Gegevensverwerking bestaat al jaren en is de hoeksteen van elke onderneming. Kantooromgevingen zijn daarentegen erg ad-hoc en voegen weinig toe aan de omzet. De kosten van kantoorautomatisering zouden op zakelijke gronden erg moeilijk te rechtvaardigen zijn, ware het niet dat men vindt dat elke eindgebruiker een PC nodig heeft.
In een wereld die technisch gezien zo dynamisch is, kan niets stil blijven staan. Kantoorproducten hebben een levensduur van enkele jaren, terwijl gegevensverwerkende applicaties tientallen jaren meegaan. Dit betekent dat kantooromgevingen eenvoudiger aan te passen zijn. Het betekent niet dat de primaire processystemen niet zouden moeten veranderen.
De belangrijkste reden om kantooromgevingen te veranderen is de onbevredigende kwaliteit van de huidige systemen. De katalysator voor het veranderen van gegevensverwerkende applicaties is de behoefte aan meer informatie over het primaire proces. Kennis ontstaat door het verzamelen van informatie, en voor informatie zijn gegevens nodig. De huidige systemen zijn ontwikkeld met één doelstelling: ondersteuning van het primaire proces. De applicaties, gegevens en technologie voor het ondersteunen van de bedrijfsprocessen blijken echter onvoldoende te zijn om aan de behoefte van informatiegebruikers te kunnen voldoen.
De eerste pogingen om query-tools aan gegevensverwerkende omgevingen toe te voegen waren succesvol en hebben de levensduur van applicaties en technologie aanzienlijk verlengd. Zulke toevoegingen zijn echter niet meer dan een verfijning van het oude concept; ze bieden geen oplossing voor de nieuwe uitdagingen die samenhangen met het ontstaan van nieuwe kansen.
De verschuiving van het automatiseren van facturering, salarisadministratie, voorraadbeheer en andere basisprocessen naar het voldoen aan de behoeften van klanten vereist een enorme verandering van de hele IT-industrie en zijn infrastructuur.
De huidige trend is het vervangen van oude systemen door nieuwe Enterprise Resource Planning (erp) pakketten. Dit is een duur woord voor een verzameling nieuwe applicaties die gegroepeerd zijn rond een centrale database. In veel opzichten lijkt deze aanpak sterk op de Operational Data Store-architectuur. Door het bereikte niveau van integratie wordt de automatisering van bedrijfsprocessen (workflow) mogelijk, en kunnen veel interactieve applicaties worden afgeschaft.
In zekere zin komen verschillende benaderingen nu samen: erp-pakketten in de gegevensverwerkende industrie en ODS-omgevingen in de informatie-industrie hebben gedeeltelijk overlappende doelstellingen. Het grote verschil is dat de erp-leveranciers de database het liefst gesloten houden, terwijl een ODS juist door query-tools benaderd moet kunnen worden. Voordat je met query-tools een erp-database kunt benaderen, moeten eerst kostbare modules worden aangeschaft.
Ik ben teleurgesteld over de trage vooruitgang en het bijna criminele feit dat steeds meer mensen en middelen worden aangewend voor laagwaardige kantooromgevingen in plaats van kritische processystemen. Toch is er enige progressie: de acceptatie van data warehouses en e-commerce. Elk op hun eigen manier zijn deze technieken gericht op het verbeteren van service aan de klant. Eindelijk betekent de ‘I’ in ‘IT’ ook echt ‘Informatie’.
Bestaande IT-afdelingen moeten veel meer integreren met de primaire bedrijfsprocessen. Dit simpele gegeven is pijnlijk duidelijk geworden in de eerste data warehousing-projecten. Natuurlijk geldt die eis voor elk automatiseringsproject, maar in veel gevallen ontbraken de nodige samenwerking en verwierven IT-afdelingen de onzalige reputatie van starre, in zichzelf gekeerde, slecht communicerende machtsblokjes. Wie weet worden we nu eindelijk gedwongen tot samenwerking in multidisciplinaire projecten, waardoor de invloed van de IT-afdeling afneemt.
Nu de aandacht zich steeds meer richt op informatiesystemen moeten we ons zorgen gaan maken over een andere trend: uitbesteding. Veel bedrijven besteden hun kernapplicaties uit. Als die systemen standaardtaken verrichten, zoals facturering, is dat best te verteren. Sterker nog, het uitbesteden van dat soort systemen doet volledig recht aan het traditionele concept van gegevensverwerking.
De informatiesystemen van tegenwoordig zijn echter gebaseerd op een centraal data warehouse. Ze worden de spil van het bedrijf, en moeten daarom door het bedrijf zelf worden beheerd en beheerst. De echte vraag luidt: ‘kunnen de gegevens voor het eigen data warehouse worden onttrokken aan systemen die zowel uitbesteed als statisch zijn?’
Dit leidt tot het ijzingwekkende idee dat een onderneming die al zijn systemen uitbesteedt niet meer nadenkt over het aanpassen van de bedrijfsprocessen. Nu informatiesystemen steeds belangrijker voor de business worden, is volledige beheersing essentieel. Een progressieve organisatie zou zijn eigen IT-middelen daarom moeten uitbreiden in plaats van inkrimpen.
