Cultuur-historische zaken van groot belang dreigen voor het nageslacht verloren te gaan. Archieven krijgen van allerlei overheidsinstellingen digitale gegevens aangeleverd, die alle op eigen wijze zijn vormgegeven in verschillende bestandsformaten en afkomstig uit honderden applicaties. Is die informatie over een paar eeuwen nog wel toegankelijk? De overheid onderzoekt de mogelijkheden, maar een echte oplossing is er nog niet.
In november 1873 verscheen in De Gids een opzienbarend artikel, getiteld ‘Holland op zijn smalst’. Het was van de hand van Jhr. Mr. Victor E.L. de Stuers. Goed gedocumenteerd en op felle toon hekelde hij de schandelijke verwaarlozing van Neerlands culturele erfgoed. Zijn noodkreet vond weerklank en het artikel betekende een revolutionair keerpunt voor de overheidszorg op het gebied van monumenten, musea en kunst in de ruimste zin van het woord.
Precies 125 jaar later klinkt wederom een waarschuwing voor de teloorgang van waardevolle cultuur-historische zaken. Nu gaat het om belangwekkende digitale informatie die voor het nageslacht verloren dreigt te gaan.
Het digitaliseren van informatie biedt uitkomst voor het ruimteprobleem waar veel archieven mee te maken hebben. Een CD-Rom kan een paar meter kastruimte uitsparen. Handig, zou je zo denken. Maar die gedachte is te simpel. Veel te simpel. Als we niet oppassen is veel informatie die nu in digitale vorm wordt bewaard, over een paar decennia al niet meer te benaderen. Naarstig worden daarom pogingen gedaan om de informatie die overheidsinstanties met de computer genereren voor het nageslacht te bewaren. Inmiddels zijn er ‘denkrichtingen’ uitgezet, maar een echte oplossing is nog niet gevonden.
In een van de muren in de Nieuwe Kerk op de Amsterdamse Dam bevindt zich zo’n vier meter boven de grond een grote deur die is voorzien van drie verschillende sloten. Achter die deur ligt een ruimte die vroeger dienst deed als gemeente-archief. Daar lagen de kostbare papieren opgeslagen die Amsterdam en haar burgers bepaalde privileges verstrekten. Bijvoorbeeld de perkamenten oorkonde waarmee graaf Floris V Amsterdam in 1275 marktrechten verleende. Het handschrift uit de dertiende eeuw is voor een moderne leek onbegrijpelijk en onleesbaar. Toch is een historicus in staat om het handschrift te ontcijferen en van de tekst een moderne vertaling te maken.
Zal een historicus in de 28ste eeuw in staat zijn om de informatie te lezen die aan het einde van de twintigste eeuw wordt vervaardigd? En gesteld dat het mogelijk is, kan hij ervan uitgaan dat datgene wat hij leest authentiek en betrouwbaar is? Het zijn vragen waarop mr. Charles Noordam zo een-twee-drie geen antwoord heeft. Toch is hij als hoofd van de afdeling Inspectie, Registratuur en Acquisitie van het Gemeente-archief van Amsterdam en leider van het project Digitaal Depot een van de deskundigen die het probleem zeer ter harte gaat. Noordam vraagt in voordrachten en artikelen voortdurend aandacht voor ‘het geheugenverlies’ van de overheid. Hij lijkt in dit opzicht wel een beetje op Victor de Stuers.
Eén groot computermuseum
Het probleem waar de archieven, ‘memory-institutions’ in het moderne jargon, tegen aanlopen is het volgende: ze krijgen digitale informatie van allerlei overheidsinstellingen. Al die gegevens zijn op hun eigen wijze vormgegeven in verschillende bestandsformaten en afkomstig uit honderden applicaties.
"We hebben geen enkele zekerheid dat die formaten en applicaties in de toekomst ondersteund kunnen worden. Daarbij komt dat we te maken hebben met een minimale financiering. Overheidsdiensten krijgen wel geld om hun applicaties te laten draaien; het gaat immers om hun primaire bedrijfsprocessen. Maar als die informatie niet meer nodig is, dan neemt de belangstelling ervoor drastisch af. En dus ook de beschikbare gelden", aldus Noordam die evenwel niet te boek wil staan als een archivaris die uitsluitend over een gebrek aan geld klaagt.
Het gaat hem vooral om het conceptuele probleem: als archiefwezen kun je onmogelijk al die verschillende formaten ondersteunen. Her en der klinkt de suggestie om in Nederland één heel groot computermuseum in te richten waarin alle oude hardware draaiende wordt gehouden. Een aardig, doch onhoudbaar concept volgens Noordam, die bovendien van mening is dat verouderde hardware nog het minste probleem vormt.
"Mediaconversie is wel te doen, mits de gegevens maar intact blijven. Dat betekent dat alle informatie bij het archief door een soort trechter moet, opdat zij in een beperkt aantal formaten beschikbaar blijft. Maar welke formaten en hoe doe je dat zonder dat er essentiële informatie verloren gaat? Iedereen die WP-documenten naar Word converteert, weet dat daarbij gegevens verdwijnen. Je hebt hier dus te maken met het authenticiteitsprobleem", aldus Noordam, die als archivaris én jurist gruwelt bij deze schrikwekkende gedachte.
Digitaal Depot
Misschien is hij daarom wel leider geworden van het project Digitaal Depot. Dit project is een initiatief van de Rijksarchiefdienst en de archieven van Amsterdam, Rotterdam en Den Haag. Inmiddels ligt in een globale schets vast hoe een ‘digitaal depot’ er uit zou kunnen zien. De schets zal worden voorgelegd aan fabrikanten om inzicht te krijgen in de toekomstige ontwikkelingen en om een idee te krijgen van de mogelijkheden. Daarnaast zullen op verschillende plaatsen proefprojecten van start gaan, waar in de praktijk aan de hand van concrete bestanden moet worden uitgewerkt wat het beheren van digitale archiefbescheiden nu precies inhoudt.
Een aantal overheidsorganisaties werkt hierbij samen. Ook wordt op dit terrein samenwerking gezocht met de Koninklijke Bibliotheek (KB), die eveneens een antwoord moet vinden op het beheer van digitaal opgeslagen informatie. Samen met de KB zal een subsidie-aanvraag worden gedaan om een en ander met Europese gelden te kunnen financieren.
"De archiefdiensten hebben zich al in een vroegtijdig stadium gerealiseerd dat er grote problemen zijn. Daarom is in het begin van de jaren negentig het MLG-project (machine leesbare gegevens) gestart. Dat is mede gebeurt naar aanleiding van een rapport van de Algemene Rekenkamer over het beheer van digitale gegevensbestanden bij het rijk in 1991. Vanaf dat moment zijn er regelmatig rapporten verschenen over het onderwerp. De publicatie ‘Het papieren tijdperk voorbij’ uit 1995 was belangrijk, omdat daardoor het onderwerp op de politieke agenda kwam. De staatssecretarissen van Binnenlandse Zaken en OCW hebben er in 1995 en 1996 met Kamercommissies over gesproken en ook een brief opgesteld met de belofte dat ze de problematiek zouden gaan ’tackelen’. Als gevolg daarvan is begin 1997 het bureau Digitale Duurzaamheid (http://www.archief.nl/digiduur) opgericht", aldus Noordam die van oordeel is dat de gedachten omtrent een digitaal depot redelijk goed omlijnd zijn.
Integriteit van de informatie
Nu moet de stap naar de praktijk worden gezet. Bij het Nationaal Actieprogramma voor de Elektronische Snelweg is subsidie aangevraagd om een technisch laboratorium in te richten. Hierin kunnen mensen en middelen worden geconcentreerd om innovatieve software te ontwikkelen. Voor dit jaar is twee miljoen gulden gevraagd en de komende drie jaren staat 1,5 miljoen gulden per jaar op het verlanglijstje. In deze vier jaar moeten prototypen van verschillende digitale depots worden gebouwd, waarbij telkens het volgende prototype het vorige insluit.
"Ons ambitieniveau ligt niet hoger dan het bouwen van prototypes en het verrichten van fundamenteel onderzoek. Het is namelijk zo’n variabele en innovatieve omgeving, dat verder dan vier jaar vooruitkijken geen zin heeft. Voor tekstuele informatie is het voorstelbaar dat de archiefdiensten als een trechter fungeren, waar al die verschillende bestandsformaten doorheen gaan en in een integrale infrastructuur terechtkomen. Vervolgens is de informatie met viewers toegankelijk te houden. Maar als je kijkt naar het bewaren van databasegegevens dan hebben we nog een groot probleem. Is alles dynamisch en actueel te houden, inclusief de bijbehorende gelden, dan zouden de archivarissen betrekkelijk gerustgesteld achterover kunnen leunen. De werkelijkheid is echter anders, want nauw gekoppeld aan de vraag naar de bestandsformaten, hebben we ook te maken met het probleem van de authenticiteit en integriteit van de informatie. Om die reden is het lastig om van databases flat files te maken. Er gaat daardoor informatie verloren", zegt Noordam die aangeeft dat het aandeel digitale informatie binnen de overheidsbescheiden fors toeneemt.
Schaduwproces Amsterdam
Hij constateert dat in Amsterdam verschillende stadsdelen bezig zijn met het scannen van informatie en documenten. Dat is nu nog een schaduwproces, aangezien ook de papierstroom nog in stand wordt gehouden. Maar op termijn gaat dat veranderen. Binnen een jaar of tien zullen grote delen van de overheid zijn overgegaan op een puur digitale documentenstroom. Die toekomstige situatie wordt nu vormgegeven.
Overigens hoeft lang niet alle digitale informatie op grond van de Archiefwet te worden bewaard. In het rapport ‘Het papieren tijdperk voorbij’ is wat cijfermateriaal verzameld. Daaruit blijkt dat gemeenten bijvoorbeeld 19 procent van hun digitale tekstbestanden, 50 procent van hun databasegegevens, 5 procent van hun grafische informatie, 2 procent van hun statistieken, 21 procent van hun financiële administratie en 2 procent van hun post- en archiefadministratie dienen te bewaren. Grofweg kan worden gesteld dat 79 procent van de digitale gegevens vernietigd kan worden. Dat houdt dus in dat 21 procent het archief in moet. Uitgesplitst naar hardware-omgevingen, blijkt dat 64 procent van de informatie die zich op PC’s en minicomputers bevindt, bewaard moet worden, tegenover slechts 8 procent van de gegevens die in een mainframe-omgeving liggen opgeslagen.
Authenticiteit scheppen
Het probleem van de authenticiteit en integriteit is niet alleen actueel op het moment dat digitale gegevens moeten worden gearchiveerd. Het speelt al eerder: in de creatiefase tijdens het bedrijfsproces.
"In databases wordt informatie gemuteerd, terwijl men zich niet realiseert dat die gemuteerde informatie eigenlijk ook voor bewaring in aanmerking dient te komen. Het is een beveiligingsprobleem, dat een hele grote overlap heeft met het begrip authenticiteit. Denk eens aan grafische kaarten waarop wijzigingen worden aangebracht omdat de werkelijkheid verandert: wegen worden aangelegd en huizen afgebroken. Maar die wijzigingen blijven niet bewaard. Deze beperking geldt bijvoorbeeld ook voor de grootste database van Nederland: het GBA-systeem (Gemeentelijke Basis Administratie). Wanneer op papier een situatie verandert, dan wordt de vorige versie gewaardeerd op zijn bewaarbelang. Op grond daarvan vindt de beslissing ‘bewaren’ of ‘vernietigen’ plaats.
In een digitale omgeving hebben we die keuze vaak niet. Veel informatiesystemen kennen geen archiveringsfunctie voor gemuteerde bestanden. Bij een mutatie verdwijnt automatisch de oude situatie. In deze systemen dienen dus archiveringsfuncties te worden ingebouwd", aldus Noordam, die in dit verband ook wijst op het schemergebied van de e-mail-berichten die niet op dezelfde wijze worden behandeld als papieren documenten.
Degene die ze maakt of ontvangt is vaak de enige binnen een organisatie die van het bestaan van zo’n document op de hoogte is en beschouwt de informatie in zijn PC meestal als zijn privé-domein. Zelf legt hij vaak niets vast ten aanzien van de context en de status van het document. Wanneer de keuze valt op een digitale informatievoorziening en voor het gebruik van de elektronische snelweg, dan zal deze ‘informatie-autonomie’ van individuele personen volgens Noordam moeten worden ingeperkt. Registratie en coördinatie zijn dan noodzakelijke activiteiten.
Zelfstandige beslissingen tot het wissen of het overschrijven van bestanden mogen niet meer voorkomen. Procedurele maatregelen en niet-manipuleerbare opslag moeten de authenticiteit en integriteit van de documenten waarborgen. "Uiteraard komt dit ook de kwalitatieve afhandeling van de verschillende bedrijfsprocessen ten goede", merkt Noordam fijntjes op.
Wetgeving biedt soelaas
Om de problemen met het archiveren van digitale informatie te kunnen oplossen, zal nog veel fundamenteel onderzoek moeten worden verricht. Daarnaast kan de overheid alvast het nodige doen door dwingender op te treden in haar regelgeving; door standaardisering en uniformering op te leggen.
Op grond van de Archiefwet 1995 zijn er ‘proefregels’ opgesteld. Noordam verwacht dat het nog wel een jaar zal duren voordat de proefregels in wettelijke maatregelen zijn omgezet. De proefregels behandelen een aantal onderwerpen die betrekking hebben op ‘de duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat’ van gegevens. Er worden hele concrete onderwerpen behandeld, maar het is tentatief. Met andere woorden: in de praktijk moet nog worden onderzocht of de regels haalbaar zijn.
"We slagen er steeds redelijk in om met oude wetgeving nieuwe onderwerpen vorm te geven. Neem het fenomeen elektriciteit. Dat was indertijd iets geheel nieuws. De vraag kwam op of en hoe het aftappen van elektriciteit strafbaar kon worden gesteld. Uiteindelijk heeft de rechter elektriciteit als ‘goed’ gedefinieerd, waardoor aftappraktijken gelijk werden gesteld aan diefstal. Hetzelfde geldt voor het ‘hacken’. Daarvan heeft de rechter gezegd dat het is te beschouwen als een soort huisvredebreuk. Dus bestaat er nu zoiets als computervredebreuk. Zo is met oude instrumenten betrekkelijk veel in te dammen en dat geldt ook voor het archiveringsprobleem. Het enige waarover ik mij zorgen maak is de afstemming van de verschillende wetten", aldus Noordam.
Hij vervolgt: "Neem nu de privacy-regelgeving die het op verschillende gebieden onmogelijk maakt om digitale informatie naar een archief over te brengen. In de privacy-wetgeving staat dat informatie die uit de registratie wordt verwijderd, vernietigd moet worden. Er is een nieuwe wet in aantocht die handelt over de bescherming van persoonsgegevens. Deze maakt de zaak er ook niet gemakkelijker op. Informatie die voorheen op papier stond, konden we vroeger dus op grond van de Archiefwet wél bewaren. Dezelfde informatie die nu digitaal ligt opgeslagen, moet worden vernietigd, omdat ze valt onder de noemer persoonsgegevens. Naar mijn idee zullen we tot integratie moeten komen van wetgeving op terreinen zoals auteursrecht, privacybescherming, openbaarheid van bestuur en archiefrecht. We moeten toe naar een Informatiewet."
Gates kapittelen
Vroeg of laat krijgen ook IT-afdelingen met de archiveringsproblemen te maken. Dat gebeurt op het moment dat de overheid haar regelgeving op orde heeft en in de testlaboratoria voldoende onderzoek is gedaan naar de mogelijkheden om digitale informatie met behoud van authenticiteit op te slaan.
Noordam: "Naar mijn idee zullen ook de hard- en softwareleveranciers een steeds belangrijker rol moeten gaan spelen. Tot nu toe hebben we ze wat links laten liggen. Ze hebben weinig aandacht besteed aan het probleem, maar ze zijn wel geïnteresseerd. Uiteindelijk zullen we toch bij mensen als meneer Gates moeten aankloppen om ze te vertellen dat ze niet steeds nieuwe formaten en applicaties moeten ontwikkelen, zonder dat er voldoende afstemming heeft plaatsgehad. Die discussie zal op Europees niveau moeten worden gevoerd."
Toen Jhr. Mr. Victor E.L. de Stuers in 1873 zijn geruchtmakend betoog over de verloedering van Neerlands cultureel erfgoed in De Gids publiceerde, is zijn carrière in een stroomversnelling geraakt. In 1875 werd hij hoofd van de afdeling Kunsten en Wetenschappen van het Departement van Binnenlandse Zaken. Daar heeft hij zelf heel veel kunnen doen voor met name het behoud van monumenten en archieven. Ook was hij betrokken bij verschillende initiatieven tot het oprichten van musea, zoals het Amsterdamse Rijksmuseum en De Gevangenenpoort in Den Haag.
Misschien zou de Nederlandse regering ervoor moeten zorgen dat in de Europese Commissie een automatiseerder met historisch besef, of een historicus met IT-kennis als opvolger van Van der Broek wordt benoemd.
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
Geheugenverlies op termijn
Op donderdag 9 april vindt het congres ‘Digitale Duurzaamheid – Naar een hogere kwaliteit van digitaal informatiebeheer bij de overheid’ plaats. Het evenement wordt georganiseerd door het projectbureau Digitale Duurzaamheid in samenwerking met Erasmus Forum, onderdeel van de Erasmus Universiteit.
In het Rotterdamse Erasmus Expo- en Congrescentrum spreken deskundigen uit binnen- en buitenland over de vraag hoe de overheid op een verantwoorde manier met haar digitale documenten kan (en moet) omspringen om deze voor het nageslacht te bewaren.
Tijdens het congres maakt de president van de Algemene Rekenkamer de resultaten bekend van een evaluatie-onderzoek naar het beheer van digitale documenten bij de overheid. Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken, Kohnstamm neemt het onderzoeksrapport in ontvangst.
