Een belangrijk nadeel van Internet is dat het extra werk met zich meebrengt voor de IT-afdeling. De meeste kleine en grote organisaties hebben tegenwoordig een Internet-gateway en meestal een ‘router/firewall’ in combinatie met een Isdn-aansluiting, die hoofdzakelijk wordt gebruikt voor e-mail en om te surfen. Meestal hebben zulke organisaties ook een interne website.
Zo’n bedrijfsserver kan op een lan zijn aangesloten en uitsluitend intern worden gebruikt; een intranet. De server kan ook bereikbaar voor de buitenwereld worden gemaakt. Als de server op Internet is aangesloten, dan moet de beveiliging met de grootst mogelijke zorg worden omgeven. Eén mogelijke techniek is het implementeren van de webserver op een separaat systeem, intern of uitbesteed aan een Internet Service Provider. Om de gegevens in de Html-pagina’s actueel te houden, moet echter een ander mechanisme dan directe invoer worden gekozen. Een separaat systeem is onmogelijk als de webserver een ‘gateway’ is, of een applicatieserver die gekoppeld is aan andere gegevensverwerkende systemen.
Het Web kun je gemakkelijk met je browser benaderen, en dat is voor eenvoudig bladerwerk meer dan voldoende. Voor het opvragen en lezen van volledige documenten is deze manier echter te onhandig. Daarom moet je naast de Html-pagina ook vaak een document beschikbaar stellen dat zo afgedrukt kan worden. Dit gebeurt meestal door files in Adobe PDF-formaat op de server te zetten. Zulke bestanden kunnen eenvoudig worden gedownload met de standaard FTP-service. Het PDF-formaat wordt breed ondersteund; de bijbehorende Acrobat-lezer kan worden gedownload om het document op het scherm te laten verschijnen en af te drukken.
Als een Internet-server met informatie moet worden gevuld, zijn er tools nodig om die informatie aan te maken. Voor Html-pagina’s en PDF-bestanden zijn verschillende tools nodig. Het probleem wordt verergerd doordat er ook tekstverwerkers worden gebruikt. Toch geven bedrijven meestal de voorkeur aan publicaties in PDF-formaat, omdat die in tegenstelling tot Word-bestanden niet gewijzigd kunnen worden. Dit betekent dat de tekstverwerker als derde formaat moet worden behandeld, een formaat dat een eigen leven leidt naast Html en PDF. Voor op zichzelf staande afbeeldingen komen weer andere bestandsformaten om de hoek kijken, zoals GIF en Jpeg.
Het Web is een goede manier om informatie te verstrekken, maar neemt de behoefte aan brochures en folders niet weg. Daarom zijn ook formaten als Tiff van belang. Dezelfde techniek – ‘camera-ready’ kopij – kan worden gebruikt voor het afdrukken van handleidingen en andere complexe documenten. Dit laat geen ruimte over voor verbetering van de uiteindelijke vormgeving, en ook niet voor integratie met andere documenten (of delen daarvan). Voor serieus uitgeefwerk moeten documenten daarom worden voorzien van mark-ups, waarbij korte instructies met metagegevens aan de tekst worden toegevoegd om de inhoud te definiëren. De uitgeverswereld gebruikt hiervoor een standaardtaal, Sgml, maar sinds kort is er ook een standaard van het World Wide Web-consortium, XML, waardoor het ‘mark-up’ principe toepasbaar wordt op alle documenten, en niet beperkt blijft tot documenten die worden gebruikt voor grootschalige publicaties.
Het nadeel wordt onmiddellijk duidelijk. Er zijn teveel verschillende manieren om de meest basale informatie aan te maken. In de toekomst zal de technologie zich verder ontwikkelen – naar alle waarschijnlijkheid op basis van XML, waarbij tekstverwerkers worden vervangen door XML-verwerkers. In dit scenario zal de basisinformatie in ‘mark-up’ formaat worden aangemaakt, net als bij de Sgml-editors die door uitgevers worden gebruikt. Vandaag de dag zijn er nog een heleboel verschillende tekstverwerkers, Html-editors en grafische tools die ongestructureerde informatie aanmaken. Je kunt wel speciale tools gebruiken om het ene formaat in het andere om te zetten, bijvoorbeeld Html genereren vanuit een tekstverwerker, maar dit is alleen praktisch voor simpele pagina’s.
Er zijn op dit moment gewoon teveel producten, waarbij elk product weer een ander formaat hanteert. In de praktijk moeten organisaties vier of vijf verschillende slagen maken (tekstverwerker, PDF, Html en Tiff) voordat ze een brochure kunnen updaten! Omdat geen van de gebruikte tools gestructureerde gegevens aanmaken, kan er nauwelijks gebruik worden gemaakt van gemeenschappelijke gegevens. Dat is zonde. Daarom is er grote behoefte aan een systeem dat verschillende soorten output kan genereren op basis van één bronformaat. Zo’n systeem accepteert één bronformaat, zoals Sgml of XML, en genereert op basis daarvan Html, enzovoorts. Omdat er een heleboel brongegevens met tekstverwerkers worden aangemaakt, zijn er betere tools nodig waarmee tekstverwerkersbestanden in XML omgezet kunnen worden – in elk geval beter dan de niemandalletjes die we nu hebben.
Tegelijkertijd zouden organisaties nu al naar XML-editors moeten kijken om documenten mee aan te maken, zoals Stilo Webwriter. We zullen moeten beseffen dat tekstverwerkers op den duur zullen worden vervangen door gestructureerde editors, waarbij documenten door meerdere auteurs tegelijkertijd bewerkt kunnen worden.
