NV Nuon, ‘de energie-onderneming voor Gelderland, Friesland en Flevoland,’ heeft na de fusie het grootste deel van zijn IT-activiteiten uitbesteed aan het automatiseringsbedrijf EDS. Aan die beslissing lag een vrij simpele overweging ten grondslag, zo meent Ed van Zuidam, directeur Informatievoorziening & Water. "Zijn wij in staat om zelfstandig onze informatiesystemen op niveau te houden en zodanig te blijven vernieuwen dat we ook in de nabije toekomst verzekerd zijn van een adequate en eigentijdse informatievoorziening?"
Nuon voorziet nu meer dan een miljoen klanten van elektriciteit, 400.000 van gas, 280.000 van water en 500.000 van een kabelaansluiting. Ook levert Nuon – sponsor van voetbalclub Vitesse – stadsverwarming, duurzame energie en milieudiensten. Daarnaast voert het bedrijf energieprojecten uit over de hele wereld. De onderneming is officieel op 1 januari 1994 ontstaan uit een fusie van vier nutsbedrijven, waarvan de Pgem de grootste was. Het nutsbedrijf, met zijn hoofdkantoor in Arnhem, beschikt over een wijdvertakt distributienetwerk en telt vijf distributiebedrijven: Nuon Friesland, Nuon Oost-Gelderland, Nuon Randmeren, Nuon Vnb (Veluwe) en Nuon Zuid-Gelderland. Daarnaast opereren zes afzonderlijke bedrijfsonderdelen op het gebied van water, duurzame energie, milieu, multimedia, transport en techniek.
Met ruim 3000 medewerkers, een omzet van 2,7 miljard en een winst van 180 miljoen gulden, is het één van de grootste energie-ondernemingen in Nederland. "Nuon ligt op koers. Op weg naar een vrije energiemarkt hebben we het afgelopen jaar weer enkele belangrijke stappen gezet", vertelde de voorzitter van de hoofddirectie, ir Tob Swelheim, onlangs tijdens de presentatie van de voorlopige cijfers over 1996. Een van die belangrijke stappen was een verdere verbetering van de financiële positie. Ondermeer door een verdergaande kostenbeheersing en de schaalvoordelen die het gevolg zijn van de fusie. "Maar", zo verklaarde hij ook, "laten we ons niet rijk rekenen. Er moet nog heel wat gebeuren om echt klaar te zijn voor de toekomst. Het structurele rendement is nog onvoldoende en onze solvabiliteit moet verder worden verbeterd." Daarvoor is het plan Nuon 2000 opgesteld, dat als doel heeft "de operatie van het bedrijf, de klanttevredenheid en motivatie van het personeel te verbeteren". Het plan voorziet in een herinrichting van de bedrijfsprocessen en de informatiestromen. Ook het uitbesteden van de IT-activiteiten maakt er deel van uit.
Ontwikkel- en beheeromgeving
"Toen de vier nutsbedrijven in 1994 fuseerden, brachten ze allemaal hun eigen informatiesystemen mee. Er draaiden eigen ontwikkelde applicaties in een Dec/Vax-omgeving. We hadden een mainframe-pakket en een oude applicatie die van een Bull-machine naar een Unix-omgeving was geconverteerd. Friesland bracht een eigen gebouwd systeem op een AS/400 in. En dan hebben we het alleen nog over de informatiesystemen ten behoeve van de kleingebruikers. Voor de commerciële en industriële gebruikers waren er ook afzonderlijke pakketten. Hetzelfde gold voor de achterliggende financieel-administratieve systemen. De fusievoordelen die je op IT-terrein kunt bereiken, liggen in de eerste plaats in de overstap naar een ontwikkel- en beheeromgeving", aldus Van Zuidam. Wanneer de overgang naar een platform eenmaal is gerealiseerd, kan hetzelfde werk met vijftig automatiseerders worden gedaan. In de oude situatie werden de IT-afdelingen bemand door zo’n tachtig medewerkers.
Als klanteninformatiesysteem is gekozen voor de oplossing die de Friese fusiepartner heeft ingebracht: Kis/400, dat op een AS/400 draait. "PEB Friesland heeft het onlangs ontwikkeld met behulp van moderne 4GL-tools. Het is een nieuw produkt waarin we vertrouwen hebben, temeer daar er alle ruimte is om het verder uit te bouwen. Met Kis/400 hebben we iets in huis dat ons de komende periode verder kan helpen. De meeste klanteninformatiesystemen die ik ken, zijn vooral factureringsmachines. Kis/400 kan meer. Het ondersteunt bijvoorbeeld ook marketingprocessen.
Faro Olympus van Multihouse is het financieel logistieke pakket waarmee we voorlopig verder gaan. De leverancier heeft ons de garantie gegeven dat de software geschikt wordt gemaakt om het jaar 2000-probleem aan te kunnen", aldus Van Zuidam die ervan uitgaat dat Multihouse deze belofte gestand kan doen.
Op de vraag of de combinatie Kis/400 en Faro Olympus een tussenoplossing is en een opstapje naar een volledig nieuw systeem, kan Van Zuidam geen expliciet antwoord geven. "Kan een energiebedrijf zijn informatiebehoefte goed overzien, terwijl de markt zo dynamisch en in beweging is? Ik geloof het niet. Daarom willen we ons niet vastleggen met een groot geïntegreerd pakket zoals SAP R/3. Ik weet dat een aantal grote energiebedrijven bewust voor deze oplossing heeft gekozen. Ik ben dan ook zeer geïnteresseerd hoe dat gaat lopen. Voor ons vind ik het een brug te ver. We hebben nu drie afzonderlijke delen: het klanteninformatiesysteem, het financieel logistieke pakket en het geografisch informatiesysteem, dat wordt gestandaardiseerd op Small World. Afhankelijk van de marktontwikkelingen kunnen we op elk moment zien welke delen we eruit moeten nemen om aan te passen of te vervangen."
Vertrouwen en controle
Toen er intern consensus was ontstaan over de richting waarin de automatisering zich verder moest ontwikkelen, is begin 1995 officieel een contract met EDS getekend om de IT-activiteiten, inclusief de mensen over te nemen. Binnen de PGEM, één van de fusiepartners, was al langer sprake om de automatisering uit te besteden. Indertijd kwam EDS uit de bus als partij waarmee het beste zou kunnen worden samengewerkt. "Ik heb me in dat aanlooptraject niet zo verdiept, zodat ik geen argumenten kan aangeven waarom EDS is uitgekozen", aldus Van Zuidam die sinds april 1995 als directeur Informatievoorziening actief is. Eerder was hij directeur van een van de kleinere fusiepartners, Vnb (Veluws Nutsbedrijf). Het feit dat de directie specifiek met de post informatievoorziening is belast, toont overigens aan dat Nuon de automatisering niet uitsluitend als een technisch, maar vooral ook als een strategisch instrument beschouwt. De aanwezigheid van een vijf man tellende afdeling informatiemanagement is daarvan eveneens een bewijs. "Deze afdeling is verantwoordelijk voor het op eigentijds niveau houden van de informatievoorziening. De medewerkers fungeren als denktank en bieden gebruikersafdelingen ondersteuning bij het formuleren van hun informatiebehoefte binnen de gedefinieerde beleidskaders", aldus van Zuidam.
Het merendeel van de overige ontwikkel- en beheeractiviteiten is uitbesteed aan EDS. Dat is volgens Van Zuidam voor Nuon de beste manier om de informatievoorziening op het gewenste peil te houden. "Gelet op alle veranderingen die er plaatsvinden op de markt zullen we met onze systemen een vernieuwingsslag in moeten. Dat kunnen we niet op eigen kracht. Daarom hebben we ondermeer een derde partij ingeschakeld", aldus directeur informatievoorziening, die tot nu toe niet ontevreden is over de verrichtingen van EDS.
Hij vertelt over een conversieslag van IRD, een klanteninformatiesysteem op een mainframe, naar Kis/400 op een AS/400. Daarvoor is een AS/400 model 530 Risc-computer – een van de grootste in Nederland – geïnstalleerd in het rekencentrum van EDS in Leeuwarden. Het overzetten van gegevensbestanden van 700.000 klanten werd in vier weken geklaard. Dat was mede mogelijk omdat EDS extra capaciteit kon inzetten.
"Ik ben mijn loopbaan begonnen bij een accountantskantoor. Daar leerde ik de volgende uitspraak: ‘vertrouwen is goed; controle is beter’. Die zinsnede ben ik nooit vergeten en pas ik ook toe in de relatie met EDS. We hebben een beheeromgeving opgezet waarin alle activiteiten heel helder zijn. Alles wat ondernomen wordt, is van te voren goed gedefinieerd. De beheerstructuur voorziet in een rapportage, waarin tijdig wordt aangegeven waar we met de projecten staan en wat ze kosten". Met EDS is een middellange-termijn contract afgesloten.
Cultuuromslag
Nuon heeft met EDS ook een overeenkomst gesloten voor de ondersteuning bij een bpr-project (business proces reengineering). "Binnen Nuon is een grote operatie gestart die tot doel heeft de organisatie ingrijpend te veranderen. Het is een cultuuromslag die moet leiden tot een meer bedrijfsmatig denken en handelen. Of, nog mooier gezegd, tot een proactieve, resultaatgerichte, winstgevende en operationeel excellente onderneming met tevreden klanten en gemotiveerde medewerkers. Tegelijkertijd is het de bedoeling om het personeelsbestand bij gelijkblijvende activiteiten met vijfhonderd te verminderen. Dat kan door de bestaande procedures en processen grondig onder de loep te nemen. Daarvoor gebruiken we de bpr-methode van EDS, die bestaat uit methoden en hulpmiddelen voor het vastleggen van de processen, de herinrichting daarvan en simulatie van de nieuwe situatie."
EDS is overigens niet bij alle IT-activiteiten betrokken. Van Zuidam: "We hebben besloten om niet alleen te standaardiseren op dezelfde bedrijfssystemen, maar ook om een uniforme werkplek te creëren op basis van een Windows NT-infrastructuur. We willen toe naar een situatie waarin de werkplek in Leeuwarden er precies hetzelfde uitziet als in Arnhem of Apeldoorn. Het inrichten van de werkplekken en het netwerk gebeurt door eigen mensen. We hebben daarvoor een servicedesk in Apeldoorn waar zo’n vijftig medewerkers zijn ondergebracht. Er bestaat inzicht in de precieze inspanningen en activiteiten die ermee gemoeid zijn. Het zou een slechte zet zijn om deze werkzaamheden nu al uit te besteden. Outsourcen uit onzekerheid is een slechte zaak, die je uiteindelijk veel geld kan gaan kosten."
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
