GAK helpt z’n klanten met client/server-model

Schakelen de Nederlandse bureaucratische instellingen echt over van een master/slave- naar een client/server-cultuur? Het Gemeenschappelijk Administratie Kantoor startte relatief vroeg innovatieve projecten om de administratieve lasten van de werkgevers te verlichten. Daarnaast werkt GAK intern al geruime tijd volgens het client/server-concept.

GAK legde in eerste instantie het accent op projecten voor ziekmeldingen (via edi – electronic data interchange – en Videotex), vanwege de enorme omvang en de complexiteit van het daarvoor benodigde berichtenverkeer. Door de veranderingen in de ziektewet, ondermeer de invoering van de eigen-risico-periode, zijn deze verplichtingen zo sterk gereduceerd dat het massale karakter van dit berichtenverkeer sterk is afgenomen.
Daarnaast is het GIS-project (Geïntegreerde informatiestromen) gestart. Door dit project zijn maandelijks bij de salarisverwerking alle voor de bedrijfsverenigingen noodzakelijke gegevens automatisch uit de salarisadministraties af te leiden, zonder dat de werkgever daar naar om hoeft te kijken.
Later is ook nog het Vjog-project (Vereenvoudigde jaaropgave) uitgevoerd. Deze jaarlijkse, door de werkgever te leveren gegevens voor de premieheffing bleek men te kunnen reduceren van soms tientallen tot slechts enkele rubrieken per werknemer, omdat de rest van de data uit de verzekerdenadministratie te halen is.
Die – succesvolle – projecten zijn het gevolg van een nieuwe, klantgerichte instelling. Daarom zijn ze mede te beschouwen als de eerste tekenen van de kentering van een master/slave- naar een client/server-cultuur. De projecten kwamen dan ook tot stand na uitgebreid overleg met de klanten. Dat gebeurde echter nog niet systematisch op basis van het client/server-concept, zowel in organisatorisch als in technisch opzicht.

Privacywetgeving

In technische zin maakt GAK nog gebruik van het store and forward-principe. De werkgevers doen niets anders dan hun personeels- en salarisadministraties op de klassieke manier bijhouden (store), waarna de uitvoer op tape of diskette naar GAK wordt gestuurd (forward). Het client/server-concept is ook pas nodig als meer behoefte ontstaat aan tweerichtingsverkeer, zoals bij Videotex.
Intern werkt GAK wel al geruime tijd volgens het client/server-concept. Diverse productiesystemen maken via het uitwisselen van berichten gebruik van de gegevens van de basisadministraties van werkgevers en werknemers. In de toekomst zullen ook client/server-technieken gebruikt moeten worden in een ander innovatief project, Via Prisma genaamd. Het doel van dit project is dat de werkgever bij de in- of uitdiensttreding van een werknemer en bij een ziekte- of herstelmelding slechts één melding aan Via Prisma hoeft te doen. Via Prisma draagt vervolgens zorg voor de verdere berichtgeving aan alle andere participerende instanties. Die instanties zijn bijvoorbeeld uitvoeringsorganen van de sociale zekerheid, Arbodiensten, zorgverzekeraars en pensioenfondsen.
Omdat daar diverse instanties bij betrokken zijn, liggen de problemen meer op het gebied van de institutionele infrastructuur dan op dat van de technische infrastructuur. Dat komt ten eerste door de privacywetgeving, die op dit terrein meer beperkingen oplegt aan publiekrechtelijke instellingen dan aan private instellingen. De tweede reden is dat de sociale zekerheid in toenemende mate versnipperd wordt over publieke en private instellingen. Ten derde komt het doordat voor de financiering van dit berichtenverkeer een strikte scheiding van private en publieke gelden in acht moet worden genomen. Om aan deze scheiding te kunnen voldoen, moest GAK Via Prisma opzetten als een private onderneming, als werkmaatschappij van de GAK Groep.

Eén centraal punt

Via Prisma was in eerste instantie bedoeld als een gezamenlijk service van een aantal publieke en private organisaties, zonder dat daar een wettelijke grondslag en verplichting aan ten grondslag lag. Voor GAK was het een heel nieuw initiatief. Aard D. Hogendorf, de onlangs benoemde directeur van de ‘innovatiedochter’ van GAK Groep, beaamt dat.
"Het vereist een omslag in het denken van veel mensen, zowel binnen als buiten GAK. Dat betekent ook dat je heel serieus moet nagaan of degenen waarvoor je zegt het te doen het ook nuttig vinden. Zo’n manier van denken is nieuw, niet in Nederland, maar wel voor deze organisatie en de bestuurlijke omgeving. Zo’n omslag krijg je dan ook niet in één dag voor elkaar. Via Prisma is nu anderhalf jaar oud. Op allerlei vlakken zie je nog tegenstrijdigheden tussen oude en nieuwe denkwerelden over publieke en private belangen."
"Via Prisma is geboren vanuit de gedachte van één aanlever- en distributiepunt voor administratief berichtenverkeer, dat als een soort PTT-post berichten van A naar B verstuurt. Daarover zijn in de SV-sector (sociale verzekering) veel discussies gevoerd nadat de werkgevers in 1989 vroegen om één aanlever- en distributiepunt waar ze aan al hun administratieve verplichtingen kunnen voldoen. Die discussies hebben niet geleid tot een gezamenlijk initiatief om dat vanuit de SV-sector te realiseren. GAK Groep heeft dat dan ook uiteindelijk met Via Prisma op eigen initiatief gedaan in de private sfeer. Ook het SFB en Cadans (ontstaan uit de fusie van Detam en BVG) hebben zelf initiatieven ontplooid. Daarmee hebben we het idee van één centraal aanlever- en distributiepunt inmiddels verlaten. Via Prisma zal binnen GAK Groep verder worden uitgebouwd."
Het concept van één aanlever- en distributiepunt zou ook decentraal, door zeer veel aanleverpunten, uit te voeren zijn. Ook de techniek heeft niet stilgestaan. Het gaat erom dat een werkgever één partij heeft die dat voor hem regelt. Door nieuwe ict (informatie- en communicatietechnologieën), zoals Internet, zouden de bestaande particuliere administratiekantoren en computerservicebureaus net zo goed die ene partij kunnen zijn.
"Je bent wel bezig op een terrein waarop alleen maar dissatisfiers aanwezig zijn", betoogt Hogendorf. "Alles wat je aanraakt kan beter. Dat betekent echter nog niet dat je het geld dat daarmee vrij kan komen automatisch tot je beschikking krijgt. We zijn dan ook tot de conclusie gekomen dat dit voor niemand een booming business kan worden. Door de uitwisseling van gegevens effectiever en efficiënter te regelen, kan je er wel voor zorgen dat je kostenpeil naar beneden gaat, maar naast het versturen van berichten van A naar B moet je ook andere services aanbieden. Je moet je dan goed afvragen welk probleem je voor wie aan het oplossen bent. Daar wordt binnen GAK Groep nu verder over nagedacht."

Eenvoudiger en geïntegreerd

Bij GAK hebben de afgelopen tien jaar diverse innovaties plaatsgevonden in de relatie tot de werkgevers. Die innovaties hebben mede te maken met de omslag van de master/slave-naar de client/server-cultuur bij GAK Groep.
Edwin Velzel, directeur IT van GAK Nederland, de publieke poot van de GAK Groep: "Als je naar GAK in het verleden kijkt, werden de bedrijfsverenigingen, die de feitelijk opdrachtgevers waren, als onze klanten beschouwd. De werkgever en werknemer ondergingen de dienstverlening van GAK. Die was gebaseerd op afspraken die op overkoepelend niveau met de werkgevers- en werknemersorganisaties werden gemaakt."
"Inmiddels zijn een paar zaken in de omgeving van GAK sterk aan het veranderen. Onze opdrachtgever-relatie is nu sterk geconcentreerd bij de Lisv (Landelijk instituut sociale verzekeringen), die deze taak van de bedrijfsverenigingen heeft overgenomen. Daarnaast zal de werkgever op termijn, bij een verdergaande privatisering van de sociale zekerheid, als opdrachtgever en klant meer keuzevrijheid krijgen. Een belangrijke transformatie die GAK nu doormaakt is het zich meer richten op de werkgever als klant. De GAK Groep heeft bij zijn vorming als label meegekregen dat het de werkgevers een compleet servicepakket moet bieden, zowel in het publieke als in het private vlak. Vroeger lag dat simpeler. De werkgever had zijn werknemersverzekeringen, af te nemen bij het (oude) GAK, de Detam, het SFB, de BVG of het GUO, afhankelijk van de branche waarin hij zat. Die regelden dan ook alles op het gebied van de arbeidsongeschiktheid, arbeidsomstandigheden en werkloosheidsuitkeringen. Dat is nu sterk versnipperd."
"Als je de metafoor hanteert van client/server, zie je duidelijk dat aan de serverkant de zaak opgeknipt is. GAK doet nog een deel van de sociale zekerheid en de Arbodiensten doen een ander stuk. Commerciële- en zorgverzekeraars nemen weer een ander deel voor hun rekening. De werkgever heeft nu te maken gekregen met een grote hoeveelheid servers, met meerdere partijen. Het master/slave-model van vroeger had het nadeel voor de werkgevers dat deze geen keuze had, maar het voordeel dat al zijn zaken geïntegreerd waren. Hij kon voor al zijn zaken bij één partij terecht. Op dit moment zitten we in een overgangssituatie, waarin de dienstverlening versnipperd is. Als je echter kritisch kijkt, is de keuzevrijheid nog zeer beperkt. De werkgever kan bijvoorbeeld niet kiezen bij welke uitvoeringsinstelling hij de afhandeling van de WAO belegt. Wij gaan ervan uit dat die keuzevrijheid in de toekomst ook bij de werkgever komt te liggen. Dan heb je het client/server-model optimaal benaderd."
"Bij de migraties van GAK in de informatievoorziening van de laatste jaren is het credo: laten we het gemakkelijker maken voor de werkgever. Dat is een belangrijk element in de strategie. Dat zie je bijvoorbeeld bij de melding die de werkgever verplicht is te doen bij in- en uitdiensttredingen van medewerkers. Daar is al een ruime mediumkeuze voor de werkgever. Als hij aan bepaalde voorwaarden voldoet, kan hij kiezen of hij zijn gegevens wil aanleveren op papier, diskettes of tapes, of via Videotex. Hetzelfde geldt voor de jaaropgave, op basis waarvan de premie wordt bepaald. Ook zijn de laatste jaren allerlei initiatieven ontplooid op het gebied van vereenvoudiging en integratie van die informatiestromen. Ons GIS-project en Via Prisma zijn daarvoor bedoeld. De prisma staat voor de ene lichtstraal die erin gaat en de bundel lichtstralen met verschillende kleuren die eruit treedt. De werkgever levert één stroom van informatie in en die wordt voor een deel aan ieder van de participerende partijen doorgegeven. In de relatie met de werkgever streven we dus op diverse manieren naar vereenvoudiging en integratie van informatiestromen."

Eén loket

Via Prisma gaat zich nu vooral richten op de werkmaatschappijen van de GAK- en de Achmea Groep. "De samenwerking met Achmea staat ook in het licht van het bieden van een volledig servicepakket aan de werkgever", vertelt Velzel. "Via Prisma wordt nu gepositioneerd als ondersteuning in die samenwerking om lastenverlichting voor de werkgever te creëren. Vereenvoudigde gegevensaanlevering is daarin een belangrijk element, maar Via Prisma zal zich in bredere zin gaan richten op het makkelijker maken van de sociale verzekeringszaken voor de werkgever, door terugkoppeling en teruglevering van informatie."
"Daarnaast zien we een andere belangrijke organisatorische ontwikkeling bij onze eenheid werkgeverszaken. Dat was een gecentraliseerde afdeling. We willen dat de communicatie met de werkgevers volledig op de districtskantoren terechtkomt. We rusten de medewerkers buitendienst die de werkgevers bezoeken meer en meer uit met moderne hulpmiddelen van ons werkgevers-dialoogsysteem. Deze reorganisatie is ook bedoeld om zo dicht mogelijk bij de werkgever te gaan zitten. Als we ook naar de werknemers, de uitkeringsgerechtigden, als klant kijken, zien we eveneens een aantal trends, waarvan sommige al gerealiseerd zijn. Op elk districtskantoor hebben we een soort servicebalie, dus één loket, neergezet die voor het hele GAK vragen kan beantwoorden."
De vraag is of dat straks ook geldt voor de samenwerking met Achmea. Velzel: "Dat zal niet zonder meer kunnen, omdat we de publieke en de private geldstroom vanwege mogelijke concurrentievervalsing strikt van elkaar gescheiden moeten houden. Het zal nooit toegestaan zijn om via met publieke gelden gefinancierde eenheden commerciële diensten voor Achmea te leveren. We zoeken naar vormen waarin we voor het publiek zo klantvriendelijk mogelijk kunnen optreden, terwijl publiek en privaat gescheiden blijft."

Een rijk pallet

De scheidingsproblematiek is ook bij de aanlevering en distributie van informatie aan de orde. Dat kan de nodige problemen veroorzaken. "Of wij daar last van hebben is niet zo boeiend", zegt Velzel. "We zijn er echter van overtuigd dat de werkgever er last van heeft. Het betekent namelijk dat de aan GAK Nederland aangeleverde gegevens niet te gebruiken zijn door onze Arbodienst of onze verzekeraar. Als GAK Nederland leveren we geen gegevens door, omdat we dat niet mogen vanwege de privacy-wetgeving en de scheiding van publieke en private middelen. Daarom moet dat soort zaken in een private omgeving worden gerealiseerd. Om die reden is Via Prisma ook een werkmaatschappij van onze commerciële holding en niet een onderdeel van GAK Nederland. Het is dus meer een financieel dan een privacy-probleem. Als werkgever en werknemer zelf akkoord gaan met het verstrekken van die gegevens, proberen we dat met Via Prisma te doen."
MKB-Nederland (midden- en kleinbedrijf) is op Internet met een MKB-net bezig. Het is voorstelbaar dat in zo’n MKB-net particuliere administratiekantoren een dergelijke extra dienstverlening voor de werkgevers kunnen leveren. Voor het GAK, het CBS, de Belastingdienst, de Kamers van Koophandel en andere instanties zou het interessant kunnen zijn om daaraan mee te doen.
"We zijn zelf bezig te onderzoeken of en hoe we Internet kunnen gebruiken", vertelt Velzel. "Het moet duidelijk een toegevoegde waarde hebben. Internetten om het Internetten heeft geen zin. Het gaat ons erom dat we een zo soepel mogelijke communicatie met onze werkgevers hebben. Als daar groepen van werkgevers zijn die zich op die manier verenigen, vind ik dat we ons daarbij moeten aansluiten. Via Prisma is tenslotte ontstaan omdat er op dat gebied nog niets was. We hebben daar geen monopolistische kijk op. Onze eerste insteek is dat we willen aansluiten op technologie waar de werkgever zelf aan toe is. ‘Alle werkgevers via Internet’ is geen realistische optie. We zullen altijd een rijk pallet hebben van mogelijkheden om aan te leveren."

Eenvoudige standaarden

Het berichtenverkeer van de werkgever met GAK lijkt omvangrijk genoeg voor het treffen van speciale voorzieningen. Dat verkeer wordt heel anders als de werkgever met dezelfde standaarden en middelen bij alle instanties terecht kan waarmee hij relaties onderhoudt. Dan moeten die instanties echter eerst bereid zijn om op dat punt samen te werken. Daarvoor zullen ze allemaal een deel van de eigen plannen moeten loslaten, omwille van het gemak voor de werkgevers.
"De werkgever bestaat niet", waarschuwt Velzel. "Er bestaat een breed scala aan werkgevers. Sommige doen hun eigen administratie, andere zijn zo groot dat hun eigen automatiseringsafdelingen best tot maatwerkaansluitingen bereid zijn. Weer andere hebben hun administratie ondergebracht bij particuliere administratiekantoren of computerservicebureaus. Die servicebureaus kunnen ook wel speciale voorzieningen treffen. Een aantal is te klein om dat zelf te doen. Die bieden we, zoals bij Via Prisma, een PC-pakket aan waarmee ze op dezelfde manier als bijvoorbeeld met Girotel hun gegevens kunnen aanleveren."
"Een ander belangrijk aspect van de techniek van client/server is dat het succes daarvan en van Internet gebaseerd is op een aantal eenvoudige standaarden. Met Internet kan je de hele wereld aan elkaar knopen als je maar aan bepaalde interfaces en protocollen voldoet; dan kan je wereldwijd terecht, zowel met je client als met je server. De client kan overal bij en met je server kan je alles wereldwijd aanbieden. Het geheim is daar toch de standaardisatie. Wij vinden het van belang dat de privatisering in de sociale zekerheid gepaard gaat met standaardisatie van berichtenverkeer. Daardoor kan de werkgever zijn informatie ook eenvoudiger aanbieden aan de diverse uitvoerders. Je ziet dan ook dat GAK zwaar vertegenwoordigd is in alle standaardisatiecommissies die op het gebied van gegevensuitwisseling het nodige moeten regelen. Daar werken we aan mee en dat juichen we toe."

Internettechnologie

Met het toepassen van client/server-technologie heeft GAK al jaren ervaring en er bestaan plannen om daarmee verder te gaan. "GAK heeft al tien jaar een client/server-architectuur op het gebied van de gegevenshuishouding", aldus Velzel. "Sinds een jaar of tien is er een centrale basisregistratie. Die staat via een heel losse koppeling, op basis van berichtenuitwisseling, in contact met de procesapplicaties voor de WW, Ziektewet en WAO. Dat stelt ons in staat om flexibel om te gaan met die centrale database, omdat je daar wijzigingen in kan aanbrengen zonder dat je alle procesapplicaties moet aanpassen."
"Die centrale basisadministratie heeft betrekking op de werknemers- en de werkgeversgegevens. De databases daarvan zijn benaderbaar voor alle applicaties op alle platformen via een berichten-mechanisme. Dat is een vorm van client/server en gedistribueerde databases die een hoge mate van flexibiliteit heeft opgeleverd."
"We gaan nu verder met client/server in de zin van PC’s en terminals. De meeste primaire procesapplicaties zijn nog gebaseerd op de klassieke host/terminal-technologie. We gaan de komende drie à vier jaar een migratietraject in waarin we ons baseren op Internettechnologie. We leggen een intranet aan bij GAK. Dat biedt ons aan de client-kant met behulp van PC’s en NC’s (netwerk computer) een grafische gebruikersinterface, gebaseerd op Internettechnologie. Aan de serverkant kan je een veelheid van applicatie- en database-serverdiensten aanbieden. Je kan je daarbij voorstellen dat we om onze legacy-systemen een schil bouwen, waardoor deze ook als dienst- of gegevensserver zijn aan te sluiten op het intranet. Daardoor zijn ze ook te benaderen en te ontsluiten voor onze procesapplicaties."
"Het intranet zal het belangrijkste netwerk worden binnen GAK. We hebben een uitgebreid modern TCP/IP-netwerk dat op onderliggende ATM-technologie wordt uitgevoerd. Nu is het een kwestie van PC’s en NC’s neerzetten die Internet-protocollen kunnen gebruiken. We bevinden ons in de startfase. Via een aantal pilots gaan we dat breder invoeren. We zouden met Internettechnologie straks ook een koppeling kunnen leggen met het extranet. Op het moment dat Internet een betrouwbaar medium is, zullen we met werkgevers ook proberen te komen tot gegevensuitwisseling via het extranet. Ik voorzie dat we onze gegevens de komende jaren intern via ons intranet en met onze externe relaties via ons extranet zullen uitwisselen."

De tijdgeest

GAK kent client/server-relaties met werkgevers en in de technologie. Is daartussen een wisselwerking te zien of zijn het ontwikkelingen die los van elkaar staan?
"Ik zie niet direct echte oorzaak/gevolg-relaties", zegt Velzel. Vervolgens wijst hij op de trend naar individualisering. Die leidt ertoe dat afnemers zelf keuzes willen maken. "Een bedrijf als Microsoft heeft met zijn client/server-technologie heel succesvol ingespeeld op de dynamiek van de eindgebruiker die zijn eigen omgeving wil creëren en het daarin zelf voor het zeggen wil hebben. De tijdgeest leidt er ook toe dat in de sociale zekerheid de calculerende, mondige burgers en werkgevers opstaan, en dat een tendens naar decentralisatie is ontstaan. De individualisering als megatrend heeft dus ook de grondslag gelegd voor client/server-relaties op dit gebied."
Dit wekt de indruk dat GAK moest overstappen van een master/slave- naar een client/server-cultuur omdat de eerste niet meer te handhaven was. "GAK is al een aantal jaren geleden begonnen met meer werkgeversgericht gaan werken", aldus Velzel. "GAK zit nu middenin die transformatie. We hebben gezegd dat de werkgever de opdrachtgever van de toekomst wordt; daar geloven we in. Dat is ook de reden geweest van de oprichting van GAK Groep en daarna van de samenwerking tussen GAK Holding en Achmea. We zien die werkgever als klant en we willen het werk dat ze moeten verrichten eenvoudiger maken."
Velzel zegt telkens weer dat hij het voor de werkgevers wil doen, maar vraagt die werkgever daar wel om; zit de klant er echt op te wachten? "Misschien moet ik het anders formuleren", denkt Velzel. "We signaleren de trend dat het master/slave-model niet meer opgeld doet. De werkgever wil zelf zijn keuzes maken en zo min mogelijk rompslomp hebben van de hele administratie daarom heen. Wij spelen daarop in door de benodigde producten en services te bieden. In de overgang die je moet maken van een master/slave- naar een client/server-organisatie is één van de belangrijkste elementen dat je goed gaat luisteren naar wat de klant van je verwacht; dat je vraagt wat hij wil. GAK heeft altijd al een aantal overlegorganen gekend met werkgevers. Voor de start van Via Prisma hebben we een uitgebreid marktonderzoek gedaan, waaruit die signalen ook duidelijk naar voren kwamen. Evenals vanuit onze 29 districtskantoren, via de directeuren en medewerkers in de buitendienst die directe contacten met de werkgevers hebben. Die signaleren ook dat de werkgevers niet zitten te wachten op het nog complexer maken van de sociale zekerheid en het verder verhogen van de administratieve lasten."
 
Ton van den Haspel, freelance medewerker Computable
 
Transformatie
Diverse Nederlandse bureaucratische instellingen lijken bezig te zijn met een omschakeling van een master/slave- naar een client/server-cultuur. Zijn ze daartoe in staat? Maken nieuwe informatie- en communicatietechnologieën dat beter mogelijk? Houden nieuwe technologieën verband met het vermogen van de instellingen tot zo’n omschakeling, of zijn dat zaken die los van elkaar staan? Hoeveel tijd en moeite kost een dergelijke transformatie in een bureaucratische instelling? Om het antwoord op deze en andere vragen te vinden, bezocht Ton van den Haspel, deskundige op het gebied van client/server-management, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de Belastingdienst en het Gemeenschappelijk Administratie Kantoor (GAK) om na te gaan hoe het met de innovaties is gesteld.
Dit derde artikel behandelt de overgang van master/slave naar client/server bij het GAK. Het eerste artikel betrof het CBS en het tweede de Belastingdienst. Het vierde en laatste deel zal de achtergronden en kernbegrippen van de omschakeling behandelen.