Internationaal samenwerken in virtueel bedrijf

Hoe zorg je ervoor dat internationale projecten succesvol verlopen? Je hebt immers te maken met verschillen in taal en cultuur. Bovendien spelen afstanden een belangrijke rol. Een virtueel, multinationaal en multilinguïstisch project vraagt om een goede organisatie. Free (Fast Reactive Extended Enterprise) zorgt daarvoor.

ESPRIT
‘Le défi americain’ noemden we het vroeger in Europa: de Amerikaanse uitdaging. Om de afstand aan te duiden die de Oude Wereld technologisch scheidde van de Nieuwe. Die kloof mag niet breder worden, vindt ook de Europese Commissie. Investeringsprogramma’s en subsidies prikkelen bedrijven en wetenschappelijke instellingen in Europa tot (fundamenteel) onderzoek. En ook nu weer valt de keuze op een Franse naam: Esprit. In een serie artikelen neemt Computable een aantal Nederlandse Esprit-projecten onder de loep.

Sneller ondernemen en sneller inspelen op technologische veranderingen worden steeds vaker een voorwaarde voor het slagen van innovatieve projecten, zeker als die internationaal uitgevoerd worden. Dit vraagt om een netwerkorganisatie waarin onderdelen van verschillende bedrijven samenwerken: een virtueel bedrijf. Maar met welke modellen en methodes zet je zo’n virtueel bedrijf het beste op? Dat is de vraagstelling van het Free-project. Free staat hier voor Fast Reactive Extended Enterprise.
Hollandse Signaalapparaten heeft veel ervaring met projecten, waarin partners uit de hele wereld samenwerken om een product te ontwikkelen. Een mooi voorbeeld is de Evolved Sea Sparrow Missile, een verbeterde SeaSparrow, die gezamenlijk ontwikkeld werd door bedrijven in tien Navo-landen: Nederland, Canada, Australië, Turkije, Denemarken, Duitsland, Griekenland, Spanje, Noorwegen en de VS. Het ziet ernaar uit dat Hollandse Signaalapparaten in de toekomst steeds meer in internationale projecten gaat samenwerken. De virtuele organisatie wordt voor deze organisatie dus echt realiteit.
Projecten behoren op tijd, binnen budget en naar tevredenheid van de klant gerealiseerd worden. Dat valt op zich al niet mee. Internationale projecten hebben daarbij nog te maken met hele bijzondere problemen die voortkomen uit verschillen in plaats, taal en cultuur. Het idee van initiatiefnemer Kees Hof, IT-projectmanager van interne en externe projecten bij Hollandse Signaal, in 1994 was om een methodologie te ontwikkelen die gebruikt kan worden voor het kiezen van partners en het opzetten van een virtuele organisatie. Hij maakte hiervoor een aantal collega’s bij andere bedrijven warm. Gezamenlijk dienden zij een voorstel in bij de Europese Gemeenschap onder het Esprit-programma. Het voorstel werd geaccepteerd. Zo ging het Free-project op 1 december 1996 van start; het zal eind 1998 – op tijd – worden afgesloten.
De ontwikkeling van Free was op zichzelf al een soort van Free, want de samenwerking betrof niet alleen Hollandse Signaal, maar ook Daimler-Benz in Duitsland, de European Society for Concurrent Engineering in Frankrijk, Seaview in Nederland, Cap Gemini Advanced Technical Services, de Universiteit Twente, Thomson-CSF en Adepa, een Franse branche-organisatie voor het mkb. Al deze organisaties hebben ervaring met multinationale projecten, waarin wordt samengewerkt tussen multinationale bedrijven. In het Free-project konden hun ervaringen gebundeld en geformaliseerd worden in een methodologie. Niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor kleinere ondernemingen.

Resultaten

Dit klinkt allemaal nogal abstract. Wat gaan jullie eind dit jaar aan concreet materiaal opleveren? En voor wie is dat bestemd?
Hof: "In principe komt er een handleiding die de methodologie beschrijft hoe je een samenwerkingsproject moet opzetten. Dat wil zeggen hoe je partners kiest, hoe je het project moet organiseren en aan welke aspecten je veel aandacht moet besteden. Het belangrijkste is dat we een totaalvisie hebben op de randvoorwaarden die moeten worden ingevuld om een virtuele onderneming tot een succes te maken. Deze voorwaarden omvatten organisatorische, technologische, procesmatige, en vooral mensgebonden aspecten. Dit laatste blijkt belangrijk te zijn. Pas als je elkaar kent, kun je volstaan met elektronische communicatie. De Free-handleiding is bestemd voor kwaliteitsafdelingen en projectmanagers, die respectievelijk als eigenaar en klant optreden. Je kunt die handleiding zien als de beschrijving van een ‘beste praktijk’ (best practice)."
Er is niet één organisatiemodel dat geschikt is voor alle nieuwe producten, alle bedrijven en alle markten. Hoe bepaal je aan de hand van de Free-handleiding hoe je het beste een bepaald project kunt opzetten?
Hof: "Hiervoor zijn geen universele oplossingen. Dus bespreken we in de handleiding de belangrijkste aspecten waarmee je rekening moet houden, geïllustreerd met praktijkvoorbeelden. Het is duidelijk dat het aantal partners dat samenwerkt de complexiteit van de organisatie beïnvloedt, waardoor de projectoverhead groter wordt. Juist in dergelijke situaties moet de waarde van de Free-aanpak blijken. Met de methode kan worden nagegaan of partners min of meer gelijkwaardig zijn, niet al te grote verschillen vertonen qua kennis, flexibiliteit of manier van werken. Het moet de basis zijn voor een win-win situatie, zodat iedereen baat heeft bij succes en zich daarvoor zal inspannen. Al dat soort aspecten moet je van tevoren bekijken. Bezint eer gij begint, want het gaat niet alleen om de technische of juridische aspecten. Het kiezen van een goede opzet kost een paar maanden, maar kan vele maanden uitloop aan het einde van een project besparen. Free beveelt per project aan: een door alle partners onderschreven werkwijze, een geaccepteerd computeruitwisselingsplatform en eenduidige beveiligingsregels."

Samenwerken

Hof stelt dat de organisatievorm van een hoofdaannemer met een aantal onderaannemers zich minder leent voor innovatieve internationale projecten.
Maar zal er niet altijd een hoofdaannemer moeten zijn die de juridische verantwoordelijkheid draagt?
Hof: "Natuurlijk moet er ook een juridische organisatievorm zijn, maar juridische contracten hebben nog nooit tot een innovatief product geleid. In Free houden we ons bezig met de vraag hoe je een werkende organisatie tussen internationale partners kunt opzetten. Juridische zaken zijn van belang om aansprakelijkheid en kenniseigendom te regelen en om ingeval van escalatie tijdens of na afloop van het project in het consortium daarop te kunnen terugvallen. Wij proberen die problemen te voorkomen door voldoende motivatie te bewerkstelligen bij alle betrokkenen om het werk succesvol af te ronden. Ik zal niet ontkennen dat er een spanningsveld is tussen de juridische en organisatorische vorm, maar het gaat er uiteindelijk om hoe mensen zo goed mogelijk kunnen samenwerken. Als het eindresultaat goed is, is er minder interesse in de juridische kant."
Binnen de deelnemende bedrijven zullen de participanten de ideeën van Free uitdragen. Hoe gaan jullie je kennis doorgeven aan andere bedrijven?
Hof: "Diezelfde vraag is ons ook door Brussel gesteld. We denken na over de mogelijkheid om het Free-consortium om te zetten in een stichting of bedrijf met als doel andere bedrijven te adviseren. Bij Cap Gemini wordt dit bijvoorbeeld serieus overwogen. De Universiteit Twente heeft bijgedragen via Concert (Concurrent Engineering Research Center) en die zal, net als de European Society for Concurrent Engineering in Parijs, zeker het ideeëngoed uitdragen naar geïnteresseerde bedrijven. Verder gaan we op 15-17 maart 1999 de vijfde International Conference on Concurrent Enterprising (Ice’99; http://www.ice99.nl) in den Haag organiseren. Zo zullen we aan verschillende manifestaties deelnemen om de ideeën van de Free-methodologie te verspreiden."

Hein van Steenis, freelance medewerker