De overgang van nationale Europese valuta’s naar de ‘euro’ zal veel aanpassingen in allerlei programmatuur vereisen. De voorbereidingstijd is waarschijnlijk te kort om de benodigde software-aanpassingen uit te voeren. Dit betekent dat een gefaseerde omzetting volgens een stappenplan de enige mogelijkheid is, zo betoogt Wim Boogaart.
‘De belastingdienst wil voor 1999 de gelegenheid geven om de aangifte in euro te doen.’ ‘Particulieren zullen dat pas omstreeks 2002 doen.’ Dit zijn twee fragmenten uit een krantebericht, dat verwijst naar een stappenplan voor de invoering van de euro (Algemeen Dagblad, 21 december 1996). Er komt een overgangstijd voor ondernemingen en particulieren. Misschien zal het ene land verder zijn dan het andere. Het ene bedrijf zal eerder overschakelen dan het andere. Hoe valt de overgang van de gulden naar de euro verwerken in de administratie? Voor de voorbereidingen resten ons nog ongeveer twee jaar.
Valuta’s worden internationaal met drie letters geïdentificeerd. Wat wordt de afkorting van de euro? Wensen de Europese en nationale overheden dat de internationale codering naar vier posities gaat? Krijgt de euro twee of drie decimalen? Hoe wordt het laatste cijfer afgerond? Dergelijke praktische aspecten moeten minstens twee jaar voor het ‘Uur Euro’ bekend zijn.
De overgang in Nederland naar de euro betekent voor Nederlandse ondernemingen een verandering van de basisvaluta ‘Nederlandse gulden’ naar de basisvaluta ‘euro’. Veel prijzen en bedragen zijn in standaard- of maatwerkpakketten genoteerd in de basisvaluta. Wat de basisvaluta is, staat meestal niet bij elk bestand vermeld, maar op een hoger niveau, bij de bedrijfsgegevens. Voor de invoering van de euro is een overgangssituatie in bestanden en programma’s nodig.
Facturering
Het realiseren van deze overgangssituatie in één keer op het totale administratieve systeem is een mogelijkheid. Het is echter ook mogelijk om de omzetting in vijf stappen te doen. Vanwege de vele consequenties op financieel en automatiseringsgebied zal een gefaseerde omzetting veelal de voorkeur verdienen. Ook verwacht ik dat de twee jaar die ons resten al te kort zijn om alle software-aanpassingen uit te voeren, zodat een gefaseerde omzetting de enige mogelijkheid is.
Als eerste stap kunnen Nederlandse ondernemingen de uitgaande facturering in de euro gaan doen. Dat is mogelijk door de valuta’s van alle Europese klanten in de vreemde valuta ‘euro’ te factureren. De tweede stap kan zijn dat men de uitgaande facturering van door Nederland geadministreerde buitenlandse bedrijven omzet naar de vreemde valuta ‘euro’. De derde stap betreft de inkomende facturen. Men moet – in overleg – van alle leveranciers verlangen dat ze in de euro factureren, zodat de inkomende facturen ook in de vreemde valuta ‘euro’ zijn. De vierde stap omvat het omzetten naar de euro van de bankrekeningen in Europese valuta.
De eerste vier stappen kunnen in de loop van een boekjaar met de huidige softwarepakketten uitgevoerd worden. Daarbij is het mogelijk om de overige boekingen steeds in Nederlandse guldens te doen.
Gegevensmodel
De vijfde stap omvat de omzetting van de aan basisvaluta gebonden bestanden van de gulden naar de euro. De prijzen in een artikelbestand zijn genoteerd in de basisvaluta. Stel dat een organisatie in 1998 werkt met de gulden als basisvaluta en in 1999 met de euro. Dan is een vergelijkende statistiek daar niet op berekend, aangezien de cijfers daarvoor meestal in de basisvaluta worden vastgelegd. Een doorlopende statistiek zal op nog grotere problemen stuiten, omdat de periodes van het voorgaande jaar in een andere basisvaluta (gulden) vastgelegd zijn dan de periodes van het lopende jaar (euro). De beste methode is dan om in één conversie alle prijzen en bedragen in guldens om te rekenen naar de euro.
De meeste ondernemingen maken gebruik van standaard boekhoudpakketten, die nauw verweven zijn met een voorraadadministratie. Daarom zouden die pakketten voorzieningen moeten krijgen voor het geruisloos overschakelen naar de euro als basisvaluta. Daarnaast zullen conversieprogramma’s gemaakt moeten worden voor de overige bestanden.
Dat is mogelijk als het gegevensmodel rekening houdt met twee basisvaluta’s. Ik denk dat we in Nederland minimaal vijf jaar moeten kunnen werken met twee basisvaluta’s, de Nederlandse gulden en de euro. Bij het boeken zou eerst de gulden en later de euro actief moeten zijn. Een keuzeveld in de opties van de bedrijfsinstellingen van het boekhoudpakket zou de basisvaluta gulden of euro kunnen selecteren. Als de euro geselecteerd wordt, zou een automatische keuze voor de euro op overzichten als balans, resultatenrekening en voorraadwaardering moeten volgen. Daarnaast zou een automatische conversie moeten plaatsvinden van prijzen en bedragen die in de basisvaluta gulden genoteerd waren. Als de bedrijfsinstelling in het standaard boekhoudpakket staat, dan moet dat de mogelijkheid bieden om bij de selectie van de euro de overige conversieprogramma’s te lanceren.
Leveranciers
Een mogelijkheid om de twee basisvaluta’s tot stand te brengen is het aanpassen van het gegevensmodel. Dit moet dan zo geschieden dat de huidige koerstabel een specificatie is van een gulden- èn een euro-koerstabel. Fysiek gezien kan de huidige koerstabel nog steeds dienst doen en is deze in eerste instantie gelijk aan de gulden-koerstabel. Op het moment dat men de euro selecteert, kan fysiek gezien, na de conversie in de andere tabellen, de huidige koerstabel aangepast worden aan de euro-koerstabel.
Op het Tune-In seminar van Microsoft eind vorig jaar bleek dat veel leveranciers van standaard boekhoudpakketten hun programmatuur in 1997 geschikt zullen maken voor SQL-server en MS-Backoffice. Misschien kunnen ze de Euro-problematiek dan gelijk meenemen.
Wim C. Boogaart, systeemontwerper/programmeur
