Baan V komt eraan. Dit pakket voor ‘enterprise resources planning’ zou verder naar de gebruiker toe kruipen en meer dan zijn voorganger werkstroomgeoriënteerd zijn. Met ‘dynamic enterprise modeling’ moet het systeem aan te passen zijn aan grote veranderingen in de werkstroom. Daarbij wordt gekeken naar de organisatie in zijn geheel, en niet alleen naar de administratieve organisatie.
Voortdurend beweegt Baan zich dichter naar de gebruiker; twee decennia geleden al met werkstations en de Baan Shell, vervolgens met het gebruiksvriendelijke en flexiblele mrp-pakket Triton (material resources planning). Momenteel is er erp-Baan IV (enterprise resources planning) met templates en een tool voor statisch modelleren. Baan V komt er aan met dynamisch modelleren voor business re-engineering. In dit continue ontwikkeltraject heeft Baan steeds het voortouw genomen, daarbij de concurrenten achter zich latend.
De primaire verandering in Baan V is dat het werkstroom-georiënteerd wordt. Geheel nieuw is dat niet, want nu al bevat Baan IV een gehalte aan werkstroom. Werkstroom-oriëntatie moet. "Het is de mogelijkheid om dichter naar de organisatie toe te kruipen", stelt Cor Visser van This, partner van Baan.
"De werkstroom is het geheel van acties die berusten op onderling aangegane verplichtingen. Die acties vinden plaats op de knooppunten in een werkstroom. Echter, bij het uitvoeren van die acties speelt niet alleen de werkstroom. De systeemarchitectuur, de administratieve en de sociale organisatie zijn mogelijk nog belangrijker. Het gaat meer en meer om de organisatie in zijn geheel en niet om alleen de administratieve organisatie. Wanneer we het verband leggen tussen werkstromen, systeemarchitectuur, administratieve organisatie en sociale organisatie, en dat als een geheel beschouwen, moeten we niet meer spreken van werkstroommanagement, maar van werkmanagement. Werkmanagement is volgens ons bureau de nieuwe kern van Baan V."
De accentverschuiving komt mede uit de Baan-partner-omgeving. In het denken van Jan en Paul Baan hebben klant en organisatie altijd voorop gestaan. Aanvankelijk kon de klant alleen worden bediend met effectieve informatietechnologie. Die is verwezenlijkt met de Baan Shell, Unix, de PC met Windows, de client/server-aanpak en het flexibele en functioneel rijke mrp-pakket. Daaraan was de doorbraak naar de markt van de grote gebruikers te danken. De volgende stap betrof het op maat maken en goedkoop en gebruiksvriendelijk implementeren van Baan IV. Orgware werd geboren, aanvankelijk als tool voor het modelleren en ad hoc wijzigen van het mrp-systeem. Op dit moment is Orgware een van de tools in het systeem voor dynamic enterprise modeling; het modelleren van het erp-systeem wordt dynamisch. Nu worden de hulpmiddelen geprogrammeerd voor het toepassen van ‘dynamic enterprise modeling’. Ze leggen het verband tussen de werkstroom, de informatietechnologie, de administratieve organisatie en de sociale organisatie. Baan wordt daarmee meer en meer de leverancier van het geautomatiseerde systeem voor ondersteuning van werkmanagement; dat is veel meer dan leverancier van een erp-systeem.
Afspraken
Voor het ontwikkelen van een werkstroom-georiënteerd systeem met een ‘Dynamic Enterprise Modeler’ is veel kennis nodig. Die verzamelt Baan met zijn partners, die ook worden ingeschakeld bij de beoordeling van concepten en ontwerpen. Een van hen is Ten Ham Informatie Systemen (This) uit Lunteren. Dit bedrijf legt zich ondermeer toe op het traject ‘erp, werkmanagement en bedrijfsmodellering’. Partner voor deze groep is Cor Visser. Hij legde met zijn medewerkers het concept en het ontwerp van werkmanagement/dem op de pijnbank. Ze volgen nu de eerste praktijkgevallen. Hun oordeel: een uniek, vooraanstaand en goed uitgewerkt concept en ontwerp.
Werkmanagement, het geheel van onderlinge, aan elkaar geschakelde afspraken (commitments), dient het realiseren van doelen. "Bij elkaar vormen die doelen, met alle achter en naast elkaar gezette stappen, het bedrijfsproces", aldus Visser. Dat bedrijfsproces speelt zich af op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Iedere laag speelt het spel volledig mee. Zowel top- en middenmanagement als uitvoerders spelen hun rollen in het uitvoeren van al die processen.
De complexe processen spelen zich af op de werkvloeren, aldus Visser. Daar maken werknemers veel werkafspraken. Een deel daarvan is formeel, een deel informeel. Het gaat er daarbij ondermeer over welke offertes de behandelaar zelf mag ondertekenen, welke de chef moet accorderen, hoe betalingen geregeld moeten worden, en hoe productwijzigingen en versies behandeld moeten worden. Het netwerk van die afspraken is groot, verandert voortdurend en is bovenal zeer bedrijfsspecifiek.
Op basis van de afspraken worden besluiten genomen, zoals goed-of afkeuring, of het verzamelen van meer informatie. Een goed- of afkeuring is een gevolg van een activiteit. Een werkstroom is nu niets meer of minder dan een netwerk van activiteiten. De beslissingen worden genomen op de knooppunten van die activiteiten, zodat aldaar de noodzakelijke voorwaarden bekend moeten zijn. In een knooppunt vinden we dus bijvoorbeeld informatie over beslissingsvoorwaarden, zoals: als het offertebedrag kleiner is dan driehonderdduizend gulden, dan mag X goedkeuren, daarboven Y. Zulke beslissingen kunnen afhangen van veel voorwaarden en dientengevolge gecompliceerd zijn. Bovendien zijn zowel de manieren van besluitvorming als de achterliggende activiteiten voortdurend aan verandering onderhevig. Bij het modelleren van het werkproces worden ook de beslismomenten voor bijvoorbeeld de routering van het werk opgenomen.
De rollen zijn omgedraaid. In het conventionele systeem wordt alsmaar informatie ingevoerd, in het werkstroom-georiënteerde systeem resulteert de order in een stroom van besluiten, die overigens ook in hoge mate te automatiseren zijn. Op de knooppunten zijn immers de voorwaarden voor besluitvorming te geven.
Besluitvormingsketen
Het netwerk van activiteiten is voor iedere onderneming uniek en sterk afhankelijk van de organisatiecultuur. De ene organisatie heeft hoegenaamd alles zeer formeel geregeld, de andere opereert informeel, maar is wel gecertificeerd en volgt stipt de vastgestelde procedures. De ene onderneming is zeer principieel met zijn betalingsregelingen, terwijl de andere klant-georiënteerde regelingen treft. Zo’n cultuur groeit geleidelijk, en verandert door personeelsmutaties, en door wijziging van producten en processen door re-engineering en redesign. Al die veranderingen betekenen dynamiek in het netwerk van activiteiten en commitments. In veel gevallen is het niet zinvol om dat totale netwerk te modelleren, te kwantificeren en in kaart te brengen. In eerste instantie komt alleen het formele deel van het netwerk in aanmerking om onder te brengen in een werkstroommodel. Het modelleringsproces is tijdrovend. Als gevolg van die modellering worden echter de goederenstroombesturing, de administratieve organisatie en de communicatiestructuur in beeld gebracht en geformuleerd.
Wanneer dat werkstroommodel eenmaal ontwikkeld en in werking gesteld is, komt de vraag naar de dynamiek van het modelleren aan de orde. Dan moeten namelijk ad hoc wijzigingen in het netwerk aan te brengen zijn. Baan heeft hiervoor de ‘Dynamic Enterprise Modeler’ ontwikkeld en bouwt deze verder uit.
Cor Visser heeft met zijn collega’s het concept en het prototype van dem bekeken. Voordat deze op de pijnbank is gelegd, is een aantal beoordelingscriteria vastgesteld. Deze zijn afgeleid van de omgevingen waarin de Modeler moet kunnen functioneren. Een belangrijk aspect daarbij is de complexiteit van de te modelleren processen. Een beslissing op een knooppunt heeft gevolgen. Als is vastgelegd dat X over de personeelsaanname beslist, maar zo nu en dan langdurig in het buitenland zit, wie neemt dan deze besluitvorming waar? Besluitvormingsketens kunnen lang en gecompliceerd zijn. Men moet beheerst kunnen overgegaan van formeel naar informeel sturen. Het veranderen van een schakel in de keten kan veel gevolgen hebben. De ‘Dynamic Enterprise Modeler’ is het instrument om die keten van activiteiten dynamisch te bouwen, te beheren, te beheersen en te onderhouden.
‘Templates’ en bouwstenen
Dem is niet alleen het tool om een erp-systeem dynamisch te veranderen, maar – voorafgaand daaraan – ook het tool om het systeem te bouwen. Basis voor de systeembouw zijn de al langer bestaande templates van diverse type bedrijfsprocessen. Baan heeft de afgelopen jaren in samenwerking met partners een aantal van die templates ontwikkeld. De meest recente is die voor de semi-procesindustrie. Het voordeel van zo’n ’template’ is dat de gebruiker een goed herkenbaar erp-systeem krijgt aangeboden, dat volgens ‘best practises’ is samengesteld.
Zo’n template is nu nog samengesteld uit push- of pull-systemen voor besturing van de goederenstroom. In de laatste versie van Baan IV is daaraan een aantal werkstromen voor afhandeling en besturing van de administratieve processen toegevoegd.
De template in Baan V kent een activiteiten-structuur met aan de activiteiten gekoppeld de programma’s voor het samenstellen van productstructuren, de product- en procesconfigurator, het berekenen van behoeften, voorraadregels, scheduling en dergelijke. Wanneer een bepaalde activiteit in het erp-netwerk aan de orde is, wordt het betreffende programma aangeroepen en kan onder gestelde voorwaarden bijvoorbeeld een behoefte of een schedule worden berekend.
Een template bestaat dus uit een specifiek netwerk van activiteiten. Aan elke activiteit zijn het programma en de voorwaarden voor het kunnen uitvoeren van de activiteit verbonden. In dem is een bibliotheek met activiteiten opgenomen. Met de daaraan verbonden modelleringsstool wordt het mogelijk om activiteiten aan het model toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Dem is dus niet alleen een gereedschap waarmee de onderneming de administratieve organisatie en goederenstroombesturing naar de hand kan zetten. Het is ook het middel voor re-engineering van het informatie- en besturingsproces. Als een klant automatisch wil betalen op basis van het signaal dat de goederen in het magazijn zijn ontvangen, is die activiteit in het netwerk in te passen. Dankzij de mogelijkheid tot sturing van de voorwaarden waaronder een bepaalde activiteit moet plaatsvinden, is die activiteit vervolgens klant-specifiek te regelen.
Een aantal van de bovengenoemde elementen was al terug te vinden in de ‘Dynamic Enterprise Modeler’. Nieuw is de vergrote dynamiek in het veranderingsproces en het feit dat de programma’s voor het uitvoeren van de activiteiten worden geprogrammeerd in Java. Of Baan V bij zijn verschijnen al volledig in Java wordt uitgebracht, is onduidelijk.
Het nieuwe erp-systeem wordt slank, dynamisch en volledig aanpasbaar aan de cultuur van de organisatie. Dankzij de faciliteiten voor het genereren van managementinformatie (ook dat is een facet van werkmanagement) is het goed te beheren en uitermate geschikt voor dynamisch modelleren.
In de toekomst is er nog meer te doen op het gebied van vernieuwingen. Baan wil nog dichter naar de gebruiker toe kruipen, langs meerdere lijnen. De ‘Dynamic Enterprise Modeler’ is geschikt voor het dynamisch modelleren van het erp-systeem; voor re-engineering. Boven reengineering staat redesign; niet alleen van het erp-systeem, maar ook van de goederenstroom zelf. Een ander gebied is het inbouwen van kennis in het systeem. Het uitvoeren van een activiteit veronderstelt kennis. Die kennis kan aan het betreffende object worden gekoppeld. Meer in het algemeen wordt Baan V volledig object-georiënteerd en open. Dat betekent dat de klant nog veel meer dan nu aan het woord komt. Met de mogelijkheden om creatiever met de goederenstroombesturing om te gaan, ontstaat bij de afnemer veel nieuwe kennis. Waar mogelijk neemt Baan die kennis over. Daarmee draagt Baan V ook bij aan een versnelde ontwikkeling van de logistiek en van het logistieke management. Baan wordt meer en meer kennisleverancier.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker Computable
