Het invoeren van de logistieke software R/3 met Accelerated Sap (Asap) duurt gemiddeld zeven maanden. Dat is aanzienlijk sneller dan de conventionele manier die twee tot vijf keer zo lang duurt. Maar het werken met Asap legt een onevenredige druk op het senior-management.
Dit blijkt uit een onderzoek dat de Aberdeen Group uitvoerde bij vijftien bedrijven die R/3 implementeerden met behulp van Asap. De implementatietijd beliep zes tot negen maanden. De onderzochte bedrijven hebben een gemiddelde omzet van 250 miljoen dollar. Het aantal gebruikers van R/3 varieerde van vijftien tot 450, met een gemiddelde van tweehonderd. Het onderzoek, getiteld ‘Accelerated Sap Works!’, werd onlangs gepresenteerd op de gebruikersbijeenkomst Sapphire’98 in Madrid.
Slapeloze nachten
Het implementeren van de logistieke software R/3 kost 12 tot 36 maanden doordat het vaak nodig is de organisatie opnieuw in te richten en de programmatuur op code-niveau aan te passen aan de specifieke eisen van het betreffende bedrijf. Medio 1996 deed Sap Amerika een eerste proef met Asap. Onderzoeksbureau Aberdeen Group onderzocht vijftien van de driehonderd gebruikers in Amerika, Europa en Latijns-Amerika. Het belangrijkste resultaat van het onderzoek is dat Asap inderdaad zorgt voor een snellere implementatie.
David Alschuler, de auteur van het rapport, geeft toe dat wel aan een groot aantal mitsen en maren moet worden voldaan wil Asap zijn beloften waarmaken. "Een studie van vier jaar kun je in sommige gevallen ook in een jaar doen als je er alles voor opzij zet. Dat is te vergelijken met de keus voor Asap in plaats van de conventionele methode. De belangrijkste voorwaarde is dat een bedrijf zich strikt houdt aan de methode en dat een flink project-team zich volledig wijdt aan het implementeren."
De senior-managers die hij interviewde, kijken dan ook op de implementatiefase terug als een periode die zij niet licht zullen vergeten. Alschuler: "De projecten zijn geslaagd doordat de managers en hun projectteam letterlijk dag en nacht werkten en vaak slapeloze nachten hadden, omdat het project door hun hoofd bleef spoken. Ze noemen allemaal als grote probleem dat ze in een relatief korte tijd veel beslissingen moeten nemen. Daar komt nog bij dat ze voor sommige beslissingen afhankelijk zijn van consultants omdat ze eenvoudigweg niet de tijd hebben alle mogelijkheden en gevolgen te overzien. Toch hebben ze achteraf het gevoel dat ze de juiste beslissingen hebben genomen, ondanks de eis van Asap dat ze ook belangrijke beslissingen snel moesten nemen."
Randvoorwaarden
Alschuler noemt vijf factoren die bepalen of het implementeren met Asap een succes wordt. De belangrijkste randvoorwaarde is de steun van het senior-management. Daarna volgt de bevoegdheid van het projectteam tot het nemen van beslissingen. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat veel bedrijven het een grote belasting vinden dat managers gedurende het project buitenspel staan voor hun gewone werk. Alschuler: "Het zal duidelijk zijn dat alleen grote bedrijven het zich kunnen permitteren om operationele managers zo lang uit hun functie te halen. Toch gebeurt dat omdat ze ervan overtuigd zijn dat een snelle implementatie zijn geld opbrengt. Bovendien zien veel bedrijven zich gedwongen om voor Asap te kiezen, omdat ze alleen door snel te werken het jaar 2000 probleem tijdig kunnen oplossen."
Het instituut voor Information management van de universiteit van St. Gallen verrichtte een diepte analyse van het invoeren van Asap bij vier middelgrote bedrijven. Volgens onderzoeksleider Prof. Hubert Oesterlee is Asap ook geschikt voor middelgrote bedrijven. Hij noemt als grote voordeel dat het invoeren geschiedt op basis van het splitsen van het project in kleinere delen waardoor het invoeren overzichtelijker en minder ingewikkeld wordt.
