Financiële software is één van de ‘klassieke’ gebieden van wat tegenwoordig als enterprise resource planning-software (erp) bekend staat. Zoals Baan naam heeft verworven met zijn productiesoftware en Peoplesoft met ‘human resources management’-software, zijn SAP, Oracle en JD Edwards groot geworden met de ontwikkeling en verkoop van financiële software.
Dit toepassingsgebied houdt meer in dan het registreren en rapporteren van financiële gegevens. Het genereren van handzame management informatie, beslissingsondersteuning, Activity Based Costing (ABC), gegevenspakhuizen en de euro zijn de belangrijkste ontwikkelingen.
Financiële software komt grofweg neer op het bijhouden van de financiële administratieve processen van een organisatie, waaronder de grootboekhouding, crediteuren- en debiteuren administratie. SAP, Oracle en JD Edwards hebben hun huidige positie eraan te danken. Ze bieden dan ook zo’n beetje alles wat er op dit terrein voorhanden is. Baan en Peoplesoft – voor wie dit geen kernactiviteit was – hebben hun achterstand inmiddels grotendeels ingehaald. De markt voor financiële software is niet nieuw en voor automatiseringsbegrippen relatief volwassen.
Gebruikersgemak
Concurrentie vindt niet alleen op basis van functionaliteit plaats, maar vooral op basis van implementatie- en gebruiksgemak. De manier waarop informatie uit het systeem kan worden verkregen, waarmee men kwalitatief hoogwaardige en tijdige beslissingen neemt, speelt een steeds belangrijkere rol. Financiële software is meer dan het traditioneel registreren van journaalposten en verwerken van facturen.
Lange tijd betrof het verwerken van meerdere valuta, meerdere landen, meerdere organisaties en legale entiteiten in deze administratieve processen als één van de onderscheidende factoren. Om met het vooral in Amerika actieve JD Edwards te spreken, moet een financieel systeem de volgende transactie kunnen verwerken: "de bestelling van een Oostenrijkse klant bij een verkoopkantoor in Duitsland van een Nederlands bedrijf waarbij de goederen vanuit België geleverd worden en de facturering in dollars plaatsvindt."
Euro
De euro trekt de laatste tijd veel aandacht. Financiële systemen moeten voordat de Europese Monetaire Unie (emu) van start gaat, immers voldoen aan de wettelijke eisen. Alle pakketten zijn min of meer ‘klaar voor de euro’; zij zijn in staat meerdere (schaduw)boekhoudingen in meerdere valuta te verwerken en de juiste conversieregels te hanteren voor het omrekenen van valuta.
Peoplesoft legt uit dat zijn software een administratie voor een Nederlandse vestiging van een Amerikaans bedrijf kan bijhouden, waarbij als basisvaluta zowel de gulden, de euro en de dollar geldt. Baan heeft deze functionaliteit niet omwille van de emu ontwikkeld, maar omdat het voor de Braziliaanse markt zogenoemde onafhankelijke valuta moest ondersteunen. Omdat de Zuid-Amerikaanse valuta aan hoge inflatie blootstaat, worden boekhoudingen vaak niet alleen in de nationale, maar ook in harde dollars bijgehouden.
Het omrekenen van valuta moet volgens de emu altijd via de euro plaatsvinden. De rekenregels die hieraan verbonden zijn worden triangulation genoemd. Ook hier heeft Baan erp-financials een oplossing voor. Deze software is verder alleen geschikt voor geïntegreerd gebruik op divisie-niveau in het complete Baan-pakket. Het product is niet geschikt voor ondernemingsbrede stand alone toepassing. Daarvoor heeft Baan onlangs Coda overgenomen. Dit pakket kan zich meten met de rest van de markt. In eerste instantie wordt het apart verkocht; over anderhalf tot twee jaar verschijnt het geïntegreerd in de Baan-software op de markt. Coda zegt triangulation voor de emu te gaan ondersteunen; nu is dat nog niet het geval.
ABC
Steeds meer aandacht gaat uit naar Activity Based Costing (ABC), een methodes om kosten te spreiden over activiteiten en vervolgens toe te kennen aan producten. Het principe is niet nieuw, maar de toepassing in financiële systemen wel. Oracle, Peoplesoft en JD Edwards ondersteunen ABC. SAP komt deze maand met versie 4.0 van zijn R/3-pakket, die volledig met ABC uit de voeten kan. Baan is druk doende om zijn eigen functionaliteit te ontwikkelen. Zowel Baan erp-financials als Coda bieden nu geen mogelijkheden op dit gebied.
Treasury Management
Tussen alle nieuwigheden heeft ook het beheer van liquide middelen zich geschaard. Organisaties willen op wereldwijd niveau bijhouden hoeveel geld de kas instroomt en hoeveel eruit. Deze ontwikkeling hebben nog niet alle leveranciers in producten weten uit te drukken. Treasury Management, zoals de complexe uitvoering van liquide-middelenbeheer inclusief risicobeheer genoemd wordt, is niet vertegenwoordigd in de software van Baan. Het Veluwse softwarebedrijf oriënteert zich op een acquisitie op dit gebied. Oracle biedt functionaliteit voor liquiditeitsbeheer en heeft voor de zware toepassingen (met name voor banken en verzekeraars) vorig jaar een product gekocht. Peoplesoft en SAP hebben volwassen en breed toepasbare oplossingen in hun portfolio.
Integratie
Ondanks de rijkheid aan functionaliteit zijn de eisen en wensen van de markt altijd groter dan het aanbod van één individuele leverancier. Op gespecialiseerde gebieden bieden de meeste leveranciers interfaces naar bedrijven die succesvol op een niche-markt opereren. Voor consolidatie van meerdere boekhoudingen heeft Baan, net als JD Edwards, een interface naar de producten van Hyperion. In een samenwerkingsverband is men bezig beide producten technisch te integreren. Peoplesoft doet hetzelfde met een pakket van het Nederlandse KSI voor elektronisch bankieren. Ook verbinding naar Microsoft Project vanuit Peoplesoft is mogelijk. SAP heeft op zijn beurt nogal wat lijnen liggen naar de eigen logistieke module, wat een nauwe samenwerking mogelijk maakt. Het financiële deel eruit slopen is echter moeilijker, waardoor het bijna onmogelijk is de software stand alone te implementeren.
Erp-verhalen in serie
Computable biedt de komende zes weken in zeven artikelen een overzicht van het aanbod op de erp-markt. Zonder volledigheid te willen en kunnen claimen, worden de producten van de vijf grootste erp-leveranciers ter wereld – Baan, JD Edwards, Oracle, Peoplesoft en SAP – op een rijtje gezet. De wekelijkse invalshoek is achtereenvolgens software voor financiën, productie, human resources, beheer van toevoerketens, front office en analyse. In deze eerste aflevering is financiële software aan de beurt.
Een overzicht van de complete serie:
