Eenderde van de grote Belgische bedrijven integreert spraak- en datacommunicatie via hetzelfde netwerk, aldus een recent onderzoek van Data News. Nu is dat nog een spraaknetwerk, straks een IP-netwerk (Internet Protocol). Deze overgang, in combinatie met de snel opkomende Internettechnologie voor toepassingen, zal een grote invloed hebben op de manier waarop mensen in verschillende locaties met elkaar samenwerken. Een toepassing bij Nortel illustreert het voordeel van zo’n systeem boven client/server-systemen.
Een intranet is in principe een intern bedrijfsnetwerk voor datacommunicatie, ontstaan door het koppelen van de lokale netwerken (lan) in verschillende locaties, waardoor een wide-area netwerk (wan) ontstaat. Een andere naam daarvoor is een virtueel lokaal netwerk (vlan), het equivalent van een virtueel telefoonnetwerk (vpn) waarmee medewerkers uit de gehele wereld direct gebeld kunnen worden. Op dit moment wordt TCP/IP door vrijwel iedereen gebruikt voor datacommunicatie en het koppelen van lokale netwerken, mede omdat Ethernet hierop naadloos aansluit. Waar nodig, bijvoorbeeld ten behoeve van ver afgelegen gebieden of reizende medewerkers, kan via het open Internet ingebeld worden. Het gebruik van web-browsers is zo eenvoudig dat training vrijwel onnodig is. Verder werken deze browsers op praktisch alle soorten terminals. De IP-lijm biedt dus grote voordelen voor het realiseren van een intranet.
Maar wat heb je aan een intranet met eenvoudige browsers zonder toepassingen? Liefst toepassingen die op allerlei terminals met de browser kunnen werken, op basis van open normen zoals Html, XML en Java. Open Text biedt een gereedschap onder de naam Livelink om zulke toepassingen te ontwikkelen, te installeren en te gebruiken. Livelink wordt onder andere gebruikt door de Ford Motor Company en de ISO-organisatie om hun vestigingen over de hele wereld met elkaar te verbinden. Recent wordt zo’n systeem in Nederland aangeboden door Origin onder de naam Intranet Hotel, zie kader. Bij telecomleverancier Nortel Networks wordt zo’n oplossing op een veel kleinere schaal in eigen beheer gebruikt voor het verbinden van engineering- en personeelsafdelingen over de hele wereld. Het motto van Nortel is niet voor niets: ‘how the world shares ideas’.
Mondiaal intranet
Waarom koos Nortel voor een op IP gebaseerde oplossing, is de eerste vraag aan Tony Roberts, senior data management engineer van de Tools Strategy groep bij Nortel Harlow Labs in Groot-Brittannië.
Roberts: "Nortel Networks is een van ’s werelds grootste leveranciers van digitale netwerken en switches, met circa 80.000 medewerkers in veel landen. Onze kernactiviteit is het ontwerpen, fabriceren en leveren van complete netwerken voor de telecommunicatie-industrie. Een recente fusie met Bay Networks geeft al aan dat we telecommunicatie met datacommunicatie willen combineren; we zien dat als een belangrijke groeimarkt. Deze combinatie zal IP (Internet Protocol) als algemeen netwerkprotocol gebruiken, een heel open norm waarvoor veel gereedschappen en toepassingen direct beschikbaar zijn. Mede om hiermee ervaring op te doen, hebben we een mondiaal intranet op basis van IP gebouwd, dat we gebruiken voor interne datacommunicatie. In de toekomst, als de technologie verder ontwikkeld is, zullen we hieraan spraak en videoconferenties toevoegen."
Wat voor soort toepassingen worden nu via deze backbone gebruikt?
Roberts: "De gangbare toepassingen, die nu ook via Internet beschikbaar zijn, worden gebruikt via webbrowsers. Op dit moment staan er circa twee miljoen webpagina’s met alle mogelijke bedrijfsinformatie online, meestal georganiseerd per groep. Verder gebruiken we natuurlijk e-mail, nieuwsgroepen, en andere voorzieningen om over de hele wereld samen te werken. Daarnaast zijn er veel zelfstudie-programma’s en wordt het intranet gebruikt voor de communicatie met toeleveranciers en klanten. News Channels worden gebruikt voor het delen van informatie over de markt en de concurrenten, om onze producten zo goed mogelijk te kunnen verkopen."
Eenvoudig te gebruiken
Vorig jaar heeft Nortel Livelink geïnstalleerd voor een technische groep. Waarom?
Roberts: "De snelheid waarmee je producten op de markt kunt brengen, is op dit moment van cruciaal belang in de telecommunicatie-industrie. Een of twee maanden eerder of later kan voor een bepaald product van doorslaggevende betekenis zijn; en niet alleen voor het product, maar ook voor het bedrijf. Onderzoek wees uit dat circa 80 procent van alle product-gerelateerde informatie bij individuen was opgeslagen, en niet toegankelijk was voor de groep. We hadden duidelijk een systeem nodig om de communicatie tussen de ontwikkeling, de marktplanners, projectmanagers, secretaresses en topmanagement te verbeteren. Ook omdat er tijdens de ontwikkeling veel wisselingen in de bezetting zijn, is het belangrijk om alle geproduceerde informatie centraal op te slaan."
Roberts koos Livelink van Open Text. De belangrijkste reden voor deze keuze was dat Nortel een oplossing zocht die snel geïmplementeerd kon worden in de verschillende vestigingen, met een minimale overhead en zonder lokale administratieve handelingen.
"Omdat we al een IP-backbone hadden, lag een web-oplossing voor de hand. We hebben zeker de kennis in huis om zoiets zelf te bouwen, maar dat zou veel langer hebben geduurd. Livelink kon snel geïmplementeerd worden, een paar weken aan de serverkant en enkele uren in de vestigingen om de medewerkers duidelijk te maken hoe het werkt. Bij de selectie hebben we veel andere producten bekeken die ook geschikt waren, onder andere een klantenbeheersysteem, een groot systeem voor veranderingsbesturing (‘change control’), Lotus Notes en nogal wat andere systemen. Livelink is een redelijk eenvoudig systeem, maar het heeft meer dan voldoende functionaliteit; bovendien is het uiterst eenvoudig te installeren, te gebruiken en te onderhouden."
Waarvoor wordt het systeem precies gebruikt, en hoeveel mensen werken ermee?
Roberts: "Oorspronkelijk is het systeem aangeschaft voor de Wireless Group, voor de centrale opslag van marketing en verkoopinformatie. Dit systeem werd al snel uitgebreid met andere Livelink-functies, bijvoorbeeld werkstroom voor documentverwerking en discussiegroepen. De volgende stap was om de productontwerp- en engineeringgroepen te integreren, waardoor nu het hele team – van conceptie tot en met onderhoud – met het systeem werkt. Dat zijn ongeveer 250 medewerkers en managers. Dat lijkt niet erg veel, maar omdat zij over de hele wereld verspreid zijn, is het samen als team werken uiterst belangrijk voor hun goed functioneren. Zonder zo’n systeem zou dat vrijwel niet mogelijk zijn. Hetzelfde systeem wordt nu ook indirect gebruikt door de afdeling Employee Services om de faciliteiten voor nieuwe medewerkers te regelen, bijvoorbeeld een bureau, een telefoon, een e-mailadres enzovoort, zodat ze vanaf de eerste dag direct kunnen werken. Dit proces is in Livelink als werkstroom eenvoudig gedefinieerd."
Kennisbeheer
Wat zijn de specifieke functies van Livelink, en hoe worden die gebruikt?
Roberts: "We gebruiken het Web via het IP-netwerk om informatie te ‘publiceren’ en beschikbaar te stellen via een browser. Vaak moeten medewerkers in die veelheid informatie zoeken als naar de spreekwoordelijke naald in een hooiberg. Met Livelink kun je dat zoeken sterk verbeteren door middel van trefwoorden en is ook de informatie beter te tonen. We kunnen bijvoorbeeld onderdelen of producten drie-dimensionaal laten zien. In de tweede plaats voorziet het systeem in veranderingsbeheersing, document- en versiebeheer, waarbij de spreadsheets en documentatie dienen als centrale repository voor alle projectinformatie ten behoeve van engineering, marketing en onderhoud. In de derde plaats wordt het door het project gebruikt als werkstroomsysteem om het totale ontwikkelproces te beheersen en te documenteren. Toen we afgelopen zomer een ISO 9001-audit hadden, noemde de externe inspecteur het gebruik van Livelink een perfect voorbeeld van ISO 9001 in de praktijk." Open Text benadrukt het gebruik van Livelink voor kennisbeheer, omdat alle werkinformatie wordt vastgelegd en beschikbaar komt voor de andere leden van het team.
Hoe reageren de medewerkers op de zichtbaarheid van al hun werk? Voor het management wordt het hiermee immers heel eenvoudig om individuele productiviteit te meten, te zien wie verantwoordelijk is voor een bepaalde fout en wie steeds op het schema achterloopt. Dat zou wel eens heel vervelend kunnen uitvallen!
Roberts: "Motivatie is duidelijk een kritische factor. Het systeem werd ingevoerd op initiatief van het management, maar ook de medewerkers zijn er enthousiast over. Dankzij het systeem kunnen ze beter en effectiever werken; en krijgen ze een completer beeld van het project. We werken ook met beloningen, bijvoorbeeld gratis vakanties voor mensen die de meest waardevolle informatie in het systeem zetten. Ook dat soort aanmoedigingen helpt om medewerkers enthousiast te maken en te houden."
Uitbreiding
Welke uitbreidingen voorziet u voor deze toepassing?
Roberts: "We zouden graag een betere integratie van e-mail informatie in het systeem zien, om ook daar naar bepaalde informatie te kunnen zoeken. Zoals Bill Gates en zijn medewerkers onlangs hebben gedemonstreerd in het proces van de Amerikaanse overheid tegen Microsoft, zit er soms ook belangrijke informatie verscholen in e-mail berichten… Verder zouden we het systeem graag nog interactiever maken, zodat een gebruiker bijvoorbeeld door het indrukken van een knop ‘Call me now’ in het scherm, direct met de eigenaar van de informatie zou kunnen bellen of teruggebeld worden. Bij Nortel ontwikkelen we de technologie om data, spraak en videoconferenties via een IP-intranet te laten lopen. Livelink zou zeer geschikt zijn voor zulke toepassingen in internationaal verband."
Net als alle andere leveranciers van netwerken en telecommunicatie-apparatuur, is Nortel bezig met de integratie van data en spraak via IP-netwerken en centrales voor het bouwen van grote intranetten. Dankzij Livelink van Open Text, kan men hiervoor snel toepassingen bouwen en installeren. Roberts denkt dat dergelijke programma’s daarvoor heel geschikt zijn.
Roberts heeft gewerkt bij diverse bedrijven met bedrijfseigen client/server-systemen. Die geven heel veel problemen, vergeleken met de open IP-benadering die de integratie van informatie, processen en communicatie eenvoudig maakt in open oplossingen, aldus de senior data management engineer. "De vrij universele browser-interface maakt het eenvoudig om informatie te tonen op veel verschillende soorten terminals. Dankzij ‘firewalls’ is toegang op afstand via Internet te realiseren ten behoeve van medewerkers op reis en geautoriseerde externe personen. Omdat er niet één bedrijf is dat de markt domineert, zullen de beste producten naar voren komen."
Nederlandse ontwikkelingen
In Nederland wordt Livelink onder andere gebruikt door Friesland Coberco om vestigingen over de hele wereld met elkaar te verbinden. Shell (NAM) gebruikt het voor het koppelen van productie-eenheden op land en in de Noordzee. AT&T Unisource Communication Services past het systeem toe voor de communicatie tussen de vele partners in diverse landen, en Akzo Nobel Organon Teknika gebruikt het als documentair systeem en voor diverse financiële toepassingen.
Onlangs zijn Origin, Open Text en PSI Net begonnen met een nieuwe genetwerkte dienstverlening onder de naam Intranet Hotel. Deze dienst is gebaseerd op Livelink; de toepassingsprogrammering en operationele ondersteuning komt van Origin, en de beveiligde netwerkverbindingen van PSI Net. Hun markt bestaat uit bedrijven die hun intranet willen uitbesteden. De voordelen die worden genoemd, zijn: geen pilots, geen training en geen nieuwe programmering (omdat toepassingen in een bepaalde bedrijfstak eenvoudig kunnen worden aangepast aan de specifieke wensen van een bedrijf).
KPN Telecom is onlangs een nieuwe samenwerking met Qwest aangegaan voor de exploitatie van hun glasvezelnetwerken. KPN Qwest zal zich met data- en spraakverkeer gaan richten op grote internationale bedrijven. EUnet, een grote Europese Internetprovider, worden geïntegreerd in deze nieuwe onderneming. Ofschoon het niet expliciet gezegd is, zou het niet verwonderlijk zijn als dit samenwerkingsverband zich zou richten op het aanbieden van IP-netwerken en geïntegreerde intranetten (en e-handel) ten behoeve van internationale bedrijven, de markt waarop veel nieuwe aanbieders zich concentreren. KPN Telecom is al zeer actief op het gebied van datanetwerken en het beheer van werkplekken. Routers die zowel data- als telefoonverkeer kunnen afhandelen, zijn al beschikbaar.
Open Text en Livelink
De software en diensten van Open Text stellen bedrijven in staat de voordelen van een intranet (openheid en een wereldwijd bereik) te benutten. Livelink is een kennisbeheertoepassing met uitgebreide mogelijkheden om mensen binnen een organisatie te laten samenwerken. Servers waarop het systeem draait zijn volledig op het Web gebaseerd, zodat gebruikers alleen over een Internet-browser hoeven te beschikken. Wereldwijd zijn er 2,5 miljoen gebruikers van Livelink, bij 3500 bedrijven.
Open Text is in 1991 opgericht door de huidige ceo Tom Jenkins in het Canadese Toronto, en heeft inmiddels 600 medewerkers en 30 vestigingen over de hele wereld. In de Benelux werkt Open Text vanuit Hoofddorp.
Meer informatie is te vinden op: http://www.opentext.com.
Hein van Steenis, freelance medewerker
