Bij de overheid gaat het met de automatisering met grote regelmaat verschrikkelijk mis. Zinloze geldsmijterij als bij Vrom zou in het bedrijfsleven tot faillissementen leiden, meent Peter van der Berg.
Gaat het bij de overheid met de automatisering slechter dan in het bedrijfsleven? Het artikel Overheidsinformatisering volgens twee zwartkijkers (Computable, 16 mei 1997) lezende, kan ik mij toch niet aan de indruk onttrekken dat beide ‘professionele zwartkijkers’ het iets te rooskleurig zien. Gezien het feit dat de overheid klaarblijkelijk een grote opdrachtgever voor beide heren is, zou het voor hen niet zo verstandig zijn al te kritisch te zijn.
Naar mijn ervaring gaat (ging) het bij de overheid met grote regelmaat verschrikkelijk mis. Vergelijkbare situaties zouden in het bedrijfsleven tot veel faillissementen hebben geleid.
K. Van der Steenhoven haalt ondermeer Vrom aan als instantie waar het zo ‘goed’ ging. Aangezien Vrom in mijn overtuiging en wetenschap het juist als afschrikwekkend voorbeeld kan dienen, denk ik dat Van der Steenhoven iets genuanceerder zou moeten zijn. Vrom is namelijk het ministerie dat onder Nijpels besloot om al zijn departementen op één centrale computer aan te sluiten, omdat dat ondermeer ‘makkelijk voor de interne post’ zou zijn. Zo gezegd zo gedaan. Na een ingewikkeld voortraject met veel afwegingen en discussies besloot men een mainframe te installeren van een bekende grootheid op dat gebied. Diens offerte was redelijk, slechts enkele tientallen miljoenen, en dus ging men over tot bestellen. Na verloop van tijd stond er in de kelder bij Vrom een grote rij kasten met knipperende lampjes en grote, draaiende spoelen. Het management bij Vrom was zeer tevreden. Het leek tenslotte net echt, zo zag je het ook op televisie. Maar toen kwam de domper; hoe zette je het ding aan het werk?
Het ministerie van Vrom had, met al zijn voorstudie en zorgvuldig wikken en wegen, verzuimd de applicatiesoftware erbij te bestellen. Daar stond de prachtige machine, zoemend dat het een lust had, zonder enig resultaat. Koortsachtig zocht men naar een oplossing, maar helaas kon op deze op maat gemaakte machine alleen op maat gemaakte applicatie-software draaien; standaardpakketten bestonden niet. Ook de kennis en de ontwikkeltools om de klus te klaren waren er niet, zodat het doel waarvoor deze machine in huis was gehaald, onmogelijk te bereiken was. Vele maanden, extreem dure consultants en miljoenen guldens later kon er in ieder geval een posttraceersysteem op draaien. Het had echter één nadeel: alle ambtenaren bij Vrom werkten met PC’s, waardoor er een emulator moest draaien om te communiceren met het mainframe. Deze nam zoveel geheugen in beslag dat het niet mogelijk was daarbij ook nog Wordperfect te gebruiken. Iedereen die post wilde opzoeken of aanmelden moest zijn computer ‘rebooten’ om de emulator te draaien en daarna opnieuw om Wordperfect te draaien. Als de emulator eenmaal geladen was, was hij niet te verwijderen.
Het mainframe heeft zo ongeveer een jaar dienst gedaan, daarna nog een zwakke poging gedaan om als netwerkserver te fungeren achter Novell Netware en is toen stilletjes ten grave gedragen bij de verhuizing naar het nieuwe gebouw. Dag veertig miljoen gulden…
Geldsmijterij
Je zou denken dat Vrom door schade en schande wijs was geworden. Niets is minder waar. Bij de bouw van het nieuwe ministerie werd gelijk het modernste netwerk aangelegd, geheel van glasfiber. Dit keer zou het een goed en modern systeem worden. Na heel veel valse starts en lang ploeteren werden in het gebouw ongeveer 120 Netware-servers in één groot netwerk geplaatst, en werden alle ambtenaren voorzien van 80486-werkstations. Vrom werkte al sinds jaar en dag met Wordperfect, dus werd dat weer geïnstalleerd. Met de shell-voorzieningen van WP was e-mail ook mogelijk; iedereen was zowaar tevreden. Printen was nog wel eens een avontuur, je wist nooit zeker waar je document op zou duiken, maar daar viel mee te leven. Eindelijk was er een werkend systeem en kon men datgene doen wat men wilde: veel documenten typen en verwerken. Mooi zo laten, zou een normaal bedrijf denken. Zo niet Vrom. In 1995 – het systeem werkte nu een jaar naar behoren – kwam een snelle en dynamische manager op het lumineuze idee om heel Vrom over te schakelen op Windows 95. Niemand zou kunnen zeggen dat de overheid niet mee ging met zijn tijd. Dit keer geen lange haalbaarheidsstudies, geen moeilijke kosten/baten-analyses en geen lange onderzoeken naar het nuttig rendement. Jong, snel, dynamisch; we gaan ervoor! Op dit moment is het proces gaande. Alle, nog lang niet afgeschreven computers (zo’n drieduizend) moeten weg. Iedereen moet een mooie snelle Pentium klassecomputer voor de overstap naar Windows 95. Een beetje duur, maar ja. Ook moet iedereen over op Word voor Windows, dus moeten alle ambtenaren naar een cursus Word. Verder een cursus Windows 95, want dat is zo gebruiksvriendelijk dat er minstens twee dagen opleiding voor nodig is. Voor de operatie was dertig miljoen gulden uitgetrokken. Het staat nu wel vast dat het meer wordt.
En nu de klap op de vuurpijl: alle ambtenaren hebben een rondschrijven gekregen dat bij het aanmaken van documenten een zo groot mogelijke soberheid betracht moet worden. Dus geen mooie fonts, leuke plaatjes, prachtige statistieken of andersoortige persoonlijke verfraaiingen, want dat kost veel te veel tijd. Aangezien dat nu juist de enige meerwaarde van Word boven Wordperfect is, kan men zich in alle gemoede afvragen of ze bij Vrom helemaal stapelzot zijn geworden. Vrom heeft nu minimaal dertig miljoen gulden uitgetrokken om over te gaan op Windows 95 en Word voor Windows, nog eens minstens hetzelfde bedrag verloren aan kapitaalvernietiging door de vervroegde afschrijving van alle bestaande computers en netwerken (want natuurlijk moesten er ook nieuwe servers komen), en jarenlange kennis van en ervaring met Wordperfect weggegooid om te bereiken dat iedereen precies dat kan doen wat hij altijd al kon, alleen nu wat langzamer en met meer storingen. Nee, bij de overheid gaat het zo slecht nog niet met de automatisering, in ieder geval uit het oogpunt van alle betrokken ‘professionele zwartkijkers’, consultants en leveranciers. Want Vrom is een blijvende bron van inkomsten.
P. v.d Berg, Den Haag
