de software voor preventief onderhoud is de volgende SAP-klus.
Blauwdruk
De implementatie van het softwarepakket bestond grofweg uit drie fasen. Ten eerste werd de blauwdruk uit Asap afgebakend: de met R/3 te ondersteunen processen beschreven en het vervolgtraject geïdentificeerd. Vervolgens paste het projectteam het R/3-pakket aan de gewenste processen aan. "Vraagstukken die in die eerste twee fasen buiten de bevoegdheden van de projectleden gingen, werden snel door het Admf-management opgelost." Het management had zich volgens Van der Hoek niet alleen verbonden met het project, maar was er ook bij betrokken. De streefdatum van 1 januari 1999 stond door de actieve houding van de top van Admf op ieders netvlies gebrand. Al met al kostte zowel het ontwerpen van de blauwdruk als het aanpassen van de software slechts anderhalve maand.
Tot slot volgde de opleiding van de eindgebruikers, die middels nieuwsbrieven en de informele contacten met de projectleden al geïnformeerd waren over het nieuwe SAP-systeem. Hoewel het systeem vooralsnog vijfentwintig gebruikers kent, voorziet het contract uiteindelijk in vijftig gebruikers.
Implementatiepartner
Steeds vaker treedt SAP op als implementatiepartner. In Nederland heeft de Duitse softwareleverancier zo’n 120 consultants in dienst. In het verleden leverde het vaak een klein deel van de consultancycapaciteit. Het erp-bedrijf voert echter regelmatig de complete implementatie uit, zoals ook bij de facilitaire dienst van het AMC het geval is. Omdat SAP niet wil concurreren met zijn partners, laat het de keuze aan de klant. De behoefte bij klanten om projecten door SAP uit te laten voeren is volgens eigen zeggen met de komst van Asap ontstaan. Ook op andere nieuwe markten vragen klanten om consultancy van het erp-bedrijf. Naast Asap noemt SAP zijn New Dimension-software (frontoffice-toepassingen zoals bijvoorbeeld beheer van klantrelaties) als voorbeeld.
