Toen in 1994 duidelijk werd dat Baan Boeing als klant had binnengehaald, knalden de champagnekurken op de Veluwe. Boeing stootte de Nederlandse erp-leverancier in één keer op in de vaart der IT-bedrijven. De implementatie van het systeem maakt onderdeel uit van twee gigantische bpr-klussen die in 2000 moeten zijn afgerond. Een tussentijdse evaluatie.
In het heuvelachtige en doorgaans regenachtige gebied ten noorden van Seattle ligt Everett. Dit kleine plaatsje, dat eind juli ligt te bakken in de zon, huisvest de grootste productiehal ter wereld; een halve bij een hele kilometer in oppervlakte en de hoogte van een flatgebouw van elf verdiepingen. Hier fabriceert Boeing drie typen vliegtuigen: de 747, 767 en 777. Tientallen toestellen staan in de hal verspreid als kopjes en schoteltjes in een kast. Om de extreem complexe logistiek van de honderdduizenden onderdelen en halffabrikaten te beheersen, werkt Boeing sinds 1996 met de erp-software van Baan. Het binnenhalen van Boeing zette het Nederlandse Baan in 1994 in één keer tussen de grote erp-spelers als SAP en Oracle. Het huidige aantal Baan-gebruikers bij Boeing is dit jaar verhoogd van 18.000 naar 30.000. Uiteindelijk moet het enorme systeem in het jaar 2000 meer dan vierhonderd verouderde systemen vervangen en plaats bieden voor zo’n 55.000 gebruikers. ‘Waarschijnlijk de grootste implementatie van één enkel softwarepakket waar dan ook ter wereld’, meent Steve Feller, Strategic Product Manager van Boeings Erp Competence Center.
In het twintig mijl van Everett gelegen Baan Aerospace & Defense Solutions Center legt Feller uit dat Boeings vliegtuigen modern zijn en voldoen aan alle moderne eisen. Maar de bedrijfsprocessen en ondersteunende systemen zijn dat lange tijd niet geweest. Massa’s mensen waren dagelijks bezig met het controleren van gegevens die in de vierhonderd verschillende systemen zaten. Elk bedrijfsonderdeel had zijn eigen systeem en de invoer van de gegevens gebeurde handmatig. In 1994 startte Boeing een immens business process reengineering-project dat bekend staat onder het onooglijke acroniem Dcac/MRM (Define and Control Airplane Configuration/Materials Resource Management). ‘We hadden daar eigenlijk een mooie naam voor moeten verzinnen. Maar inmiddels is iedereen aan Dcac/MRM gewend geraakt.’
Trots
Baan en Boeing zijn trots op elkaar, want Boeing bouwt met de software van Baan een systeem dat zijn weerga niet kent. Dat zegt wat over de wil en het vermogen van Boeing om grote en complexe projecten aan te pakken en uit te voeren. Maar het zegt ook wat over de technologie van Baan, die geschikt is voor installaties van deze omvang. Beide bedrijven maken er dan ook goede sier mee. ‘Dcac/MRM is een gigantisch groot project, waar Baan met zijn order van twintig miljoen dollar voor licenties maar een klein deel uitmaakt van het totale budget van vijfhonderd miljoen dollar. Het project is echter wel het bewijs van de enorme schaalbaarheid van de Baan-software’, zei Paul Baan eerder dit jaar al tegen Computable. Maar ook de Amerikanen laten geen gelegenheid onbenut zoveel mogelijk superlatieven en ander wollig taalgebruik te hanteren. Want een erp-implementatie telt pas echt mee als die de grootste en meest complexe ter wereld is. Als de productiehal in Everett ter sprake komt meldt elke Boeing-medewerker meteen dat deze ‘the largest in the world‘ is. ‘By volume‘ volgt er ietwat relativerend en dus minder luid en enthousiast achteraan. Desalniettemin is Boeing, met maar liefst 230.000 medewerkers, een groot bedrijf. En de omvang van de productiehal is inderdaad indrukwekkend groot. Amerikaans groot. De enormiteit ervan is op geen enkele foto vast te leggen, de deuren zien er slechts uit als garagedeuren terwijl er ettelijke flatgebouwen van Nederlands formaat door naar binnen geschoven zouden kunnen worden. Maar ook de omvang van de Baan-implementatie is reusachtig, en nog steeds in volle gang.
Productieproblemen
Boeing kampt de laatste tijd met enorme productieproblemen. Het bedrijf sleepte order na order binnen, maar de productiecapaciteit bleek onvoldoende. Inefficiënte en dus dure ad hoc-investeringen werden gedaan om toch aan de vraag te kunnen voldoen. Feller ontkent ten stelligste dat het Dcac/MRM-project hiervoor verantwoordelijk is. ‘Dcac/MRM is juist een deel van de oplossing om die problemen te voorkomen.’ Het concept van lean manufacturing, waarbij efficiënte bedrijfsprocessen centraal staan en Dcac/MRM dus een ondersteunende rol in speelt, moet het productievolume opvoeren en de kosten binnen de perken houden.
‘Dcac/MRM zijn eigenlijk twee grote bpr-klussen’, vervolgt Feller zijn uitleg. Hij omschrijft het doel van het project niet alleen als maximalisatie van de fabricage-output van Boeing, zoals vaak gezegd wordt. Het gaat vooral om het ‘slank produceren’, ofwel het efficiënt en effectief inrichten van het productieproces. Het Dcac-stuk speelt een rol aan de ontwerpkant van het bouwen van vliegtuigen. ‘Niet het ontwerpproces van vliegtuigen zelf, maar het vertalen van het ontwerp in een tastbaar en visueel iets’, aldus een druk gebaren makende Feller. ‘Dcac is een softwarehulpmiddel waarmee klanten dus voorafgaand aan de koop kunnen zien wat ze kopen. De configuratie van het vliegtuig wordt ermee vastgesteld’, verduidelijkt hij. MRM is het verlengde van Dcac en moet de bedrijfsprocessen ondersteunen die nodig zijn voor het voortbrengen van het geconfigureerde vliegtuig. Productie, inkoop, voorraadbeheer, financiën vallen onder hieronder.’
Lappendeken
Het Dcac/MRM-project is in 1994 opgestart en duurt voort tot na 2000. Het resultaat van het project is een geïntegreerd softwareproduct dat ook de naam Dcac/MRM draagt en naast Baan bestaat uit Salesbuilder van Trilogy, Metaphase van Sdrs en Linkage Solutions van Cimlinc. Baan speelt vooral een rol in het MRM-deel van het systeem. Baan zorgt, grofweg geformuleerd, voor de planning en het beheer van de productiecapaciteit en van alle onderdelen die in een vliegtuig verwerkt worden. Momenteel bevat het Baan-systeem 412.467 onderdelen, zo vermeldt een feitenlijst die Boeing verstrekt. Onder plannen verstaat Feller het verwerken van inkooporders en het daaraan verbonden financiële en magazijnbeheer. Boeing is een gebruiker van Baan IVa, met een aantal onderdelen van IVb en IVc. ‘Bij Boeing noemen we het Baan IVa ++’, knipoogt Feller.
Feller geeft een opsomming van de onderdelen die Boeing gebruikt uit het Baan-pakket: ‘Met uitzondering van edm (engineering data management) gebruiken we alle functionaliteit uit Baan Manufacturing.’ In plaats van edm gebruikt Boeing het uitgebreidere pdm-product (product data management) Metaphase van Sdrc, een van de vier standaardapplicaties die tezamen Dcac/MRM vormen. ‘Verder gebruiken we alle distributie-functionaliteit en uit Baan Finance de grootboekhouding, Accounts Payable en de productie-administratie.’ Omdat de interne keten van toeleveranciers vrij diep is (die loopt van de productie van kleine onderdelen tot en met de assemblage van complete vliegtuigen) gebruikt Boeing ook de transportfunctionaliteit uit Baan. ‘Maar alleen dat gedeelte om de stroom van onderdelen door de fabriek te ondersteunen’, aldus Feller.
Met Linkage Solutions van Cimlinc worden de werkinstructies voor de fabrieksvloer gemaakt. Het Baan-systeem bevat alle gegevens over de onderdelen, waar ze vandaan komen, door wie ze zijn geleverd en op welk tijdstip. Linkage Solutions beschrijft op welke plek in het vliegtuig de onderdelen uiteindelijk terechtkomen, op welke manier ze bevestigd moeten worden en met welke gereedschappen. Niet alleen de planning van de logistieke stroom van de onderdelen, maar ook de planning van de beschikbare capaciteit van mensen en middelen behoort tot de taak van Baan-software. Evenals het uitgeven en volgen van inkoop- en productie-orders.
Verkoopteams van Boeing gaan met Salesbuilder naar de klant, die met behulp van dit pakket direct zichtbaar kunnen maken wat de klant koopt. De klant kiest bovenop de standaarduitvoering voor een aantal opties (type motor, aantal stoelen of type schilderwerk). De effecten van die keuzes op de prijs en het gewicht van het toestel zijn meteen voorhanden. Dcac/MRM is een zorgvuldig aan elkaar genaaide lappendeken van standaardsoftwarepakketten.
Eindgebruikers op de fabrieksvloer werken gewoon met Dcac/MRM en niet met Baan of Cimlinc. ‘Ze zien het Baan-logo wel, maar weten waarschijnlijk niet waar het Baan-systeem ophoudt en waar Cimlinc begint’, vermoedt Feller. De erp-deskundige zegt uitstekend samen te werken met het Veluwse bedrijf. De negatieve publiciteit rond de financiële resultaten en ondoorzichtige organisatiestructuur hebben volgens Feller geen enkel effect op de samenwerking. ‘Dat is allemaal ruis. Boeing is een bestaande gebruiker en zolang Baan niet failliet gaat maakt het ons niets uit’, aldus een stellige Feller.
Hoofdprocessen
Het globale bedrijfsproces van Boeing bestaat uit vijf macroprocessen: het verkopen, het configureren (vertalen van de wensen van de klant in het exacte ontwerp), het produceren en het onderhouden van het vliegtuigen (de klant ondersteunen in het operationeel houden ervan). Deze eerste vier hoofdprocessen worden ondersteund door een vijfde en ondersteunend ofwel voedend proces, namelijk het leveren van de benodigde middelen voor het verkopen, configureren, bouwen en onderhouden van vliegtuigen.
De betrokkenheid van Baan blijft beperkt tot het leveren van de software en het overdragen van kennis via het Aerospace & Defense Solutions Center. De IT-afdeling van Boeing doet de rest. Afhankelijk van de fase van het project schat Feller dat er tussen de 2000 en 4000 IT-ers aan Dcac/MRM werken. De bedrijfsprocessen zijn op centraal niveau ontworpen, door specialisten van Boeing. Automatiseerders en bedrijfskundigen zorgen daarna voor de configuratie van de softwarepakketten. Het resulterende en geïntegreerde Dcac/MRM-systeem heeft zijn eigen versienummers. Versie 0.0 bestond uit Baan Triton (versie 3), Cimlinc Linkage Solutions en Sdrc Metaphase. De Boeing-bedrijfseenheid die de rompen van vliegtuigen maakt, die relatief klein is en skin & spar wordt genoemd, beleefde de primeur en werkt sinds februari 1996 met bijna 1300 gebruikers met de Dcac/MRM-software. Toen in het voorjaar van 1996 Baan IV op de markt kwam, werd Dcac/MRM aangepast. Versie 0.5 bevatte de nieuwe versie. In november 1996 werden pilot-projecten op drie productielocaties met de nieuwe versie afgerond, waaronder een deel van de fabriek in Everett. Het totaal aantal gebruikers kwam daarmee op 6700 te liggen. In 1997 zijn verder alle onderdelen-fabrieken uitgevoerd met Dcac/MRM. In het traject dat voor de boeg van Boeing ligt wordt Dcac/MRM uitgebreid met Salesbuilder van Trilogy. Daarna moet het systeem verder ontwikkeld worden om niet alleen op onderdelenniveau ingezet te kunnen worden, maar ook op het niveau van sub-assemblage, hoofd-assemblage en eind-assemblage. Boeing werkt het systeem uit vanaf het meest gedetailleerde niveau van de stukslijst (denk aan schroeven, bouten en moeren), naar het meest globale niveau (vleugels, romp en motoren). Hiervoor moet het systeem verder geconfigureerd worden.
De implementatie van de nieuwe versie (inclusief Salesbuilder en versie A1 genoemd) door de hele Boeing-organisatie is dit jaar begonnen en duurt, opgedeeld in vier fasen, minstens tot het jaar 2000 voort. Met Salesbuilder kan het interne werk nu dus ook voor externe verkoopactiviteiten worden gebruikt. Versie A1 bevat vooral uitbreidingen op Dcac-gebied, en niet op MRM-gebied. De Baan-functionaliteit blijft gelijk. Alleen het aantal productielocaties, en dus ook het aantal gebruikers, neemt toe. Op 26 mei liep de eerste implementatiefase ten einde en het aantal gebruikers steeg naar 25.000. Fase 2 is op 20 juli gereed gekomen waarmee 30.000 gebruikers op het systeem aangesloten zijn. Fase 3 en 4 moeten in 2000 de beoogde 55.000 gebruikers toegang geven tot Dcac/MRM. Na het jaar 2000 staat versie A2 gepland, die het onderdelenniveau loslaat en ook ondersteuning biedt voor geassembleerde vliegtuigcomponenten zoals vleugels, cockpits, landingsgestellen en rompen.
Geen maatwerk meer
Volgend jaar wordt de Baan-functionaliteit echter wel uitgebreid, meldt Feller, als Dcac/MRM versie A1 wordt uitgevoerd met Baan erp, de nieuwste versie van de Veluwse software. Feller is niet bang voor een migratie. Dat komt deels omdat Boeing maar weinig maatwerk-software op het systeem heeft bijgebouwd. Boeing streeft bewust naar het minimaliseren van maatwerk. En als het dat toch doet, probeert het de betrokken softwarebedrijven te bewegen de gewenste functionaliteit in de volgende versie onder te brengen. Sterker nog, Boeing gaat alleen met softwareleveranciers in zee die hun productontwikkeling afstemmen op de vliegtuigfabrikant. Een belangrijke reden overigens waarom SAP in 1994 uit het selectietraject stapte. ‘Het maatwerk dat wij bouwen is dan ook meestal wegwerpcode’, aldus Feller. Het bedrijf heeft geen reden om de overstap naar Baan erp te vrezen, omdat het precies datgene bevat wat Boeing wil hebben. Dat is het voordeel van een grote en machtige organisatie. Het enige dat Boeing op termijn eigenlijk nog wil, is gebruik maken van standaardsoftware en die vervolgens integreren. Boeing werkt momenteel in totaal met 1500 legacy-applicaties. Ruim vierhonderd worden er door Dcac/MRM vervangen. De meeste legacy-systemen zijn zelf ontwikkelde maatwerksystemen. Boeing wil af van maatwerk. ‘Wij bewegen ons in de richting van honderd procent maatwerk en willen alleen nog maar integreren. Als wij bedrijfsprocessen ontwerpen die door geen enkel pakket ondersteund worden, zullen we hand in hand met softwareleveranciers samenwerken om een oplossing te vinden voor ons probleem. We zoeken dan naar een oplossing waarbij het mes aan twee kanten snijdt. Want als wij een bedrijfsproces ondersteund willen hebben, dan zijn er andere bedrijven in deze industrie die waarschijnlijk dezelfde functionaliteit nodig hebben. In zo’n situatie hebben we met alle leveranciers afspraken dat de gewenste functionaliteit in de volgende versie wordt ondersteund. In de tussentijd gebruiken we een stukje zelf ontwikkeld maatwerk of handelen we onze bedrijfsprocessen nog even anders af.’ Dcac/MRM is niet meer dan aan elkaar geknoopte stukken standaardsoftware. Het migreren naar een nieuwe versie van bijvoorbeeld Baan betekent dat alle interfaces tussen Baan, de andere applicaties en de centrale database opnieuw ingesteld moeten worden.
Boeing is dus veeleisend als het op productontwikkeling van zijn softwareleveranciers aankomt. Feller is ook erg benieuwd wat Coda gaat toevoegen aan de financiële functionaliteit van Baan. Meer persoonlijk dan als spreekbuis van Boeing is hij verder geïnteresseerd in het MSO-project (Maintenance, Service and Operations) van Baan bij KLM. ‘KLM is een klant van Boeing. Misschien kunnen wij beter gebruik maken van elkaars systemen in de toekomst.’ Feller is over het algemeen tevreden over het totale pakket aan Baan-software. ‘Daar zitten geen echte gaten in.’
Gezamenlijke database
Het gemeenschappelijk hart van de vijf processen, en dus ook van Dcac/MRM, wordt gevormd door de Sspd (Single Source of Product Data). Dit is een enorme Oracle-database waarin alle denkbare gegevens over elk vliegtuig gedurende het hele proces worden opgeslagen: de initiële wensen van de klant, de ontworpen configuratie, de configuratie zoals die daadwerkelijk gebouwd is en de wijzigingen die nadien tijdens het onderhoud zijn uitgevoerd. Op deze manier zijn van alle vliegtuigen die Boeing ooit maakt, alle gegevens voorhanden in een enkele database. Momenteel bevat deze een halve terabyte aan gegevens, ofwel vijfhonderd gigabyte, en is verspreid over verschillende Sequent-machines op verschillende productielocaties. Het beheer van de database is in handen van Metaphase. Boeing heeft een drie-lagen client/server-architectuur waarin naast werkstations en PC’s steeds meer slanke bureaumachines (thin clients) opgenomen worden. Alleen de databases draaien op Sequent-machines. De applicaties op servers van Hewlett-Packard.
De integratie van de vier gebruikte standaardsystemen verloopt voornamelijk via de gezamenlijke database. Zo heeft de Baan-software via Sspd toegang tot de gegevens die via Salesbuilder zijn ingevoerd. Voor de directe verbindingen tussen applicaties gebruikt Boeing Orbix, het Corba-product (Common Object Request Broker Architecture) van Iona. De onderlinge berichten worden via Orbix in pakketjes verzonden.
Maatwerk komt niet vaak voor en Feller heeft er dan ook moeite mee om voorbeelden op tafel te leggen. Baan IVa mist nog functionaliteit op het gebied van het verwerken van inkoopspecificaties. De software kan de inkoopspecificaties niet genereren op basis van de beschikbare gegevens. ‘Daarvoor hebben we een work around ontwikkeld die we weggooien als we Baan-erp implementeren, omdat die functionaliteit daar standaard in zit’, aldus Feller.
Bedrijfscultuur
Op centraal Dcac/MRM-niveau schat Feller dat 1000 à 2000 medewerkers betrokken zijn bij het definiëren van bedrijfsprocessen en de bijbehorende configuratie van de standaardsoftware. Training en gegevensconversie behoren ook tot de centrale activiteiten. Op de verschillende locaties waar Dcac/MRM geïmplementeerd wordt, zijn ook nog eens 1000 à 2000 medewerkers bij het project betrokken. Feller lacht om de enorme problemen waar bedrijven tegenaan lopen bij de implementatie van erp-systemen. Hij noemt Dcac/MRM best een groot project, maar hij is in het verleden bij veel grotere (productie)projecten betrokken geweest. ‘Boeing maakt vliegtuigen en heeft 235.000 mensen in dienst. Een project waarbij 2000 tot 4000 mensen betrokken zijn, mag dan bij de buitenwereld als groot in de oren klinken, maar wordt intern niet als een echt groot project gezien. Het uitvoeren en beheren van grote en complexe projecten is een van onze kern-competenties.’
Het grootste struikelblok bij het project was het veranderen van de bedrijfscultuur. Voorheen waren de bedrijfsprocessen chaotisch en had Boeing niet eens een MRP-systeem. Om vanuit die omgeving direct naar een erp-systeem te groeien vergt een grote verandering in de dagelijkse werkwijze van medewerkers. Mensen hoeven niet zozeer te wennen aan een nieuw computersysteem, maar aan de nieuwe bedrijfsprocessen. ‘Managers die al jaren succesvol waren, moesten met nieuwe werkwijzen leren omgaan. Dat was lang niet altijd gemakkelijk. Daarbij vergeleken zijn de technische problemen veel kleinere obstakels.’ Feller vergelijkt de cultuurschok die het project met zich meebracht met een inboorling uit Papua-Nieuw Guinea die van de ene op de andere dag toegang heeft tot Internet en daarop naar een dierentuin zit te kijken. ‘Dat zijn veranderingen die je van te voren ook niet aan iemand kunt uitleggen. Zoals je iemand op de evenaar door middel van woorden geen idee kunt geven van het verschijnsel sneeuw.’ De acceptatie van IT is verder ook toegenomen. In het begin keken gebruikers op de fabrieksvloer nog even de kat uit de boom, maar toen ze zagen dat het met een integraal systeem makkelijker werken is dan met zeven systemen, waren de drempels weg. Ook toekomstige wijzigingen zullen dan minder een probleem vormen.
Tevreden
De omvang van het systeem neemt toe door het toevoegen van functionaliteit enerzijds en het implementeren op steeds meer locaties anderzijds. Er zijn negentien decentrale productielocaties waar Dcac/MRM draait of nog moet gaan draaien. Inkoop, financiën en klantenservice worden centraal afgehandeld. Ook deze functies maken gebruik van Dcac/MRM.
Hoewel Feller geen hard cijfermateriaal voorhanden heeft, is hij tevreden met de voorlopige resultaten van het project en verwacht hij nog veel betere resultaten als de volgende versies volledig geïmplementeerd zijn. Een aantal voorbeelden verduidelijkt de verbeteringen die Boeing met het nieuwe systeem in zijn bedrijfsvoering heeft weten aan te brengen. In een fabriek in Auburn, die in juni 1997 op Dcac/MRM werd aangesloten, constateert Feller de volgende verbeteringen: het tekort aan onderdelen nam af met tachtig procent, herzieningen van de planning gingen terug van tien keer per order naar nul. In de gereedschapsmakerij in Auburn, die al in november 1996 tot de pilot-locaties behoorde, namen de tekorten aan onderdelen af van 350 per dag vorig jaar naar tien per dag dit jaar, de verkooporders worden nu in 85 tot 90 procent van de gevallen op tijd geleverd. Hoewel vlak na de implementatie de problemen altijd toenemen, omdat het testen en proefdraaien met het nieuwe systeem toch altijd nog wat anders blijkt te zijn dan het in de dagelijkse praktijk werken, nemen na verloop van tijd de problemen fors af. Ook is het overwerk sterk afgenomen en volgens het management zijn de signalen van stress in Auburn ook minder.
Een laatste voorbeeld van het positieve effect van Dcac/MRM geeft Feller van een van de bedrijfsonderdelen in Everett. Bij de zogenoemde Silkscreen-groep, die het interieur van een vliegtuig aankleedt volgens de specificaties van de klanten. Zij vervingen hun bestaande zeven oude systemen voor Dcac/MRM en hebben hun interne processen gestroomlijnd, waardoor ze beter in staat zijn de kosten per onderdeel te beheersen. Bovendien functioneert ‘Silkscreen’ niet alleen meer reactief, zoals ze in het verleden deden, maar anticiperen ze op de verschillende planningen en zijn ze in staat schattingen van hun capaciteit af te leveren.
Nachtmerrie
De erp-man verwacht nog grotere voordelen als Dcac/MRM voor de hogere assemblageprocessen ingezet gaat worden. Op dit moment wordt het nieuwe systeem nog steeds gevoed door gegevens vanuit de oude systemen. Op het moment dat die oude systemen het veld hebben geruimd, zal de gegevenskwaliteit fors toenemen, en daarmee het rendement van Dcac/MRM. Het vervangen van de oude systemen is een evolutionair proces. ‘Er zullen altijd wel legacy-systemen blijven bestaan’, meent Feller. Maar de vierhonderd systemen die overbodig worden vanwege het nieuwe systeem zullen zeker verdwijnen. Feller wordt voorzichtiger als specifiek naar het tijdspad gevraagd wordt: ‘Het opruimen van die systemen is moeilijker dan we van te voren gedacht hadden. Die legacy-systemen zijn enorm in elkaar vervlochten. Wij hebben systemen ontworpen zodat andere systemen met elkaar kunnen praten’, verduidelijkt Feller de spaghetti-structuur van de IT-architectuur. Zo weet Boeing nooit precies wanneer systemen uit de lucht kunnen worden gehaald omdat ze niet weten welke systemen daardoor beïnvloedt worden. ‘Omdat de onderlinge afhankelijkheden zo groot en ondoorzichtig zijn, is het een ware nachtmerrie om de stekker uit zo’n systeem te trekken.’
Roy op het Veld, redacteur
