Op de Comdex in Las Vegas eind vorig jaar, introduceerde Gartner Group een nieuw model om de ’total cost of ownership’ van PC’s in netwerken te berekenen. Het model, eind maart gereed, wordt eerst voor interne analyses gebruikt. Een gesprek met Bill Kirwin, ‘vice-president’ en ‘research director’ bij Gartner Group in Stamford, Connecticut.
Het oorspronkelijke tco-model (total cost of ownership) stamt uit 1987 en is gebruikt om cliënten van Gartner Group te adviseren over de kosten van PC-netwerken en over de stappen die genomen kunnen worden om de kosten te verlagen. Dit model heeft grote invloed gehad op het denken over de kosten van gedistribueerd computergebruik. De getallen van 9000 dollar per gebruiker per jaar voor een PC van 1800 dollar (zie Computable, 5 september 1997, pagina 44-47) komen uit dit model.
Wat zijn de belangrijkste redenen die een nieuw model noodzakelijk hebben gemaakt?
Kirwin: "Het oude model voldoet in veel opzichten niet meer. In de eerste plaats is het ontworpen voor een enkele omgeving, dat wil zeggen allemaal dezelfde PC’s die alle dezelfde Windows-versie gebruiken. Dat is niet langer realistisch: er komen steeds meer verschillende soorten PC’s. Daarom kunnen wij niet langer met een tweedimensionale spreadsheet werken, maar moeten wij naar een multidimensionaal model, met tabellen en een database. Men spreekt graag over hét Gartner-model, maar in feite werken wij al heel wat jaren met diverse modellen. Die aparte modellen gaan we nu combineren."
Complexiteit van het werk
Kirwin noemt als tweede reden dat als er een bepaald bedrag per gebruiker uit het model rolt, het niet duidelijk is of dit te hoog of te laag is. Het oude model leverde een gemiddelde van de kosten per de industrietak, maar in elke industrietak is sprake van steeds meer differentiatie. Een bedrag van 10.000 dollar per gebruiker per jaar kan voor een aandelenmakelaar zeer acceptabel zijn, maar niet als het gaat om een terminal voor het invoeren van gegevens of het schrijven van brieven. Het verschil zit in de complexiteit van de werkzaamheden (IT-infrastructuur en het werk) en van het beheer (de grootste factor), vandaar dat er in het nieuwe model met een complexiteitsindex wordt gewerkt. Bij een lage complexiteit hoort een lage tco en bij een hoge complexiteit een hoge tco. Iedereen dezelfde PC is niet kosten-effectief. Als een organisatie bijvoorbeeld 10 procent aan kenniswerkers heeft, die een zware PC nodig hebben, kan de rest van de organisatie (90 procent!) best met goedkopere PC’s toe.
Kirwin: "De derde belangrijke reden voor de verandering is het risico dat verbonden is aan het gebruik van een computer. Het gaat hier om de betrouwbaarheid, de beveiliging en noem maar op. Elk risico veroorzaakt kosten, afhankelijk van zijn verwachte frequentie van optreden. Wij onderscheiden implementatie-risico’s en operationele risico’s. Bij risico’s van de implementatie moet je zowel denken aan de rijpheid van de gebruikte technologie en de ondersteuning door leveranciers, als aan de complexiteit en de kwaliteit van de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de invoering. Bij operationele risico’s onderscheiden wij vijf categorieën: prestaties/downtime, verlies van gegevens, beveiliging/diefstal, invloed op de werking van het bedrijf, en wettelijke aansprakelijkheden."
Naast deze veranderingen zal het nieuwe model, TCO Analyst, tevens de invloed bepalen van het gebruik van zogenaamde ‘best practices’: het gebruik van bepaalde hardware-voorzieningen (desktop management interface, DMI en Snmp-instrumentatie – simple network management protocol, power management, universal serial bus e.d.), systeembeheerprogrammatuur (beheer, backup en recovery, helpdesk, beveiliging e.d.) en training.
Vijf typen werknemers
In het verleden werden slechts enkele typen werknemers gedefinieerd aan de hand van de technologie die zij toepasten: een zwaar werkstation, een PC of een eenvoudige ‘domme’ terminal. In de komende jaren zal de reeks beschikbare apparaten worden uitgebreid – van zwaar werkstation tot en met NC – en zal hun gebruik veranderen. Gartner Group categoriseert werknemers nu in de volgende vijf groepen.
Zware gebruikers – verrichten voor het bedrijf vitaal werk, technologie is voor hen essentieel. Downtime is kostbaar.
Mobiele werkers – zijn vaak op weg. Ook hier is sprake van een grote afhankelijkheid van de technologie en is downtime kostbaar.
Kenniswerkers – verzamelen en communiceren informatie die van belang is voor het nemen van juiste beslissingen. De kosten van downtime variëren.
Medewerkers met vaste taken – voeren deze taken met grote regelmaat uit, bijvoorbeeld in een bedrijfsproces. De kosten van ‘downtime’ zijn meestal lager omdat zij niet geheel afhankelijk van de computer zijn.
Gegevensinvoerders – zoals datatypisten voeren gegevens in.
Risicofactoren
Naast risico’s vanwege de leveranciers, bijvoorbeeld omdat hun producten niet rijp zijn of technologisch achterhaald, worden de risico’s vooral bepaald door de gebruikende organisatie. Vooral de combinatie van een complexe infrastructuur en een complexe beheerstructuur kunnen de risico’s aanzienlijk vergroten. Naast deze aspecten van complexiteit, beoordeelt Gartner Group enkele andere verwante factoren die het risico kunnen vergroten.
Te veel doelstellingen voor een project. Meestal zijn de doelstellingen zowel verlaging van de kosten als verhoging van de kwaliteit; dit maakt het risico groter.
Geen beoordeling door het topmanagement. Projecten lopen een grote kans te worden vertraagd indien het topmanagement niet is betrokken bij de beslissingen.
Onvoldoende proefprojecten en testen. Het ontbreken van voldoende en formele testprogramma’s verhoogt de kans op problemen.
Ontbreken van technologie-sponsors. Voor de invoering van nieuwe technologieën moeten deskundigen geheel worden vrijgemaakt om aan het project te werken, wil het een succes worden.
Groot verloop. Een groot verloop van eigen mensen of ingehuurde krachten zal het risico aanzienlijk vergroten.
Verschillende, conflicterende interne doelstellingen. Een sleutelfactor voor succes is dat de verschillende echelons en afdelingen hetzelfde doel voor ogen hebben.
Het is duidelijk dat een buitenstaander het beste de inschatting van deze factoren zal kunnen maken.
Ondersteuning
Op de suggestie dat dit een ogenschijnlijk ingewikkelde materie is,waarvan een goede inschatting waarschijnlijk veel tijd en moeite kost, antwoordde Kirwin: "Ik denk dat dit erg meevalt. Het grootste probleem is het verzamelen van de financiële gegevens over de gebruikte platforms, wat hoe dan ook nodig is. Daarin gaat verreweg de meeste tijd zitten. Het inschatten van de complexiteit, de risico’s en de ‘best practices’ geschiedt interactief aan de hand van een aantal vragen. Dat vraagt niet zoveel extra tijd."
Wanneer is het model klaar en hoe zullen jullie dat beschikbaar stellen? Kirwin: "De methodologie ligt vast. De algoritmen worden nu gecontroleerd door de sponsors van de studie over tco. Als wij daarmee klaar zijn, kunnen wij het model samenstellen. Wij hebben al een spreadsheetmodel gemaakt dat op verzoek beschikbaar is voor leden van onze Managing Distributed Computing Service. Dit model is ook op de Comdex getoond. Volgens plan zijn wij eind maart klaar met ons uiteindelijke model dat dan geschikt is voor intern gebruik. Of het ook bestemd is als apart product voor algemene verkoop, daarover zijn nog geen beslissingen genomen." De Multiclient Study on the Total Cost of Computing wordt gesponsord door twaalf bedrijven: AST Computers, AT&T Solutions, Cirrus Logic, Citrix, Compaq, IBM, Intel, Microsoft, NEC, Novell, Toshiba en Wyse.
Welke platformen ondersteunt het model?
Kirwin: "De meest gangbare: Windows 3.11 en 95, Windows NT, Unix enzovoort. TCO Analyst is modulair van opzet; de beschrijving van de technologie van ieder gebruikt platform moet worden aangepast voor het specifieke bedrijf. Wij hebben modules voor PC’s, Java-stations (NC-achtigen), op Windows gebaseerde terminals, NetPC’s, laptops, servers, lan’s, wan’s, applicaties, enzovoort.
We maken straks ook schattingen voor het gebruik van Windows NT 5.0 en ZAI (Zero Administration Initiative), hoewel die op dit moment nog niet beschikbaar zijn. Het model zal dus in de toekomst overweg kunnen met een grote modulaire verzameling van platformen, servers en clients." Hierbij worden in het model, zoals eerder gezegd, niet alleen de kosten in detail bepaald, maar ook vergeleken met wat gangbaar is in de branche. In Noord-Amerika wel te verstaan. Mogelijk dat Gartner Group in een later stadium ook andere landen bij de studie zal betrekken.
Benchmarks
Hoe zijn jullie aan getallen per industrietak gekomen? Kirwin: "Een dochteronderneming, Gartner Measurement (het vroegere Real Decisions) helpt onze cliënten al enige tijd bij het bepalen van de werkelijke IT-kosten in hun organisatie en bij de vergelijking met andere organisaties door middel van benchmarks. Hun resultaten gebruiken we nu in TCO Analyst om te bepalen of bepaalde kosten boven of beneden het gemiddelde in de branche liggen. Aan de hand van het ingevoerde model kunnen we ook vrij eenvoudig bepalen wat er gedaan zou kunnen worden om de kosten beter in lijn te brengen met die van bedrijven waarmee men zich wenst te vergelijken."
Valt er iets te zeggen over de globale verschillen tussen de diverse soorten terminals?
Kirwin: "Als ik mij baseer op een gemiddelde Windows 95-terminal in een slecht beheerde lan-omgeving (wat meestal het geval is), dan is de gemiddelde tco-vermindering bij gebruik van: Java-stations voor transactieverwerking rond de 35 procent; op Windows gebaseerde terminals rond de 25 procent; NetPC’s met ZAI 25-30 procent; en Windows NT’s met ZAI circa 20 procent. Kortom een behoorlijke vermindering van de tco: 20 procent of meer. Dat loopt aardig op in grote organisaties. Maar besef wel dat dit héél algemene cijfers zijn en dat er een groot verschil in functie tussen deze terminals bestaat. Gezien de mogelijkheden en de besparingen zal de NetPC met ZAI in veel gevallen een zeer attractieve mogelijkheid bieden."
Het oorspronkelijke Gartner-model was gebaseerd op het gebruik van 2500 terminals in een campus-achtige omgeving. In zo’n omgeving zal een besparing van 20 procent bij gebruik van 2500 PC’s à 10.000 dollar een besparing opleveren van 5 miljoen dollar (tien miljoen gulden) per jaar.
Zijn hierbij de kosten voor migratie en veranderingen inbegrepen? Worden de opmerkingen van gebruikers juist geïnterpreteerd, dan beginnen de problemen (vooral in Windows) als men na de oorspronkelijke installatie veranderingen tracht aan te brengen. De invoering van nieuwe terminals en systemen en ZAI zal in ieder geval veranderingen of een nieuwe installatie inhouden! Kirwin: "Voor een groot deel worden die kosten in het model verwerkt in de risico-index als implementatie-risico. Maar hoe goed je een model ook probeert te maken, er blijven altijd gebieden die minder precies in kaart gebracht worden. Migratie kun je overigens op twee manieren doen: evolutionair en revolutionair, en ook dat zal een groot verschil uitmaken."
In TCO Analyst zit een levenscyclusmodel dat het mogelijk maakt om planning, acquisitie, invoering, operationele werking en vervanging van een systeem in een tijdsbestek van vijf jaar te beoordelen.
Verbetering van beheer
Met TCO Analyst zet Gartner Group een grote stap in de richting van een betere bepaling van de IT-kosten. En, nog belangrijker, dit nieuwe model zal het mogelijk maken om de IT-kostenstructuur voor een bepaald bedrijf te optimaliseren. Door het variëren van parameters in het model kan men inzicht krijgen in de acties die kunnen worden ondernomen om een bepaalde vermindering van de kosten te bereiken.
Het model blijft echter slechts een model, ondanks alle inspanningen om het zo goed mogelijk op de praktijk te laten aansluiten. Ongetwijfeld zullen ook verschillen tussen Europa en Noord-Amerika van invloed zijn op het gebruik van het model in Nederland. Desondanks lijkt de ontwikkeling van TCO Analyst een flinke stap in de goede richting naar de verbetering van het beheer van IT-systemen. Na veel gepraat en geschrijf over ’total cost of ownership’ is het goed dat er meer inzicht komt in deze nieuwe metriek voor de IT-industrie.
Hein van Steenis,
freelance medewerker Computable
