Groupware en software voor werkstroombeheer lijken het theoretisch onderzoek rond computer supported collaborative work (cscw) op vaste grond te hebben gezet. Waar werkstroombeheer veelal bedoeld is voor mensen met vastomlijnde en daardoor saaie taken, is groupware ook gericht op de ondersteuning van mensen met ad hoc-taken.
Werkstroombeheer werkt dus vooral bij vastliggende, bureaucratische werkstromen, zoals de afhandeling van uitkeringsaanvragen bij een verzekeringsmaatschappij. Groupware is veel breder. Volgens David Coleman is groupware een overkoepelende term voor technologieën die de samenwerking tussen personen ondersteunen. Dat kan zijn: e-mail, elektronische ontmoetingssystemen, werkstroom, enzovoort. De opsomming van applicaties in de op het Web te vinden Gele Gids voor Groupware geeft de breedte goed weer: ‘co-authoring and shared writing tools’; www-tools; ‘sketch-pads’ en ‘whiteboards’; systemen voor: werkstroom, berichten, ‘meeting room/support’, bulletin-borden, conferentie; hypertext- en hypermedia groupware; multimedia-groupware en groupware-toolkits.
Ook intranetten worden ten tonele gevoerd als groupware-applicaties. De term ‘groupware’ werd voor het eerst gebruikt in 1978 door Johnson-Lenz e.a., en heeft betrekking op de ondersteuning van de drie-eenheid (de drie c’s): coöperatie, communicatie en coördinatie. In meer filosofische zin past groupware volgens Dennis en Pandey bij empowerment, plattere organisaties, business re-engeneering en total quality management-concepten. Ondertussen houdt zelfs een nieuwe tak van wetenschap (coordination science) zich bezig met theorieën over samenwerken, onder andere aan het beroemde Massachusetts Institute of Technology. Vage onderwerpen lenen zich meestal uitstekend voor ‘zacht’ onderzoek: video-confereren en de relatie tot ‘samen leren’ aan de Universiteit van Texas, groupware en organisationeel leren, enzovoort. Het is duidelijk dat groupware impact heeft op de organisatie. Het is goed daar tijdig bij stil te staan. De meeste onderzoeken komen echter niet verder dan deze notie. Toch is het onderzoek in het begin van de jaren negentig zo gericht van start gegaan met concrete applicaties, zoals gezamenlijke tekenborden. Een grappig voorbeeld hiervan is The Conversation Board, een multi-user tekenbord, rond 1992 ontwikkeld door Tom Brick. In de eerste onderzoeksjaren dreef cscw-onderzoek op het romantische idee dat we in staat zijn om op afstand iets te doen wat we normaal ook slechts moeizaam kunnen: met meerdere mensen tegelijkertijd goed samenwerken aan hetzelfde werkstuk. Het is te optimistisch om te denken dat machines ons ooit goed kunnen leren samenwerken. Onderzoek op dat gebied vindt plaats bij Bscw (Basic Support for Cooperative Work), een onderzoeksgroep verbonden aan het Duitse onderzoeksinstituut GMD. Bscw verspreidt vanaf zijn site gratis groupware voor de meeste Unix-omgevingen en voor Windows 95. Niet het onderzoek maar de commercie maakte cscw (groupware/werkstroom) tot een succes. Die eer komt Lotus Notes/cc:mail toe. Wereldwijd waren er in 1996 al meer dan 3,3 miljoen mensen en 7700 bedrijven die dit pakket gebruiken. Dat is overigens peanuts in vergelijking met de aantallen in omloop zijnde tekstverwerkers en spreadsheets. Web-applicaties op intranetten vormden voor Lotus Notes het begin van een kortstondige neergang. De stijgende lijn werd echter ingezet door met Domino Internet-uitbreidingen te realiseren en door de overname van Lotus door IBM. Hiermee kwamen een flink zakelijk verkoopkanaal en voldoende investeringsbudget beschikbaar. IBM was zo slim om Lotus buiten de bedrijfscultuur te houden, waardoor de creativiteit niet zou verstikken. Domino is het nieuwste web-gebaseerde groupware-produkt van Lotus, dat het marktleiderschap moet continueren.
In feite is Domino server-technologie bestemd voor het opzetten van web-gebaseerde applicaties, met ondermeer modules voor een digitale winkel (Domino.Merchant) en nieuwsbulletins in samenwerking met Pointcast (Domino.Broadcast), naast mogelijkheden voor beveiligde toegang tot Notes-databases. De concurrentie is inmiddels ook op gang gekomen. Microsoft schuift Exchange naar voren als groupware-product. Novell doet hetzelfde met Groupwise XTD. Hoewel beide beperkter zijn dan Lotus Notes/Domino met betrekking tot werkstroombeheer-toepassingen, komt hier snel verbetering in.
Minder bekend is Vineyard van Data Fellows uit Finland, The visual information manager for workgroups. Vineyard heeft diverse prijzen gewonnen: het is het groupwareproduct van het jaar 1993 – OIVA ’93 – en het ontving de Best of Show-prijs bij Group Ware ’94 in San José, Californië. Vineyard is een groupware-contactmanager onder Windows, Die combineert de functionaliteit van diverse producten in één naadloze groepsomgeving: personal information managers, contact managers, relationele databases, mindmapping tools, en e-mail-systemen.
Ondanks al deze ontwikkelingen is werkstroombeheer nog steeds geen alledaags verschijnsel op de PC-werkplek. Binnen een organisatie zijn toepassingsdomeinen nauwelijks te vinden. Generalisten beweren natuurlijk onmiddellijk dat e-mail wijdverbreid is, en dat het een perfecte werkstroom-tool is. Dat is natuurlijk slechts ten dele waar: het is een tool, maar je spreekt pas over werkstroom-systemen als ook een vorm van werkstroombeheer is ingebouwd en als er duidelijke applicaties opgezet zijn voor het ondersteunen van vastomlijnde informatieverwerkende taken. Groupware/werkstroom valt als onderwerp op Internet meteen door de mand, omdat het niet onderscheidend is: iedereen houdt zich ermee bezig en het begrip is zeer ruim. Daardoor zegt het niets. Naarmate de definities diffuser worden is bijna iedere applicatie eronder te scharen. Talloze firma’s bieden groupware- en werkstroom-producten aan. Een simpele ziel voelt zich zo al snel verloren. Dat gevoel wordt alleen nog maar sterker wanneer je in de usenet-rubriek comp.groupware kijkt: vragen en problemen op detailniveau, waar je zelden iets mee kunt. Logisch dat nieuwsgroepen niet de populairste Internet-applicatie zijn. Handig is de geposte comp.groupware FAQ van de Universiteit van Ohio met informatie over bibliografie en producten.
Pas trouwens op met berichten in nieuwsgroepen zetten: adverteerders scannen e-mailadressen, met alle risico’s voor de argeloze email-gebruiker. Als een term zo weinig onderscheidend vermogen heeft als groupware, kan het als buzzword geen lang leven beschoren zijn. Zodra computers kunnen samenwerken via Internet of een intranet – met elkaar kunnen ‘praten’ – zal niemand er nog van horen.
Het Internet-compatibel maken van de meeste standaard werkplekprogramma’s is een eerste stap op weg naar het uitwaaieren van groupware. Zowel Microsoft als Wordperfect van Corel hebben hun office-suites geschikt gemaakt voor Internet. Dat is verstandig omdat het ad hoc samenwerken makkelijker wordt, als we goed documenten kunnen uitwisselen en op het Web kunnen zetten.
Overigens blijft het nog steeds verstandig om ook zonder tools beter met elkaar te leren samenwerken – op cursus of desnoods in therapie – want daarmee valt veruit de grootste winst te behalen.
Om de drie weken schrijft dr. Martijn Hoogeveen, manager Partnership & Service Development bij PTT Telecom Internetdiensten, op deze plek over de beste Internet-sites rond een thema dat interessant is voor de lezers van Computable.
Alle http-adressen van de genoemde sites zijn te vinden op Computable Online: https://www.computable.nl/internet
