Wide-project pakt transactiebeheer aan

Geld uit de Europese Unie en het bedrijfsleven is voor universiteiten enorm belangrijk. Het is een sine qua non om onderzoek te doen op het raakvlak van industrieel strategisch onderzoek en zuiver wetenschappelijk onderzoek. Het Wide-project is daarvan een goed voorbeeld. De TU Twente van textielstad Enschede heeft er garen bij gesponnen.

ESPRIT
‘Le défi americain’ noemden we het vroeger in Europa: de Amerikaanse uitdaging. Om de afstand aan te duiden die de Oude Wereld technologisch scheidde van de Nieuwe. Die kloof mag niet breder worden, vindt ook de Europese Commissie. Investeringsprogramma’s en subsidies prikkelen bedrijven en wetenschappelijke instellingen in Europa tot (fundamenteel) onderzoek. En ook nu weer valt de keuze op een Franse naam: Esprit. In een serie artikelen neemt Computable een aantal Nederlandse Esprit-projecten onder de loep.

Wide staat voor Workflow on Intelligent Distributed Database Environment. Het project ging in november 1995 van start met een eerste bijeenkomst van de deelnemende partijen in Toledo. Namens de TU Twente is dr. ir. Paul Grefen als een van de projectleiders bij Wide betrokken geweest. De Spaanse vestiging van de Sema Group fungeerde als hoofdcontractant, terwijl ook de Politecnio di Milano, de ING Groep en het Spaanse Manresa ziekenhuis meededen.
"Wij kenden mensen van de ING Groep en collega’s uit Milaan. Onze Italiaanse collega’s kenden weer mensen van de Sema Group in Spanje en die hadden weer connecties met het ziekenhuis. Zo gaat dat", aldus Grefen als hem gevraagd wordt naar de manier waarop het consortium voor het Esprit-project tot stand is gekomen.
Dat Grefen een aantal collega’s uit Milaan kent, is niet zo vreemd. Grefen doet aan de Twentse Informaticafaculteit onderzoek naar transactiebeheer in database-omgevingen, terwijl de Milanese universiteit in dezelfde omgevingen uitzonderingssituaties bestudeert. "We hebben over deze onderwerpen verschillende keren gepubliceerd. Maar we wilden toch ook heel graag onze theorieën toepassen in proces-georiënteerde omgevingen", aldus Grefen. "Die gelegenheid deed zich voor toen de Sema Group interesse toonde. Dit IT-bedrijf wilde zijn werkstroomsysteem Foro graag innoveren. Onze theorieën zouden een volgende generatie van Foro kunnen opleveren. Kort gezegd: Sema Group had de kennis niet in huis om het werkstroompakket op te waarderen en wij ontbeerden de middelen om onze kennis in de internationale praktijk te toetsen", zo verklaart Grefen de samenwerking.
Het Spaanse ziekenhuis was al een klant van Sema en wilde Foro gaan gebruiken. Dat zal voldoende reden zijn geweest om als pilot mee te doen. De ING Groep is geen Foro-gebruiker, maar wel erg geïnteresseerd in de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werkstroom.

Werkstroombeheer

Vooral het laatste jaar is een forse toename van werkstroom-implementaties te constateren. De huidige commerciële software heeft zo langzamerhand het stadium van volwassenheid bereikt. Veel organisaties hebben voldoende ervaring opgedaan in kleinschalige pilot-projecten. De tijd van meer grootschalige toepassingen is aangebroken. Dat beweren de voorstanders althans. Anderen zijn sceptisch en beweren dat werkstroom nooit wat zal worden. Anders zou het toch al lang zo wijd en zijd verspreid moeten zijn als groupware-achtige toepassingen zoals Lotus Notes, zo luidt hun redenering. Werkstroom-adepten brengen daartegen in dat een werkstroomimplementatie heel ingrijpend is, aangezien die altijd gekoppeld is aan een herontwerp van bestaande werkstromen en processen. Dat is toch heel wat meer dan het gebruik van een e-mailtoepassing en het gezamenlijk kunnen raadplegen van een gemeenschappelijke database. Daar komt bij dat werkstroombeheer een relatief nieuw begrip is. Pas in het begin van de jaren negentig is het besef doorgedrongen dat herkenbare en steeds in een vast patroon terugkerende processen in een afzonderlijk softwarecomponent, de werkstroomengine, kunnen worden ondergebracht en afgehandeld. Vergelijk het maar met de opkomst van databases en de daarbij behorende databasemanagementsystemen en -modellen. Voordat deze gemeengoed werden, is er ook heel wat tijd overheen gegaan. Hetzelfde geldt voor werkstroombeheer. De experimenten waarbij werkstroom echt als laag in de architectuur wordt opgenomen, nemen nu hand over hand toe. We staan, nog steeds volgens de voorstander, aan het begin van een implementatiecurve en een exponentiële groei.

Transactiebeheer

"De werkstroompakketten die nu op de markt verkrijgbaar zijn, dekken alle basisfuncties wel af. Ze zorgen voor een snelle stroom van informatie tussen de betrokkenen, bieden snel toegang tot documenten en een flexibele manier om nieuwe processen binnen een organisatie te introduceren. Maar transactiebeheer en het afhandelen van uitzonderingsgevallen zijn functies die ze nog niet aankunnen. Daar richt het Wide-project zich op", aldus Grefen die vervolgens een verhandeling houdt over proces-centrale omgevingen, isolatie, ‘compensating transactions’, transactiebeheer-functionaliteit die orthogonaal is ten opzichte van werkstroombeheer-functionaliteit, en meer van dergelijke kreten waar alleen specialisten rode oortjes van krijgen. Het komt erop neer dat binnen het Wide-project een geavanceerde databasetechnologie is ontwikkeld waardoor uitzonderingsgevallen zijn te verwerken en complexe transacties zijn af te handelen. Deze functionaliteit is bovenop een bestaand (Oracle) databasemanagementsysteem gebouwd. Het is een belangrijke stap op weg naar werkstroombesturingssystemen die voldoende functionaliteit hebben om complexe processen in kritische omgevingen te ondersteunen.
De prototypes zijn getest en van commentaar voorzien door de twee eindgebruikers-organisaties. De ING Groep heeft het werkstroom-systeem getest bij de acceptatie van ziektekostenverzekeringen, terwijl het Manresa ziekenhuis het systeem heeft gebruikt om het hele administratieve proces rond een poliklinische operatie te modelleren en af te handelen.

Geen luchtkastelen

Nu, bijna 35 manjaar en 9 miljoen gulden (waarvan de helft uit Brussel) verder is het project praktisch afgerond. In het voorjaar is er een internationaal symposium georganiseerd waarop de resultaten bekend werden gemaakt. Binnenkort verschijnt bij Kluwer Academic Publishers het boek ‘Database support for workflow management’, waarin het consortium zijn bevindingen uiteenzet. Sema Group is inmiddels druk bezig om de nieuw verworven kennis in de volgende generatie van het werkstroom-pakket Foro te implementeren. Volgens Grefen snijdt het Esprit-mes op deze manier voor alle partijen aan twee kanten. De commerciële partner kan een nieuwe en geavanceerde technologie in zijn product inbouwen, waaraan gedegen onderzoek vooraf is gegaan. De academische wereld weet dat zij geen luchtkastelen heeft gebouwd, aangezien de ontwikkelde kennis daadwerkelijk in een commercieel product is ingebouwd. De eindgebruikersorganisaties hebben tenslotte de noodzakelijke ervaring opgedaan met de nieuwste technologie. Volgens Grefen zou het project nooit van de grond zijn gekomen zonder de Esprit-gelden. Sema Group zou de kennis niet hebben gehad om een volgende generatie werkstroombeheersystemen te ontwikkelen, terwijl de TU Twente nooit de financiële middelen voor elkaar had kunnen krijgen.

Vervolgproject

"Voor de universitaire wereld zijn de subsidiegelden uit Brussel heel belangrijk. Ze stellen ons in de gelegenheid om semi-industrieel onderzoek te verrichten. Aan de twee leerstoelen Informatiesystemen en Databases van de TU Twente zijn zo’n dertig mensen verbonden. Eén derde van hen werkt er dankzij geld uit de tweede (NWO, Sion, Senter) en derde geldstroom (industrie en Brussel). Esprit-projecten resulteren niet alleen in prototypen van producten die verder ontwikkeld kunnen worden, ze dichten ook de kloof tussen de industrie en de wetenschap. Wetenschappers worden gedwongen uit hun ivoren toren te komen. En de industrie ontdekt dat de wetenschap toch wel wat voor haar kan betekenen. Tenslotte biedt het Esprit-programma ons de gelegenheid om samenwerkingsverbanden aan te gaan buiten de landsgrenzen. Kortom, voor de onderzoekswereld zijn Europese gelden onontbeerlijk. Het is ook voor de Europese industrie zinvol: men kan voortborduren op de Esprit-projecten en uiteindelijk komen tot commerciële producten", meent Grefen.
Voor de TU Twente is het Wide-project succesvol. Niet alleen omdat het geresulteerd heeft in een aantal wetenschappelijke publicaties, maar ook omdat het heeft geleid tot een vervolg-project. "We zijn betrokken bij een volgend Esprit-project, waarvoor IBM als hoofdcontractant optreedt. Daarnaast is het Duitse GMD erbij betrokken, evenals KPN Research en Irish Life. Omdat de Europese Commissie bang was dat IBM een té dominante rol zou gaan spelen, is de Sema Group er als observator bijgehaald. Het project dat in september is gestart en twee jaar gaat duren, heet Cross Flow. Het doel is te komen tot werkstroomondersteuning in dynamische virtuele organisaties. We gaan kijken of werkstroomsystemen die organisaties voor hun interne bedrijfsprocessen gebruiken, aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Hierdoor zouden bedrijfsprocessen aan elkaar te koppelen zijn en toch door een werkstroomsysteem te besturen zijn. In dit project kunnen we de kennis die we met Wide hebben opgedaan zeker gebruiken."

Cok de Zwart, freelance medewerker