Partiële automatisering voldoet niet langer. Om kostenverlaging en produktiviteitsverbetering te realiseren in een mondiale markt moeten ondermeer goederen- en geldstromen geïntegreerd worden. Een flexibel werkstroomsysteem, dat deel uitmaakt van een compleet informatiesysteem, moet hiervoor gaan zorgen. Java lijkt hierin een belangrijke rol te kunnen spelen.
Logistiek wordt in sneltreinvaart business-logistiek. Er is haast met het veroveren van de mondiale markten. De golf nieuwe produkten waar we twee decennia’s van droomden is uitgebleven; het traject van de DAT-recorder naar betaaltelevisie is bezaaid met geflopte produkten. Als de ondernemer onvoldoende nieuwe markten kan veroveren, rest hem niets anders dan een aanslag te plegen op bestaande markten. Nieuw is dat gedrag niet. Nationaal en regionaal is de concurrentie- en overnameslag praktisch uitgeraasd, mondiaal valt er nog het een en ander te kopen of te kapen. Het slagveld wordt beheerst door financierende managers met dikke beurzen. De soldaten zijn de ondernemers. Wie veel goed en modern uitgeruste ondernemers heeft, beschikt over een sterk leger. Het wapentuig is sociale vaardigheid, informatietechnologie en kennis. Geld is de drijfveer, maar zonder markten zijn er geen inkomsten. Het in bezit krijgen van markten opent de beurzen van geldschieters en klanten.
De koper vaart wel bij de globalisering. Prijsstijgingen voor consumentenprodukten blijven de laatste jaren beperkt. De werkgelegenheid verschuift. Het uitvoerende werk gaat naar de zogenaamde lagelonenlanden en ‘kenniswerk’ concentreert zich in de economisch sterke landen. Nationale en verworven kwaliteiten spelen daarbij een grote rol. Te denken valt aan: technisch kunnen; uitgerust zijn voor nauwkeurig werk; het vermogen om te managen, handelen en financieren; betrouwbaarheid; en ijver of luiheid. Tussen een aantal van die kwaliteiten moet evenwicht zijn. IJver en technisch kunnen kan de Tsjechen niet worden ontzegd. Zes jaar bezetting en veertig jaar communisme hebben de handelsgeest echter verlamd. Het weer opkomende feodalisme is een belemmering voor een breed ondernemerschap. Dergelijke factoren beperken een snelle verovering van markten. De Tsjechen moeten, evenals de overige Midden- en Oost-Europese landen, nog steeds markten afstaan.
In stappen veranderen
De mondiale markt loopt van IJsland tot Tasmanië en van Vancouver tot Vladivostok. Om die markt te bereiken, veranderen ondernemingen de commerciële organisatie. Kenmerken van die verandering zijn: eerst terug naar de kernactiviteiten, dan de organisatie afslanken en plat maken, en vervolgens de elementen van het logistieke proces uit elkaar nemen, opnieuw formeren en optimaliseren.
Juist in dat veranderingsproces doen zich cultuurverschillen voor. In Duitsland wordt het logistieke proces vooral vanuit de techniek vormgegeven, in de VS vanuit het management en in Nederland vanuit de geldstroom, handel en service. Het Duitse management geeft moeilijk macht uit handen. In Nederland bestaat veel ruimte voor medezeggenschap, waardoor laag in de organisatie veel ondernemerschap beschikbaar is.
Met behulp van die kwaliteiten is het mogelijk om de logistiek van de goederenstroom te veranderen in business-logistiek. Kenmerken daarvan zijn: continu herontwerp van processen, ketenlogistiek, kennislogistiek, werkstroombeheer, prestatiebeheer, networking en ‘zero defects’ – het foutloze proces. Opvallend is de verzelfstandiging van de processen voor verkoop, produktontwikkeling, fabricage en service. Dit vergroot de flexibiliteit enorm. In Nederland groeit de belangstelling voor serviceprocessen sterk. Service wordt door de afnemer hoog gewaardeerd, dus beter betaald, en geeft de leverancier maximale greep op de markt.
Compleet informatiesysteem
Ieder bedrijfsproces vereist zijn eigen informatiesysteem. De IT-tools zijn voor alle systemen in principe gelijk. Het gebruik is proces- en organisatiespecifiek. ‘Partiële’ automatisering – niet geïntegreerde systemen voor networking, logistiek en financieel management, enzovoort – werkt niet meer. Het informatiesysteem moet compleet zijn. Het bestaat uit zes elementen. Het eerste element is het communicatiesysteem – intranet en Internet – voor het regelen en het beheren van de informatiestroom. Het tweede is de homepage, die dient als fuik voor het naar de onderneming toe trekken van de afnemer. Ten derde omvat een compleet informatiesysteem het werkstroomsysteem, voor het beheer van de voortgang van de order-, goederen-, diensten-, geld- en kennisstroom. Goederen- of dienstenstromen, geldstromen en kennisstromen lopen parallel en zijn volledig geïntegreerd. Het vierde element is het systeem voor prestatiebeheer, met als onderdeel daarvan het subsysteem voor kwaliteitsbeheer. Het vijfde zijn de business proces redesign-applicaties voor het continue herontwerp van processen, vanaf ketenprocessen tot en met kleinschalige processen. Ten zesde kent een compleet informatiesysteem een kennissysteem, dat over de andere systemen heen komt te liggen en de gebruiker de gewenste kennis voor het omgaan met processen aanbiedt.
Het werkstroomsysteem stuurt stap voor stap de voortgang van de order. Tijdens iedere stap voegt een activiteit iets aan de order toe. Die activiteiten op zich moeten worden bestuurd. Aan de werkstroom worden daartoe naar behoeften de functies toegevoegd voor ‘lotcontrole’ en voor het beheer van de verkoop, de produktontwikkeling, de fabricage, de voorraad, de distributie en de service.
Het starre MRP-II-systeem kan die opgaaf niet aan. Het wordt stap voor stap afgebroken en vervangen door een gereedschapkist met functies. Nu is dat het enterprise resource planning-systeem (erp). Hierin zijn de oude systemen voor goederenstroombesturing en financieel beheer samengevoegd. Nieuw is de open structuur, het werkstroombeheer en het prestatiebeheer. Kennisbeheer, toepasbaar door de open learning architecture, wordt daaraan toegevoegd.
De stap naar het dominerende en volledig flexibel ingerichte werkstroomsysteem moet nog worden gezet. Om de systeeminrichting te vereenvoudigen, wordt gebruik gemaakt van templates volgens best practices. Een template is een besturingsmodel voor een bepaald toepassingsgebied, bijvoorbeeld de automobielindustrie. Volgens de methode van best practices worden de IT-modellen geconfigureerd naar de meest effectieve oplossingen. De modellen zijn direct aanpasbaar aan de eisen van de klanten. ‘Best practice’ is een rekbaar begrip. Morgen is een ‘best practice’ anders dan vandaag.
Van Cobol- of C++ naar Java
Java heeft de toekomst. Met deze taal zijn functies – ongeacht het besturingssysteem – te koppelen tot procedures, en zijn procedures onder te brengen in informatieverwerkende en besturingssystemen. Erp-leveranciers bouwen momenteel Java-functiebibliotheken. Functies zijn logisch aan elkaar te koppelen, waarbij de koppelingslogica in de functie wordt ingebouwd. Aan de functie is ook de kennis verbonden om de werking van de functie te kunnen verklaren en begrijpen. Met Java wordt een informatiesysteem een blokkendoos. Mits de gebruiker over voldoende materie-, proces- en procedurele kennis beschikt, kan hij bij wijze van spreken op een achternamiddag een eigen systeem in elkaar sleutelen.
De praktijk van de systeembouw en -aanpassing gaat anders verlopen. Niemand bouwt zomaar even het immense bouwwerk dat nodig is om de goederenstroom te beheersen. De templates blijven gehandhaafd en worden steeds belangrijker. Zij zijn het voorbeeldmodel voor het informatiesysteem. Wat achter de template zit, verandert. De huidige Cobol- of C++-functie wordt een Java-functie, met alle gevolgen van dien. Doordat de drempels van het ene naar het andere besturingssysteem verdwijnen en de systemen voor logistiek management praktisch volledig naar de hand gezet kunnen worden, vervalt een moeilijkheid bij de logistieke besturing: roeien met de riemen die je hebt. Daar komt een andere voor in de plaats. De aandacht kan en moet volledig worden geconcentreerd op de optimalisatie van de ketenprocessen. Informatiemanagement is een functie die aan belang inboet. Het logistiek management overbrugt zowel de goederen- als de geldstroom en informatiestroom.
Overal ontbreken stukken
Het logistiek management staat voor de zoveelste verandering. Voorraad- en orderbeheer werd geïntegreerd materiaalbeheer, MRP-I. Door toevoeging van het capaciteitsbeheer ontstond MRP-II met als extra’s jit (just in time) en lot-controle. Door de toenemende klant-georiënteerdheid werden produkten modulair en werd het beheer van het proces voor produktontwikkeling opgenomen in het logistiek management. Intern raakt de logistieke keten gesloten. Het gevolg daarvan is dat de sprong naar de integratie met de afnemer en leverancier kan worden genomen. Er ontstaat een eerste vorm van ketenlogistiek. En passant moet ook het prestatiebeheer worden geregeld. In ruim dertig jaar is het systeem voor logistiek management uiterst gecompliceerd geworden. De logistiek manager ontwikkelde zich van generalist tot specialist.
Nu is een ontwikkeling in de omgekeerde richting waarneembaar. Beheer en optimalisatie van de werkstroom worden dominerende activiteiten. Dit centrale thema loopt door de logistieke en dienstverlenende processen heen. Voor het optimaliseren van die processen zijn, afhankelijk van markt-, proces- en besturingsniveau, verschillende IT-structuren nodig. De voor besturing benodigde kennis wordt object-georiënteerd. Parate materiekennis is nauwelijks nodig. De kennis is binnenkort probleem-georiënteerd en direct voorhanden in het erp-systeem. De generalist krijgt templates binnen zijn bereik. Hiermee kan hij zijn besturingssysteem niet alleen snel kiezen en aanpassen, maar zelfs ook optimaliseren. In toenemende mate zal hij bezig zijn met de voortdurende ontwikkeling van de relatie tussen de diverse markten en de diverse werkstromen.
Daar is één voorwaarde aan verbonden. Nu zijn systemen voor logistiek management nog deels partieel. Overal ontbreken stukken. Staat de weg naar handel op Internet open? Functioneert het systeem voor prestatiebeheer? Loopt de beheersing van de goederenstroom via de produktontwikkeling? Kan de organisatie manipuleren met systemen voor beheer? Is ze uitgerust voor de ontwikkeling van dergelijke systemen?
Het antwoord op die vragen luidt ‘natuurlijk niet’. Die ‘volledig flexibele’, totale systemen zijn er ook nog niet, maar ze komen eraan. Java is in opmars. In 1997 kunnen de systeembouwers aan het werk, ieder op zijn eigen gebied. In 1998 kunnen ze allianties vormen. Niet iedere bouwer van grote systemen kan immers alles; samenwerking is vereist. Nu is het tijd om het beleid aan te passen. De verandering wordt zichtbaar bij internationale ondernemingen. Voorbodes ervan zijn berichten over het platter maken van organisaties, het uitdunnen van het management, de internationale overnames, de investeringen in serviceprocessen en de nieuwe gereedschappen voor beheer en betaling van informatiestromen via intranetten en Internet. Het echte werkstroombeheer komt er aan, met alle consequenties van dien.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker Computable
