Volgens de Archiefwet moet de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende, en toegankelijke staat brengen en bewaren. Maar hoe moeten digitale gegevens duurzaam worden bewaard? Door alles op papier af te drukken? Een beter idee, aldus Johan Blank, is om de gegevens te printen naar een geaccepteerd standaard formaat, bijvoorbeeld PDF of Tiff.
Digitale duurzaamheid krijgt vooral binnen de overheid aandacht, maar verdient dat ook binnen het bedrijfsleven. De vraag die men wil beantwoorden, is in feite: hoe kan ik tot in lengte van dagen gegevens die digitaal worden vastgelegd, blijven raadplegen? Binnen de overheid is de scope meer dan honderd jaar; in het bedrijfsleven richt men zich op de eisen die door de Belastingdienst worden gesteld, in het algemeen maximaal tien jaar.
De aandacht voor het probleemgebied digitale duurzaamheid is mede als gevolg van het millenniumprobleem groeiende. Naast de aandacht groeit echter ook het probleemgebied zelf. Steeds meer informatie wordt digitaal verwerkt en vastgelegd. Jan Timmer, oud directeur van Philips, zegt hierover: "De ontwikkelingen gaan zo snel dat, als je geen maatregelen neemt, je geconfronteerd wordt met een toenemende chaos in de bedrijfsvoering".
Archiefwet
In de discussie over digitale duurzaamheid wordt aandacht besteed aan computerbestanden in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat het probleemgebied zich niet beperkt tot documenten, maar dat bijvoorbeeld ook alle databases hierin meegenomen worden. De archiefwet wordt zo geïnterpreteerd, dat veel van deze bestanden in hun originele formaat geraadpleegd moeten kunnen blijven worden. De spreadsheet die een ambtenaar in 1985 op zijn Apple 2E gemaakt heeft om de begroting op te stellen, zou nog steeds geraadpleegd moeten kunnen worden in zijn originele vorm. Nu was de Apple 2E destijds nog een standaard computer, met CPM als standaard besturingssysteem en Visicalc als spreadsheet, dus zal het met de nodige inspanning wel mogelijk zijn om te voldoen aan deze eis. Maar bij wie kunnen we terecht, als we bijvoorbeeld de financiële bestanden willen raadplegen van een ministerie dat gebruik maakte van een Hero minicomputer? Het archiveren van deze bestanden met al hun complexe dwarsverbanden en functionaliteit is alleen in theorie mogelijk. In de praktijk zal het dus, alleen al door het feit dat de hardware niet zo lang mee gaat, niet mogelijk zijn om gedurende tientallen jaren alle gebruikte bestanden te kunnen blijven raadplegen in hun oorspronkelijk vorm.
Is het nodig om al deze bestanden te bewaren?
Voor de overheid gelden de Archiefwet en het Archiefbesluit van 1995. Deze verplichten iedere overheidsinstelling om zowel papieren als digitale archiefbescheiden duurzaam en toegankelijk te archiveren. Dit betekent echter niet dat ook alle bestanden in al hun verschijningsvormen bewaard moeten blijven.
Organisatorische vragen
Databases zijn continu aan verandering onderhevig. Het bewaren van al deze veranderingen is een onmogelijke zaak. Dit zou betekenen dat én de originele database én elke transactie vastgelegd moeten worden. Als dit het doel wordt van digitaal duurzaam archiveren, zal dat nooit gehaald worden. De vraag is echter of dit de juiste weg is. Men heeft in het verleden ook rekenmachines in gebruik genomen zonder stil te staan bij het feit dat bij het gebruik hiervan de originele transactie verloren gaat. Een belangrijke vraag die zich opdringt bij het thema digitale duurzaamheid is dan ook: wat moet er bewaard blijven? Als we gegevens uit een database willen bewaren, welke zijn dat dan? Wat willen we bijvoorbeeld bewaren van de financiële gegevens en welke personeelsinformatie willen we blijvend archiveren? Is het voor de overheid als werkgever over honderd jaar nog interessant dat mevrouw Jansen op 10 oktober 1998 verhuisd of getrouwd is? En als dat dan zo interessant is, moet de werkgever dit dan vastleggen of kan dit met behulp van het Sofinummer bij een andere overheidsinstantie achterhaald worden? Het beantwoorden van deze vragen wordt door de enorme toename van vastgelegde gegevens steeds belangrijker. Helaas wordt het ook steeds moeilijker. Goede en concrete richtlijnen zouden hier uitkomst kunnen bieden, maar die moeten echter nog opgesteld worden. Uitgangspunt bij deze richtlijnen zou moeten zijn dat voor de gehele overheid vastgelegd wordt welke gegevens door welk organisatie-onderdeel duurzaam bewaard worden.
Papier of PDF
Zoals hierboven is aangegeven, is het praktisch onmogelijk om voor tientallen jaren bestanden te archiveren met al hun dwarsverbanden, functionaliteit en mutaties van vele jaren. In het Algemeen Dagblad (7 januari 1999) droeg de heer J.C. Mulder van de Rijksarchiefdienst een alternatief aan, namelijk om ‘alles’ op papier uit te draaien. Waarschijnlijk was dit idee mede ingegeven door de complexiteit van het probleem en door tijdgebrek (in verband met het naderende millennium). Zoals hierboven beschreven, zal ook dit ‘alles’ eerst gedefinieerd moeten worden.
Maar laten we er vanuit gaan dat bekend is wat we willen uitdraaien. Tussen nu en 31 december 1999 zal toner een schaars goed worden en zullen archivarissen in ploegendiensten moeten werken om alle output te archiveren. Daarnaast zullen aannemers aan de slag moeten om de benodigde fysieke opslagruimte te creëren. Kortom, deze oplossing introduceert allerlei nieuwe problemen die niet op een dergelijke korte termijn op te lossen zijn.
Alhoewel dat op het eerste gezicht misschien niet zo lijkt, schuilt in het voorstel van de heer Mulder om alles op papier uit te draaien wel de kern van een oplossing. Het uitdraaien op papier is iets dat al jaren gebeurt. Ook het archiveren van deze analoog gemaakt digitale informatie gebeurt al jaren. Men zou kunnen stellen dat deze methodiek beproefd en breed geïmplementeerd is. Door de toename van de hoeveelheid informatie wordt het echter steeds lastiger om alles op papier uit te draaien vervolgens te archiveren. Bovendien is dit nogal omslachtig. De informatie is digitaal, met alle voordelen van dien, en wordt vervolgens analoog gemaakt en opgeslagen. Vervolgens wordt deze informatie gearchiveerd. Tijdens het archiveringsproces wordt een deel van de informatie van het papier overgetypt en vastgelegd in een geautomatiseerd systeem. Met dit systeem kan vervolgens de verblijfplaats van de documenten en dossiers opgezocht worden.
Een goed alternatief voor het op papier afdrukken, is om het te printen naar een geaccepteerd standaard formaat, bijvoorbeeld PDF of TIFF. In plaats van het produceren van papier worden hiermee digitale bestanden gecreëerd. Deze kunnen in principe op dezelfde wijze als de papieren documenten gearchiveerd worden. De context- of meta-informatie kan vastgelegd worden conform de eisen die daaraan bij een papieren archief gesteld worden. In principe wordt hiermee het papieren proces één op één geautomatiseerd.
Het probleem lijkt zo relatief eenvoudig opgelost te kunnen worden. Bovendien worden met deze eenvoudige automatiseringsslag enorme additionele voordelen behaald.
Voordelen
Doordat alle digitale documenten in hetzelfde formaat opgeslagen worden, hoeft slechts de duurzaamheid van één systeem en de bijbehorende media bewaakt te worden. Vervolgens is het eenvoudig om een administratieve organisatie op te stellen die de duurzaamheid van deze bestanden garandeert. Dit staat in schril contrast met de situatie waarin complete systemen bewaard worden. Iedere organisatie moet dan tientallen applicaties, bestanden en besturingssystemen voor vele jaren in stand houden. Dat is praktisch vrijwel onmogelijk en voor zover wel mogelijk beheersmatig enorm veel werk.
Naast de voordelen die opslag in hetzelfde format biedt, zijn er nog enkele belangrijke andere voordelen, waaronder:
- Tijdsbesparing. Zowel bij het zoeken naar documenten als het opbergen wordt tijd bespaard.
- Ruimtebesparing: De digitale documenten nemen nagenoeg geen fysieke ruimte in beslag.
- Hergebruik vastgelegde kennis en informatie. De in de digitale documenten vastgelegde kennis en informatie, kan eenvoudig hergebruikt worden.
Praktijk
Het printen van documenten naar een standaard digitaal formaat wordt reeds geruime tijd toegepast. Hierbij worden bijvoorbeeld facturen uit een mainframe, documenten uit een tekstverwerker, spreadsheets en e-mailbestanden in hetzelfde gestandaardiseerde formaat opgeslagen als gescande documenten. Dit concept wordt onder andere toegepast in de digitale archiefsystemen van Ahold Vastgoed, Audax, Fed Ex en Zilveren Kruis. Dergelijke organisaties investeren in principe uitsluitend in zaken die de bedrijfsdoelstellingen ondersteunen. Deze systemen zijn in eerste instantie dan ook geïmplementeerd vanwege de hierboven genoemde additionele voordelen. Het feit dat daarnaast een digitaal duurzaam archief is gerealiseerd, is mooi meegenomen.
Veel discussies over het probleem digitale duurzaamheid concentreren zich op het oplossen van een zeer complex probleem, namelijk het in stand houden van complete systemen. Door het probleem op een andere manier te benaderen blijkt er een eenvoudig alternatief voor handen te zijn dat op relatief korte termijn te implementeren is. Dat het besproken concept zich in de praktijk reeds bewezen heeft, maakt het bij uitstek geschikt voor organisaties die op zoek zijn naar een digitaal duurzaam archief.
Ir. Johan W. Blank, directeur Expansion, Rotterdam
Project Digitale Duurzaamheid
Voor de gehele overheid geldt de Archiefwet. Volgens deze wet zijn overheidsorganen verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende, en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ook moeten zij zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze verplichting geldt omdat de overheid verantwoording over haar handelen moet kunnen afleggen, maar heeft ook een cultuur-historisch belang. Als gevolg hiervan moeten vele documenten voor honderden jaren bewaard worden. Op grond van deze wetgeving wordt binnen de overheid zeer veel aandacht besteed aan archivering. De problematiek beperkt zicht uiteraard niet tot de overheid, maar speelt ook binnen organisaties waar men bijvoorbeeld lange-termijncontracten afsluit, zoals pensioen- en levensverzekeraars. Omdat veel informatie tegenwoordig wordt vastgelegd in digitale bestanden, verplaatst het probleemgebied zich van papier naar digitale informatie. Om dit probleem aan te pakken heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken het project Digitale Duurzaamheid opgezet.
