Informatietechnologie is één van de ondersteunende middelen waarmee een organisatie zich kan onderscheiden van de concurrentie, aldus de directeur Automatisering van de Robeco Groep. Essentieel voor een IT-manager is het kunnen omgaan met onzekerheden in een zeer turbulente omgeving. Een manier om die onzekerheden te elimineren, is de systemen zo flexibel en adaptief mogelijk te maken. Dan is er immers de ruimte om met nieuwe technieken te experimenteren en deze desgewenst te implementeren, en om snel te reageren op nieuwe gebruikerswensen.
Hoe ga je als IT-manager om met onzekerheden? Aan de ene kant heb je te maken met veranderingen in de markt waarop een organisatie actief is. Aan de andere kant zijn er die snelle ontwikkelingen op het gebied van de informatietechnologie. Je moet voortdurend keuzes maken. Het vervelende is dat je de vraag of je de juiste keuze hebt gemaakt meestal pas na verloop van tijd kunt beantwoorden. Hoe turbulenter de omgeving, hoe meer onzekerheden je hebt. Net als ieder ander probeer ik die onzekerheden zoveel mogelijk te elimineren", aldus Rik Op den Brouw, directeur Automatisering van de Robeco Groep.
"Om onzekerheden te elimineren is het belangrijk ervoor te zorgen dat de systemen die je oplevert zo flexibel en adaptief mogelijk zijn. Daardoor ben je namelijk in staat om met nieuwe technieken te experimenteren en die, bij bewezen geschiktheid, te implementeren. Tegelijkertijd kun je snel reageren op vragen van gebruikersafdelingen die willen dat je hen met informatietechnologie ondersteunt in hun pogen om met nieuwe producten of diensten snel te reageren op marktontwikkelingen."
"Toen we een paar jaar geleden te maken kregen met Internet, werden er, zo herinner ik me, discussies gevoerd tussen mensen die wel en niet in het fenomeen geloofden. Ik vond dat onzinnige en irrelevante discussies waar het om de technologie gaat. Het is op een gegeven ogenblik immers de markt die bepaalt of zich iets doorzet. Je kunt als organisatie daarom het best op kleine schaal met nieuwe technieken experimenteren. Zet een trend door, dan heb je ervaring opgedaan. Blijkt het loos alarm te zijn, dan is er ook geen man overboord. Hetzelfde geldt voor de NC, de netwerkcomputer van Larry Ellison van Oracle. Het is zinloos om je af te vragen of het een goede ontwikkeling is. Experimenteer ermee. Daarom moet je infrastructuur flexibel en adaptief zijn. Ik denk dat we als Robeco Groep redelijk mee kunnen."
Opnieuw gebruiken
De Robeco Groep is gehuisvest in een twintig verdiepingen tellend gebouw aan de Rotterdamse Coolsingel. Op elke verdieping ligt een token ring-netwerk. Deze zijn met een Fddi-backbone (Fiber distributed data interface) aan elkaar en het rekencentrum gekoppeld.
Robeco is een blauw bolwerk. Een mainframe, RS/6000-machines, PC-servers en werkstations zijn afkomstig van IBM. De Robeco Groep beweegt zich op het terrein van sparen, beleggen en verzekeren, en ontplooit activiteiten op het gebied van onroerend goed. Ze doet dat voor ongeveer één miljoen aandeelhouders, van wie ruim de helft ook klant is. Bij de Groep, die alles bij elkaar zo’n 90 miljard gulden beheert, werken bijna duizend mensen.
Het kernsysteem is in het begin van de jaren negentig opnieuw opgezet en in 1993 in gebruik genomen. Het is een applicatie, geschreven in ADS en Cobol, die op het mainframe draait, met Idms als onderliggende database. De programmatuur is niet productgewijs maar klantgericht opgezet. "Ik vraag me af of we het ons nu nog kunnen permitteren om zo’n systeem helemaal opnieuw op te zetten", merkt Op den Brouw op. "In het begin van de jaren negentig kon het nog. De organisatie was wat kleiner, het aantal producten was nog niet zo groot en het vraagstuk van time-to-market speelde ook nog niet zo erg. Toen het nieuwe systeem operationeel werd, voerden we vijftien spaar- en beleggingsproducten. Nu zijn het er 75. Overigens hebben we die nieuwe producten zonder veel moeite in het bestaande systeem kunnen onderbrengen, ondanks het feit dat we toch in een heel traditionele omgeving ontwikkelen en implementeren."
"Het is mijn overtuiging dat de flexibiliteit van een informatiesysteem wordt bepaald door de aanpak en niet zozeer door de middelen", vervolgt Op den Brouw. "Wij hebben gekozen voor een modulaire en parameter-gestuurde opzet van het systeem. Daardoor zijn we in staat om eenmaal ontwikkelde delen opnieuw te gebruiken. Dat geldt ook voor onze beleggingssystemen, die we met Oracle Case in een Unix-omgeving ontwikkelen."
Veranderingen zijn desondanks niet uitgesloten, zo maakt Op den Brouw duidelijk. "Natuurlijk komen we op een punt waarop we ons moeten gaan afvragen of we op deze – traditionele – manier zullen doorgaan. In principe kunnen we met de huidige technologie onze business goed ondersteunen. Informatietechnologie is hier geen beperkende factor. Echter, de praktijk wijst wel uit dat onze ontwikkel- en bouwtijden soms langer zijn dan de commerciële afdelingen die een nieuw product op de markt willen zetten lief is. De applicaties waar we over praten kenmerken zich altijd door de grote getallen. Zo hebben we achthonderd rekeningen bij 150 banken lopen en hebben we geld belegd in zo’n tienduizend fondsen. De vraag hoe we onze productiviteit kunnen verhogen blijft hoogst actueel."
Onderscheidend vermogen
Ligt het antwoord in object-oriëntatie? In rapid application development (rad)? In de aanschaf van pakketten? Het zou natuurlijk prachtig zijn als er een eenduidig antwoord valt te geven. Dat is echter, helaas, niet mogelijk. Elke situatie vereist telkens weer een zorgvuldige afweging van de mogelijkheden om een bepaald instrumentarium in te zetten. Naast flexibele en adaptieve systemen is dat volgens Op den Brouw ook een manier om onzekerheden te elimineren.
"Tien jaar geleden had je IBM dat de markt vertelde wat er ging gebeuren. Iedereen, gebruiker en IT-leverancier, volgde. Tegenwoordig is de aanbiedersmarkt sterk gefragmenteerd en vertelt iedereen zijn eigen verhaal. Of het nu gaat om een ontwikkelomgeving, hardware of software, bij elke investeringsbeslissing zul je serieus moeten nadenken over de richting waarin zowel de markt als de technologie zich zullen gaan ontwikkelen", luidt de mening van Op den Brouw, die zijn stelling met een aantal voorbeelden toelicht.
"Neem nu de vraag: gaan we software zelf ontwikkelen of selecteren we pakketten? Informatietechnologie is één van de ondersteunende middelen die ervoor zorgen dat je je als organisatie kunt onderscheiden van de concurrentie. Tegelijkertijd helpt de automatisering bij het uitvoeren van basisprocessen. In het laatste geval, dus daar waar informatietechnologie geen bijdrage levert aan het onderscheidend vermogen van een organisatie, kun je zeer wel een softwarepakket kopen. Er is geen Nederlander die zijn geld bij de Robeco Groep onderbrengt omdat wij het beste grootboek ter wereld hebben. Nee, iemand komt bij ons omdat we hem goede informatie en advies geven en de administratie rond zijn rekeningen goed en snel verzorgen."
Standaard componenten
"De systemen die ons daarbij ondersteunen ontwikkelen we zelf, omdat we daarin ons onderscheidend vermogen kunnen vastleggen", vervolgt Op den Brouw. "In zulke systemen zijn echter componenten te vinden die standaard zijn. In alle girale systemen is de renteberekening precies hetzelfde. Die functies zou ik graag als objecten willen kopen. In die zin denk ik dat object-georiënteerde ontwikkelomgevingen van groot nut kunnen zijn, mits wordt voldaan aan de voorwaarde dat objecten geschikt zijn voor hergebruik. Met het kopen van standaardpakketten voor basisprocessen en objectbibliotheken voor bedrijfskritische applicaties is onze productiviteit te verhogen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van rad-technieken. Deze gebruiken we bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van systemen waarvan de toekomstige gebruikers ook niet precies weten hoe ze eruit moeten zien."
"Rad zal in belang toenemen naarmate we informatietechnologie gaan inzetten op compleet nieuwe gebieden, waarmee zowel de automatiseerders als de gebruikers nog weinig ervaring hebben opgedaan. Hoe nieuwer het gebied, hoe lastiger het is om de gebruikers naar de exacte specificaties te vragen. Het werken met rad- en timebox-technieken heeft daarentegen weer weinig zin wanneer je systemen maakt waarin zo veel en zo goed mogelijk kennis moet worden vastgelegd. Dan voldoet de watervalachtige methodiek weer beter."
Exploitatiekosten
Op den Brouw geeft leiding aan een afdeling waar zo’n 175 automatiseerders werken. De helft van hen wordt via softwarebureaus ingehuurd. Het IT-budget ligt tussen 10 en 15 procent van de omzet. Van dat bedrag wordt 60 procent uitgegeven aan (ver)nieuwbouw en 40 procent aan onderhoud en exploitatie.
"Het is een uitdaging om enerzijds te zorgen voor voldoende productie en anderzijds de exploitatie van datgene wat we hebben gebouwd op een aanvaardbaar niveau te houden", zegt Op den Brouw. "We willen voorkomen in een ietwat paradoxale situatie terecht te komen, die daaruit bestaat dat we als traag en duur worden betiteld."
"Die paradox ontstaat wanneer je als IT-afdeling vlot tegemoet kunt komen aan eisen en wensen uit de organisatie. Omdat je een behoorlijke productie kunt realiseren, krijg je steeds meer vragen. Je bereikt het punt waarop er wachttijden gaan ontstaan. Men gaat zeggen dat je traag bent. Tegelijkertijd krijgen gebruikers te maken met exploitatiekosten van al die systemen die je in de loop der tijd wel netjes hebt opgeleverd. Men gaat zeggen dat je duur bent. De productie en het applicatie-onderhoud proberen we te verhogen door de inzet van methoden en technieken die ik eerder noemde."
"Om de exploitatiekosten in de hand te houden, is de Robeco Groep een project gestart om het computercentrum te automatiseren, ondermeer door het installeren van ’taperobots’ en het invoeren van consolemanagement. Ook wordt binnenkort een experiment gestart met netwerkcomputers, om te bezien of deze van invloed kunnen zijn op de beheerkosten van de PC-omgeving."
Het aanpassen van de systemen aan het jaar 2000 kan in de ogen van Op den Brouw onder de categorie ‘onderhoudsprojecten’ worden geschaard. Hoeveel geld de Robeco Groep daarvoor heeft gereserveerd kan of wil hij niet zeggen.
Euro en jaar 2000
"We zijn inmiddels ook de consequenties van de invoering van de Euro aan het inventariseren", vertelt Op den Brouw. "Ik zeg dat omdat het in wezen een marketingprobleem is. De inspanning die we moeten leveren, hangt in sterke mate af van de vraag hoe we de nieuwe munt bij onze klanten gaan introduceren. Is dat volgens het principe van de ‘Big Bang’ of doen we het geleidelijk? Ook aan dit soort keuzes hangen prijskaartjes. Die bepalen in belangrijke mate het totale bedrag dat we aan de introductie gaan uitgeven. Voor onze IT-systemen geldt dat de meeste al multi-currency zijn. Er komt nu een Euromunt bij. Verder, voor zover de administraties in guldens worden gevoerd, is het een kwestie van delen door 2,2. Dan zit je in Euro’s."
"De jaar 2000-problematiek hebben we in twee delen opgesplitst: de systeemsoftware en de applicaties. De systeemsoftware is een zaak van de leveranciers. Het is hun taak om uit te zoeken welke releases het jaar 2000 al dan niet ondersteunen en om in voorkomende gevallen oplossingen aan te reiken. Veel systeemsoftware blijkt overigens het jaar 2000 niet te ondersteunen. Interessant is de vraag hoe je uiteindelijk gaat testen. Je kunt de datums van je computers niet even vooruit zetten. Staan ze eenmaal op 2000, dan krijg je ze nooit meer terug en werken veel codes niet meer."
"Het scannen van onze applicaties op de ondersteuning van het jaar 2000 hebben we uitbesteed", aldus Op den Brouw. "In de belangrijkste systemen kennen we de eeuwaanduiding in vier posities. De scan die we laten uitvoeren is bedoeld om daarover zekerheid te krijgen. Zonder het probleem te onderschatten zeg ik dat het bij de Robeco Groep niet zo’n vaart zal lopen. Deze uitspraak zullen we echter toch op z’n minst moeten controleren."
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
