Na een lange aanloopperiode wordt SAP R/3 bij Mid Ocean geïmplementeerd. Medewerkers testen de individuele functies van het systeem. Aan het eind van de integratiefase inventariseren medewerkers, consultant en projectmanagementteam de resultaten en de integratie-aandachtspunten. De integratietesten en de implementatie van het pakket stimuleren de medewerkers ondermeer om na te denken over zaken buiten de werkplek.
Mid Ocean, een middelgroot im- en exporterend handelsbedrijf, heeft de afgelopen twee jaar geleerd dat het beter vooraf een toekomstscenario te bepalen dan op een ad hoc-manier te blijven doorwerken. Die strategie wordt met de invoering van SAP R/3 werkelijkheid. Een pakket als SAP R/3 implementeren is niet alleen een kwestie van techniek, maar meer van managen. Voortdurend moeten directieleden en medewerkers worden gemotiveerd en geïnformeerd. Dat kost veel tijd.
Gedurende de looptijd van het Asap-project (Accelerated SAP) heeft Mid Ocean een projectbureau ingericht. Dat bewaakt de voortgang en de planning, zorgt voor taakstellingen, verdeelt taken, en informeert.
Asap is een methode die wordt ondersteund door een aantal softwaretools. Onderdeel daarvan is een helder stappenplannen dat in goed afgebakende stappen met een duidelijk tijdschema het bedrijf door de implementatie loodst.
Integratietesten
Nu de organisatie voor dit erp-pakket is klaargestoomd en de software wordt ingericht, is de fase van integratietesten aan de beurt. De integratietesten zijn over drie dagen verspreid. Op de eerste dag gaan alle werkgroepleden aan de slag. Op de tweede dag is het integratieteam van afdelingshoofden actief. Een integratiecombinatie van de stuurgroep, de werkgroepen en twee divisieleiders is de derde dag aan het werk. Met rollenspelen en discussies wordt de medewerkers en afdelingshoofden duidelijk gemaakt met welk systeem Mid Ocean gaat werken. Zij lopen enkele keren het proces door: wat gebeurt er als de order nu daadwerkelijk binnen komt. Daarna krijgen de meest betrokken medewerkers in een periode van vier weken gelegenheid het systeem in een gesimuleerde werkpraktijk op zijn merites te beoordelen. De medewerkers zijn verdeeld in groepen van een, twee, drie of vier personen, met als disciplines financiële administratie, IT, marketing masterfiles, Hong Kong, inkoop, verkoop, inkomende logistiek, en uitgaande logistiek.
De doelstelling van deze integratietest is dat ook groepen medewerkers het hele bedrijfsproces van Mid Ocean, zoals vormgegeven met SAP, in grote trekken doorlopen en daar inzicht in krijgen – in elk geval voor zo’n 70 procent.
Niet flitsend en snel
Het projectmanagementteam stuurt de groepen tijdens de integratietest strak aan. De medewerkers worden ervan doordrongen dat juist deze fase in de toekomst van belang is voor de dagelijkse gang van zaken. Daarom ook is deze integratietest de verantwoordelijkheid van alle deelnemende medewerkers en is die in hun belang. De medewerkers zijn hiertoe een dag uit hun dagelijkse werkzaamheden geplukt.
Tegelijkertijd maken zij kennis met andere functies die hun eigen werkplek raken. De verschillende medewerkers moeten hun disciplines onderling afstemmen. Zij testen voorlopig nog alleen de veel voorkomende situaties. Uitzonderingssituaties komen in een later stadium aan de orde. De werkgroepen sluiten de dag af met een rapportage en een lijst met actiepunten.
Tijdens het testen moeten de medewerkers die kwesties noteren, die de voortgang niet hinderen maar die nog wel verder uitgewerkt kunnen worden. Daarvoor zijn speciale formulieren ontworpen. Lopen ze onmiddellijk in een proces vast, dan moeten ze eerst met de groep nagaan of er een oplossing is. Komen ze er dan nog niet uit, dan roepen ze de hulp in van een van de consultants of van het projectmanagementteam. Het belang van deze integratietest zit in de testresultaten. Een flitsend en snel proces aflopen heeft zeker geen prioriteit.
Bedrijfsproces
Het complete bedrijfsproces van Mid Ocean bestaat uit een aantal hoofdprocessen, namelijk inkoop KCF, inkoop van Mid Ocean Hong Kong ten behoeve van Mid Ocean Europa en inkomende logistiek, en aan de andere kant verkooporders, uitgaande logistiek, facturering en financiële administratie. Deze processen zullen ondersteund worden door de betreffende functionele modules van SAP. De ‘masterfiles’ zijn een ‘material master’, een ‘vendor master’, een ‘customer master’, een ‘source list’, en ‘info records’.
Een niveau lager wordt het bedrijfsproces van Mid Ocean per discipline en per procescluster beschreven. De inkoopmodule van SAP helpt KCF Inkoop met voorraadbeheer, mrp (materials resource planning) of inkoopplanning, en inkoopordering richting Mid Ocean Hong Kong. Deze module ondersteunt tevens het Mid Ocean Hong Kong Merchandising Department door middel van een mrp-run, het proces van inkooporder naar verkoper, en orderbevestiging. Vervolgens helpt de ‘verschepingsmodule’ van SAP R/3 de Mid Ocean Hong Kong Shipping Department: vooraanmelding van het vervoer, goederenontvangst, goederenuitslag en facturering van Hong Kong naar KCF.
Het proces ‘inkomende logistiek’ bestaat uit aanmelding van het vervoer, het feitelijke vervoer of de container, ressorterend onder Mid Ocean Hong Kong Shipping Department. Onder Mid Ocean Distributie in Barneveld valt de goederenontvangst, de kwaliteitscontrole, de opslag en opname in de voorraad.
De verkoopmodule van SAP zal KCF Verkoopafdeling ondersteunen. Deze is verantwoordelijk voor de invoer van de verkooporders, het vaststellen van verkoopprijzen, het creditmanagement en de controle op de voorraad. De distributiemodule, deel van de SD-module van SAP, ondersteunt de uitgaande logistiek, ressorterend onder Mid Ocean Distributie afdeling planning; dat proces omvat de ‘delivery due list’ (de order kan weg), de ’transferorder’ inclusief pickinglist, het orderpicken en verpakken. Evenzo ondersteunt de SD-module de facturering, die in handen is van Mid Ocean Distributie afdeling Vervoer; dat proces omvat het vrijgeven en de uitslag van de goederen, de facturering en de ladingdocumenten. De financiële administratie tenslotte kent de processen betalingen en ontvangsten, financiële analyses en rapportages, en wordt ondersteund door de financiële module.
Het complete proces bestaat dus uit (de Engelse terminologie is gehandhaafd): ‘Purchasing KCF’, ‘Purchasing Hong Kong’, ‘inbound logistics’, ‘sales orders’, ‘outbound logistics’ en ‘billing’. Alle processen zullen ondersteund worden door SAP R/3.
Testsets
"Integratietesten zijn nodig om te beoordelen of werkzaamheden of procedures die door het hele bedrijfsproces lopen, werken. Het betreft bijvoorbeeld het gebruik van voorraadschermen in het verkoopproces. Als in de testsituatie blijkt dat de inkoopmodule nog niet voldoende functioneert waardoor de voorraad niet beschikbaar komt, kan die voorraad ook niet verkocht worden, ondanks het feit dat het voorraadscherm laat zien dat die voorraad wel beschikbaar is", vertelt Hans Kramer, hoofd automatisering van Mid Ocean en lid van het projectmanagementteam.
In het testsysteem wil het projectmanagementteam met testsets de werkelijkheid zo dicht mogelijk benaderen. Een voorbeeld van een opdracht aan de medewerkers die aan de slag zijn met de ‘customermaster’ of de ‘materialmaster’ is: creëer drie nieuwe klanten of materialen volgens het ‘mappingdocument’ en zorg ervoor dat duidelijk wordt wie welke ‘views’ onderhoudt en in welke volgorde; haal dan ook een deelnemer van de juiste werkgroep er bij. En na afloop: controleer de resultaten (de gegevens die zijn ingevoerd) met de materialen of klanten die al in het systeem staan. Noteer de afwijkingen en verklaar deze voor zover mogelijk. Of bekijk de documentenstroom in de verkoop-test, waar op gezette tijden orders zijn ingelegd. Het systeem waarschuwt nog niet, maar produceert wel een statusrapportage inclusief ’tracking’ en ’tracing’. Later kan het systeem dan met behulp van werkstroom, in combinatie met bij voorbeeld Office Outlook als mailprogramma, wel die waarschuwingen geven. En in een volgend stadium kan het de communicatie tussen de afdelingen regelen, bij voorbeeld om voorraden te controleren en materialen aan te maken.
In de praktijk leren
"Tussen de testdagen door screent het projectmanagementteam de testrapporten. Aan het einde van iedere integratietest stellen we prioriteiten. Vervolgens kunnen bij voorbeeld de consultants aan de slag en verder gaan met parametriseren, of kunnen gebruikers de varianten testen", aldus Hans Kramer.
"Tijdens de integratietesten komt sterk naar voren dat fysieke aanwezigheid en assistentie bij de implementatie van een erp-pakket in een bedrijf als het onze hard nodig zijn. Het is lastig het integratieteam op afstand aan te sturen: Hong Kong is erg ver weg. Videovergaderen en het delen van documenten is toch geen oplossing. Het zit ‘m in de verschillen in cultuur en management. Als je het niet zo doet, kom je niet vooruit. Je moet in de praktijk leren: mensen moeten echt achter het systeem. Vaak wordt het veranderingsmanagement onderschat", meent Kramer.
Vandaar dat het projectmanagementteam nog extra tijd in begeleiding ter plekke stopt.
"We zien mensen groeien tijdens de testen. Zij raken zich ervan bewust dat er nog een groot gebied buiten hun directe werkterrein bestaat. Dat zij dat vroeger niet zagen en min of meer verkokerden, komt door de snelle groei van het bedrijf. Mensen hebben geen tijd meer om na te denken over zaken buiten de werkplek. De integratietesten en de implementatie van het pakket stimuleert hen dat wel te doen."
Centrale server
De voorbereidingen blijken al belangrijke verbeteringen voort te brengen, zoals het verhinderen van dubbele reserveringen van voorraden.
"Onze organisatie verkeert midden in het veranderingsproces, van inkoopgerichtheid naar orderketenbeheer, waar de klant centraal staat. Ons succes is gelegen in de kwaliteit van onze prognoses over hetgeen onze ‘onberekenbare’ klanten kunnen bestellen. Met deze optimalisatieslag krijgen we een beter inzicht in de bestelhistorie en het toekomstige verkoop. Daarmee hopen we de totale voorraadwaarde van 25 miljoen gulden met zeker 10 procent terug te brengen", aldus Kramer.
Maar hoe pakt het projectmanagementteam de communicatie aan tijdens de integratietesten, die overigens in een klein afgeschermd deel van het gebouw plaats hebben? Het probleem met elektronische communicatie is dat managementteam de ‘feeling’ met de voortgang verliest. De oplossing is erg simpel, plat en ouderwets: sheets aan de muur, waarop de opdrachten plus de actienemers staan vermeld.
"Uit de integratietesten blijkt dat mensen blij zijn met de verbeteringen. Er zijn ups en downs, maar dat hoort er bij. Punt is natuurlijk dat zij uit hun dagelijkse werk zijn geplukt."
De mensen in het magazijn en enkele heftruckchauffeurs zonder PC-ervaring hebben eerst nog een Windows-training doorlopen voor zij met het systeem aan de slag mochten.
SAP R/3 zal bij de Mid Ocean groep gaan draaien op een centraal systeem (dat bestaat uit een databaseserver en een applicatieserver, een schaalbaar systeem) onder Windows NT op een Intel-machine van Hewlett-Packard. Dat betekent dat het centrale systeem in Barneveld komt te staan. Het inkoopkantoor Mid Ocean Hong Kong kantoor zal dus via de SAP-gui met behulp van een datacommunicatietechniek (‘frame relay’) op dit centraal systeem worden aangesloten.
"Bedrijven die een implementatieproject met een erp-pakket ingaan, moeten zich realiseren dat in heel veel situaties extra softwaretools onontbeerlijk zijn, onder meer omdat de functionaliteiten van de software uitgebreider zijn dan oudere systemen. Als zij zich dat bij het opstellen van het budget niet realiseren, dan kunnen hun investeringen wel eens heel anders uitkomen", aldus Gijs van Arken. Hij is lid van de raad van bestuur van Mid Ocean en vormt met Hans Kramer en een andere projectleider het projectmanagementteam.
Intussen begint het SAP-systeem binnen Mid Ocean al aardig vorm te krijgen. De tijd breekt zo langzamerhand aan om alle medewerkers vertrouwd te maken met de werking van het systeem. Daarom heeft Mid Ocean de Mid Ocean Academy geopend. Alle medewerkers zullen vanaf 29 juni op deze academie worden ingeleid in de beginselen van SAP.
Paul Eras,
freelance medewerker Computable
Mid Ocean
Mid Ocean Trading Group is een handels- en distributiebedrijf dat zich concentreert op de markt voor relatiegeschenken en premiums. Mid Ocean omvat verschillende, zelfstandig opererende werkmaatschappijen. Inkoop, logistiek en financiën zijn wel gecentraliseerd. Een van de werkmaatschappijen is KCF Products in Barneveld, een internationale onderneming met ongeveer zestig medewerkers in vaste dienst en een omzet van 100 miljoen giulden. Het bedrijf levert uitsluitend aan de groothandel. Mid Ocean Distributie is het distributiebedrijf van de groep. Het houdt 25 miljoen artikelen op voorraad in een magazijn van 24.000 m2. Het bedrijf levert gemiddeld een à anderhalve dag na ontvangst van de order. In Hong Kong is de centrale inkooporganisatie, Mid Ocean Hong Kong, gevestigd. Het bedrijf koopt in op de Aziatische markt en zorgt voor het transport. ‘Product sourcing’ is een zoekfunctie die Mid Ocean Hong Kong voor de hele groep uitvoert.
ERP-implementatie op de voet gevolgd
In een reeks artikelen wordt de invoering beschreven van een bedrijfsbreed erp-programma in het importerend en exporterend handelsbedrijf Mid Ocean. De eerste aflevering (Computable, 1 mei) maakte duidelijk dat erp meer is dan het automatiseren van een bedrijfsproces: 60 procent van het werk ging op aan missiewerk onder de leden van de raad van bestuur en aan organisatieveranderingen, en slechts 40 procent betrof de invoering van het systeem. Die interne problemen behoren inmiddels tot het verleden; daarbij kwam wel de vervanging van een ceo aan te pas.
In dit artikel is de integratie van het systeem in het bedrijf aan de orde. Medewerkers testen het systeem op zijn onderdelen. De volgende twee afleveringen behandelen de laatste voorbereidingen en de trainingen van eindgebruikers (medio juni), en het live gaan van het systeem (begin juli).
De complete serie:
