Ten gevolge van alsmaar wisselende eisen moet het logistieke besturingssysteem steeds worden aangepast. Met de komst van nieuwe tools is het nu mogelijk om zelf het erp-systeem te wijzigen. Daarnaast staan applicaties ter beschikking voor het analyseren en simuleren van processen.
Vet zijn de winsten van de geautomatiseerde goederenstroombesturing de afgelopen decennia niet geweest. Daar staat tegenover dat het zonder die geautomatiseerde besturing niet meer kan. Voor het verbeteren van de besturing moet het systeem voor enterprise resource planning (erp) doorzichtiger worden en dichter bij de gebruiker worden gebracht. De belangrijkste voorwaarde is dat het gebruiksvriendelijk wordt geïmplementeerd en gemakkelijk is aan te passen aan veranderende omstandigheden. Professor Scheer uit Saarbrücken kwam al aan het eind van de jaren tachtig met een analyse-tool voor een doelgerichte systeemconfiguratie en voor aanpassing van de organisatie. SAP maakt hiervan gebruik. Baan heeft onlangs de eigen business-engineeringtool tot op het scherm van iedere gebruiker gebracht. Compleet zijn deze gereedschappen niet. De ontbrekende delen voor het leggen van een solide basis onder de goederenstroombesturing zijn wel aanwezig, onder meer bij Kpmg en In Control.
Bedrijfskundig wordt het ondernemingsproces ondersteund met wat Kpmg de business balanced score noemt. Het ondernemingsproces en dus ook de ‘uitgebalanceerde business-score’, is uiterst dynamisch. Die dynamiek speelt zich af op het vlak van de financiering, afzet en inkoop, service en organisatie. De uitgebalanceerde businessscore-kaart ondersteunt bij het zoeken naar evenwicht tussen deze vier aspecten van het ondernemen. De balans tussen de financiële- en serviceprestaties enerzijds en de prestaties van de processen en de organisatie anderzijds is dynamisch. De eisen aan de balans worden door het management gesteld. Er is een managementinformatie-systeem (Mis) vereist om de vereiste prestaties in deelprestaties te splitsen. Retour-informatie moet de werkelijke en gewenste prestaties met elkaar vergelijken. Kpmg heeft het Mis ingebakken in het systeem voor de uitgebalanceerde businessscore-kaart. Software voor het hanteren van de uitgebalanceerde businessscore-kaart is in handen van Kpmg.
Managementinformatie-systemen zijn in de praktijk nog schaars. Baan’s Duitse verkoopleider heeft onlangs op een seminar in Hannover gezegd wat daaraan gedaan moet worden. De systemen voor material resources planning (mrp) en enterprise resource planning (erp) zijn volgens hem veel te gecompliceerd. Slechts 10 procent van de data in de (Duitse) bestanden is relevant, de rest is ballast. Vermindering van het aantal gegevens verbetert niet alleen de mogelijkheid om ze beter te updaten en de betrouwbaarheid ervan te verhogen, het vergemakkelijkt bij een zorgvuldige selectie ook de mogelijkheden voor het genereren van management-informatie.
De uitgebalanceerde businessscore-kaart met daaraan gekoppeld het managementinformatie-systeem is een instrument voor het vastleggen en bewaken van de vereiste ondernemingsprestaties en voor het uitsplitsen en distribueren van deze prestaties naar de diverse bedrijfsprocessen. Per bedrijfsproces geven ze de relevante prestatie-indicatoren aan. Deze worden gebruikt om de positie van de onderneming te bepalen en te bewaken in de dynamische weg van de leveringsketen.
Analyseren en simuleren
De uitgebalanceerde businessscore-kaart is geen hulpmiddel voor het analyseren van de bedrijfsprocessen en het zoeken naar alternatieven. Daarvoor zijn applicaties nodig voor het bedrijfskundig analyseren en simuleren van processen. Op de Nederlandse markt zijn momenteel twee van dergelijke applicaties beschikbaar. Het zijn Expect, al jaren geleden ontwikkeld aan de TU Eindhoven en gehanteerd door Bakkenist Management Consultants, en sinds kort de BP Simulator, de Business Proces Simulator, ontwikkeld door Systems Modeling Corporation USA en in Nederland vertegenwoordig door In Control uit Maarssen. Daarnaast zijn er nog enkele simulatie-pakketten zoals Taylor van F&H en SIM Factory van Simcon NV. Deze applicaties zijn vooral geschikt voor simulatie van produktie- en voorraadprocessen.
Met Expect wordt het bedrijfsproces in een boomstructuur ondergebracht, en via modificatie van de takken van de boom kan men door simulatie de goederen- en geldstroom manipuleren. De applicatie mist echter een grafische gebruikers-interface. De BP Simulator is een template van Arena. Arena is een omvangrijk simulatiepakket op een hoog abstractieniveau, dat de TU Delft en de TU Twente gebruiken voor het wetenschappelijk onderwijs en waarmee een aantal omvangrijke praktijksimulaties (ondermeer de uitbreiding van luchthaven Schiphol) is gerealiseerd. Voor simulatie van de doorsnee goederenstroom en het zoeken naar alternatieven is het pakket te complex en te kostbaar. Om deze problemen op te lossen is de BP Simulator ontwikkeld met de look and feel-kwaliteiten van Windows (de applicatie draait onder Windows 95). De applicatie is gemakkelijk te hanteren en kost slechts een fractie van Arena. Bovendien is onlangs een template voor de analyse van machines en installaties vrijgegeven waardoor in feite met dezelfde vaardigheid ook andersoortige processen te simuleren zijn. Expect en de BP Simulator zijn de tools die het gat vullen tussen enerzijds de doelstellingen van bpr en de daaruit voortvloeiende ondernemingsprestaties en anderzijds de dynamische toepassing van erp. Zij helpen zoeken naar de mogelijke en noodzakelijke prestatieverbeteringen. Van die tools wordt – zeker in het midden- en kleinbedrijf – nog veel te weinig gebruik gemaakt. Tijd, kennis en geld ontbraken de afgelopen jaren. Nu de drempel voor het toepassen van de simulatie van bedrijfsprocessen is verlaagd, vervallen deze argumenten.
Moeilijk aanpasbaar
Belangrijker dan deze argumenten is echter het volgende. Een met behulp van een Mis bestuurd bedrijfsproces dat regelmatig aangepast moet worden om andere prestaties te kunnen leveren, vergt ook aanpassing van het logistieke besturingsproces. Daar wringt de schoen. Die aanpassingen vergen veelal zoveel inspanning dat er nauwelijks nog ruimte is voor een systematische aanpak van de verbetering van de ondernemingsprestaties.
In laatstgenoemde situatie komt steeds meer verandering. Een artikel in het vorige nummer [1] schetste de veranderingen van erp-systemen. Die worden meer werkstroom-georiënteerd, meer gericht op de ‘business’. De sterk coördinerende behoefteberekening schrompelt in, doordat de verantwoording voor de regeling van de goederenstroom gedecentraliseerd wordt. Elk servicecentrum, ongeacht of dat een produktieafdeling, distributiecentrum of klantenservice is, regelt zijn eigen behoefte via een centraal magazijn. Zo gauw die stap is genomen, krijgt het management van de diverse bedrijfsprocessen de handen vrij voor het verbeteren van de eigen prestaties. Het grote probleem daarbij is dat het logistieke besturingssysteem steeds moet worden aangepast. Die aanpassingen zijn in het verleden steeds een knelpunt gebleken – een situatie die door vooraanstaande erp-leveranciers is onderkend. Een tweetal, SAP en Baan, biedt in Nederland inmiddels oplossingen; een derde (QAD/Largotim) is aangekondigd. Van de kleinere leveranciers denkt R&V momenteel ook aan de ontwikkeling van implementatietools.
Professor Scheer, hoogleraar aan de universiteit te Saarbrücken en eigenaar-directeur van IDS, ontwikkelde al aan het eind van de jaren tachtig een applicatie voor het simuleren van IT-modellen voor goederenstromen (Aris). Dit is niet alleen een IT-model, maar ook een organisatiemodel en een model voor implementatieplanning. Aris werd continu verbeterd. De Gartner Group onderzocht het in ’96 tegelijk met een aantal gelijksoortige modellen en classificeerde het als nummer één. De theoretische achtergrond wordt behandeld in het boek Wirtschafsinformatik [2].
De eerste gebruikers van Aris waren SAP-partners. Tussen het IT-model en een klantgeoriënteerde SAP R/3 staat nog een configuratieprobleem. SAP ontwikkelde zelf een business engineering workbench (bew) om het probleem van de implementatie op te lossen. Basis voor de implementatie vormen de zogenaamde templates. Dat zijn erp-branchemodellen, ontwikkeld volgens ‘best practises’. Op basis van een branchemodel wordt de verlangde functionaliteit van het R/3 erp-systeem bepaald met behulp van bew. Het klantenmodel kan afwijken omdat de goederenstroom afwijkt, interfaces met bestaande applicaties nodig zijn, erp volgens best practises een ‘stap te ver’ is enzovoort. Een nadeel van de bew is dat het feitelijke configureren nog altijd handwerk is.
Zelf wijzigen
Al diverse jaren heeft Baan een gebruikersvriendelijke implementatie en een gemakkelijke aanpassing aan veranderende omstandigheden hoog in het vaandel staan. De realisatie van een uiterst gemakkelijk te veranderen systeem vergt echter veel inspanning, vooral wanneer de weg naar de top van de logistieke IT-leveranciers via ondernemingen als Ford en Boeing verloopt. In 1995 kwam Baan met Orgware op de proppen. Begin 1996 was sprake van een heuse tool, en aan het eind van dat jaar was die al ingebouwd in Baan IV. De gebruiker van Baan IV koopt nu niet alleen een erp-pakket, maar ook een set gereedschappen om zelf besturingsprocedures te ontwikkelen voor zover die binnen Baan IV passen. Daartoe worden op het scherm de mogelijkheden van een bepaalde procedure, de daarvoor benodigde data en een mogelijke schermlayout getoond. In een simulatiemodel kan de gebruiker de nieuwe procedure – naast de bestaande – testen en aanpassen. De wijziging wordt ‘naar de hand gezet’. Wanneer dat proces naar volle tevredenheid is verlopen, wordt de wijziging geconfigureerd met een druk op de toets. Een fors voortraject is niet meer nodig. Een handige gebruiker kan zelf het logistieke systeem of het systeem voor logistiek management veranderen, door veranderingen in het erp-systeem aan te brengen. Op dit traject is de consultant niet of nauwelijks meer nodig. Het systeem wordt dit jaar verder onder de aandacht gebracht. In mei komt Baan met een CD-Rom om aspirant-gebruikers deze weg te wijzen.
Leersysteem
De derde speler in Nederland op het gebied van logistieke implementatie is Largotim. Dit bedrijf heeft een distributie-overeenkomst met QAD voor het leveren van MFG/PRO in de Benelux en in Engeland. QAD heeft hieraan inmiddels Qwizard toegevoegd voor het verbeteren van de kennisoverdracht die nu eenmaal inherent is aan het dynamisch toepassen van een erp-systeem. Qwizard combineert een intuïtieve gebruikersinterface met een individueel leerpad en een op de taak gebaseerde interactieve training. Doel van het leersysteem is een directe koppeling van kennis en toepassing. Met Qwizard hoeven mensen niet langer uit hun werk te worden gehaald om zich door consultants kennis te laten bijbrengen die zij na verloop van tijd niet meer nodig hebben. In plaats daarvan is de vereiste kennis op het gewenste moment in het systeem beschikbaar. Die kennis wordt op twee niveaus geleverd: op conceptueel niveau door interactieve training van managers en voor inzicht in de mogelijkheden van erp-systemen. Daarnaast is er interactieve training in het gebruik van de diverse functies, en een online inplementatiegids. Het leersysteem biedt verder mogelijkheden voor het opvragen van relaties tussen de diverse bestanden.
Qwizard is een systeem voor doelgericht en zelfstandig leren. De gebruiker kan procedures, compleet met informatie, aangeboden krijgen. Op het moment dat hij behoefte heeft aan informatie over die procedures, de bijbehorende functies, de werking ervan, de relaties met andere functies, enzovoort, kan hij die informatie tot zich nemen. Kennis en systeemgebruik zijn direct aan elkaar gekoppeld.
De ontwikkeling van deze faciliteiten is kostbaar en tijdrovend. Die faciliteiten kunnen alleen door financieel krachtige erp-leveranciers worden gerealiseerd. Dit lijkt bedreigend voor de kleinere erp-leveranciers die over onvoldoende middelen beschikken. Naar verwachting zullen analyse- en simulatietools en genoemde leersystemen echter ook los van erp-systemen in de handel blijven.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker Computable
Literatuur
[1]. Heijkoop, C. van: Proceskennis wordt object-georiënteerd. Computable 30 (24-01-97) nr 4, pag. 29
[2]. Scheer, A.W.: Wirtschafsinformatik. Laatste Duitse versie dateert van 1994, de Engelse versie van 1995.
