Lijnmanagers verantwoordelijk voor de informatievoorziening weten vaak niet zo goed waar IT precies over gaat. Zij sturen op kosten en tijd, omdat kwaliteit zo moeilijk te meten is. Een burgemeester legt zijn lot in handen van projectontwikkelaars en architecten, en laat zijn stad bouwen op basis van strikte bouwvoorschriften. Hij houdt alleen de hoofdlijnen in de gaten. Dat kan in de IT ook: Tijd om een informatie-architect in de arm te nemen.
Weleens een verbouwing meegemaakt, waarbij u zelf als architect en regisseur optrad? Hoogstwaarschijnlijk is dat voor het eerst en voor het laatst geweest. De verbouwing heeft veel meer geld gekost dan verwacht, u heeft veel langer in de troep gezeten dan gewenst en u heeft nu iets staan dat u niet wilde. Het was dus geen verstandige beslissing om alles zelf te willen doen.
Trek die vergelijking eens door naar de informatievoorziening van een organisatie. Misschien is het verstandig om ook hier niet alles zelf te doen, maar een informatie-architect in de arm te nemen. Drs. Wim van der Sanden, directeur Panfox Technologie en Panfox Professionalisering uit Rosmalen, raadt het iedereen aan. Hoewel zijn advies niet geheel van eigen belang is ontbloot (hij maakt informatie-architecturen), weet hij een aantal valide argumenten op de tekentafel te leggen.
"In mijn opvatting ligt de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening bij het lijnmanagement. Maar de praktijk laat zien dat die lijnmanagers eigenlijk niet zo goed weten waar IT nu precies over gaat. En ze weten ook niet zo goed waarop ze moeten sturen. Dus sturen ze maar op kosten en tijd. Maar of ze daardoor uiteindelijk de voorzieningen krijgen die ze zich hadden voorgesteld? Voor mij is dat maar helemaal de vraag", aldus Van der Sanden van wiens hand recent een boek is verschenen over informatie-architecturen. ‘Informatie-architectuur; de infrastructurele benadering’, heet het bijna vijfhonderd pagina’s tellende boekwerk dat hij samen met ir. Bart Sturm heeft geschreven. Het boek vormt de weerslag van zijn visie op de wijze waarop de informatievoorziening zou moeten worden ingericht. Bij ondermeer de Belastingdienst is de informatievoorziening onder architectuur gebouwd.
Rol voor onderhandelaar
Informatie-architectuur is méér dan een systeemontwerp, zoals veel mensen denken. Het geeft de hoofdlijnen weer van de toekomstige informatievoorziening in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen. In wezen is de term architectuur wat verkeerd gekozen, omdat de vergelijking met de bouwwereld enigszins mank gaat. Een architectuur is een -vaak bijzonder gedetailleerd- gebouwontwerp en heeft dus betrekking op één object. Een informatie-architectuur is te vergelijken met een stedenbouwkundig structuurplan, waarin globale bestemmingen worden vastgelegd die door de betrokkenen op eigen initiatief en naar eigen inzicht nog in detail ingevuld kunnen worden.
"Een stedenbouwkundig adviesbureau maakt in opdracht van een gemeentebestuur globale schetsen. Je gaat er gemakshalve van uit dat de gemeente weet wat ze met een bepaald gebied wil, een strategische visie heeft en zich niet laat leiden door de waan van de dag en korte-termijnideeën. Daarnaast is er vrijwel altijd een projectontwikkelaar in het spel. Deze wil een gebied ontwikkelen, de ontwikkelactiviteiten efficiënt uitvoeren en er aan het einde van de rit ook nog wat aan overhouden. Een stedenbouwkundig bureau heeft hier een regisserende rol, omdat het een goede mix moet weten te vinden tussen datgene wat wenselijk is en wat maakbaar is. Er vinden dus onderhandelingen plaats tussen alle betrokken partijen die uiteindelijk moeten leiden tot een goedkeuring van alle betrokkenen", aldus Van der Sanden.
Als een regisseur
"Zoals je stedenbouwkundige adviesbureaus hebt die in opdracht van gemeenten plannen ontwikkelen", vervolgt hij, "zo heb je informatie-architecten (extern ingehuurd dan wel staffunctionarissen) die in opdracht van het management informatie-architecturen maken. Daarvoor verstaan zij zich met zowel het lijnmanagement als de IT-afdeling, die te vergelijken is met de projectontwikkelaar. Hier komt de regiefunctie naar voren. Net als een stedenbouwkundige zich bezig houdt met de integrale inrichting van een gebied, zo is een informatie-architect bezig om de informatievoorziening integraal in te richten. Hij kijkt daarbij niet uitsluitend naar de systemen, maar ook naar de inrichting van de organisatie, de taken en activiteiten en de werkplekken. Wanneer over dergelijke organisatorische onderwerpen duidelijkheid bestaat, buigt een informatie-architect zich over de voorzieningen die nodig zijn. Net als een stedenbouwkundige huurt een informatie-architect ook specialisten in om op deelgebieden te helpen de plannen op te stellen. De informatie-architect behoort uiteindelijk alle verschillende invalshoeken in één integraal plan te belichten. Hij zorgt er op die manier voor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de informatievoorziening (de automatiseerders) en degenen die de informatievoorziening inzetten (het lijnmanagement) bij elkaar komen."
Zo wordt het bedrijfsmanagement zich bewust van wat mogelijk is en de IT-afdeling van wat gewenst is. "Daarmee voorkom je dat tijdens het uitvoeren van IT-projecten de opvattingen mijlenver uit elkaar gaan lopen", aldus Van der Sanden die van mening is dat -net als bij het maken van een stedenbouwkundige structuurschets- bij het opstellen van een informatie-architectuur in eerste instantie geen eindgebruikers betrokken behoren te zijn. "Het is een misvatting te menen dat de ‘werkvloer’ het hier voor het zeggen moet hebben. Wanneer je eindgebruikers het primaat geeft bij het ontwerpen van systemen, dan laat je je als organisatie leiden door de waan van alledag. Je lost dan alleen de problemen op die op korte termijn spelen, maar je anticipeert niet op toekomstige ontwikkelingen. De eisen en wensen van de eindgebruikers zijn natuurlijk belangrijk en moeten gehoord worden. Het is de taak van het management daarnaar te luisteren en in de planontwikkeling mee te nemen."
Beeldend in kaart brengen
Een informatie-architectuur is een document waarin letterlijk en figuurlijk op beeldende wijze de toekomstige informatievoorziening en -inrichting in kaart worden gebracht. Voor zowel het management als de automatiseerders. Wanneer de effectenbank in het volgende voorbeeld een dergelijk architectuurboek zou hebben gehad, dan was het navolgende in de optiek van Van der Sanden niet gebeurd: "Bij de bank had de IT-afdeling een informatieplan opgesteld. In het plan stond de ontwikkeling van twee gescheiden informatiesystemen beschreven voor het verwerken van geld- en effectentransacties. De investeringen in tijd, mensen en middelen stonden centraal. De voltallige directie keurde het plan goed. Later bleek dat de voorstellen niet strookten met het bedrijfsplan. Daarin stond dat de bank streefde naar het op de markt zetten van een dienst waarmee klanten hun geld- en effectenzaken in één transactie zouden kunnen afhandelen. Een dergelijke dienst kon nooit worden gerealiseerd met de informatiesystemen die de IT-afdeling wilde gaan bouwen. Iedereen is vol lof over een informatieplan, keurt het goed en komt er later achter dat als gevolg van die goedkeuring een deel van het bedrijfsplan niet meer kan worden uitgevoerd", aldus Van der Sanden, volgens wie in dat plan een schets ontbrak van datgene wat gerealiseerd zou gaan worden, een voor iedereen begrijpelijke en bevattelijke visualisatie. Het informatieplan had gebaseerd moeten zijn op een informatie-architectuur waarin geld- en effectentransacties zichtbaar waren gemaakt, de transactie-afhandeling in kaart was gebracht, en zowel de organisatie als de informatievoorziening voor die nieuwe dienst waren ingericht. Op basis van deze gegevens had dan een systeem kunnen worden benoemd waarmee in één keer geld- en effectentransacties gefiatteerd kunnen worden. De relatie tussen het IT-systeem en de bedrijfsdoelstellingen was op die manier inzichtelijk gemaakt.
Kwaliteit toetsen
Een informatie-architectuur vormt in wezen de verbinding tussen de bedrijfsplannen en informatieplannen. Daardoor is het mogelijk om IT-systemen ook te beoordelen op hun kwaliteit. Informatieplannen herbergen een aantal aspecten in zich, zoals tijd, kosten en opbrengst (in termen van kwaliteit). Deze aspecten zijn tegenstrijdig. Dat geldt niet alleen in de automatisering, maar in elk productieproces. Van der Sanden neemt in zijn dagelijkse praktijk waar dat het management van IT-projecten vooral stuurt op de aspecten tijd en geld, omdat het aspect kwaliteit zo moeilijk te meten is. Een informatie-architectuur die is ingebed in een informatieplan, biedt volgens hem de mogelijkheid om de kwaliteitsdimensie in het stuurinstrumentarium op te nemen en in balans te brengen met de andere aspecten. Zo wordt niet alleen voorkomen dat IT-plannen teveel afwijken van bedrijfsplannen, maar ook dat de systemen die uiteindelijk worden opgeleverd, overeenstemmen met de oorspronkelijke ideeën. "Het zal zelden voorkomen dat informatieplannen precies zo worden uitgevoerd als ze zijn opgeschreven. Al was het alleen maar omdat je nooit alle gegevens tot je beschikking kunt hebben op het moment dat een plan wordt geschreven. Tijdens het uitvoeren van de plannen kom je dus in situaties terecht die je niet had kunnen voorzien of waar je nooit aan had gedacht. Je moet dus steeds weer nieuwe beslissingen nemen. Wanneer je niet oppast is de kans levensgroot aanwezig dat er uiteindelijk een systeem wordt opgeleverd dat niet voldoet aan de oorspronkelijke uitgangspunten", aldus Van der Sanden die zich een voorbeeld uit de overheidssfeer herinnert.
"De top van een departement wilde een integrale verantwoording van de kosten en opbrengsten van alle afdelingen. Er werden verschillende gescheiden boekhoudsystemen gebruikt, dus het lag voor de hand om een financieel verantwoordingssysteem te bouwen, waarin al die gegevens zouden kunnen worden opgenomen. De IT-afdeling kreeg de opdracht om zo’n systeem te ontwikkelen. De toenmalige IT-manager zag niets in zo’n partiële benadering. Zijn voorstel om het probleem niet geïsoleerd te zien, werd aangenomen: in het project werd ook de totale reconstructie van de financiële administratie opgenomen. In de loop der tijd werd het project steeds ambitieuzer en werden steeds meer problemen aangepakt. Het project dreigt uit de vastgestelde tijd en het budget te gaan lopen. Omdat er alleen op kosten en tijd wordt gestuurd, wordt steeds meer functionaliteit uit het project geschrapt. Het resultaat is een efficiënte boekhouding en een nieuw ondersteunend IT-systeem, dat heel veel kan, behalve datgene waarvoor het hele project was gestart: het genereren van een integraal overzicht van kosten en opbrengsten", aldus Van der Sanden.
Bijlmermeer-aanpak
Van der Sanden stelt duidelijk dat een informatie-architectuur geen ‘blauwdruk’ is. "Die tijd hebben we wel gehad. In de jaren zeventig. Toen we dachten dat alles ‘maakbaar’ was. Die gedachte leidde tot gedetailleerde planningen: steden, economieën en informatiesystemen kon je plannen. De toenmalige informatieplanning had veel weg van de Bijlmermeer-aanpak: het was het spoorboekje voor de komende tien jaar. Alles werd uitgerekend en linea recta vertaald naar de bedrijfsdoelstellingen. Deze rechtlijnige aanpak bleek niet te werken. We zijn er dan ook van teruggekomen. Niet alleen in de IT-wereld, maar ook in alle andere sectoren van de maatschappij. De overheid zet de kaders neer, die door marktwerking nader worden ingevuld. Zo worden nu ook stedenbouwkundige projecten uitgevoerd. Er wordt een infrastructuur vastgesteld en aangelegd in de vorm van wegen en ondergrondse kabels en buizen. Die infrastructuur is in hoge mate gestandaardiseerd. Niemand haalt het in zijn hoofd om maatwerk rioolbuizen te gaan maken. Die standaardisatie voorkomt heel veel sores later, wanneer je panden op de infrastructuur wilt aansluiten. Het is een paradox die vaak moeilijk is te verkopen: standaardisatie levert flexibiliteit op. Ook de openbare voorzieningen worden in zo’n structuurplan vastgelegd, zoals scholen en winkelcentra. Ook deze zijn in hoge mate gestandaardiseerd. Verder heb je dan percelen, die marktpartijen zelf kunnen bebouwen. Daarin zijn ze vrij, zolang ze zich maar houden aan de bouwvoorschriften", aldus Van der Sanden die deze aanpak ook terug ziet in de manier waarop vandaag de dag informatie-architecturen worden beschreven.
De basis-infrastructuur, waaronder de bekabeling en apparatuur wordt op basis van standaarden ingevuld en zodanig aangelegd dat deze geen hinderpaal voor verdere ontwikkelingen kan vormen. Ook de zogeheten openbare voorzieningen worden in hoge mate standaard ingevuld. Een voorbeeld daarvan is het gestandaardiseerd ontsluiten van gegevensverzamelingen. Op basis van die basis-infrastructuur en openbare voorzieningen kunnen eindgebruikers-afdelingen hun eigen IT-percelen invullen op basis van hun eigen informatiebehoeften. Dat kan met maatwerk, maar ook met standaardpakketten.
Bedrijfsbrede standaardsoftware, zoals van Baan en Sap, ziet Van der Sanden als deel van een openbare voorziening.
Koude kermis
"Veel organisaties denken dat ze zelf niet meer hoeven na te denken als ze eenmaal een softwarepakket hebben aangeschaft. Natuurlijk heeft zo’n pakket zelf ook een architectuur die dominant aanwezig zal zijn. Het is echter een misvatting te denken dat zo’n bedrijfsbreed pakket een informatie-architectuur overbodig maakt. Als je de aanschaf van het pakket gebruikt om verantwoordelijkheden van je af te schuiven, dan kom je van een koude kermis thuis. In principe stel je met een informatie-architectuur vast waar je welke voorzieningen gaat inzetten. Een Sap- of een Baan-pakket is zo’n voorziening. Dus wat we als informatie-architecten doen voor een organisatie die een standaardpakket wil aanschaffen, is het inventariseren van de processen en de functies gerelateerd aan de wijze van ondersteuning door IT. Aan de andere kant onderzoeken we wat zo’n bedrijfsbreed softwarepakket te bieden heeft. Met zo’n informatie-architectuur laat je het bedrijfsmanagement zien waar zo’n pakket wordt ingezet en welke meerwaarde ervan te verwachten is", zegt Van der Sanden, die overigens niet de verzekering kan geven dat de aanwezigheid van een informatie-architectuur garant staat voor een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening.
"Het bestaan van een bestemmingsplan en bouwregels betekent niet automatisch dat er goede stadswijken worden gebouwd en een architect ontwerpt lang niet altijd mooie gebouwen. Iedereen weet in zijn omgeving wel gedrochten die door stedenbouwkundigen en architecten zijn ontworpen met goedkeuring van zowel de overheid als de projectontwikkelaars. Hetzelfde geldt voor de informatievoorziening binnen organisaties. Als ik als manager van een organisatie de vraag krijg voorgelegd of ik een informatie-architectuur zou willen laten maken, dan zou ik me afvragen wat er in zo’n geval beter zou gaan in vergelijking met de situatie waarin zo’n architectuur niet is opgesteld. De inspanning om een architectuur te maken is relatief gering. Ik ben ervan overtuigd dat de kosten de baten ruimschoots rechtvaardigen. Met een informatie-architectuur voorkom je dat er door het management mooie plannen worden gemaakt die moeilijk of niet zijn te ondersteunen met behulp van informatietechnologie. En je voorkomt ook dat er door de IT-afdeling mooie plannen worden voorgesteld die niets te maken hebben met de bedrijfsdoelstellingen."
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
