Bedrijven bestellen, verkopen, besteden uit, tenderen, reserveren, enzovoort. Voordat ze deze transacties kunnen uitvoeren, moeten ze afspraken maken over de betekenis van de berichten (bijvoorbeeld bestelformaat) en de bijbehorende procedures (bijvoorbeeld betalingscondities). De diversiteit aan transacties, is enorm. Pas als er een oplossing is gevonden om de enorme diversiteit aan transacties elektronisch uit te voeren, kan er sprake zijn van elektronische handel, meent Frank Biemans.
De benchmark-studie ‘Op weg naar de informatiemaatschappij’ van Booz-Allen & Hamilton, uitgevoerd voor het Ministerie van Economische Zaken, geeft een aardig beeld van het belang van transacties voor het elektronisch zakendoen. Dit rapport meldt de verwachting dat in 2001 zo’n 120 miljard gulden verhandeld wordt middels elektronische transacties. Het rapport onderscheidt handel via transacties, informatiediensten en amusementsdiensten. Informatiediensten verkopen bijvoorbeeld gegevens uit online databases en amusementsdiensten verkopen muziek, spelletjes, enzovoort. De groei van de handel via transacties is tussen 1997 en 2001 groter dan via online diensten of amusementsdiensten.
Transacties worden veelal mondeling of met papier uitgevoerd. Bedrijven gaan er steeds vaker toe over om transacties uit te voeren met informatie- en telecommunicatietechnologie. Ze zetten ICT in om transacties te interpreteren en door te geven aan de, al dan niet geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Het belangrijkste directe voordeel van een elektronische uitvoering van transacties is een drastische kostenreductie. In figuur 1 worden de kosten van verschillende soorten betalingstransacties met elkaar vergeleken.
 |
| Kosten betalingstransactie voor de bank bij verschillende manieren van opgave. |
McKinsey schatte in 1996 dat zo’n 33 miljard dollar bespaard zou worden als betalingen elektronisch in plaats van fysiek worden uitgevoerd. Een betalingstransactie is maar één voorbeeld van een transactie.
Al deze cijfers moeten echter voorzichtig worden geïnterpreteerd. We weten immers niet precies op welke aannames ze berusten. Toch is duidelijk dat de kostenbesparingen gigantisch zijn. Gaat u eens na hoeveel administratieve interventies plaatsvinden bij een fysieke afhandeling van een transactie. De meeste zijn met ICT grotendeels te elimineren. Denk maar aan het schrijven van een schadeclaim, het plakken van een enveloppe, het boeken van de uitgaande post, het bezorgen van de post, het beantwoorden van de post, het schrijven van een betalingsopdracht, het archiveren van het dossier, enzovoort.
Het ministerie van Economische Zaken schatte onlangs de totale administratieve lasten van de transacties tussen bedrijven en Nederlandse overheid op 10 tot 15 miljard gulden per jaar.
Velen zien een transactie alleen maar als een betaling of de uitwisseling van een enkel bericht. Een transactie is echter een aaneenschakeling van handelingen: van het insturen van een claim tot en met uitbetaling. Transacties definiëren ook uitzonderingen, zoals de berichtenuitwisseling in het geval de verzekeraar de claim niet accepteert.
Indirecte effecten
Een belangrijk direct effect van het elektronisch uitvoeren van transacties is dus kostenreductie. Daarnaast zal de toekomst talloze, grotendeels onvoorspelbare, indirecte effecten te zien geven. Deze worden veroorzaakt door de lagere transactiekosten. Neem als voorbeeld een typische ‘maak of koop’-beslissing in een bedrijf. Een belangrijk criterium voor een bedrijf om een activiteit zelf uit te voeren of in te kopen zijn de kosten van de alternatieven. Zo is het vaak goedkoper zelf een administratieafdeling te hebben dan de administratie uit te besteden. Het uitbesteden brengt namelijk transactiekosten met zich mee, bijvoorbeeld voor het schrijven, boeken en versturen van opdrachten. Op het moment dat de transactiekosten drastisch reduceren, zullen de patronen van zakelijke activiteiten mee veranderen. Het wordt dan bijvoorbeeld aantrekkelijker om administratieve taken uit te besteden.
Het is nog niet zo ver dat transacties op grote schaal elektronisch uitgevoerd kunnen worden. De elektronische bereikbaarheid tussen bedrijven, overheden en consumenten is nog steeds onvoldoende. De bandbreedte, betrouwbaarheid, en veiligheid van Internet zijn ook nog onvoldoende. Deze problemen zullen echter spoedig opgelost worden. Zo’n 60 procent van de Nederlandse bedrijven met meer dan vijftig werknemers heeft momenteel al toegang tot Internet (Actieplan Economic Commerce EZ, 1998). En de Amerikaanse overheid heeft onlangs initiatieven ontplooid om bandbreedte en betrouwbaarheid van Internet drastisch te verbeteren. Eén van de wezenlijkste problemen is de enorme diversiteit aan transacties. Hiervoor is nog geen technologische oplossing beschikbaar.
Het ene bedrijf wenst betaald te worden vóór levering, het tweede na levering, het derde in termijnen, het vierde na zelf een rekening gestuurd te hebben, enzovoort. Eén verzekering keert uit na ontvangst van een claim, een tweede na ontvangst van een schade-expertise, een derde na advies van een agent. De ene transactie kent maar twee partijen: koper en verkoper. De andere kent er vijf: leverancier, afnemer, een transportbedrijf, en twee banken.
Tot zover de diversiteit aan procedures. Daar komt nog de verscheidenheid aan berichten bij. Een product – bijvoorbeeld een begonia – dat via de keten van teler, transporteur, veiling en retailer, aan de consument wordt geleverd, wordt in iedere fase op een andere manier gecodeerd.
Technologie ontoereikend
Velen denken dat de technologie voor het elektronisch zaken doen al beschikbaar is. Dat dit maar ten dele waar is, wordt duidelijk als we de enorme diversiteit aan transacties in het achterhoofd houden. Edi-berichten kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om te bestellen, maar niet om te onderhandelen. Daarnaast zijn edi-systemen typisch gesloten en dus niet toegankelijk voor het zakenleven in het algemeen. Set dient als een betalingsstandaard, maar heeft niets te maken met bijvoorbeeld onderhandelingen en annuleringen die integrale onderdelen zijn van transacties. Technologie om via Internet een catalogus door te bladeren ondersteunt alleen ‘kijk, koop en betaal’-procedures. E-mail dient om documenten uit te wisselen, maar de betekenis van de documenten – bestelling, annulering, bod – is niet gedefinieerd.
XML biedt goede mogelijkheden om dergelijke betekenissen vast te leggen, maar biedt weer geen mogelijkheden om procedures vast te leggen.
Wat is nodig?
Om effectief e-handel te ontwikkelen zijn technieken nodig
- voor de elektronische uitvoering van transacties,
- voor de afwikkeling van complete procedures (omvattend) ondersteunen,
- die in al de diversiteit waarin transacties voorkomen, en
- direct de betrokken bedrijfsprocessen integreren, en bovendien
- bedrijven in staat stellen, bij veranderende behoeften, snel en goedkoop de berichten of procedures van transacties te veranderen.
Kansen voor standaardisatie
Voor het hier gesignaleerde probleem, de enorme diversiteit aan transacties, kunnen natuurlijk ook andere oplossingen worden geopperd. Eén optie is extreme standaardisatie: bedrijven moeten ervan overtuigd worden via gestandaardiseerde procedures en gestandaardiseerde berichten transacties uit te voeren. Dit heeft echter een zeer kleine kans op succes.
Allerlei vormen van minder extreme standaardisatie zijn mogelijk. Een sector of een groep bedrijven kan zijn transacties standaardiseren. Dit is zeker een pragmatische oplossing, maar niet één die vrije handel en concurrentie bevordert.
De toekomst zal leren hoe we transacties elektronisch ondersteunen. Maar één ding is duidelijk: er kan pas echt sprake zijn van e-handel als er ICT beschikbaar is die de uitvoering van transacties ondersteunt op een door bedrijven gewenste manier.
Dr. Frank Biemans, Telematica Instituut
Oplossingen
Het Telematica Instituut werkt aan een oplossing om de enorme diversiteit aan transacties elektronisch te ondersteunen. Deze oplossing ziet er ruwweg als volgt uit.
Bedrijven hebben toegang tot een tool waarmee ze gezamenlijk, en op afstand, hun transacties kunnen definiëren: welke berichten ze uitwisselen, volgens welke procedures en door welke bedrijfsprocessen. Deze tool bouwt voort op de Testbed Studio, een ‘business engineering workbench’, die wordt ontwikkeld om bedrijfsprocessen te ontwerpen en aan te passen (http://www.telin.nl/testbed). De tool wordt in dit kader geschikt gemaakt voor de definitie van transacties, de definitie van protocollen die de afwikkeling van transacties bewaken, en de interfacing van deze protocollen naar de bestaande bedrijfsprocessen.
Vervolgens kunnen de bedrijven met de tool softwarecomponenten genereren die zorgen voor de gewenste afwikkeling van hun eigen transacties. Voor een deel zijn dit standaardcomponenten, bijvoorbeeld voor het verrichten van betalingen en voor het beveiligen van informatie. Voor een ander deel zijn het specifieke componenten om de bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden en de afwikkeling van transacties volgens afgesproken procedures te bewaken.
Telematica Instituut
Het Telematica Instituut voert onderzoek uit naar nieuwe informatie- en communicatietechnologieën en hun toepassing. Het vormt daartoe zakelijke en doelgerichte samenwerkingsverbanden tussen bedrijfsleven, wetenschap en overheid. Het doel is steeds: de ontwikkeling en toepassing van hoogwaardige telematicakennis voor bedrijven. Daarbij ligt het accent op een snelle vertaling van geavanceerde kennis naar marktgerichte toepassingen als elektronisch zakendoen, elektronisch samenwerken en elektronische kennisontsluiting.
Voorbeelden transacties van consumenten, bedrijven, en overheden.
| Consument – Bedrijf | Telebankieren Teleshoppen Schadeclaims Opvragen producthistorie |
| Bedrijf – Bedrijf Onderhandelen | Bestellen Capaciteit reserveren Betalen |
| Bedrijf – Overheid Tenderen | Aangifte vennootschapsbelasting Aanvraag vergunning |
| Consument – Overheid Aangifte inkomstenbelasting | Aanvraag kinderbijslag Opgave adreswijziging |
