‘Business process redesign’ (bpr) heeft in de IT-wereld nog maar weinig potten kunnen breken. Het project Testbed blaast de hype van een paar jaar geleden nieuw leven in. Het doel van dit initiatief van het Telematica-Instituut uit Enschede is een virtuele testomgeving voor bedrijfsprocessen te creëren. Volgend jaar komt een commerciële versie op de markt. Nu al gebruiken grote financiële IT-gebruikers als ABP, ING Groep en de Belastingdienst Testbed.
Testbed startte in april 1996 met financiële steun van het ministerie van Economische Zaken. Het moet uitgroeien tot een aanpak waarmee organisaties veranderingen in bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen kunnen analyseren, voordat ze daadwerkelijk de aanpassingen aanbrengen. De methodiek is bedoeld voor consultants. Het bestaat uit een handboek met aanpakken voor bedrijfsprocesinnovatie, en hulpprogramma’s voor kwalitatieve, kwantitatieve en functionele analyses, simulaties, modelchecking en rapportages. Een adviseur kan met behulp van die tools modellen maken van bedrijfsprocessen en daarop analyses loslaten. Het Telematica Instituut spreekt in dit verband van een slanke modelleringstaal, waaraan de tools in de vorm van componenten gekoppeld zijn. Dat heeft als voordeel dat een consultant pas informatie hoeft in te voeren wanneer hij daadwerkelijk een hulpmiddel gebruikt.
Ommezwaai
De aanleiding voor het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) om mee te doen aan Testbed, is de nieuwe regelgeving die in 2001 van kracht gaat. In dat jaar vervalt de verplichting om alle pensioenen bij ABP onder te brengen en ontstaat er een voorzichtige vorm van concurrentie. Voor Lex Wedemeijer (architectuurdeskundige) en zijn collega’s betekent dit een belangrijke ommezwaai. "We zullen ons actiever moeten opstellen om onze dienstverlening zo efficiënt mogelijk in te vullen. Er moet een omslag plaatsvinden in het denken van de mensen, de bedrijfsprocessen en de automatiseringssystemen. Dat is een meerjarentraject."
De pensioenorganisatie is een groot gegevensverwerkend bedrijf met data die veertig jaar en langer vastgehouden moeten worden. De nadruk ligt nu nog puur op het vastleggen van de gegevens, zegt Wedemeijer. "Op de mensen achter de gegevens waren wij niet georiënteerd. Dat verandert: een klant hoeft nu bijvoorbeeld niet meer vier keer een adreswijziging door te voeren, maar nog maar één keer."
ABP vroeg zich af hoe de bedrijfsprocessen en de onderliggende automatisering te moderniseren zijn, zonder risico’s voor de pensioenbetalingen te nemen. "Uit onderzoek bleek", zegt Wedemeijer, "dat behalve Testbed geen hulpmiddelen op de markt aanwezig zijn om van te voren vast te stellen wat er gebeurt als de schop in de gegevensfabriek wordt gezet. Met Testbed krijgen we zekerheid omtrent de uitwerkingen van radicale veranderingen: we weten hoe een model uitpakt op zaken als klantenservice, kosten, organisatie, privacy en automatisering. Daarmee kunnen we het verbeteren van de bedrijfsprocessen versnellen."
Onder vier ogen
"Hoewel er ook andere ’tekenpakketten’ zijn, onderscheidt Testbed zich door de modelleerwijze en het bijbehorende gereedschap. Je kunt een verdieping aanbrengen, zoals het bepalen van de kosten en de doorlooptijd van een herinrichting of de gevolgen van een kleine verandering. Ook is het mogelijk een check in een model te bouwen die bijvoorbeeld nagaat of mensen zich in een afgesproken procedure aan het ‘vier-ogen’-principe houden." Aan het woord is Alexander van Dort, werkzaam op de consultancy-afdeling van ING. Hij is voorstander van een integrale aanpak: "bij het verbeteren van bedrijfsprocessen moet je naar alles kijken en niet alleen naar de automatisering. Het denken vanuit de medewerkers moet het uitgangspunt zijn."
De visuele uitdrukkingsmogelijkheden van de toolstudio van Testbed spreken hem aan. "Een consultant is daardoor in staat zijn aanpak te visualiseren. Dat vergemakkelijkt de communicatie met het management en de werkvloer."
Een van de cases waarin ING de praktische bruikbaarheid van Testbed op de proef stelt, betreft het aanvragen van hypotheken bij Nationale Nederlanden via tussenpersonen. "Onze aandacht gaat daarbij met name uit naar de piekbelasting: de hausse aan aanvragen die ontstaat door bijvoorbeeld renteveranderingen of fiscale maatregelen. Daar hebben banken en verzekeraars moeite mee. Wie zo’n stortvloed snel kan verwerken, heeft een groot marktvoordeel."
Praatplaat
Wiard Ruisdonk, hoofd van de consultancy-groep van het Belastingdienst Automatiseringscentrum (BAC), ziet organisatie- en IT-ontwikkelingen binnen zijn bedrijf steeds meer hand-in-hand-gaan. "De Belastingdienst wil bedrijfsprocessen zo automatisch mogelijk afhandelen. Met Testbed willen we inzicht krijgen in de huidige processen om daardoor een – zo noem ik het altijd – praatplaat te genereren voor het nadenken over verbeteringen." De focus is nu nog sterk gericht op het functioneren van het BAC zelf. Zo lopen er innovatieprojecten rond het versnellen van de oplevering van kleine applicaties, het valideren van de informatiearchitectuur en het procesgericht laten werken van het rekencentrum van het BAC, waarbij de interne gebruikers van de Belastingdienst willen weten hoe hoog de kosten van beheer en exploitatie zijn. Maar daarnaast denken Ruisdonk en zijn collega’s met Testbed ook na over de ontwerpcriteria van een nieuw vennootschaps- en inkomstenbelasting-systeem.
