Het uiteindelijke doel van elk documentbeheersysteem is om de kennis die in documenten verborgen zit aan de oppervlakte brengen. Daarvoor zijn sterk geïntegreerde beheersystemen met verticale toepassingsmodules vereist. Die zijn er.
Norske Shell’s Draugen olieboorplatform is hoger dan de Eiffeltoren. Al even hoog was de berg documenten die het Draugen platform aan boord had voor het in 1993 een documentbeheersysteem aankocht. De ingenieurs van het Draugen-eiland hadden 400.000 documenten gegenereerd tijdens de bouw. Ook de keuken was op een bepaald moment omgebouwd tot bibliotheek.
Toen de operaties van het booreiland onder de documentenstroom begonnen te lijden, besloot Norske Shell er iets aan te doen. Het bedrijf installeerde een documentbeheersysteem van Altris. Die ontwikkelaar is gespecialiseerd in documentbeheer voor de zware industrie. "Tegenwoordig kunnen we met slechts 43 mensen Draugen volledig operationeel houden," zegt Hans Wimplemann, projectbeheerder bij Norske Shell. Volgens hem is dat een veel kleiner aantal dan bij vergelijkbare olieboorplatforms in de Noordzee.
Norske Shell staat niet alleen met zijn documentenprobleem. Ook buiten de zware industrie zien steeds meer bedrijven en organisaties zich geconfronteerd met vergelijkbare omstandigheden als de Scandinavische Shell-dochter.
Daar zijn Internet en de intranetten gedeeltelijk debet aan. Elke onderneming is tegenwoordig ook uitgever. De bedrijven die dat niet inzien, zijn gedoemd achterop te geraken in de concurrentiestrijd. Deze stelling komt van één van ’s werelds belangrijkste analisten van de markt in documentbeheer, de Patricia Seybold Group.
Geformaliseerde informatie
Seybold ziet het document als één der belangrijkste houders van bedrijfskennis. Vaak is die kennis verborgen en kan je haar slechts zichtbaar maken door verbanden te leggen met andere documenten en gestructureerde gegevens (databases en gegevenspakhuizen). Seybold pleit dan ook voor een soort datamining met documenten. Alleen brengt dat het probleem met zich mee dat een document per definitie enkel ongestructureerde informatie bevat.
Overigens is de Seybold Group zowat de enige marktanalist die ook aangeeft wat een document is in bedrijfsverband. Voor Seybold is het geformaliseerde ongestructureerde informatie (facturen, fabricageprocedures, handboeken, enzovoort). De presentatievorm van het document speelt daarbij steeds minder een rol. De multimediale technologie zorgt voor een vervaging van het verband tussen een papieren stuk en het virtuele document, dat een eenvoudig opslagvat wordt voor geformaliseerde informatie.
Naast geformaliseerde informatie onderscheidt Seybold niet-geformaliseerde informatie. Die laatste soort is onder meer terug te vinden in groupware-documenten – voor Seybold ad hoc informatie die in kleine werkgroepen wordt aangemaakt. Met Seybolds definitie bestrijken we zowel de ISO 9000 handboeken als de contracten, personeelsfiches, enzovoort.
Beheer intra- en extranet
Seybold concentreert zich vooral op het concept ‘document’ en gaat minder in op de technologie waarmee dat concept kan beheerd worden. Maar dat het beheerd moet worden om er nog uit te kunnen komen, daar is de analist rotsvast van overtuigd. Als een modern bedrijf deze kennis niet beheert en niet kan exploreren, loopt het een groot risico teveel knowhow te verliezen die toch verborgen aanwezig is, zowel intern als extern, bijvoorbeeld op Internet.
Een ontwikkelaar die daar vanuit marketingstandpunt slim op heeft ingespeeld, is het Canadese Open Text met zijn Livelink-pakket. Open Text voert als motto ‘collaborative knowledge management’, en beweert dat Livelink precies doet wat het motto zegt. Livelink is evenwel geen documentbeheersysteem in de klassieke zin van het woord.
Het is een applicatie-suite die vooral het beheer van intra- en extranetten vereenvoudigt. Zo heeft het centrale secretariaat van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) zijn wereldwijde extranet opgebouwd met Livelink. "De meeste van de 11.000 ISO-normen onderhouden we vandaag in het Engels, Frans en Russisch", zegt Pasi Rinta-Filppula, director of information processing services. "Het is onze taak ervoor te zorgen dat de meest recent geldende standaarden voor iedere belanghebbende wereldwijd beschikbaar zijn."
Dat betekent in de praktijk dat Rinta-Filppula 200.000 mensen moet voorzien van ISO-richtlijnen die samen zo’n 150.000 pagina’s dik zijn. Om dat te kunnen waarmaken, had Rinta-Filppula een web-gebaseerde oplossing nodig waarmee hij het beheer van al die documentatie kon delegeren. Het gaat hier immers om 7.000 gelijktijdig lopende projecten.
Livelink helpt hem met instelbare nieuwskanalen die de gedachtenuitwisseling tussen zijn medewerkers moeten bevorderen, werkgebieden die mensen groeperen die aan een gelijkaardig project werken, en een modulaire opbouw. Livelink is dan ook meer verwant aan zuivere werkstroom-toepassingen dan aan documentbeheer in de klassieke zin van het woord.
Ontwikkel-erfenis
Traditioneel documentbeheer beantwoordt immers meer aan een behoefte zoals Norske Shell die had: een overvloed aan documenten die, als ze eenmaal digitaal opgeslagen zijn, gemakkelijk teruggehaald moeten kunnen worden. Daarnaast hebben de meeste bedrijven ook een behoefte aan het genereren van documenten. Het is dan nuttig als het gepubliceerde stuk ook onmiddellijk en direct in het beheersysteem opgenomen wordt.
Livelink is zich trouwens sterk bewust van het onderscheid, en positioneert zichzelf tussen e-mail, kalendering en werkgroeptoepassingen enerzijds – Microsoft, Lotus Notes, Netscape, Oracle – en het ‘high-end’ documentbeheer anderzijds – PC Docs, Documentum, Novasoft, Filenet, Saros, enzovoort. Daarmee doet het bedrijf zichzelf misschien wel tekort. Intra- en extranetten worden immers maar karig bediend door de twee uitersten waartussen Livelink geprangd zou zitten.
Bewijs voor Livelinks unieke karakter vinden we in Patricia Seybolds rapport van mei 1997 over het product. Daarin wordt gezegd dat het hier een volkomen nieuwe generatie van software betreft voor het beheren van documenten en informatiestromen die over intra- en extranetten lopen. Net als Altris biedt Livelink een sterke oplossing voor een ‘belangrijk’ deelprobleem van de informatie waarmee bedrijven vandaag overstroomd worden.
Een andere marktonderzoeker vindt al enkele jaren dat alle grote en wereldwijd beschikbare beheersystemen slechts een gedeeltelijke oplossing bieden voor de documentenstroom. Bedrijven zoals Documentum en Filenet die behoren tot de grootste ontwikkelaars van beheersystemen ter wereld, zijn begonnen vanuit een deelaspect in het documentbeheer. Bij Documentum was dat de farmaceutische branche en bij Filenet was het ‘imaging’.
Deze inmiddels erg groot geworden ontwikkelaars slepen toch nog altijd de erfenis mee van hun beginperiode. Filenet bijvoorbeeld heeft een erg groot en breed gamma producten dat gaat van ‘imaging’ tot cold (computer output on laser disc). Maar geen van die producten is sterk geïntegreerd. In Filenets geval heeft het bedrijf dat zelf ook ingezien, wat geleid heeft tot een hergroepering van de productenlijn in het Panagon-gamma.
Toch blijft ook Panagon last hebben van de ontwikkel-erfenis van jaren her. En over Documentum kunnen we kort zijn. Het bedrijf is meester in het beheren van de documenten- en informatiestromen die rondgaan in farmaceutische labs waar alles tot de kleinste komma gedocumenteerd moet worden teneinde een geneesmiddel door de goedkeuringscommissie van de FDA te krijgen.
Verticale toepassingsmodules
Dat betekent niet dat een Filenet- of Documentumsysteem geen waar voor het geld biedt. Beide ontwikkelaars hebben erg uitgebreide en zware systemen, compleet met bibliotheekservers die ook via een webbrowser te benaderen zijn. Maar dat wil niet zeggen dat het daarom niet efficiënter kan.
Dat vindt ook de Gartner Group. Daarom lanceerde die het acroniem idom voor integrated document and output management. Gartner stelt dat enkel sterk geïntegreerde beheersystemen op lange termijn bedrijven kunnen helpen bij het efficiënt extraheren van kennis uit hun documenten. Die systemen moeten dan beschikken over verticale toepassingsmodules per gewenst item of afdeling. De verticale modules noemt Gartner overigens deva’s, document enabled vertical applications.
Voor Gartner heeft een ideaal beheersysteem een verticale toepassing voor de juridische afdeling, eentje voor het patentenbureau, nog één voor het kwaliteitshandboek, en ga zo maar door. Al die deva’s moeten als heipalen in een geïntegreerde beheerbackbone worden opgenomen.
In de laatste sessie over dit onderwerp komt de marktonderzoeker trouwens tot de conclusie dat de aangroei van digitale documenten tegen 2002 zo groot zal zijn en dat de levenscyclus van een document zo lang wordt, dat de ‘analoge’ onderneming plaats zal moeten maken voor een digitale.
Beheer en groei
De belangrijkste conclusie van Gartner is evenwel dat alleen een idom-architectuur een efficiënte ontplooiing van een bedrijf zal kunnen bieden. Zonder idom-systeem is er geen groei meer. Als die vaststelling van Gartner klopt, dan moeten de ontwikkelaars dringend hun ontwikkelingsstrategie herzien. Op dit moment is immers geen enkele grote ontwikkelaar in staat een volledig idom-pakket te leveren.
Van de grootste jongens komt PC Docs het dichtst in de buurt. PC Docs is ook de onbetwistbare marktleider in documentbeheer. Tot de klanten mag het bedrijf naast de Amerikaanse DEA en vele Fortune 500 bedrijven, ook de Royal Bank of Scotland rekenen. Toen die bank een automatisch systeem wilde voor de goedkeuring van kredieten, koos ze voor PC Docs. "Het is belangrijk dat de medewerkers zich volop met de kredietaanvraag kunnen bezig houden in plaats van met de technologie achter het invoersysteem," zegt systems manager Karen Dodson.
Maar het kredietsysteem staat wel volledig op zichzelf bij de Royal Bank of Scotland. Er is geen enkele integratie voorzien met andere systemen. Mocht de bank dat wensen, dan kan PC Docs daarin wel voorzien, maar moet de oplossing geprogrammeerd worden. Standaard biedt het pakket Open Docs niet de mogelijkheid om bijvoorbeeld een module ‘in te pluggen’ om ook het ISO-handboek te beheren en eventueel informatie uit te wisselen met de afdeling kredieten.
Web-ontsluiting
Paradoxaal genoeg moeten we voor idom-pakketten terecht op het Europese vasteland waar Gartner geen ontwikkelaars weet te vinden. De stad Nijmegen bijvoorbeeld koos het Antwerpse Trisoft voor de levering van het beheersysteem in het kader van zijn ‘Overheidsloket 2000’-proefproject.
Trisoft ontwikkelde Infosource, een op het idom-concept gebaseerde documentbeheeroplossing. Infosource bestaat uit een beheerbackbone die als onderliggende technologie gebruik maakt van Oracle en Verity Search 97. Niet zonder trots vertelt ceo Miel De Schepper dat zijn bedrijf één van de enigen in Europa is, die de volledige oem-versie van Search 97 – volgens hem de beste zoekmachine – in licentie heeft.
Dat Trisoft wel eens vaker goede keuzes maakt, blijkt uit het klantenbestand waarin je naast Alcatel Bell ook Janssen Pharmaceutica en de Nato terugvindt. Tot de Nederlandse klanten mag het bedrijf de Stichting Pensioenfonds voor de Gezondheid, Geestelijke en Maatschappelijke belangen rekenen, de PTT, Rijkswaterstaat voor een postregistratiesysteem, Eindhoven Druk, enzovoort.
Bijzonder aan Infosource is dat het alle ondervragingen van de database langs een sgml-querytaal doet verlopen. "Dat versnelt de boel enorm, want je vermijdt de omweg langs SQL-queries waar je tabellen moet samenvoegen zoals in Documentum," beweert Miel De Schepper. De meest in het oog vallende eigenschap van Infosource is evenwel dat het werkt met deva’s. "Voor elk gewenst item kunnen we een deva leveren," zegt de Antwerpse ceo. Op dit moment moet Trisoft nog wel een aantal deva’s ontwikkelen.
"Dat komt omdat ons pakket nog relatief jong is," legt De Schepper uit. De bedoeling is evenwel om tegen het einde van 1998 vrijwel elke afdeling te voorzien van een standaard deva. Nu al beschikt Infosource over standaard-applicaties voor juridische afdelingen, patentenbureaus, ISO 9000 handboekopvolging, algemene bedrijfsbibliotheken, chemische en farmaceutische catalogusaanmaak, enzovoort.
Trisoft werd een jaar of wat geleden opgemerkt door de stad Nijmegen, toen die een proefproject mocht starten. "Trisoft sloot goed aan bij de interne standaardisatie," zegt Paul Geurts, adviseur geo-informatie van de stad. "De mogelijkheden tot web-ontsluiting van het pakket gaven uiteindelijk de doorslag."
Ondersteuning werkstroom
Paul Geurts legt uit dat het gebruik van het pakket in het begin een paar opgeleide ‘specialisten’ vereiste. "Als je eenmaal door hebt hoe het beheersysteem werkt, wordt het redelijk doorzichtig", zegt hij. "Bovendien kun je documenten erg gemakkelijk terugvinden." Nijmegen gebruikt Infosource voornamelijk voor kadastrale gegevens.
Dat betekent dat het systeem vooral plattegronden bevat. "Die hebben we eerst laten scannen en daarna in het pakket gestopt", legt Geurts uit. "We kwamen uit bij 13 cd-roms die nu allemaal in de Infosource database liggen opgeslagen als blobs (binary large objects)." De plattegronden zijn geïndexeerd op naam en adres. De loketbediende kan via een webbrowser de juiste plattegronden en de corresponderende gegevens ophalen. Daarnaast kan hij ook de aanpassingen via de browser ingeven.
"De bevraging is natuurlijk veel efficiënter geworden", zegt Paul Geurts. "Vroeger moest iedereen in dezelfde archiefkasten gaan neuzen tot hij het plattegrond gevonden had. Nu gebeurt dat bijna on-the-fly".
Op de vraag of Paul Geurts ook vindt dat het systeem kennis kan blootleggen waar die vroeger verborgen bleef, antwoordt hij: "Kennis ontsluiten, jazeker. Het systeem ondersteunt immers ook werkstroom, en dat gaat veel verder dan zoeken. Het genereert daarmee ook informatie". Het belangrijkste vindt Geurts evenwel dat het beheersysteem de informatie veel beter doseert, terwijl de database toch ontzettend veel informatie ter beschikking houdt.
"Op lange termijn wil de stad Nijmegen komen tot ‘weinig kennis over alles in veel hoofden’", zegt Paul Geurts. "Nu is het nog ‘weinig kennis in veel koppen’". Infosource moet dat streefdoel dichterbij brengen. Als het een goed systeem is, kun je er kennis in opslaan die je er later zonder veel moeite kunt uithalen. Dan kan iedereen antwoorden op elke vraag die aan het loket gesteld wordt.
Dat is het uiteindelijke doel van elk documentbeheersysteem: de kennis die in documenten verborgen zit aan de oppervlakte brengen. Samen met technologieën als datamining zijn documentbeheersystemen dan ook onontbeerlijk voor het bedrijf van het volgende millennium, als het tenminste de concurrentie wil aankunnen.
Erik Vlietinck, freelance medewerker
