Als de bladeren goed en wel van de bomen zijn, en er speculaasjes bij de thee worden geserveerd, stort heel Nederland zich in de beoordelingsrondes.
Beloningen, vast of variabel, horen erbij. Steeds vaker zijn ze gebaseerd op behaalde resultaten en op gerechtvaardigde verwachtingen. Dat betekent dat er heldere gegevens voor de eindejaarsgesprekken moet komen. De specifieke toegevoegde waarde van een individu in de organisatie moet zichtbaar worden, liefst in begrippen en eenheden die voor medewerker en chef inzichtelijk zijn. En liever in termen van beïnvloedbare output dan in termen van input.
Waarom maakt een medewerker eigenlijk geen persoonlijk jaarverslag? Dat kan mooi als uitgangspunt voor het eindejaargesprek dienen.
Zowel de medewerker als de chef zou erbij gediend zijn. Want reken er maar op dat menige manager en chef zich net zo onzeker voelt bij de start van het gesprek als de medewerker. Achter het bastion van het in te vullen beoordelingsformulier zit gewoon een mens die weet dat hij vast wel eens zaken over het hoofd zou kunnen zien, en die ook liever Sinterklaas speelt dan Zwarte Piet.
Ik stel me voor dat iedereen gewoon een keurig boekje maakt waarin alle wapenfeiten van het afgelopen jaar staan vermeld. (Misschien kun je wel gewoon het model van het jaarverslag van je eigen bedrijf gebruiken, met aangepast logo).
Als het aan mij ligt zou het allereerst moeten gaan om concrete klussen. Wat heb je gedaan, in welke projecten, voor welke klanten, en met welk resultaat voor de afdeling of het bedrijf? Was het in lijn met de afspraken die er zijn over de strategie van je eenheid? Wat heb jij bijgedragen aan de realisering ervan? En als er belemmeringen waren, welke waren dat dan? Wat heb je gedaan om ze uit de weg te ruimen?
Beschrijf wat je voor het bedrijf gedaan hebt, meer dan het leveren van je uren, je blote handen en je hersenen. Als je erin geslaagd bent echte toegevoegde waarde voor een klant te leveren (of die nu in- of extern is), maak dat dan duidelijk.
Beschrijf ook wat van de context. Hoe heb je het voor elkaar gekregen om zoveel uur per week te draaien, was je wel eens een avond thuis of pleegde je roofbouw op je gezin? Wat deed je in je vrije tijd? Was je ook maatschappelijk actief, of kwam daar door de file niets meer van terecht?
Wat heb je gedaan om jezelf persoonlijk en vakmatig te ontwikkelen? Projectmanagement kun je op een training leren, maar ook in de praktijk brengen door het organiseren van een tennistoernooi.
Hoe heb je bijgedragen aan de kennisvermeerdering van het bedrijf als geheel? Heb je ‘best practices’ ingebracht, degelijke projectevaluaties gemaakt en ze ook traceerbaar opgeslagen? Heb je iemand gecoacht?
Voor wie nu nog tijd heeft om een beetje huiswerk te maken om zijn gesprek voor te bereiden: gebruik de ‘business balanced score card’ van Kaplan eens als inspiratiebron voor het maken van je persoonlijk jaarverslag.
Kaplan heeft die ‘balanced score card’ ontwikkeld als hulpmiddel voor organisaties om wat verder te kijken en te meten dan de financiële neus lang is. Hij laat zien hoe je drie andere terreinen aan het financiële kunt toevoegen: processen, innovatie en klanten.
Vertaald naar het individu: persoonlijke effectiviteit, leren en groeien, en de projecten waarin je je talenten wilt gebruiken.
En voor de mensen die wel al wat verder zijn in dit soort denken: ga nog eens een stap verder, en formuleer je persoonlijke missie. Beschrijf in je jaarverslag wat daarvan in de praktijk is gebracht. Een interessante oefening, waar je niet slechter van wordt. Integendeel.
Als er eenmaal een structuur is ontstaan om achterom te kijken, dan klap je hem om, en gebruik je hem om doelstellingen voor het nieuwe jaar vast te stellen. Dan heb je greep op een zinvolle cyclus die veel eindejaarsgesprekken een stuk aangenamer en vooral ook zinvoller zal maken dan ze nu vaak zijn. Het zijn immers ook startgesprekken voor de toekomst, die positieve energie leveren.
Ook heb je zo een beter criterium om te beslissen of je opnieuw aanmonstert in 1999, in januari naar een Open Dag gaat, dan wel kiest voor die spoiler extra van de concurrent.
