Een juiste toepassing van IT, en met name Internet-technologie, is van grote invloed op de concurrentiepositie van bedrijven en organisaties. Het verheffen van de Internet-technologie tot standaard van de interne informatievoorziening biedt volgens een projectadviseur bij Senter diverse voordelen: een sterke verkorting van ontwikkelcycli, een functionele scheiding tussen applicatie en gebruikersinterface (de browser) en kortere leertijden.
Internet heeft in zeer korte tijd een geheel eigen plaats veroverd in het denken over en het toepassen van informatietechnologie. Hoewel Internet al tientallen jaren bestaat is de explosieve groei pas enkele jaren geleden begonnen met de introductie van het World Wide Web (www). In essentie is dit www gebaseerd op het ontsluiten van (Html)-pagina’s die met een browser te bekijken zijn. Voor het ontsluiten van informatie via het www biedt het gebruik van Html-pagina’s in toenemende mate maar beperkte mogelijkheden. Om complexere informatiesystemen te realiseren is meer en meer sprake van een integratie van enerzijds Internet-technologie als gebruikersinterface -door middel van de browser- en anderzijds van oorsprong zelfstandige applicaties. Een goed voorbeeld hiervan is de ontsluiting van gegevensbestanden. Deze ontwikkeling wordt dermate belangrijk geacht dat deze van oorsprong niet op Internet gerichte softwareleveranciers, met name databaseproducenten, in toenemende mate zelf met eigen Internet-versies komen.
De nieuwste ontwikkeling rond Internet zijn de applets op basis van Java of Activex. Applets zijn kleine programmaatjes die naar de gebruiker worden opgestuurd. De browsers kunnen deze programmaatjes vervolgens (herhaald) uitvoeren op de lokale PC van de gebruiker. Applets worden tot nu toe veel gebruikt voor het attractiever maken van de informatiepagina’s. De toepassing van dergelijke applets vormen de eerste stappen op weg naar transactiesystemen die lokaal op de PC uitgevoerd kunnen worden. Ook binnen bedrijven wordt op dit moment sterk gedacht aan het inzetten van Internet-technologie.
Nieuwe functionaliteit
Het introduceren van nieuwe technologie is niet zonder risico. Wie herinnert zich nog het pre-VHS-tijdperk toen de strijd nog niet gestreden was en er nog sprake was van Video 2000 en Betamax? Wat is er gebeurd met de DAT-recorders (digital audio tape) als vervanger van de cassetterecorder? En recent de CD-I? Weliswaar nog niet van de markt verdwenen, maar toch zeker niet echt het grote succes dat Philips ervan verwachtte. Daarentegen is de CD-Rom zonder meer een succes. En wat zal de ontwikkeling zijn van de DCC (digital compact cassette), de nieuwe opvolger van de cassetterecorder? Blijven de oude cassettes bruikbaar? Hoe ziet de toekomst er uit van de DVD (digital video disk), de opvolger van de CD-Rom, en zal Isdn het wel halen?
De analyse van technologische ontwikkelingen laat een duidelijke trend zien. Technologische vernieuwingen moeten aansluiten bij bekende functionaliteiten. Als met de introductie van een nieuwe technologie ook een nieuwe functionaliteit wordt geboden, dan is de kans op succes twijfelachtig. De CD-Rom is vooral geslaagd omdat met de nieuwe technologie (het CD-schijfje, ook bekend als muziekdrager, hetgeen niet onbelangrijk is) de functie (opslaan van informatie) niet is aangetast. De CD-I daarentegen introduceerde met een nieuwe technologie ook een nieuwe functie in de vorm van tekstintegratie met geluid en beeld, inclusief een muis-georiënteerde besturing. In de marketing-wereld wordt deze problematiek aangeduid met het introduceren van een nieuw product in een nieuwe markt, hetgeen als een uiterst risicovolle benadering wordt beschouwd.
In het verlengde van het portfolio-denken worden ook ontwikkelingsmodellen uitgewerkt die deze problematiek van nieuwe technologie in relatie tot nieuwe functies uitwerken (zie ondermeer [1]). De kern van deze redenering is dat het realiseren van een nieuwe functie met nieuwe technologie niet in een keer mogelijk is. Het ligt het meest voor de hand om eerst een bestaande functionaliteit met een nieuwe technologie aan te pakken en vervolgens, als de organisatie vertrouwd is geraakt met de nieuwe technologie, de stap te maken naar nieuwe functionaliteit. De ontwikkeling om met bestaande technologie eerst nieuwe functionaliteit te ontwikkelen en dan nieuwe technologie toe te passen, is weliswaar denkbaar maar niet erg waarschijnlijk. Dit zou het traditionele traject zijn om een geheel nieuwe toepassing te ontwikkelen, die functioneel en technologisch niet geïntegreerd is met bestaande toepassingen. En, zoals toegelicht, is het aanbieden van zowel nieuwe functionaliteit als nieuwe technologie vragen om problemen.
Bedrijfsinterne toepassingen
Een belangrijke trend is de ontwikkeling van Internet-technologie voor bedrijfsinterne toepassingen: de intranetten. Zowel softwarebureaus als beurzen en seminars hebben deze onderwerpen de laatste tijd veelvuldig in de aanbieding. Het accent ligt hierbij niet (meer) op het wereldwijd surfen op Internet. Juist het effectief en efficiënt ontsluiten van bedrijfsinterne informatie vormt het draagvlak voor interne op Internet gebaseerde toepassingen. De kernvraag is of bovenstaande ontwikkelvisie ook van toepassing is op de ontwikkeling van dergelijke bedrijfsinterne Internet-toepassingen. In essentie is er immers sprake van het aanbieden van nieuwe toepassingen op basis van nieuwe (Internet)technologie. Voordat deze vraag beantwoord kan worden, is het noodzakelijk dieper in te gaan op de aspecten die een rol spelen bij dergelijke bedrijfsinterne toepassingen. Hierbij zijn drie invalshoeken te onderscheiden: bedrijfsinterne communicatie, bedrijfsspecifieke en bedrijfskritische toepassingen, en ’total cost of ownership’.
Bedrijfsinterne communicatie
Als primaire toepassing wordt Internet-technologie voor bedrijfsinterne toepassingen veelal gebruikt ter verbetering van de interne communicatie. Het betreft een breed scala aan veelal relatief kleine toepassingen. Voor een deel gaat het om toepassingen waarvoor reeds een specifiek computersysteem wordt gebruikt. Vaak betreft het echter ook toepassingen die tot dat moment nog niet elektronisch beschikbaar waren. Gedacht kan worden aan: interne e-mail (eventueel zelfs inclusief plaatjes en geluid), elektronische agenda, overzichten van producten en diensten, tijdschrijfsystemen, relatiebestanden, interne telefoonlijsten, expertise van personen en afdelingen, bijhouden van vragen en antwoorden, openstaande vacatures, enzovoort. Ieder van deze toepassingen is op zich niet schokkend en zal vaak een reactie oproepen, zoals: we hebben toch al e-mail, er is al een pakket voor relaties. Het sterke van een intranet-benadering is dat er een totaaloplossing wordt geboden, waarbij Internet een soort paraplufunctie vervult in de vorm van een uniforme en gestandaardiseerde ontsluiting voor al die verschillende toepassingen. Het succes van deze intranet-ontwikkeling wordt vooral ingegeven door de convergentie naar een ‘de facto’-standaardisering van gebruikersinterface voor verschillende applicaties.
Een van de discussies over dit type toepassingen is in hoeverre werkgroep-software niet hetzelfde biedt of zelfs meer dan een intranet. Interessant is echter wel dat dergelijke werkgroep-leveranciers hun software steeds vaker ook via browser-technologie ontsluiten. Bij een integrale benadering is de bedrijfsinterne communicatie echter slechts één van de aspecten die een rol spelen bij de functionaliteit die een intranet kan bieden.
Bedrijfsspecifieke toepassingen
Een volgende stap in de toepassing van Internet-technologie is de ontsluiting van bedrijfsspecifieke of zelfs bedrijfskritische applicaties. Van oudsher zijn dit de toepassingen die specifiek worden ontwikkeld voor en in opdracht van het bedrijf. Ook de implementatie van modulaire software of de aanpassing van standaardsoftware behoort hiertoe. Uitgaande van specificaties wordt er een oplossing op maat gerealiseerd. Veelal heeft het kiezen van een bepaalde oplossing direct gevolgen voor de infrastructuur of voor andere applicaties. Om een bepaalde oplossing ook draaiend te krijgen in het bedrijf is een specifieke versie van netwerk-software noodzakelijk. Sommige ontwikkeltools werken alleen met bepaalde databases of andersom. Het klassieke voorbeeld was IBM. Wanneer men destijds koos voor een IBM-oplossing, was men voor alle schakels in het automatiseringsproces afhankelijk van IBM-producten: hardware, printers, netwerk, besturingssysteem, applicatie-software, enzovoort. Op het moment is er minder sprake van een dergelijke vergaande afhankelijkheid, maar ze zijn er nog legio. Ook client/server-oplossingen hebben vaak nog elementen van die keten-afhankelijkheid.
Het belang van een Internet-benadering is dat voor de gebruikersinteractie een ‘de facto’ standaardisering wordt gerealiseerd. Ongeacht de onderliggende toepassing is de gebruikersinterface de Internet-browser. Voor de software-ontwikkeling betekent dit dat databases of applicatie- software gestandaardiseerd moeten worden op Internet-technologie. Dit maakt de discussie over eisen aan hardware, netwerk, besturingssysteem, enzovoort veel eenvoudiger: als de applicatie maar communiceert via Internet! Een belangrijk risico en vaak ook een verplichte migratie wordt met een dergelijke Internet-benadering uit de weg gegaan.
Deze visie wordt gesteund door de ontwikkeling dat vrijwel iedere producent van applicatie-software tegenwoordig ook een Internet-versie biedt. Sprekende voorbeelden hiervan zijn de producenten van databases als Oracle (web-server) en Sybase (web-ruler).
‘Total cost of ownership’
Met het toenemende belang van de informatietechnologie wordt ook het kostenaspect steeds belangrijker. Velen hebben ervaren dat het invoeren van (meer) informatietechnologie niet aanwijsbaar leidt tot minder kosten. Daarbij moet men niet uit het oog verliezen dat als er geen informatietechnologie zou worden toegepast er mogelijk geen bedrijf meer zou zijn. Dat informatietechnologie geld kost, is het probleem niet. Wat wel een probleem is, is dat kosten voor informatietechnologie de neiging hebben zich autonoom te ontwikkelen. Als men eenmaal aan een bepaald automatiseringstraject is begonnen, komt men daar niet meer van af. In de praktijk blijkt daarentegen dat een kleine verandering weer geld kost. Na enige tijd blijkt ook nog een nieuwe versie noodzakelijk te zijn, zonder dat er sprake is van nieuwe functionaliteit; voor nieuwe functionaliteit zijn weer nieuwe computers noodzakelijk, enzovoort. Verder zijn de beheerskosten van zowel hardware als applicaties niet onbelangrijke factoren. En met de toename van het aantal computertoepassingen verdient ook de scholing en training van personeel de nodige aandacht.
Het integraal benaderen van de kostenkant van informatietechnologie wordt aangeduid met ’total cost of ownership’. Ook ten aanzien van kostenbeheersing biedt Internet-technologie mogelijkheden. Door te standaardiseren op Internet doorbreekt men een keten-afhankelijkheid die de neiging heeft een autonome ontwikkelingsrichting te dicteren. Een goed voorbeeld is de huidige noodzaak tot migratie naar Windows 95 of Windows NT. Steeds meer applicaties stellen eisen die enkel met een zwaarder computerplatform zijn in te vullen, zonder dat er sprake is van gewenste of noodzakelijke functionaliteiten. Veelal worden er wel nieuwe functionaliteiten geboden, maar is het zeer de vraag of daar wel behoefte aan is. Een voorbeeld hiervan is de toenemende functionaliteit van tekstverwerkers, waarvan in de praktijk maar een uiterst beperkt deel ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Ook ten aanzien van scholing en training biedt het standaardiseren van de gebruikersinterface op browser-technologie evident voordelen. Het werken met een browser is gebaseerd op enkele relatief eenvoudige interactie-modellen die medewerkers al intuïtief of anders met een klein beetje trainen beheersen. Ook het thuis surfen is in deze een niet te onderschatten factor. Dit in tegenstelling tot de noodzakelijk, veelal meerdaagse, cursussen en trainingen die men moet volgen om de traditionele computerapplicaties ook maar enigszins effectief te kunnen gebruiken.
Afhankelijkheid verminderen
De vraag of het introduceren van Internet-technologie een beheersbaar proces is, kan nu eenduidig beantwoord worden. Internet als technologie is relatief nieuw. Toepassingen zijn echter sterk gericht op het ontsluiten van bekende functionaliteiten. Het standaardiseren van meerdere applicaties op diezelfde Internet-technologie heeft bovendien extra voordelen doordat gebruikers minder gebruik hoeven maken van allerlei verschillende toepassingen met ieder een (sterk) afwijkende gebruikersinterface. Als gevolg van deze ‘de facto’-standaardisatie is het vervolgens eenvoudiger om ook complexere toepassingen en nieuwe toepassingen te ontsluiten. Ook is de afhankelijkheid van autonome informatietechnologische ontwikkelingen te doorbreken door te standaardiseren op Internet.
Het daadwerkelijk benoemen van Internet als standaard voor informatietechnologie biedt het management mogelijkheden om weer greep te krijgen op de informatietechnologie. Dit betekent wel dat het toepassen van Internet verder zal moeten gaan dan één of enkele toepassingen. De meerwaarde van Internet komt pas tot uiting als het wordt benoemd als uitgangspunt voor een integrale informatie-infrastructuur dat als transparant koppelvlak fungeert tussen applicatie en gebruikersinteractie.
Hin Oey, projectadviseur bij Senter, ministerie van Economische Zaken.
Guido van der Meulen, informatiemanager bij Delta Lloyd Verzekeringen.
Hans Lipman, manager IT Control bij PTT Telecom
LITERATUUR
[1]. Boers, T.: De ‘business value’ van Internet, Business Online, april (1997)
Donovan, J.J: The second Industrial Revolution, Reinventing your business on the Web, (1997)
Computable: de afgelopen maanden is er een uitgebreide serie geweest over de beheersing van kosten
Jacobs, Jan: Het intranet gaat niet meer weg, CM Corporate, 23 april (1997)
Jansen, W. e.a.: Herontwerpen met informatietechnologie, Lemma BV, Utrecht (1997).
Truijens, J., e.a.: Informatie-infrastructuur, een instrument voor het management, Kluwer Bedrijfswetenschappen, (1990)
Weeme, M. ter, Gebruiksonderzoek Intranet/IT-Site, SFCG Weekly News Index, 9 juni (1997)
